Udbud af kontrakt vedrørende flytning, opbevaring og overlevering af arkivalier

Justitsministeriet

Udbuddet omhandler opbevaring af Justitsministeriets arkivalier i henhold til gældende lovgivning. Opgaven omfatter flytning og opbevaring af arkivalier, trinvis overlevering til Rigsarkivet samt lejlighedsvis fremfinding og levering af arkivalier.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-10-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-09-19.

Hvem?

• Justitsministeriet

Hvad?

• Kontorstøttearbejde › Arkiveringsvirksomhed

Hvor?

• Danmark › Hovedstaden

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-09-19	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2023-09-19)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Arkiveringsvirksomhed
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Arkiveringsvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Den laveste pris

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Justitsministeriet
Postadresse: Slotsholmsgade 10
Postnummer: 1216
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ef0d7840-1d3f-4903-b463-7079f74c38b9/homepage 🌏
E-mail: loukru@oes.dk 📧
Telefon: +45 23343753 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ef0d7840-1d3f-4903-b463-7079f74c38b9/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ef0d7840-1d3f-4903-b463-7079f74c38b9/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-09-19 📅
Tilbudsfrist: 2023-10-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-09-22 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 183-570067
EUT-S-nummer: 183
Yderligere oplysninger

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da Justitsministeriet ønsker at samle deres arkivalier for at lette administration samt opnå stordriftsfordele. Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 9 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Dette udbud angår flytning, registrering/katalogisering, opbevaring af arkivalier samt klargøring og overlevering af dele heraf til Rigsarkivet. Justitsministeriet ønsker at flytte sine papirarkivalier fra nuværende arkiver til ét samlet arkiv. Arkivalierne befinder sig pt. hos to forskellige leverandører samt på eget arkiv i Justitsministeriets departement. Dele af arkivalierne skal senere afleveres til Rigsarkivet, resten skal opbevares i kontraktens løbetid.

Anslået værdi uden moms: 9 000 000 DKK 💰
Varighed: 84 måneder
Beskrivelse af fornyelser: To gange 12 måneder
Beskrivelse af mulighederne: Forlængelse: to gange 12 måneder
Yderligere oplysninger:

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da Justitsministeriet ønsker at samle deres arkivalier for at lette administration samt opnå stordriftsfordele.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Teknisk og faglig kompetence:

Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver inden for de seneste 3 år (regnet fra tilbudsfristen) har udført mindst 2 leverancer af tilsvarende ydelser. Ved tilsvarende ydelser skal forstås opbevaring af arkivalier for offentlige eller private og erfaring med processen med at aflevere arkivalier til Rigsarkivet.

Tilbudsgiver angiver i ESPD DEL IV ”Udvælgelseskriterier”, ved de enkelte kriterier, hvorledes tilbudsgiver opfylder minimumskravene til opfyldelse af kriterierne.

Beskrivelsen af referencer i ESPD udgør den endelige dokumentation. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at kontakte den kunde, som referencen vedrører.

Mindstekrav til niveauet:

Mindst to referencer fra tidligere udførte kontrakter som omfattede aflevering til Rigsarkivet.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 16:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2023-09-19 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 16:00

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 22507915
Kontakt
Enhed: Mathilde Kruse
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/ef0d7840-1d3f-4903-b463-7079f74c38b9/publicMaterial 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Igen om 7-9 år

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136 finder følgende frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i forbindelse med dette udbud: udbudslovens §§ 137, stk. 1-6. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152.

Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1, 3, § 137, stk. 1, nr. 2 eller 6, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, 3, § 137, stk. 1, nr. 2 eller 6, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1, 3, § 137, stk. 1, nr. 2 eller 6, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Ordregiver er dog berettiget til at kræve yderligere dokumentation og foretage effektiv kontrol af den fremlagte dokumentation, såfremt ordregiveren skønner, at det er nødvendigt for, at udbudsproceduren gennemføres korrekt.

Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a. For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven er det ordregiver, der skal kunne påvise eller have tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiveren er omfattet af en af de disse udelukkelsesgrunde.

En tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138, med undtagelse af udelukkelsesgrunden i udbudslovens § 134 a, hvor tilbudsgiver ikke har mulighed for at dokumentere pålidelighed. Ordregiver kan alene udelukke en tilbudsgiver, hvis ordregiver har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning), eller hvis den fremlagte dokumentation ikke vurderes tilstrækkelig til at dokumentere pålidelighed. I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 183-570067 (2023-09-19)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (11 nye indkøb)

Kontorstøttearbejde