Udbud af flytteydelser i Region Hovedstaden

Kort beskrivelse

Rigspolitiet udbyder en rammeaftale der omfatter løbende flytteydelser for Rigspolitiet, Københavns Politi, Den centrale anklagemyndighed og Styrelsen for Danmarks Fængsler. Rammeaftalen tildeles en primær leverandør og en sekundær leverandør. Tildeling af opgaver på rammeaftalen sker som direkte tildeling eller miniudbud afhængig af værdien af den enkelte opgave. For yderligere oplysninger henvises til udbudsmaterialet.

Yderligere oplysninger

a) Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via Ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. Tilbud skal fremsendes via udbudssystemet. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger i udbudssystemet. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar skal ske via udbudssystemet. Interesserede bedes holde sig orienteret via udbudssystemet. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med udbudssystemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eusupply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.
b) Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
c) Ordregiver har valgt at bringe de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 6 i anvendelse ved dette udbud. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af en af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 6, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af tilbudsgiver. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke tilbudsgiver.
d) I relation til Ordregivers minimumskrav for udvælgelseskriterier bemærkes det, at tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiveren og disse andre. Tilbudsgiveren skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Baserer en tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for aftalens gennemførelse. De enheder, som tilbudsgiver baserer sig på, skal i støtteerklæringen erklære at være solidarisk ansvarlig med tilbudsgiver, hvis denne bliver tildelt aftalen. Den af Ordregiver udarbejdede skabelon for støtteerklæring kan anvendes til at afgive en sådan erklæring, jf. udbudsmaterialets Bilag C. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af deltagere (ex. konsortium), kan tilbudsgiver anvende udbudsmaterialets Bilag D.
e) Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
f) Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele aftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153.
g) Ordregiver skal endvidere udelukke tilbudsgivere, som er omfattet af EU' sanktioner mod Rusland i EU forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k. Tilbudsgiver skal inden tildeling af aftalen dokumentere, at vedkommende ikke er omfattet af de nævnte sanktioner ved at afgive en tro- og loveerklæring herom. Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 1.9. Skabelon til tro- og loveerklæringen er vedlagt som Bilag B i udbudsmaterialet.
h) Ordregiver yder ikke honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet.
i) Aftalen opdeles ikke i delaftaler, da aftalens genstand ikke egner sig til opdeling.
j) Der gøres opmærksom på, at beløbet for aftalens anslåede værdi alene udgør et skøn over den forventede aftalesum for aftalens fulde løbetid og ikke er udtryk for et tilsagn fra Ordregiver om at aftage en bestemt mængde. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde i aftalens løbetid.
Spændet mellem anslået værdi og maksimal værdi er bredt for det tilfælde, at uforudsete begivenheder indtræffer i aftaleperioden.
k) Udbuddet gennemføres med forbehold for vedtagelse af de nødvendige myndighedsaftaler og for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.
l) Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele aftalen og kan aflyse udbuddet.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal have en årlig omsætning på minimum 10.000.000 kr. i gennemsnit over de seneste 3 disponible regnskabsår.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Tilbudsgiver kan i dette udbud basere sig på andre aktørers økonomiske og/eller finansielle formåen for at opfylde kravene til egnethed. Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-/søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder. De støttende enheder skal i dette tilfælde afgive en støtteerklæring. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for aftalens gennemførelse. De støttende virksomheder skal i støtteerklæringen bekræfte denne hæftelsesforpligtelse jf. i øvrigt afsnittet "Yderligere oplysninger". Beregning af omsætning: Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som et gennemsnit af summen af tilbudsgiverens og disse andre enheders omsætning i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning beregnes omsætningen som et gennemsnit af deltagernes samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår. Der ønskes ikke økonomiske og finansielle oplysninger om underleverandører, medmindre tilbudsgiveren baserer sig på disse leverandører med henblik på at opfylde minimumskravet. Oplysningerne, jf. ovenstående, afgives i ESPD.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende:
Tilbudsgiveren skal oplyse 2 referencer over leverancer af relevans for den udbudte opgave. Hvis tilbudsgiveren afleverer mere end 2 referencer, vil ordregiver alene se på de første 2 referencer. Referencerne skal være udført inden for de seneste 3 år. Perioden regnes fra tilbudsfristen. Dvs. hvis tilbudsgiver angiver leverancer fra en uafsluttet kontrakt (ex. rammeaftale) eller fra en kontrakt, der eksempelvis har varet i en længere årrække, er det kun den del af leverancerne, der er udført inden for de seneste 3 år før tilbudsfristens udløb, der kan indgå i vurderingen af, om minimumskravet er opfyldt. Tilbudsgiver skal derfor være opmærksom på den ovenstående 3-årige periode.
For hver reference bør tilbudsgiver oplyse følgende: - Kort konkret beskrivelse af opgaven, herunder en klar og udførlig beskrivelse af ydelserne inden for opgaven - Tilbudsgivers konkrete rolle i opgaven - Kontrakttidspunkt/periode for opgavens udførelse (start- og sluttidspunkt) - Værdien af opgaven inkl. optioner og ekskl. moms - Ordregiver/bygherre på opgaven, samt kontaktoplysninger hertil - Antal ansatte (årsværk) hos ordregiver på tidspunktet for referencens udførelse.
For hver reference skal leverancen som minimum:
• have en værdi på mindst 100.000 DKK
• indebære flytning af mindst 35 arbejdspladser.
• være udført for en privat virksomhed eller offentlig myndighed, herunder også kommuner, regioner, hospitaler og universiteter mv. med et antal ansatte, som udgør minimum 100 årsværk på et hvilket som helst tidspunkt under perioden for referencens udførelse.
Det oplyses, at der med én arbejdsplads menes en samlet betegnelse for ét skrivebord (almindeligt eller hæve-/sænkebord), en kontorstol samt fire enheder bestående af enten flyttekasser, skrivebordsskuffer/skuffedarier eller mindre reoler.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Leverandøren er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.
Leverandøren skal anvende sikkerhedsgodkendte medarbejdere til opgaver, hvor medarbejderne skal færdes på Politiets områder og/eller får adgang til Politiets kontormateriel, f.eks. i forbindelse med en flytning. Sikkerhedsgodkendelsen skal som udgangspunkt være til niveauet TTJ, men kan være forhøjet ved bestilling af en konkret opgave. Yderligere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

Yderligere oplysninger

a) Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via Ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. Tilbud skal fremsendes via udbudssystemet. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger i udbudssystemet. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar skal ske via udbudssystemet. Interesserede bedes holde sig orienteret via udbudssystemet. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med udbudssystemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eusupply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.
b) Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
c) Ordregiver har valgt at bringe de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 6 i anvendelse ved dette udbud. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af en af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3 og 6, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af tilbudsgiver. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke tilbudsgiver.
d) I relation til Ordregivers minimumskrav for udvælgelseskriterier bemærkes det, at tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiveren og disse andre. Tilbudsgiveren skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen. Baserer en tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter tilbudsgiveren og de pågældende enheder solidarisk for aftalens gennemførelse. De enheder, som tilbudsgiver baserer sig på, skal i støtteerklæringen erklære at være solidarisk ansvarlig med tilbudsgiver, hvis denne bliver tildelt aftalen. Den af Ordregiver udarbejdede skabelon for støtteerklæring kan anvendes til at afgive en sådan erklæring, jf. udbudsmaterialets Bilag C. Hvis tilbudsgiver er en sammenslutning af deltagere (ex. konsortium), kan tilbudsgiver anvende udbudsmaterialets Bilag D.
e) Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
f) Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele aftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153.
g) Ordregiver skal endvidere udelukke tilbudsgivere, som er omfattet af EU' sanktioner mod Rusland i EU forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k. Tilbudsgiver skal inden tildeling af aftalen dokumentere, at vedkommende ikke er omfattet af de nævnte sanktioner ved at afgive en tro- og loveerklæring herom. Der henvises til udbudsbetingelsernes punkt 1.9. Skabelon til tro- og loveerklæringen er vedlagt som Bilag B i udbudsmaterialet.
h) Ordregiver yder ikke honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet.
i) Aftalen opdeles ikke i delaftaler, da aftalens genstand ikke egner sig til opdeling.
j) Der gøres opmærksom på, at beløbet for aftalens anslåede værdi alene udgør et skøn over den forventede aftalesum for aftalens fulde løbetid og ikke er udtryk for et tilsagn fra Ordregiver om at aftage en bestemt mængde. Ordregiver er ikke forpligtet til at aftage en bestemt mængde i aftalens løbetid.
Spændet mellem anslået værdi og maksimal værdi er bredt for det tilfælde, at uforudsete begivenheder indtræffer i aftaleperioden.
k) Udbuddet gennemføres med forbehold for vedtagelse af de nødvendige myndighedsaftaler og for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.
l) Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele aftalen og kan aflyse udbuddet.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og ud-budslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.