Vask, leje og levering af linned til Jysk Fællesindkøb

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører vask, leje og levering af linned til Jysk Fællesindkøb. Kontrakten er gældende for Favrskov, Skanderborg, Syddjurs og Viborg Kommune. Kontrakten er gældende for de af ordregivers enheder, som anvender en vaske/lejeordning af linned. Med linned menes blandt andet lagner, håndklæder og dyner.  Der er tale om en vaske- leje- og leveringsaftale, hvilket i denne sammenhæng betyder, at leverandøren indkøber, vasker, vedligeholder og varetager samtlige opgaver omkring logistik og administration samt sikrer, at der til stadighed er tilstrækkeligt med produkter tilknyttet aftalen.

Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, jf. udbudsloven, LBK nr. 116 af 03/02/2025, hvilket betyder, at enhver kan afgive tilbud. Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med den valgte leverandør som individuelle juridiske parter.

Aftalen forventes at træde i kraft 1. april 2027 og har en løbetid på 4 år. Aftalen kan forlænges med op til 2 x 24
måneder. Skanderborg Kommune er tovholder på udbuddet. For nærmere beskrivelse af den
udbudte ydelse, henvises til udbudsmaterialet inkl. bilag, herunder udkast til kontrakt, Bilag 2 - Kravspecifikation og Bilag 3 - Tilbudsliste.

Beskrivelse af udbuddet

Vask, leje og levering af linned til Jysk Fællesindkøb. Kontrakten er gældende for Favrskov, Skanderborg, Syddjurs og Viborg Kommune. Kontrakten er gældende for de af ordregivers enheder, som anvender en vask/lejeordning af linned. Med linned menes blandt andet lagner, håndklæder og dyner.  Der er tale om en vaske- leje- og leveringsaftale, hvilket i denne sammenhæng betyder, at leverandøren indkøber, vasker, vedligeholder og varetager samtlige opgaver omkring logistik og administration samt sikrer, at der til stadighed er tilstrækkeligt med produkter tilknyttet aftalen.

Aftalen forventes at træde i kraft 1. april 2027 og har en løbetid på 4 år. Aftalen kan forlænges med op til 2*24 måneder. Favrskov Kommune tiltræder først aftalen d. 1. april 2028, hvorfor løbetiden her er 3 år samt mulighed for forlængelse i op til 2*24 måneder. Se nærmere i udkast til kontrakt, punkt 3.1.

Der henvises til nærmere beskrivelser i udkast til kontrakt, Bilag 2 - Kravspecifikation og Bilag 3 - Tilbudsliste samt øvrige dokumenter.

Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Mindstekrav:
o Tilbudsgiver skal i seneste afsluttede regnskab have en egenkapital på minimum DKK 5 mio. (eller tilsvarende i anden valuta).
o Tilbudsgiver skal i seneste afsluttede regnskab have en soliditetsgrad på minimum 15%

Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

• Tilbudsgiver skal dokumentere mindst 2 referencer vedrørende levering af sammenlignelige ydelser.

Med sammenlignelige ydelser forstås:
o Vask og/eller leje samt levering af linned, herunder eksempelvis dyner, lagner, håndklæder, dynebetræk eller tilsvarende tekstiler til køkken- og/eller plejesektoren.

Referencerne skal opfylde følgende krav:
o Referencerne skal til sammen omfatte levering til minimum 15 forskellige leveringsadresser.
o Mindst 1 af de angivne referencer skal dokumentere erfaring med hygiejnisk forsvarlig håndtering og vask af flergangstekstiler til sundhedssektoren i overensstemmelse med Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer (NIR) eller andre dokumenterede, tilsvarende standarder.
o Hver reference skal omfatte mindst 6 måneders faktisk drift og levering inden for de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristen. Både afsluttede og igangværende kontrakter accepteres.

Hvis tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.

Kontrakten er omfattet af artikel 5 K i Rådets forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer, om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine. Tilbudsgiver skal udfylde erklæringen i Bilag 7 - Tro- og loveerklæring om russiske forhold og aflevere den sammen med tilbuddet.

De i udbuddet deltagende kommuner handler med leverandøren som individuelle juridiske parter. Hver kontraktspart kan f.eks. benytte optioner om forlængelse individuelt, uden at dette påvirker kontraktvilkårene. Kontrakten er med enkelte undtagelser obligatorisk for ordregivers enheder og institutioner, såfremt enheden eller institutionen anvender en vaske/lejeordning for linned.

Yderligere oplysninger om fornyelser

Ordregiver har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 * 24 måneder på uændrede vilkår. Forlængelse af kontrakten kræver accept fra leverandøren. Forlængelse af kontrakten skal varsles af ordregiver mindst 3 måneder før kontraktudløb. Kontrakten er uopsigelige for begge parter i forlængelsesperioden.

Såfremt leverandøren afslår at forlænge kontrakten, vil leverandøren – på trods af afslag på forlængelse – være forpligtet til at levere i henhold til kontrakten i op til yderligere 6 måneder efter udløbet af den på det tidspunkt gældende kontraktperiode.
Den maksimale løbetid med forlængelser vil således være 8 år.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Mindstekrav:
o Tilbudsgiver skal i seneste afsluttede regnskab have en egenkapital på minimum DKK 5 mio. (eller tilsvarende i anden valuta).
o Tilbudsgiver skal i seneste afsluttede regnskab have en soliditetsgrad på minimum 15% Soliditetsgrad beregnes som egenkapital / samlede aktiver × 100

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal dokumentere mindst 2 referencer vedrørende levering af sammenlignelige ydelser.

Med sammenlignelige ydelser forstås:
o Vask og/eller leje samt levering af linned, herunder eksempelvis dyner, lagner, håndklæder, dynebetræk eller tilsvarende tekstiler til køkken- og/eller plejesektoren.

Referencerne skal opfylde følgende krav:
o Referencerne skal til sammen omfatte levering til minimum 15 forskellige leveringsadresser.
o Mindst 1 af de angivne referencer skal dokumentere erfaring med hygiejnisk forsvarlig håndtering og vask af flergangstekstiler til sundhedssektoren i overensstemmelse med Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer (NIR) eller andre dokumenterede, tilsvarende standarder.
o Hver reference skal omfatte mindst 6 måneders faktisk drift og levering inden for de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristen. Både afsluttede og igangværende kontrakter accepteres.

• For hver reference skal følgende oplysninger som minimum angives:
o Kundens navn og kontaktoplysninger.
o Beskrivelse af den leverede ydelse, dvs. blandt andet oplysning om produkttyper på referencen.
o Antal leveringssteder omfattet af referencen.
o Beskrivelse af de hygiejniske krav og standarder, som referencen blev udført under, herunder NIR eller dokumenterede tilsvarende standarder.
o Leveringsperiode med startdato og slutdato eller angivelse af, at leveringen er igangværende.
o Samlet omsætning, ekskl. moms, for referencen.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Leverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at:
1) opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
2) have et miljøledelsessystem, der opfylder ISO 14001 (https://webshop.ds.dk/standard/M272700/ds-en-iso-14001-2015) eller en tilsvarende miljøledelsesstandard.
3) for de aktiviteter, der udføres under kontrakten, herunder vask, håndtering og transport af tekstiler anvende et arbejdsarbejdsmiljøledelsessystem i overensstemmelse med ISO 45001 (https://webshop.ds.dk/standard/M303542/ds-iso-45001-2018) eller tilsvarende arbejdsmiljøledelsessystem.
4) overholde ordregivers arbejdsklausul

Yderligere oplysninger

Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter. Baggrunden for ikke at opdele udbuddet i delaftaler skyldes de økonomiske og administrative fordele, herunder stordriftsfordele, som ordregiver skønner at kunne opnå ved at udbyde samlet i Jysk Fællesindkøb og vurdering af, at en samlet kontrakt giver de bedste vilkår for både ordregiver og tilbudsgiver.

Kontrakten er omfattet af artikel 5 K i Rådets forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der
destabiliserer situationen i Ukraine. Ordregiver kræver i den forbindelse at tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelse underskriver og indsender Tro- og loveerklæring om russiske forhold (bilag til udbudsmaterialet).

De i udbuddet deltagende kommuner er selvstændige aftaleansvarlige. De
enkelte deltagende kommuner kan eksempelvis benytte optionerne individuelt, uden at dette
påvirker aftalevilkårene.

Før beslutning om tildeling af kontrakten skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af kontrakten, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.

I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:
• Tilbudsgivers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske tilbudsgivere. Denne må maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.
• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Årsregnskab eller lign. for seneste afsluttede årsregnskab. Anden passende dokumentation kan accepteres, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke kan fremlægge den krævede dokumentation, jf. udbudslovens § 154, stk. 2.
• Teknisk eller faglig formåen: Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.

Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 6.3 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 – i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.

Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.

Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte kontrakt, og baserer tilbudsgiver sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.

Støttende enheder skal ligeledes udfylde ESPD. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 6.3 gælder ligeledes for støttende enheder.


Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelse af alle oplysningerne. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, kan dokumentationen vedlægges allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.


Tilbudsgiver kan stille spørgsmål til udbuddet. Spørgsmål stilles skriftligt, på dansk via Comdia. Spørgsmål og
svar, samt eventuelle rettelser til blive offentliggjort via Comdia. På baggrund af indkomne
spørgsmål kan der ske efterfølgende ændringer i det offentliggjorte udbudsmateriale, herunder
kravspecifikationen, og Tilbudsgiver skal således holde sig orienteret om eventuelle ændringer
i det offentliggjorte udbudsmateriale. Afgivelse af tilbud via Comdia: Det fremgår af
Udbudsbetingelserne hvilke elementer og dokumenter som tilbuddet skal indeholde. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet er uploadet/afgivet rettidigt.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende frist for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, eller klagenævnslovens § 2, stk. 1, nr. 1, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
I andre situationer skal klage over udbud være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) seks måneder efter, at ordregiveren har indgået en rammeaftale, regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. klagenævnslovens § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. klagenævnslovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. klagenævnslovens § 12, stk. 1.