EU-udbud af revisionsydelser til Aalborg Kommune

Kort beskrivelse

Ved dette udbud ønsker Aalborg Kommune at indhente tilbud på levering af lovpligtig revision samt supplerende revisionsydelser.
Revisionsopgaven omfatter således den samlede lovpligtige revision af Aalborg kommunes regnskaber, herunder finansiel revision og forvaltningsrevision samt særlige lovpligtige beretninger blandt andet på det sociale område. Dvs. alle under Aalborg Kommune hørende regnskaber og regnskabsområder, herunder også regnskaber for resultatcentre, selvejende institutioner og andre eksterne institutioner, fonde, legater m.v., for hvem Aalborg Kommune er regnskabsførende.
Kravene til Tilbudsgivers ydelser i øvrigt er nærmere beskrevet i kravspecifikationen - bilag A med underbilag, mens Aalborg Kommunes krav til aftalevilkår fremgår af udkast til kontrakt, jf. bilag C.

Beskrivelse af udbuddet

Ved dette udbud ønsker Aalborg Kommune at indhente tilbud på levering af lovpligtig revision samt supplerende revisionsydelser.
Revisionsopgaven omfatter således den samlede lovpligtige revision af Aalborg Kommunes regnskaber, herunder finansiel revision og forvaltningsrevision samt særlige lovpligtige beretninger blandt andet på det sociale område. Dvs. alle under Aalborg Kommune hørende regnskaber og regnskabsområder, herunder også regnskaber for resultatcentre, selvejende institutioner og andre eksterne institutioner, fonde, legater m.v., for hvem Aalborg Kommune er regnskabsførende.
Den lovpligtige revision udføres i henhold til et fast årligt vederlag/honorar tilbudt af Tilbudsgiver, mens de supplerende revisionsydelser udføres i henhold til et opgaveafhængigt honorar, der fastsættes på baggrund af de timepriser, som Tilbudsgiver har tilbudt Aalborg Kommune.
Kravene til Tilbudsgivers ydelser i øvrigt er nærmere beskrevet i kravspecifikationen - bilag A med underbilag, mens Aalborg Kommunes krav til aftalevilkår fremgår af udkast til kontrakt, jf. bilag C

Beskrivelse af mulighederne

Der indgår 2 optioner i dette udbud:
• Ordregiver kan forlænge kontrakten med 12 måneder således denne udløber se-nest den 31/12 2028.
• Ordregiver kan senest den 1/1 i et regnskabsår, og for 1 år ad gangen, meddele Tilbudsgiver, at revisionsopgaven også omfatter det pågældende regnskabsårs årsregnskab fra Aalborg Renovation.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Det er et minimumskrav at Tilbudsgiver er registreret i Erhvervsstyrelsens register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder jf. Lovbekendtgørelse 2022-08-31 nr. 1219 om godkendte revisorer og revisionsvirksomheder.
Tilbudsgiver skal som en del af det afgivne tilbud vedlægge et udfyldt ESPD. ESPD udgør den foreløbige dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund samt opfylder Ordregivers krav til tilbudsgivers egnethed som beskrevet oven for, og tekniske og faglige formåen.
ESPD er vedlagt udbudsmaterialet som et XML-dokument (bilag E).
ESPD udfyldes (og kan alene udfyldes) elektronisk via ESPD-fanen i iBinder. Se således Ordregivers tidligere link til udbudsmaterialet.
Ordregivers vejledning til at udfylde ESPD samt kravene til tilbudsgivers egnethed og tekniske og faglige formåen fremgår af udbudsmaterialets bilag D. Supplerende teknisk vedledning til udfyldelse af ESPD findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledningsfilm til Det Elektroniske ESPD, der er tilgængelig på: https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/
Obligatoriske udelukkelsesgrunde;
Tilbudsgiver skal i ESPD Del III erklære ikke at være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, der fremgår af Udbudslovens §§ 135, stk. 1 og 3 og 136.
Frivillige udelukkelsesgrunde - udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 og 4:
Tilbudsgiveren vil endvidere blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren jf. udbudslovens § 137, nr. 2 og 4 hvis
2) Tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende, eller
4) Ordregiveren kan påvise, at Tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion.
Såfremt tilbudsgiveren er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, men har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at Tilbudsgiver til trods herfor er pålidelig, jf. Udbudslovens § 138, vil tilbuddet dog alligevel tages i betragtning.
Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal der udfyldes og fremsendes et særskilt ESPD for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Sammenslutningen skal på anmodning herom fra Ordregiver, fremsende udfyldt bilag F (erklæring om fælles befuldmægtiget i konsortier) jf. mere udførligt udbudsmaterialets bilag D.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Teknisk og faglig formåen
Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV , C afgive følgende oplysninger:
Udførelse af tjenesteydelser af den anførte type;
Tilbudsgiver bedes anføre den eller de referencer, som kan opfylde Ordregivers krav til Teknisk og faglig formåen.
• Tilbudsgiver kan anføre op til fem (5) referencer i sit ESPD. Anfører Tilbudsgiver flere end fem (5) referencer, vil Ordregiver alene inddrage de første fem (5) referencer der er beskrevet i Tilbudsgivers ESPD.
• Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb. Ved ”udført” forstås, at referencen er påbegyndt på tidspunktet for tilbudsfristens udløb og at referencen ikke er afsluttet mere end 3 år før tilbudsfristens udløb.
Beskrivelsen af den enkelte reference bedes indeholde:
Beskrivelse: En beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør at Ordregiver kan vurdere om referencen dokumenterer opfyldelse af Ordregivers minimumskrav til Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen. Herunder om opgaven har indeholdt lovpligtig revision forstået som finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltningsrevision, samt supplerende revision.
I beskrivelsen kan der desuden oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer).
Startdato og Slutdato for den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. Er opgaven ikke afsluttet efterlades feltet for slutdatoen tomt.
Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Tilbudsgiver skal kunne dokumentere at have mindst én (1) reference fra en sammenlignelig aftale med en kommune udført indenfor de seneste tre (3) år.
Ved en sammenlignelig aftale forstås en kontrakt med en kommune om levering af lovpligtig revision forstået som finansiel revision, juridisk-kritisk revision og løbende forvaltnings-revision, samt supplerende revision.

Ordregiver er forud for tildeling forpligtet til at kræve, at den Tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele en kontrakt, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD. Det samme gælder for de virksomheder, som Tilbudsgiver måtte have baseret sit tilbud på.
Dokumentationen i dette afsnit skal kun fremsendes, hvis Ordregiver anmoder herom. Tilbudsgiver er dog meget velkommen til at vedlægge en serviceattest sammen med dennes øvrige tilbudsmateriale. Se nedenfor vedrørende kravene til en serviceattest.
Udelukkelsesgrunde:
Tilbudsgivere skal efter krav fra Ordregiver dokumentere ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene, ved fremlæggelse af følgende:
• Et uddrag af relevant register eller tilsvarende dokument, udstedt af en kompetent myndighed, der viser, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Ud-budslovens § 135, stk. 1, og
• Et certifikat udstedt af en kompetent myndighed, der viser, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens § 135, stk. 3 og § 137, nr. 2.
For danske Tilbudsgivere kan dokumentationskravet opfyldes ved fremlæggelse af serviceattest, der skal være udstedt ikke mere end seks (6) måneder før fremlæggelsestidspunktet.
Dokumentation for egnethed og teknisk og faglig formåen
For så vidt angår mindstekravet til Tilbudsgivers registrering i Erhvervsstyrelsens register over godkendte revisorer og revisionsvirksomheder, er oplysningerne offentligt tilgængelige og indhentes af Ordregiver ved opslag i Erhvervsstyrelsens register som er integreret med CVR.
For så vidt angår mindstekravet til mindst en (1) sammenlignelig aftale med en kommune er der ikke krav om fremsendelse af yderligere oplysninger – herunder i form af en egentlig referenceliste – ud over de i ESPD afgivne oplysninger.
Ordregiver er imidlertid berettiget til at anmode om at få fremsendt en underskrevet referenceliste, indeholdende en beskrivelse jf. også Bilag D, Teknisk og Faglig formåen.
Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed.
Erklæring om ejerskab og brug af underleverandører
Ordregiver vil anmode Tilbudsgiver om at fremsende en udfyldt udgave af erklæring om ejerskab og brug af underleverandører jf. også Bilag H, Erklæring om ejerskab og brug af underleverandører.
Dokumentation fra konsortier
Hvis Tilbudsgiver er et konsortium, skal konsortiet efter krav fra Ordregiver dokumentere i) ikke at være udelukket og ii) opfyldelse af Udbudsbekendtgørelsens minimumskrav til teknisk og faglig formåen.
• For hver af konsortiedeltagerne skal fremlægges den nævnte dokumentation for ikke at være udelukket.
• For hver af konsortiedeltagerne skal fremlægges den nævnte dokumentation for teknisk og faglig formåen. Konsortiedeltagerne skal samlet set leve op til minimumskravene til egnethed i Udbudsbekendtgørelsen.
• Der vedlægges den relevante erklæring om fælles befuldmægtiget i konsortier.
Dokumentation vedrørende egnethed baseret på andre økonomiske aktørers ressourcer
Hvis Tilbudsgiver i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers ressourcer (underleverandører, koncernforbundne selskaber mv.) gælder følgende krav til dokumentation:
• For hver af de økonomiske aktører skal fremlægges den nævnte dokumentation for ikke at være udelukket.
• For hver af de økonomiske aktører skal fremlægges den nævnte dokumentation i det omfang, den økonomiske aktørs tekniske og faglige formåen har ligget til grund for vurderingen af tilbudsgivers egnethed. De økonomiske aktører og tilbudsgiver skal samlet set leve op til minimumskravene til egnethed i
Udbudsbekendtgørelsen.
• Der vedlægges den relevante støtterklæring.
Værdiansættelserne i punkt II.1.5 og II.2.6 omhandler både lovpligtig og supplerende revision, inklusiv enhver option, uden tilsikring for tilbudsgiver. Der indgår skøn, bl.a. grundet markedsudviklingen i omkostninger efter tidligere udbud.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet
til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren harindgået en kontrakt.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.