Udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune

Andre supplerende oplysninger

Udbudsmaterialet er ved en teknisk fejl ikke blevet uploadet i forbindelse med bekendtgørelsen af udbuddet, hvilket er årsagen til pågældende ændring.

Som konsekvens af fejl er tilbudsfristen forlænget. Tilbudsfristen udløber herefter onsdag den 21. januar 2025, kl. 11:00.

Kort beskrivelse

Der efterspørges et it-system der kan fungere som brugernes og ledernes primære brugergrænseflade til registrering af arbejdstid, aktiviteter, ferie og fravær. Derudover skal lederne have mulighed for at kunne lave gennemgang af medarbejdernes registreringer. Som option efterspørges der endvidere fysiske terminaler eller tilsvarende enheder til registrering af komme- og gåtider.

Yderligere oplysninger

Ansøgning, tilbud og øvrig kommunikation under udbudsforretningen skal være på dansk, jf. bilag V, del C nr. 22.

For så vidt angår ansøgningen udgøres denne af eESPD (Dokument E), som udfyldes af ansøger i Mercell Udbudsportal. Såfremt ansøger benytter en anden sprogversion af Mercell Udbudsportal end dansk, vil sproget i de fortrykte felter som genereres i eESPD’et i Mercell Udbudsportal svare til den sprogversion af Mercell Udbudsportal som ansøger benytter. I sådanne tilfælde vil Ordregiver lægge til grund, at de fortrykte felter svarer til den danske sprogudgave af eESPD’et, og Ordregiver vil således tillade at ansøgere fremsender et eESPD hvor de fortrykte felter er på et andet sprog end dansk. Tekst i de felter i eESPD’et som ansøger selv skal udfylde skal være på dansk.

Endvidere tillades det at dokumentation angående udelukkelse og egnethed, jf. Dokument I, punkt 8.4 må være formuleret på norsk, svensk eller engelsk.

Herudover tillades anvendelse af fremmedsprog når anvendelsen heraf er begrænset til enkeltstående ord eller sætninger, som er almindeligt anvendte branchespecifikke begreber, eller det i øvrigt fremgår af sammenhængen at fremmedsprog kan anvendes, f.eks. i forbindelse med adresseangivelser. Anvendelse af engelsk tillades i øvrigt, hvis der er tale om gengivelse af standardiseret teknisk indhold, som alene anvendes som kilde til støtte for den dansksprogede besvarelse af udbudsmaterialet.

Den i feltet "Aftalens genstand" - "Værdi" – "Forventet værdi eksklusive moms" anførte værdi som udgør kontraktens anslåede værdi i henhold til udbudslovens kapitel V.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 10 skal Ordregiver oplyse følgende om tidsrammen for levering af de af kontrakten omfattede tjenesteydelser og varer:
Leverandørens forpligtelser indtræder umiddelbart efter kontraktens indgåelse, idet fristen for levering af det it-system som udgør kontraktens hovedgenstand forfalder på overtagelsesdagen, som senest skal foreligge 155 arbejdsdage fra kontraktens indgåelse. Efter overtagelsesdagen skal leverandøren fortsat levere en række løbende ydelser indtil kontraktens ophør. Visse ydelser skal leveres som optioner, som skal leveres inden for den tidsramme der er angivet for den enkelte option i Dokument A, punkt 8.1.1-8.1.10.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 11, litra c skal Ordregiver oplyse nedenstående om dokumentation angående udelukkelsesgrunde.

Tilbudsgiver skal som en dansk virksomhed fremlægge en serviceattest, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen, med oplysninger om:

- Udelukkelsesgrundene vedrørende straffedomme i henhold til udbudslovens § 135, stk. 1.
- Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 135, stk. 3.
- Udelukkelsesgrunde vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.
- Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6.

Er tilbudsgiver en udenlandsk virksomhed, så kan tilbudsgiver anvende e-Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der kan anvendes som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land.

I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Der er et højeste antal ansøgere, som opfordres til at deltage i anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”Nej”.
I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Mindste antal ansøgere, der skal indkaldes til anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”3”.

I henhold til bilag V, del C, nr. 15 og udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 1 skal Ordregiver oplyse, at der i proceduren gøres brug af muligheden for at begrænse antallet af ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, og at højst 3 ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud.

Ordregiver skal hertil bemærke følgende om processen:
Ordregiver vil prækvalificere 3 (tre) ansøgere, der opfordres til at afgive indledende tilbud. Modtager Ordregiver 3 eller færre ansøgninger, kan Ordregiver opfordre den eller de ansøgere der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Dokument I - Udbudsbetingelser punkt 6.1, og opfylder de fastsatte krav til egnethed, jf. Dokument I - Udbudsbetingelser, punkt 6.2, til at afgive indledende tilbud.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 2-3 skal Ordregiver henvise til de under ”Deltagelse” – ”Udvælgelseskriterier” anførte udvælgelseskriterier, nr. 1-5, hvoraf nr. 1-4 udgør minimumskrav til egnethed, jf. udbudslovens § 140, og nr. 5 udgør kriterier til udvælgelse såfremt der er flere ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, end antallet af ansøgere, som ordregiveren opfordrer til at afgive tilbud, jf. udbudslovens § 145.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 62, stk. 2, nr. 1-3 skal følgende oplyses:

Påtænkt forhandlingsforløb
Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre. Ordregiver kan f.eks. vælge at gennemføre flere eller færre forhandlingsrunder.

Forhandlings- og tilbudsfasen starter med, at tilbudsgiverne indsender et indledende tilbud på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale.
Ordregiver forventer at afholde én (1) forhandlingsrunde.
Ordregiver kan afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. Alle tilbudsgivere får i det tilfælde tilbudt det samme antal forhandlingsmøder. Ordregiver gør ikke brug af flere (successive) faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles om (shortlisting). Der ydes ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne, jf. Dokument I, punkt 3.3.
Ordregiver er berettiget til at antage et indledende tilbud, idet ethvert tilbud som afgives forud for det tidspunkt hvor Ordregiver har fastsat en frist for afgivelse af endeligt tilbud, anses for indledende tilbud.
Henset til at Ordregiver er berettiget til at antage indledende tilbud opfordres alle tilbudsgivere til at påse, at også deres indledende tilbud ikke indeholder forbehold, der kan give Ordregiver anledning til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt.

Forhandlingsrunde(r)
Ordregiver forventer at afholde forhandlingsmøder med en forventet varighed på 2,5 time som afholdes ved fysisk fremmøde. Såfremt de modtagne tilbud giver anledning til at forhandlingsmøderne skal have en kortere eller længere varighed end 2,5 time, forbeholder Ordregiver sig retten til i invitationsskrivelserne at angive en kortere eller længere mødelængde. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at gennemføre forhandlingen på rent skriftligt grundlag, såfremt Ordregiver vurderer at de modtagne tilbud ikke nødvendiggør en mundtlig forhandling. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til i invitationsskrivelserne at angive, at forhandlingsmøder foregår gennem elektronisk fjernkommunikation med lyd og billede i Microsoft Teams.
Såfremt forhandlingsrunden har givet anledning til ændringer i udbudsmaterialet, afsluttes forhandlingsrunden ved at Ordregiver udsender revideret udbudsmateriale med opfordring til tilbudsgiverne til at afgive enten et nyt indledende tilbud eller et endeligt tilbud.
I forbindelse med Ordregivers fremsendelse af revideret udbudsmateriale vil Ordregiver endvidere vedlægge Dokument G (Kundens Ændringslog) så tilbudsgiver på en let og overskuelig måde kan danne sig et overblik over hvilke dele af udbudsmaterialet som er blevet ændret.
Tilbudsgiver kan anvende Dokument H (Tilbudsgivers ændringslog) til at give Ordregiver et overblik over hvilke dele af tilbudsgivers nye tilbud som er blevet ændret relativt til det forrige.
Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgiver ikke kan forvente, at Ordregiver i forbindelse med gennemførelse af en forhandlingsrunde foretager en endelig vurdering af de modtagne tilbuds konditionsmæssighed, og at det er tilbudsgivers egen risiko, at et afgivet tilbud er konditionsmæssigt.
Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et nyt indledende tilbud gennemføres en ny forhandlingsrunde i overensstemmelse med proceduren beskrevet i Dokument I, punkt 7.5.
Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et endeligt tilbud afsluttes forhandlingsfasen, og Ordregiver kan ikke forhandle om de modtagne endelige tilbud.

Den i feltet "Procedure" - "Tidligere bekendtgørelser" - "Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt" anførte bekendtgørelse er en bekendtgørelse af 18. december 2025 om udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune. Det pågældende udbud blev efterfølgende annulleret ved bekendtgørelse nr. 123707-2026 af 19. februar 2026.
Ordregiver har endvidere publiceret forhåndsmeddelelser i forbindelse med markedsdialog ved bekendtgørelse af 23. marts 2026, bekendtgørelse nr. 200776-2026, jf. bilag V, del C, nr. 26.

Det i feltet "Kommunikation" - "Udbudsbilag" – anførte bilag er rettelig et link til det samlede udbudsmateriale indeholdende dokumenter, kontraktudkast samt tilhørende bilag, som det af systemtekniske årsager ikke har været muligt at anføre.

Beskrivelse af mulighederne

Option 1: Integration til Microsoft Outlook, jf. Dokument A, punkt 8.1.1
Option 2: Køb af enheder til registrering af arbejdstid, jf. Dokument A, punkt 8.1.2
Mindstekravsoption 1: Native- eller hybridapplikation til mobile enheder, jf. Dokument A, punkt 8.1.3
Mindstekravsoption 2: Integration til KKI via Azure API manager, jf. Dokument A, punkt 8.1.4
Mindstekravsoption 3: Autentifikation af eksterne Brugere med NemLog-in, jf. Dokument A, punkt 8.1.5
Mindstekravsoption 4: Kursus for Standardbrugere, jf. Dokument A, punkt 8.1.6
Mindstekravsoption 5: Kursus for Systemadministratorer og Superbrugere, jf. Dokument A, punkt 8.1.7
Mindstekravsoption 6: Registrering af arbejdstid via enheder, jf. Dokument A, punkt 8.1.8
Kontraktuel option 1: Udvidelse af antal brugeradgange, jf. Dokument A, punkt 8.1.9
Kontraktuel option 2: Udvidelse af antal brugeradgange, jf. Dokument A, punkt 8.1.10

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres efter proceduren udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66.Ordregiver anvender udbudsproceduren udbud med forhandling med hjemmel i udbudslovens § 61, stk. 1, nr. 1, idet det vurderes at Ordregivers behov ikke kan imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger samt, at kontraktens kompleksitet fordrer, at det må anses for overvejende sandsynligt, at de tilbud som modtages, vil nødvendiggøre forhandling forud for tildeling. Ordregiver har herved bl.a. vurderet, at det ønskede it-system skal kunne integreres mod kommunens øvrige it-systemer.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Minimumskrav til egnethed til udøvelse af det pågældende erhverv, jf. udbudslovens § 141.

Ansøger skal være registeret i Det Centrale Virksomhedsregister (cvr.dk). For udenlandske virksomheder skal ansøger have en tilsvarende registrering i det land, hvor ansøgers virksomhed er etableret.

Ordregiver kan oplyse at, tilbudsgiver eller ansøger kan dokumentere, at minimumskravet er opfyldt ved fremlæggelse af:
- Det Centrale Virksomhedsregister (cvr.dk) eller for udenlandske tilbudsgivere et tilsvarende centralt register, handelsregister eller selskabsregister i det land tilbudsgiver er etableret.
Dokumentationen skal ikke afleveres i forbindelse med ansøgningen, men først når Ordregiver anmoder herom, jf. Dokument I, punkt 8.4.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142.
Ansøgers gennemsnitlige (middeltal) årlige omsætning i de 3 senest afsluttede regnskabsår, eller ansøgers omsætning i det senest afsluttede regnskabsår skal udgøre minimum DKK 1.000.000,00.

I henhold til udbudslovens § 142, kan Ordregiver oplyse at, tilbudsgiver eller ansøger kan dokumentere, at minimumskravet er opfyldt ved fremlæggelse af:
- Årsrapport for det seneste afsluttede regnskabsår eller anden erklæring om tilbudsgivers omsætning og egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår, medmindre Ordregiver kan tilgå disse oplysninger via en offentlig tilgængelig kilde (CVR.dk eller lignende).
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter, eller hvis dokumenterne ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til at Ordregiver kan fastslå om egnethedskravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt.
Dokumentationen skal ikke afleveres i forbindelse med ansøgningen, men først når Ordregiver anmoder herom, jf. Dokument I, punkt 8.4.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142.
Ansøger skal have en positiv egenkapital i det seneste disponible regnskabsår.

I henhold til udbudslovens § 142, kan Ordregiver oplyse at, tilbudsgiver eller ansøger kan dokumentere, at minimumskravet er opfyldt ved fremlæggelse af:
- Årsrapport for det seneste afsluttede regnskabsår eller anden erklæring om tilbudsgivers omsætning og egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår, medmindre Ordregiver kan tilgå disse oplysninger via en offentlig tilgængelig kilde (CVR.dk eller lignende).
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiver af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter, eller hvis dokumenterne ikke indeholder tilstrækkelige oplysninger til at Ordregiver kan fastslå om egnethedskravene til økonomisk og finansiel formåen er opfyldt.
Dokumentationen skal ikke afleveres i forbindelse med ansøgningen, men først når Ordregiver anmoder herom, jf. Dokument I, punkt 8.4.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 17 skal Ordregiver oplyse, at der i den udbudte kontrakt indgår en arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med arbejde udført for Københavns Kommune, jf. Bilag 15 Arbejdsklausul, samt en række krav inden for menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, klima og miljø, antikorruption samt andre former for finansiel kriminalitet, som kommunens Leverandører skal overholde ved opfyldelse af kontrakten. Disse krav er samlet under betegnelsen ESG (Environmental, Social, and Governance), der omfatter miljømæssig ansvarlighed, sociale forhold samt god ledelsespraksis, jf. Bilag 16 Leverandørens samfundsansvar - Københavns Kommunes ESG-bilag.

Yderligere oplysninger

Ansøgning, tilbud og øvrig kommunikation under udbudsforretningen skal være på dansk, jf. bilag V, del C nr. 22.

For så vidt angår ansøgningen udgøres denne af eESPD (Dokument E), som udfyldes af ansøger i Mercell Udbudsportal. Såfremt ansøger benytter en anden sprogversion af Mercell Udbudsportal end dansk, vil sproget i de fortrykte felter som genereres i eESPD’et i Mercell Udbudsportal svare til den sprogversion af Mercell Udbudsportal som ansøger benytter. I sådanne tilfælde vil Ordregiver lægge til grund, at de fortrykte felter svarer til den danske sprogudgave af eESPD’et, og Ordregiver vil således tillade at ansøgere fremsender et eESPD hvor de fortrykte felter er på et andet sprog end dansk. Tekst i de felter i eESPD’et som ansøger selv skal udfylde skal være på dansk.

Endvidere tillades det at dokumentation angående udelukkelse og egnethed, jf. Dokument I, punkt 8.4 må være formuleret på norsk, svensk eller engelsk.

Herudover tillades anvendelse af fremmedsprog når anvendelsen heraf er begrænset til enkeltstående ord eller sætninger, som er almindeligt anvendte branchespecifikke begreber, eller det i øvrigt fremgår af sammenhængen at fremmedsprog kan anvendes, f.eks. i forbindelse med adresseangivelser. Anvendelse af engelsk tillades i øvrigt, hvis der er tale om gengivelse af standardiseret teknisk indhold, som alene anvendes som kilde til støtte for den dansksprogede besvarelse af udbudsmaterialet.

Den i feltet "Aftalens genstand" - "Værdi" – "Forventet værdi eksklusive moms" anførte værdi som udgør kontraktens anslåede værdi i henhold til udbudslovens kapitel V.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 10 skal Ordregiver oplyse følgende om tidsrammen for levering af de af kontrakten omfattede tjenesteydelser og varer:
Leverandørens forpligtelser indtræder umiddelbart efter kontraktens indgåelse, idet fristen for levering af det it-system som udgør kontraktens hovedgenstand forfalder på overtagelsesdagen, som senest skal foreligge 155 arbejdsdage fra kontraktens indgåelse. Efter overtagelsesdagen skal leverandøren fortsat levere en række løbende ydelser indtil kontraktens ophør. Visse ydelser skal leveres som optioner, som skal leveres inden for den tidsramme der er angivet for den enkelte option i Dokument A, punkt 8.1.1-8.1.10.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i bilag V, del C, nr. 11, litra c skal Ordregiver oplyse nedenstående om dokumentation angående udelukkelsesgrunde.

Tilbudsgiver skal som en dansk virksomhed fremlægge en serviceattest, som er udstedt af Erhvervsstyrelsen, med oplysninger om:

- Udelukkelsesgrundene vedrørende straffedomme i henhold til udbudslovens § 135, stk. 1.
- Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 135, stk. 3.
- Udelukkelsesgrunde vedrørende konkurs, insolvens- eller likvidationsbehandling i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2.
- Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 6.

Er tilbudsgiver en udenlandsk virksomhed, så kan tilbudsgiver anvende e-Certis til at identificere de oplysninger og dokumenter, der kan anvendes som dokumentation. Udstedes der ikke dokumenter eller certifikater i det land, hvor tilbudsgivers virksomhed er etableret, så kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, så kan de erstattes af en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det pågældende land.

I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Der er et højeste antal ansøgere, som opfordres til at deltage i anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”Nej”.
I feltet "Procedure" - "Anden fase" - "Ansøgere" – ”Mindste antal ansøgere, der skal indkaldes til anden fase af proceduren” har Ordregiver af systemtekniske årsager været nødsaget til at svare ”3”.

I henhold til bilag V, del C, nr. 15 og udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 1 skal Ordregiver oplyse, at der i proceduren gøres brug af muligheden for at begrænse antallet af ansøgere der opfordres til at afgive tilbud, og at højst 3 ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud.

Ordregiver skal hertil bemærke følgende om processen:
Ordregiver vil prækvalificere 3 (tre) ansøgere, der opfordres til at afgive indledende tilbud. Modtager Ordregiver 3 eller færre ansøgninger, kan Ordregiver opfordre den eller de ansøgere der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Dokument I - Udbudsbetingelser punkt 6.1, og opfylder de fastsatte krav til egnethed, jf. Dokument I - Udbudsbetingelser, punkt 6.2, til at afgive indledende tilbud.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 145, stk. 3, nr. 2-3 skal Ordregiver henvise til de under ”Deltagelse” – ”Udvælgelseskriterier” anførte udvælgelseskriterier, nr. 1-5, hvoraf nr. 1-4 udgør minimumskrav til egnethed, jf. udbudslovens § 140, og nr. 5 udgør kriterier til udvælgelse såfremt der er flere ansøgere, som opfylder minimumskravene til egnethed, og som ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, end antallet af ansøgere, som ordregiveren opfordrer til at afgive tilbud, jf. udbudslovens § 145.

Til opfyldelse af oplysningsforpligtelserne i udbudslovens § 62, stk. 2, nr. 1-3 skal følgende oplyses:

Påtænkt forhandlingsforløb
Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som Ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre. Ordregiver kan f.eks. vælge at gennemføre flere eller færre forhandlingsrunder.

Forhandlings- og tilbudsfasen starter med, at tilbudsgiverne indsender et indledende tilbud på baggrund af Ordregivers udbudsmateriale.
Ordregiver forventer at afholde én (1) forhandlingsrunde.
Ordregiver kan afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt det vurderes hensigtsmæssigt. Alle tilbudsgivere får i det tilfælde tilbudt det samme antal forhandlingsmøder. Ordregiver gør ikke brug af flere (successive) faser med henblik på at begrænse antallet af tilbud, der skal forhandles om (shortlisting). Der ydes ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne, jf. Dokument I, punkt 3.3.
Ordregiver er berettiget til at antage et indledende tilbud, idet ethvert tilbud som afgives forud for det tidspunkt hvor Ordregiver har fastsat en frist for afgivelse af endeligt tilbud, anses for indledende tilbud.
Henset til at Ordregiver er berettiget til at antage indledende tilbud opfordres alle tilbudsgivere til at påse, at også deres indledende tilbud ikke indeholder forbehold, der kan give Ordregiver anledning til at anse tilbuddet for ukonditionsmæssigt.

Forhandlingsrunde(r)
Ordregiver forventer at afholde forhandlingsmøder med en forventet varighed på 2,5 time som afholdes ved fysisk fremmøde. Såfremt de modtagne tilbud giver anledning til at forhandlingsmøderne skal have en kortere eller længere varighed end 2,5 time, forbeholder Ordregiver sig retten til i invitationsskrivelserne at angive en kortere eller længere mødelængde. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at gennemføre forhandlingen på rent skriftligt grundlag, såfremt Ordregiver vurderer at de modtagne tilbud ikke nødvendiggør en mundtlig forhandling. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til i invitationsskrivelserne at angive, at forhandlingsmøder foregår gennem elektronisk fjernkommunikation med lyd og billede i Microsoft Teams.
Såfremt forhandlingsrunden har givet anledning til ændringer i udbudsmaterialet, afsluttes forhandlingsrunden ved at Ordregiver udsender revideret udbudsmateriale med opfordring til tilbudsgiverne til at afgive enten et nyt indledende tilbud eller et endeligt tilbud.
I forbindelse med Ordregivers fremsendelse af revideret udbudsmateriale vil Ordregiver endvidere vedlægge Dokument G (Kundens Ændringslog) så tilbudsgiver på en let og overskuelig måde kan danne sig et overblik over hvilke dele af udbudsmaterialet som er blevet ændret.
Tilbudsgiver kan anvende Dokument H (Tilbudsgivers ændringslog) til at give Ordregiver et overblik over hvilke dele af tilbudsgivers nye tilbud som er blevet ændret relativt til det forrige.
Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgiver ikke kan forvente, at Ordregiver i forbindelse med gennemførelse af en forhandlingsrunde foretager en endelig vurdering af de modtagne tilbuds konditionsmæssighed, og at det er tilbudsgivers egen risiko, at et afgivet tilbud er konditionsmæssigt.
Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et nyt indledende tilbud gennemføres en ny forhandlingsrunde i overensstemmelse med proceduren beskrevet i Dokument I, punkt 7.5.
Hvis forhandlingsrunden afsluttes ved Ordregivers opfordring til tilbudsgiverne til at afgive et endeligt tilbud afsluttes forhandlingsfasen, og Ordregiver kan ikke forhandle om de modtagne endelige tilbud.

Den i feltet "Procedure" - "Tidligere bekendtgørelser" - "Tidligere offentliggørelse om samme kontrakt" anførte bekendtgørelse er en bekendtgørelse af 18. december 2025 om udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune. Det pågældende udbud blev efterfølgende annulleret ved bekendtgørelse nr. 123707-2026 af 19. februar 2026.
Ordregiver har endvidere publiceret forhåndsmeddelelser i forbindelse med markedsdialog ved bekendtgørelse af 23. marts 2026, bekendtgørelse nr. 200776-2026, jf. bilag V, del C, nr. 26.

Det i feltet "Kommunikation" - "Udbudsbilag" – anførte bilag er rettelig et link til det samlede udbudsmateriale indeholdende dokumenter, kontraktudkast samt tilhørende bilag, som det af systemtekniske årsager ikke har været muligt at anføre.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til LBK nr. 448 af 8.5.2024 om Klagenævnet for Udbud (med senere ændringer) gælder følgende frister for indgivelse af klage:



Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af særlige bestemmelser om prækvalifikation, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage efter, at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.



Klage over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden;

30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at kontrakten er indgået, forudsat at underretningen har indeholdt en begrundelse for beslutningen.



Klage over indgåelse af rammeaftaler efter udbudslovens afsnit II, III og §§ 191 og 192, efter tilbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

6 måneder regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. naevneneshus.dk



Klage over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har meddelt sin beslutning.



Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4 for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden

30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en sådan bekendtgørelse, forudsat at bekendtgørelsen med henblik på frivillig forudgående gennemsigtighed indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning.



Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden efter lovens § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. Hvis klagen ikke er indgivet i disse perioder, skal klageren tillige angive, om der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.