Udbud af kontrakt vedrørende koncernfælles ESDH-løsning

Økonomistyrelsen

Levering af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH-system) til institutionerne i Finansministerists koncern

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-05-03. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-04-03.

Hvem?

• Økonomistyrelsen

Hvad?

• It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support

Hvor?

• Danmark › Hovedstaden

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-04-03	Udbudsbekendtgørelse
2023-04-11	Supplerende oplysninger
2023-04-21	Supplerende oplysninger

Udbudsbekendtgørelse (2023-04-03)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Levering af et system til elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH-system) til institutionerne i Finansministerists koncern

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Økonomistyrelsen
Postadresse: Landgreven 4
Postnummer: 1301
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://oes.dk/ 🌏
E-mail: lahan@oes.dk 📧
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/e6f06496-267f-4247-a158-629b2c645388/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/e6f06496-267f-4247-a158-629b2c645388/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-04-03 📅
Tilbudsfrist: 2023-05-03 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-04-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 070-208667
Henviser til bekendtgørelse: 2022/S 223-639915
EUT-S-nummer: 70
Yderligere oplysninger

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, idet der indkøbes en standardløsning, hvor implementeringsfasen kan gennemføres med højest kvalitet, med mindst mulig driftsrisiko samt med færrest omkostninger hos leverandøren af det pågældende standardsystem. Ligeledes leveres support og vedligehold med højest kvalitet, med mindst mulig driftsrisiko samt med færrest omkostninger hos leverandøren af det pågældende standardsystem. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig. Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 1-5 anvendelse i dette udbud. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 finder ikke anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 40 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Kontrakten om en ESDH-løsning til Finansministeriets koncern omfatter leverandørens levering af et ESDH-system, herunder implementering, applikationsdrift i Statens IT’s driftsmiljø, vedligeholdelse, support samt ophørsydelser. Finansministeriets koncern består af de fem institutioner, der er angivet i Del 1. Institutionerne har datasegregerede databaser. Driften af leverandørens ESDH-system varetages i et driftsmiljø hos Statens It som separat driftsleverandør. Det samlede antal brugere i koncernen er ca. 1.800. Kontraktperioden er otte år med mulighed for kundens opsigelse efter fire år. Der er krav om leverandørens indgåelse af en databehandleraftale i overensstemmelse med gældende persondataret.

Anslået værdi uden moms: 40 000 000 DKK 💰
Varighed: 96 måneder
Beskrivelse af mulighederne:

Følgende funktionelle optioner er omfattet:

1) Integration til Digital Post

2) Integration til CPR/CVR

3) Integration til tredjepartskomponent, som alternativ til ESDH-løsningens kontaktregister

4) Flytning og konvertering af den tidligere leverandørs arkivdatabaser

5) Multitenant ESDH-Løsning i TTJ-miljøet

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling: Ingen
Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:

- Referencer vedrørende de maksimalt 3 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.1.4) og punkt II.2.4). Såfremt der angives et antal referencer, der overstiger dette maksimum, vil der alene blive lagt vægt på de 3 første referencer, dvs. Referencenr. 1-3. Referencer, der ligger herudover, vil der blive set bort fra.

Kun referencer, der vedrører ydelser, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil blive tillagt betydning ved vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer, jf. punkt II.2.9), og ved vurderingen af, om minimumskravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af ydelserne, der er udført på ansøgningstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.

Referencerne bedes indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb. Ved angivelse af dato for leverancen bedes ansøger angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes ansøger i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.

- Angivelse af modtager af leverancen

- Kontaktdetaljer for referenceperson hos modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.9), anførte hovedydelser, leverancen omfatter. Én reference kan omfatte flere hovedydelser.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne referenceperson med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Baserer ansøger sig på andre enheders faglige kvalifikationer eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelserne, som kontrakten omfatter, jf. punkt II.2.4), skal de konkrete dele af ydelserne under kontrakten udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal inden for de seneste 3 år have udført mindst tre (3) tilsvarende opgaver. Ansøger skal indsende referencer med oplysning om ansøgers betydeligste erfaring med tilsvarende opgaver, jf. ESPD'et, pkt. IV.C.

Specifikt skal ansøger i form af mindst én (1) reference inden for hvert af nedenstående områder have dokumenteret erfaring med:

- Levering af ESDH-system til en offentlig kunde med mindst 500 brugere af løsningen, hvor løsningen har været i drift i mindst ét år regnet fra bestået driftsprøve

- Levering af vedligehold og support i forhold til ESDH-system med mindst 500 brugere af løsningen

- Applikationsdrift af ESDH-løsning hos separat driftsleverandør for én kunde

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Statens IT vil varetage driften af ESDH-løsningen. Leverandøren leverer applikationsdriften i Statens IT’s driftsmiljø.

Medarbejdere, der i væsentlig grad vil kunne kompromittere driften, herunder fortroligheden, af det givne system eller den givne ydelse, f.eks. medarbejdere med adgang til at ændre i kildekoden, samt deres chefer skal sikkerhedsgodkendes af kunden til HEMMELIG i henhold til cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014.

Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af særskilt skriftlig dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Hvis flere end fire ansøgere opfylder minimumskravene til egnethed og ikke skal udelukkes, begrænses antallet af tilbudsgivere til fire på grundlag af kriteriet ”de mest relevante referencer i forhold til den udbudte kontrakt” ud fra en samlet vurdering, hvor det vurderes hvilke tilbudsgivere hvis referencer til sammen er mest sammenlignelige med den udbudte kontrakt. I den forbindelse lægges der vægt på beskrevne referencer i forhold til (a) kunder med en koncernstruktur svarende til ordregivers, (b) og et antal brugere, der svarer til kundens brugerantal på koncernniveau, idet momenterne (a) og (b) har samme vægt, og således at der udvælges de ansøgere, som i højeste grad opfylder disse momenter.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 23:59
Dato for afsendelse af opfordringer: 2023-05-22 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 10213231
Navn på ordregivende myndighed: Medarbejder- og Kompetencestyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 40786449
Postby: København
Navn på ordregivende myndighed: Statens Administration
Nationalt registreringsnummer: 33391005
Postby: Hjørring
Navn på ordregivende myndighed: Statens IT
Nationalt registreringsnummer: 31786401
Postby: Ballerup
Navn på ordregivende myndighed: Finansministeriet
Nationalt registreringsnummer: 10108330
Land: Hovedstaden 🏙️
Kontakt
Enhed: Lasse Bo Szuwalski Hansen
E-mail: medst@medst.dk 📧
Internetadresse: https://www.medst.dk/ 🌏
E-mail: statens-adm@statens-adm.dk 📧
Internetadresse: https://statens-adm.dk/ 🌏
E-mail: statens-it@statens-it.dk 📧
Internetadresse: https://statens-it@statens-it.dk 📧
E-mail: sigkar@oes.dk 📧
Internetadresse: https://fm.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/e6f06496-267f-4247-a158-629b2c645388/publicMaterial 🌏
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/e6f06496-267f-4247-a158-629b2c645388/homepage 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 1-5 anvendelse i dette udbud. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6 finder ikke anvendelse i dette udbud.

Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser. Ansøgeren vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af disse, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer skal en klage være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden

1) 20 kalenderdage fra dagen efter ordregivers underretning til de berørte ansøgere om udvælgelsen af tilbudsgivere, hvis en ansøger vil klage over ikke at være blevet udvalgt

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk.

Der henvises til lovens § 7 om andre klagefrister.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 070-208667 (2023-04-03)

Supplerende oplysninger (2023-04-11)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-04-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-04-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 074-220946
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 070-208667
EUT-S-nummer: 74
Kilde: OJS 2023/S 074-220946 (2023-04-11)

Supplerende oplysninger (2023-04-21)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-04-21 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-04-26 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 082-248354
EUT-S-nummer: 82
Kilde: OJS 2023/S 082-248354 (2023-04-21)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)