Udbud af rengørings- og forbrugsartikler til DSB

Kort beskrivelse

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indgå en rammeaftale omfattende køb af forbrugsartikler jf. særligt bilag 1 og bilag 3. Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet, mens kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kontraktens bilag.
Sortimentet omfatter varelinjer, der er kategoriseret i følgende hovedproduktgrupper:
• Affaldssortering (indendørs)
• Aftørringspapir
• Kemi
• Personlig pleje og hygiejne
• Poser og sække
• Rengøringsrekvisitter
• Rengøringsvogne

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål stilles senest den 17.02.2025 inden udgangen af dagens sidste time.

Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller på deres telefon.

Tilbudsgiver skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold, jf. bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester § 11. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver ansøgningen, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151 og 152, stk. 3, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11.

Ved ændringer af tilbudsgivers sammensætning finder reglerne i udbudslovens § 147 i det hele anvendelse.

I relation til punkt II.1.5): Rammeaftalens anslåede værdi af de ydelser der kan leveres i henhold til rammeaftalen er DKK 43 - 45 mio.. Ordregivers skøn over rammeaftalens anslåede værdi er baseret på historisk forbrug og på forventninger til udviklingen på indkøbsområdet og til det fremtidige forbrug på indkøbsområdet.
Den samlede maksimale værdi af de ydelser, der skal leveres i henhold til rammeaftalen, udgør DKK 50.000.000.
Forskellen på den anslåede værdi og den maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi. Den anslåede værdi er således udtryk for ordregivers skøn over det forventede træk på rammeaftalen, mens den maksimale værdi udtrykker den højeste værdi af samtlige kontrakter, der skal leveres inden for rammeaftalens løbetid. Der er herved taget højde dels for ordregivers forventninger baseret på et mest sandsynligt træk på rammeaftalen, dels for den forventede usikkerhed, der er forbundet med dette skøn. I forhold til den anslåede værdi gøres der særligt opmærksom på, at tilbudsgiverne ikke er garanteret noget mindstetræk på rammeaftalen, og det anførte skøn indebærer ikke et tilsagn fra ordregiver om et mindstetræk på rammeaftalen. Afgørende for den skønnede værdi af rammeaftalen vil være følgende forhold:
• Inflationen har været høj de seneste år og det må forventes, at denne udvikling i nogen grad fortsætter. Dette kan medføre tilbudspriser, som nominelt ligger ud over, hvad kunden har taget i betragtning ved estimering.
• Generelt er der sket prisstigninger for både produktion og transport, hvilket kan påvirke tilbudsgivernes omkostninger som igen vil have indflydelse på den samlede kontraktværdi og de tilbudte priser.
Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af aftalen, og en vurdering af den maksimale værdi. Disse værdier anses ikke for klart usandsynlige. De maksimale værdier kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.
Forskellen mellem anslået værdi og maksimal værdi er begrundet i usikkerheden om hvad aftalens værdi ender med at blive.
Skønnet af anslået værdi og maksimal værdi er udtryk for DSB’s mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på aftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver er bundet af de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra den anslåede værdi i såvel opad- som nedadgående retning.
Ordregiver kan anmode tilbudsgivere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet efter forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 76, nr. 4, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Finansierings- og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.
Der henvises endvidere til påkrævet elektronisk fakturering og mulighed for elektronisk ordre i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger m.v. med senere ændringer. Lovbekendtgørelsen kan hentes på www.retsinformation.dk

Beskrivelse af udelukkelsesgrunde

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 4).
Er den økonomiske aktør selv eller en person, der tilhører den økonomiske aktørs administrations-, ledelses- eller tilsynsorgan eller har beføjelse til at repræsentere eller kontrollere eller til at træffe beslutninger heri, ved en endelig dom blevet dømt for terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet ved en dom afsagt for højst fem år siden, eller hvori en udelukkelsesperiode fastsat direkte i dommen fortsat finder anvendelse? Som defineret i henholdsvis artikel 1 og 3 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EFT L 164 af 22.6.2002, s. 3). Denne udelukkelsesgrund omfatter også anstiftelse, medvirken og forsøg på at begå sådanne handlinger som omhandlet i nævnte rammeafgørelses artikel 4.

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.

Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål stilles senest den 17.02.2025 inden udgangen af dagens sidste time.

Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller på deres telefon.

Tilbudsgiver skal som sin ansøgning indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold, jf. bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter inden for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester § 11. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver ansøgningen, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151 og 152, stk. 3, jf. implementeringsbekendtgørelsens § 11.

Ved ændringer af tilbudsgivers sammensætning finder reglerne i udbudslovens § 147 i det hele anvendelse.

I relation til punkt II.1.5): Rammeaftalens anslåede værdi af de ydelser der kan leveres i henhold til rammeaftalen er DKK 43 - 45 mio.. Ordregivers skøn over rammeaftalens anslåede værdi er baseret på historisk forbrug og på forventninger til udviklingen på indkøbsområdet og til det fremtidige forbrug på indkøbsområdet.
Den samlede maksimale værdi af de ydelser, der skal leveres i henhold til rammeaftalen, udgør DKK 50.000.000.
Forskellen på den anslåede værdi og den maksimale værdi er begrundet i usikkerheden om rammeaftalens endelige værdi. Den anslåede værdi er således udtryk for ordregivers skøn over det forventede træk på rammeaftalen, mens den maksimale værdi udtrykker den højeste værdi af samtlige kontrakter, der skal leveres inden for rammeaftalens løbetid. Der er herved taget højde dels for ordregivers forventninger baseret på et mest sandsynligt træk på rammeaftalen, dels for den forventede usikkerhed, der er forbundet med dette skøn. I forhold til den anslåede værdi gøres der særligt opmærksom på, at tilbudsgiverne ikke er garanteret noget mindstetræk på rammeaftalen, og det anførte skøn indebærer ikke et tilsagn fra ordregiver om et mindstetræk på rammeaftalen. Afgørende for den skønnede værdi af rammeaftalen vil være følgende forhold:
• Inflationen har været høj de seneste år og det må forventes, at denne udvikling i nogen grad fortsætter. Dette kan medføre tilbudspriser, som nominelt ligger ud over, hvad kunden har taget i betragtning ved estimering.
• Generelt er der sket prisstigninger for både produktion og transport, hvilket kan påvirke tilbudsgivernes omkostninger som igen vil have indflydelse på den samlede kontraktværdi og de tilbudte priser.
Skønnet indebærer derfor både en vurdering af den anslåede værdi af aftalen, og en vurdering af den maksimale værdi. Disse værdier anses ikke for klart usandsynlige. De maksimale værdier kan dog ændres i henhold til de enhver tid gældende udbudsregler.
Forskellen mellem anslået værdi og maksimal værdi er begrundet i usikkerheden om hvad aftalens værdi ender med at blive.
Skønnet af anslået værdi og maksimal værdi er udtryk for DSB’s mest kvalificerede og gennemsigtige saglige skøn af forbruget på aftalen på udbudstidspunktet inkl. muligheder for forlængelse og evt. optioner.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at tilbudsgiver er bundet af de tilbudte priser, uanset hvilken omsætning, der konkret opnås under rammeaftalen, dvs. også i tilfælde af, at den konkrete omsætning afviger fra den anslåede værdi i såvel opad- som nedadgående retning.
Ordregiver kan anmode tilbudsgivere om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet efter forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 76, nr. 4, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.

Kort beskrivelse

Ved nærværende udbud ønsker Ordregiver at indgå en rammeaftale omfattende køb af forbrugsartikler jf. særligt bilag 1 og bilag 3. Ordregivers krav til kontraktvilkår fremgår af kontraktudkastet, mens kravene til ydelsen er detaljeret beskrevet i kontraktens bilag. Sortimentet omfatter varelinjer, der er kategoriseret i følgende hovedproduktgrupper: • Affaldssortering (indendørs) • Aftørringspapir • Kemi • Personlig pleje og hygiejne • Poser og sække • Rengøringsrekvisitter • Rengøringsvogne
Ifm. udbud 385001 havde DSB konstateret at alle de modtagne tilbud var ikkeforskriftsmæssige tilbud, dvs. tilbuddene levede ikke op til kravene i udbudsmaterialet. DSB var derfor nødt til at annullere det igangværende udbud og valgte at overgå fra offentligt udbud til udbud med forhandling iht. Forsyningsvirksomhedsdirektivet art. 50 a). DSB gjorde brug af undtagelsen i art. 50 a), og offentliggjorde ikke en udbudsbekendtgørelse, idet at, DSB kun inviterede de tilbudsgivere, der under det igangværende offentlige udbud har afgivet tilbud.

Tildeling af en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en indkaldelse af bud i Den Europæiske Unions Tidende (begrundelse)

I forbindelse med evalueringen af udbud, jf. udbudsbekendtgørelse nr. i EUT S: 76796 – 2025 havde DSB konstateret at alle de modtagne tilbud var ikkeforskriftsmæssige tilbud, dvs. tilbuddene levede ikke op til kravene i udbudsmaterialet. DSB annullerede det igangværende udbud og så det nødvendigt at overgå til udbud med forhandling i henhold til Forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 50 a). Denne beslutning er truffet på baggrund af en vurdering af, at yderligere forhandlinger var nødvendige for at sikre det bedst mulige resultat for DSB. I forbindelse med overgangen til udbud med forhandling har DSB gjort brug af undtagelsen i artikel 50 a) og har derfor ikke offentliggjort en ny udbudsbekendtgørelse.
DSB valgte kun at invitere de tilbudsgivere, der under det oprindelige offentlige udbud har afgivet tilbud, til udbud med forhandling. Efter gennemgang af det indkomne tilbud, ifm. forhandlingsudbuddet, hvor MultiLine var den eneste tilbudsgiver, blev det konstateret at MultiLine har afleveret et konditionsmæssigt tilbud. Eftersom, der ikke var flere tilbudsgivere, og DSB havde fået et konditionsmæssig tilbud, med tilfredsstillende besvarelse, har DSB besluttet at tildele kontrakten til MultiLine. Denne beslutning er truffet med henblik på at sikre en effektiv og rettidig gennemførelse af processen, samtidig med at reglerne i Forsyningsvirksomhedsdirektivet overholdes.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klageprocedure: I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.