Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.
Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61.
Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2023-09-21.
Indkøbet blev offentliggjort på 2023-08-21.
Objekt Omfanget af udbuddet
Titel: Forbrugsafregningssystem til KompetenceCenter Sjælland
151216
Produkter/tjenester: Faktureringssystem📦
Kort beskrivelse:
“Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter...”
Kort beskrivelse
Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.
Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61.
Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.
Vis mere
Anslået værdi uden moms: DKK 14 143 380 💰
1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: Systemsupport📦
Sted for udførelsen: Østsjælland🏙️
Hovedsted eller sted for udførelsen: Faxe, Ringsted, Kalundborg og måske Odsherred
Beskrivelse af udbuddet:
“Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter...”
Beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.
Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61.
Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.
Vis mere Kriterier for tildeling
Prisen er ikke det eneste tildelingskriterium, og alle kriterier er kun anført i udbudsdokumenterne
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: DKK 14 143 380 💰
Varighed
Startdato: 2024-01-29 📅
Slutdato: 2028-01-28 📅
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges ✅ Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser: Dette er en tidsubegrænset kontrakt
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“Det forventes at mindst 3 Ansøgere prækvalificeres, men Ordregiver kan vælge at fortsætte udbudsprocessen i tilfælde af mindre end 3 egnede ansøgninger,...”
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere
Det forventes at mindst 3 Ansøgere prækvalificeres, men Ordregiver kan vælge at fortsætte udbudsprocessen i tilfælde af mindre end 3 egnede ansøgninger, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt.
Kun Ansøgere, der er egnede, og ikke er omfattet af udelukkelsesgrundende jf. pkt. 6 kan prækvalificeres.
Prækvalificeret tilbudsgiveres deltagelse i forhandling forudsætter, at Ansøgerne indenfor den af Ordregiver fastsatte frist har fremlagt den nødvendige dokumentation for egnethed, jf. Udbudslovens § 151 og ovenfor pkt. 6.
Ordregiver vil efter prækvalifikationen verificere at de 2 fremsendte bilag fra referencer i forhold til indhold af de i ESPDet beskrivelser samt de udfyldte bilag med referencens vægtede spørgsmål. Se herunder og udbudsbilag a .
1. Ansøgere skal af sine 2 valgte referencers karaktergivning opnå en score på min. 17,5 point (50 %) af mulige point, på baggrund af kontakt til begge referencer og disses karaktergivning af Ansøgerene i henhold til udsendte udbudsbilag a
I tilfælde af, at der er mere end 3 Ansøgere vil udvælgelsen ske af de ansøgere der opnår højst point over det fastsatte minimum fra deres referencers karaktergivning i udbudsbilag a.
Ordregiver vil vurdere de fremsendte bilag fra referencerne med svar på nedenstående spørgsmål (Ordregiver kan godt indgå som reference for nuværende leverandører):
a. Har leverandøren levet op til udvikling af alle funktionaliteter beskrevet i tilbuddet?
b. Har leverandøren levet op til det forventede vedrørende forløb af implementering?
c. Er leverandøren effektiv ved håndtering af udviklingsønsker?
d. Understøtter systemet de mulige snitflader I har til 3. parts systemer for optimering af jeres funktionaliteter og effektiv arbejdsflow?
e. Lever leverandøren op til de aftalte rammer for SLA?
f. Er tidsplan for udvikling og implementering overholdt i forhold til tidsplan for drifts-start?
g. Er der anvendt flere timer til implementering fra ordregiver end aftalt/forventet?
Udbudsbilag a skal udfyldes af referencerne og sendes ind med ansøgningen, hvor de har svaret på ovenstående spørgsmål og skal have afgivet karakter i henhold til følgende skala:
Point Beskrivelse
5 Bedst mulige
4 Over middel
3 Middel / tilfredsstillende
2 Under middel
1 Meget ringe
Ved pointlighed vil ordregiver vurdere referencerne ud fra antallet af forsyningsarter og beskrivelsen af indholdet af dennes systems egenskaber og serviceydelser.
Vis mere Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:
“Der er i udbudsmaterialet angivet at Odsherred Forsyning er frivillig på aftalen og dermed på option.
Der er i tilbudslisten beskrevet option på udviklingsønsker.”
Beskrivelse af mulighederne
Der er i udbudsmaterialet angivet at Odsherred Forsyning er frivillig på aftalen og dermed på option.
Der er i tilbudslisten beskrevet option på udviklingsønsker.
Vis mere Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med mulighed for ordregiver kan opsige kontrakten efter 4 år med 6 måneders varsel, efter det sidste selskab er...”
Yderligere oplysninger
Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med mulighed for ordregiver kan opsige kontrakten efter 4 år med 6 måneders varsel, efter det sidste selskab er implementeret.
Hvis et eller flere forsyningsselskaber bliver fusioneret og dermed ikke længere vil være en del af KCS, kan selskabet(erne) vælge at opsige hele eller dele af kontrakten med 6 mdr. varsel.
Der er i forhold til implementering mulighed for, at Ordregiver kan opsige kontrakten, hvis den vindende leverandør ikke lever op til kravene og leveringsaftalerne, heriblandt hvis krav til udviklede funktionaliteter ikke består godkendelsesprøven. Ved manglende godkendelse af 3. UAT, vil ordregiver stille et krav til systemejeren for forbrugt testtimer (tidsregistrerede timer for samtlige deltagere i testgruppen x kr. 500) der henvises til udkast til kontrakt under pkt. 18.1.
Ordregiver vil sammen med indgåelse af denne kontrakt, indgå en hvilende kontrakt med den tilbuds-giver der bliver nr. 2 og vil kunne overdrage kontrakten til denne, hvis driftsprøven for den vindende leverandør ikke bliver godkendt efter de 3 forsøg.
Ved ophævelse af kontrakt ved manglende gennemførelse af driftsprøven, vil Ordregiver aktivere den hvilende kontrakt, hvor kontrakthaver af den hvilende kontrakt vil overtage kontrakten på lige vilkår.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.
Den hvilende leverandør er bundet af sit tilbud i 24 måneder, dog med mulighed for indeksregulering i forhold til indeks nettoprisindekset jf. udkast til kontrakten.
Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
Tilbudsgiver skal oplyse egenkapital for de...”
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
Tilbudsgiver skal oplyse egenkapital for de sidste tre afsluttede regnskabsår.
Vis mere Betingelser for deltagelse
Tilbudsgivers egenkapital skal være positiv i alle tre afsluttede regnskabsår.
Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
Referencer skal være angivet med: Kundens navn,...”
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
Referencer skal være angivet med: Kundens navn, kontaktperson hos kunden og kontaktinfo; herunder beskrivelse af systemet inkl. snitflader til 3. partssystemer, ydelsernes omfang og aftaleperiode.
Vis mere Betingelser for deltagelse
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer):
“Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
Mindst 2 referencer på nuværende kunder, hvor...”
Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
Mindst 2 referencer på nuværende kunder, hvor Tilbudsgiver har implementeret et tilsvarende system jf. kravspecifikationen samt en aftale om hosting og supportering af et forbrugsafregningssystem.
Begge referencer skal være multiforsyninger med mindst 3 af følgende forsyningsgrene: Spildevand/tømningsordning, Vand, Varme, Renovation.
Procedure Type af procedure
Konkurrencepræget procedure med forhandling
Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de første tilbud uden at føre forhandlinger
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2023-09-21
10:00 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2023-09-22 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 24
Supplerende oplysninger Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Gennemgå organ
Navn: Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk📧
Fax: +45 33307799 📠
URL: http://www.naevneneshus.dk🌏 Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over...”
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer
I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.
Vis mere Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000📞
E-mail: kfst@kfst.dk📧
Fax: +45 41715100 📠
URL: http://www.kfst.dk🌏
Kilde: OJS 2023/S 163-513436 (2023-08-21)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-09-18) Objekt Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
“Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter...”
Kort beskrivelse
Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61. Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.
Vis mere Beskrivelse
Beskrivelse af udbuddet:
“Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter...”
Beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering, vedligeholdelse og support af et nyt Forbrugsafregningssystem til de 3 ud af de 4 forsyningsselskaber i KompetenceCenter Sjælland (KCS) det sidste forsyningsselskab deltager ikke forpligtende på kontrakten og kan dermed vælge at benytte sig af kontrakten efterfølgende som option. Forbrugsafregningssystemet skal integrere og dataudveksle til en række 3. parts systemer.Udover selve Forbrugsafregningssystemet omfatter dette udbud afsendelse af både fysisk og digital post, samt håndtering af inddrivelsessager (i samarbejde med en privat inkassovirksomhed evt. senere en offentlig instans som gældsstyrelsen). Forbrugsafregningssystemet skal kunne håndtere en række betalingsformer. Der er stor fokus på håndtering af forbrugsafregning for fjernvarme, hvor systemet skal kunne leve op til lovmæssige krav herunder men ikke kun (Fakturering bekendtgørelse BEK nr. 734 af 23/05/2022) om fakturering til fjernvarmekunder.Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudslo-ven § 61. Det skal præciseres, at Forhandlingen kan omhandle alle dele af udbudsmaterialet herunder alle kon-trakt krav, dog ikke de i udbudsmaterialet tydeligt markerede mindstekrav MK eller grundlæggende elementer.
Vis mere Kriterier for tildeling
Pris
Oplysninger om valgmuligheder
Beskrivelse af mulighederne:
“Der er i udbudsmaterialet angivet at Odsherred Forsyning er frivillig på aftalen og dermed på option. Der er i tilbudslisten beskrevet option på udviklingsønsker.”
Beskrivelse af mulighederne
Der er i udbudsmaterialet angivet at Odsherred Forsyning er frivillig på aftalen og dermed på option. Der er i tilbudslisten beskrevet option på udviklingsønsker.
Vis mere Beskrivelse
Yderligere oplysninger:
“Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med mulighed for ordregiver kan opsige kontrakten efter 4 år med 6 måneders varsel, efter det sidste selskab er...”
Yderligere oplysninger
Den udbudte kontrakt er tidsubegrænset med mulighed for ordregiver kan opsige kontrakten efter 4 år med 6 måneders varsel, efter det sidste selskab er implementeret. Hvis et eller flere forsyningsselskaber bliver fusioneret og dermed ikke længere vil være en del af KCS, kan selskabet(erne) vælge at opsige hele eller dele af kontrakten med 6 mdr. varsel.Der er i forhold til implementering mulighed for, at Ordregiver kan opsige kontrakten, hvis den vindende leverandør ikke lever op til kravene og leveringsaftalerne, heriblandt hvis krav til udviklede funktionaliteter ikke består godkendelsesprøven. Ved manglende godkendelse af 3. UAT, vil ordregiver stille et krav til systemejeren for forbrugt testtimer (tidsregistrerede timer for samtlige deltagere i testgruppen x kr. 500) der henvises til udkast til kontrakt under pkt. 18.1.Ordregiver vil sammen med indgåelse af denne kontrakt, indgå en hvilende kontrakt med den tilbuds-giver der bliver nr. 2 og vil kunne overdrage kontrakten til denne, hvis driftsprøven for den vindende leverandør ikke bliver godkendt efter de 3 forsøg.Ved ophævelse af kontrakt ved manglende gennemførelse af driftsprøven, vil Ordregiver aktivere den hvilende kontrakt, hvor kontrakthaver af den hvilende kontrakt vil overtage kontrakten på lige vilkår.Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.Den hvilende leverandør er bundet af sit tilbud i 24 måneder, dog med mulighed for indeksregulering i forhold til indeks nettoprisindekset jf. udkast til kontrakten.
Procedure Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2023/S 163-513436
Tildeling af kontrakt
1️⃣ Oplysninger om ikke-tilskudsgivende
Andre årsager (afbrydelse af proceduren)
Supplerende oplysninger Yderligere oplysninger
“Annullering sker i forbindelse med et mindste krav for Teknisk og faglig formåen, som vurderes unødvendigt.Tilbudsgivere behøver ikke for egnethed til at...”
Annullering sker i forbindelse med et mindste krav for Teknisk og faglig formåen, som vurderes unødvendigt.Tilbudsgivere behøver ikke for egnethed til at byde, fremsende 2 referencer hvor tilbudsgiveren har udført en kontrakt på et forbrugsafregningssystem hvor hosting håndteres af tilbudsgiveren.
Vis mere
Kilde: OJS 2023/S 183-572643 (2023-09-18)