Tolkebistand 2023

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører levering af tolkebistand i form af telefontolkning, telefonbeskeder, videotolkning, fremmødetolkning samt halv/heldagstolkning.Desuden skal udbuddet omfatte et for Ordregiver uforpligtende tilbud på skriftlige oversættelser, som alle Ordregivers medarbejdere og institutioner frit skal kunne gøre brug af efter behov, uden at dette hindrer Ordregiver i at anvende andre leverandører til skriftlige oversættelser.Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, jf. udbudslovens § 58 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at alle interesserede Tilbudsgivere kan indsende en ansøgning om deltagelse i udbuddet. Såfremt mere end 5 selskaber ønsker at afgive tilbud, vil Ordregiver prækvalificere 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører levering af tolkebistand i form af telefontolkning, telefonbeskeder, videotolkning, fremmødetolkning samt halv/heldagstolkning.Desuden skal udbuddet omfatte et for Ordregiver uforpligtende tilbud på skriftlige oversættelser, som alle Ordregivers medarbejdere og institutioner frit skal kunne gøre brug af efter behov, uden at dette hindrer Ordregiver i at anvende andre leverandører til skriftlige oversættelser.Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, jf. udbudslovens § 58 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at alle interesserede Tilbudsgivere kan indsende en ansøgning om deltagelse i udbuddet. Såfremt mere end 5 selskaber ønsker at afgive tilbud, vil Ordregiver prækvalificere 5 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der modtages mere end 5 konditionsmæssige tilbud, vil Ordregiver prækvalificere de 5 bedst egnede Tilbudsgivere, som vil blive inviteret til at afgive tilbud. De 5 bedst egnede Tilbudsgivere vil i dette udbud være dem som opnår flest point.Point opnås udelukkende på grundlag af de referencer som Tilbudsgiver skal vedlægge sit tilbud i henhold til Udbudsbetingelserne. Såfremt Tilbudsgiver inkluderer mere end 2 referencer som overholder kravene anført i Udbudsbetingelserne i  sit tilbud, vil Ordregiver kun evaluere på grundlag af de 2 først anførte referencer. Såfremt Tilbudsgiver inkluderer mindre end 2 referencer i sin ansøgning som opfylder kravene anført i Udbudsbetingelserne, er Ordregiver forpligtet til at afvise ansøgningen som ukonditionsmæssig.Point vil blive tildelt af Ordregivers faggruppe efter et forvaltningsretligt skøn. Ordregiver kontakter Tilbudsgivers referencer og stiller dem følgende spørgsmål, som skønnet vil blive baseret på:1) Er rammeaftalen/kontrakten blevet opfyldt tilfredsstillende?2) Har kommunikationen med Tilbudsgiver forløbet tilfredsstillende?3) Har Tilbudsgiver afregnet korrekt og rettidigt?4) Har de anvendte tolke klaget over arbejdsforhold hos Tilbudsgiver?5) Har I oplevet andre udfordringer i samarbejdet med Tilbudsgiver?Tildeling af point vil udelukkende ske på grundlag af referencernes svar på ovenstående spørgsmål. Der kan tildeles mellem 0 – 8 point for hvert besvaret spørgsmål, pr. reference. Der kan således højest tildeles 80 point (5 spørgsmål X 2 referencer X 8 point = 80,00 point). Point vil blive beregnet med 2 decimaler og den samlede sum af point for begge referencers besvarelse af spørgsmålene ligges sammen og er den endelige score som Tilbudsgiver opnår.Hvis Ordregiver ikke efter nedenfor anførte kontaktprocedure har været i stand til at kontakte Tilbudsgivers reference, vil spørgsmål der skulle være stillet blive anset for ikke-besvaret, hvorfor Tilbudsgiver vil blive tildelt 0,00 point hvert spørgsmål der skulle være stillet til denne reference.Ordregiver vil anvende følgende procedure ved kontakt af Tilbudsgivers anførte referencer:1: Reference kontaktes telefonisk op til 2 gange næstkommende hverdag efter ansøgningsfristen.2: Såfremt Ordregiver ikke kan komme i kontakt med referencen efter ovenstående, sendes spørgsmål på mail til Tilbudsgivers reference samme dag. Hvis mail returneres med en besvarelse af alle spørgsmål mindst én hverdag inden evalueringstidspunktet, anses svar for modtaget for denne reference.3: Såfremt at Ordregiver 3 hverdage efter ansøgningsfristen endnu ikke har hørt fra referencen, hverken skriftligt eller telefonisk, vil Ordregiver igen forsøge at kontakte Tilbudsgivers reference telefonisk op til 2 gange.4: Hvis ovenstående forsøg på telefonisk kontakt ikke lykkedes, kontakter Ordregiver Tilbudsgiver samme dag med henblik på at få kontaktoplysninger på en anden person hos den angivne reference, som Ordregiver herefter vil forsøge at kontakte telefonisk op til 2 gange samme dag.5: Såfremt ingen af ovenstående punkter sætter Ordregiver i stand til at komme i kontakt med Tilbudsgivers reference inden evalueringstidspunktet, anses besvarelse af alle spørgsmål til Tilbudsgivers reference for ikke-besvaret.Evalueringstidspunktet ligger imellem tilbudsfristen og meddelelse om prækvalificerede ansøgere.Ordregiver vil ligge vægt på referencernes tilfredsstillende besvarelse af ovenstående spørgsmål. En besvarelse af spørgsmål 1-3 vil give flest point såfremt referencerne kan svare ja hertil og uden nogen kritik i øvrigt relateret til disse spørgsmål. En besvarelse af spørgsmål 4-5 vil give flest point såfremt referencerne kan svare nej hertil og uden nogen kritik i øvrigt relateret til spørgsmålet. Det er ikke en betingelse ved vurderingen af spørgsmål 1) - 5) at referencens opfattelser kan dokumenteres. Der vurderes udelukkende på referencens oplevelse af samarbejdet med Tilbudsgiver ved besvarelsen.For at sikre et minimum af kvalitet blandt de Tilbudsgivere som prækvalificeres, er det et krav at Tilbudsgiver opnår mindst 2,00 point for hvert spørgsmål der stilles til hver referent. Opnår Tilbudsgiver således mindre end 2,00 point for et eller flere af ovenstående spørgsmål, er Ordregiver forpligtet til at afvise ansøgningen.Herudover, er det også et krav at Tilbudsgiver samlet set opnår mindst 20,00 point for hver reference, for at sikre at de kvalificerede Tilbudsgivere som minimum kan levere på et anstændigt niveau. Hvis Tilbudsgiver opnår mindre end 20,00 point for én eller begge referencer, er Ordregiver tilsvarende forpligtet til at afvise ansøgningen. Ovenstående krav til point er kumulative og skal således begge overholdes for at Tilbudsgiver kan blive prækvalificeret.De 5 Tilbudsgivere som herefter har fået flest point og samtidig overholder ovenstående minimumskrav til point, vil herefter være at anse for de bedst egnede Tilbudsgivere og vil således blive prækvalificeret. Udvælgelse af Tilbudsgivere vil kun ske blandt dem som samlet opnår mindst 20,00 point per reference og ikke får under 2,00 point for nogle af spørgsmålene som angivet under spørgsmål 1) – 5).Såfremt færre end 5 ansøgere overholder minimumskrav til point, forbeholder Ordregiver sig retten til at prækvalificere færre end 5 ansøgere.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

• Gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med dækningssum på minimum DKK 5.000.000,00 pr. år.• Tilbudsgiver skal have positiv egenkapital i sit seneste regnskabssår.• Tilbudsgiver skal have haft et positivt driftsregnskab i det seneste regnskabsår.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Det er et mindstekrav for at Tilbudsgiver kan ansøge om at blive prækvalificeret, at denne kan dokumentere aftaler med 2 forskellige referencer som begge overholder de nedenfor angivne krav. ”Aftaler” defineres i dette udbud som en kontrakt eller rammeaftale med en kommunal, regional eller statslig enhed. Disse aftaler kan både være afsluttede –og igangværende. Desuden skal de dokumenterede aftaler med referencerne i sig selv overholde følgende krav:1) Skal udelukkende eller langt overvejende have omfattet telefontolkning, videotolkning og fremmødetolkning.2) Aftaleværdi på mindst DKK 1.000.000,003) Må ikke være afsluttet for mere end 3 år siden, regnet fra dette udbuds tilbudsfrist.4) Såfremt aftalen med referencen er igangværende, skal den have været i gang i mindst 6 måneder, regnet fra dette udbuds tilbudsfrist.5) Skal have omfattet de 10 mest brugte sprog i Kolding Kommune (se afsnit 5 samt bilag 1 herom).6) Referencerne må ikke være fra den samme kunde.7) Referencerne skal være på aftaleansvarlige og der skal oplyses følgende: navn på kontaktperson, telefonnummer og e-mail, som gør det muligt for Ordregiver at evaluere referencerne som anført i afsnit 7.8) Der kan ikke medtages referencer fra aftaler der er indgået med Kolding Kommune eller en enhed som Kolding Kommune ejer mere end 50% af.

Tilbudsgiver skal vedlægge en udfyldt ESPD til sit tilbud. ESPD’en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 6.1. til 6.5. Oplysningerne danner grundlag for Ordregivers vurdering af, om Tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet og om Tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave.Tilbudsgiver skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134 a, § 135 og § 136 (se ESPDs afsnit ”Udelukkelse”).Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137 (se ESPDs afsnit: ”Udelukkelse”):• Tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- ellerarbejdsretlige område, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1• Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- ellerlikvidationsbehandling eller lignende, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2• Tilbudsgiveren har indgået en aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf.udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 3• Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt ogmisligholdelsen har medført kontraktens ophævelse eller lignende sanktion, jf.udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 4• Tilbudsgiveren påviseligt og uretmæssigt har forsøgt at påvirke Ordregiversbeslutningsproces, har fået fortrolige oplysninger, der kan give Tilbudsgiver uretmæssigefordele eller groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan havevæsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering afminimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, jf.udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 5 eller• Tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld under 100.000 kr. til offentligemyndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger ihenhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor Tilbudsgiver eretableret, jf. udbudslovens § 137, stk. 1 nr. 6.Dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.Desuden er Ordregiver forpligtet til at udelukke enhver leverandør som har en tilknytning til Rusland i strid med Forordning 833/2014, ændret ved Forordning 2022/576.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.