EU-udbud Rengøringsmaskiner med serviceaftaler

Kort beskrivelse

DSB ønsker et sortiment inden for rengøringsmaskiner med tilbehør og service der dækker alle behov med mulighed for udvikling.

Behovet for rengøringsmaskiner vil variere år for år.

Beskrivelse af udbuddet

DSB ønsker et sortiment inden for rengøringsmaskiner med tilbehør og service der dækker alle behov med mulighed for udvikling.

Behovet for rengøringsmaskiner vil variere år for år.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Tilbudsgiver skal indgive det fælles europæiske udbudsdokument (herefter ESPD) med angivelse af følgende oplysninger:


Ansøgers soliditetsgrad i de tre seneste disponible regnskabsår
Ansøgers samlede årsomsætning i de tre seneste disponible regnskabsår
Ansøgers EBIT-margin i de tre seneste disponible regnskabsår

Baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, kræver ordregiver, at tilbudsgiver og de pågældende enheder hæfter solidarisk for kontraktens gennemførelse.

ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskrav til egnethed i relation til økonomisk og finansiel kapacitet.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges nedenstående dokumentation for økonomisk og finansiel kapacitet. DSB henviser i øvrigt til dokumentationsformerne angivet i udbudsloven § 154, stk. 1, nr. 2, og stk. 2.

(Soliditetsgrad, gennemsnit): Erklæring om virksomhedens soliditetsgrad, udregnet som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 pr. år, eller uddrag heraf i de seneste 3 disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

(omsætning i de tre seneste år): Erklæring om virksomhedens samlede omsætning eller uddrag heraf i de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne i seneste disponible årsrapport/årsregnskab afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

(EBIT-margin): Erklæring om virksomhedens EBIT-margin, udregnet som (EBIT/Omsætning) * 100, pr. år, eller uddrag heraf i de 3 seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber, afhængig af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen. Baserer virksomheden sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moder-, søsterselskab eller en underleverandør), skal oplysningerne ligeledes afgives for disse enheder.

Når ordregiver forlanger det, skal der fremlægges nedenstående dokumentation for teknisk og faglig kapacitet.

Mindstekrav til det niveau, der muligvis kræves:
(Soliditetsgrad, gennemsnit): Som minimumskrav kræves en gennemsnitlig soliditetsgrad på mindst 20% indenfor de seneste 3 finansielle år. Soliditetsgraden udregnes som (samlede egenkapital/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad indenfor de seneste 3 finansielle år. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som ansøgerens og disse andre enheders samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent i de seneste 3 finansielle år. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver, udregnet i procent og som gennemsnit af de seneste 3 finansielle år. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.”Finansielle nøgletal” Ansøger bedes tydeligt anføre ”soliditetsgrad” i besvarelse.

(omsætning i hvert af de tre seneste år): Som minimumskrav kræves en samlet årlig omsætning på mindst DKK 6 mio. i hver af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som ⦋ansøgerens/tilbudsgiverens⦌ og disse andre enheders samlede omsætning i hver af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i hver af de tre seneste disponible årsrapporter/årsregnskaber. Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B.


(EBIT-margin): Som minimumskrav kræves en gennemsnitlig EBIT-margin, udregnes som (EBIT/Omsætning) * 100, på mindst 3% indenfor de seneste 3 finansielle år. Gennemsnitlig EBIT-margin beregnes som gennemsnittet af EBIT-marginen for de seneste 3 finansielle år. Hvis ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, beregnes EBIT-margin som ansøgerens og disse andre enheders samlede EBIT i forhold til deres samlede omsætning, udregnet i procent i de seneste 3 finansielle år. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes EBIT margin på en tilsvarende måde, dvs. sammenslutningens samlede EBIT i forhold til deres samlede omsætning udregnet i procent og som gennemsnit af de seneste 3 finansielle år.

Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.B ”Finansielle nøgletal” Ansøger bedes tydeligt anføre ”EBIT-margin” i besvarelse.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Mindstekrav:
Kun referencer, der vedrører vareleverancer, som er udført på tidspunktet for tilbudsafgivelse og ved vurderingen af, om mindstekravene til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på tilbudstidspunktet, som vil indgå i vurderingen af referencen.
Hver reference bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke af de, anførte varer, leverancen vedrørte, samt tilbudsgivers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
Der kan maksimalt angives 3 referencer, uanset om tilbudsgiver er en enkelt virksomhed, om tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium).Angivelse af hvorvidt ansøger har et Arbejdsmiljøledelsessystem/arbejdsmiljøcertifikat, fx DS/ISO45001 eller tilsvarende ikke-certificeret arbejdsmiljøledelsessystem.

Angivelse af hvorvidt ansøger har et Miljøstyringsordning, jf. ISO 14001, EMAS eller tilsvarende ikke-certificeret miljøledelsessystem.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver [opfylder minimumskrav til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, (se ovenfor og nedenfor) [og/eller] hvordan tilbudsgiver opfylder udvælgelseskriteriet.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte.
Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Kopi af gyldigt arbejdsmiljøcertifikat eller dokumentation for tilsvarende ikke-certificeret arbejdsmiljøledelsessystem, inkl.:
- Kopi af arbejdsmiljøpolitik, arbejdsmiljømålsætninger og – handlingsplaner.

Kopi af gyldigt certifikat eller redegørelse for Miljøstyringsordning, jf. ISO 14001, EMAS eller tilsvarende ikke-certificeret miljøledelsessystem, inkl.:
- Kopi af miljøpolitik, der er udmøntet i miljømål og -handlingsplaner.
- Dokumentation for rutiner/processer, der sikrer at ansøgeren er opdateret og informeret i forhold til ny/ændret miljølovgivning samt sikrer, at lovgivning og andre regler på miljøområdet hos ansøgeren bliver overholdt.

Minimumskrav til det niveau, der:
Tilbudsgiver skal have et Arbejdsmiljøledelsessystem/arbejdsmiljøcertifikat, fx DS/ISO45001 eller tilsvarende ikke-certificeret arbejdsmiljøledelsessystem.
Med tilsvarende ikke-certificeret arbejdsmiljøledelsessystem menes, at ansøgeren skal have:
- En gældende arbejdsmiljøpolitik, arbejdsmiljømålsætninger og – handlingsplaner, som der løbende følges op på hos ansøgeren.
- Faste rutiner/processer, som sikrer at tilbudsgiver er opdateret og informeret i forhold til ny/ændret arbejdsmiljølovgivning samt sikrer, at lovgivning og andre regler på arbejdsmiljøområdet hos ansøgeren bliver overholdt.
Ansøger skal have et Miljøstyringsordning, jf. ISO 14001, EMAS eller tilsvarende ikke-certificeret miljøledelsessystem.
Med tilsvarende ikke-certificeret miljøledelsessystem menes, at ansøgeren skal have:
- En miljøpolitik, der er udmøntet i miljømål og -handlingsplaner, som der løbende følges op på hos ansøgeren.
- Faste rutiner/processer som sikrer at ansøgeren er opdateret og informeret i forhold til ny/ændret miljølovgivning samt sikrer, at lovgivning og andre regler på miljøområdet hos ansøgeren bliver overholdt.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Finansierings- og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Rammeaftalen er ikke delt op i delaftaler, fordi det vurderes at være mere kommercielt mere hensigtsmæssigt at samle de udbudte ydelser for at opnå en bedre pris og minimere administrative omkostninger.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1.


I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet under ”Organisation”

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/