Udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune

Københavns Kommune - Økonomiforvaltningen

Der efterspørges et it-system der kan fungere som brugernes og ledernes primære brugergrænseflade til registrering af arbejdstid, aktiviteter, ferie og fravær. Derudover skal lederne have mulighed for at kunne lave gennemgang af medarbejdernes registreringer.Som option efterspørges der endvidere fysiske terminaler eller tilsvarende enheder til registrering af komme- og gåtider.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2026-01-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-12-18.

Hvem?

• Københavns Kommune - Økonomiforvaltningen

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København
• Midtjylland › Vestjylland
• Oslo og Viken › Oslo

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2025-12-18	Udbudsbekendtgørelse
2025-12-19	Udbudsbekendtgørelse
2026-01-15	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2025-12-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Udbud af kontrakt om et fælles tidsregistreringssystem til Københavns Kommune
Referencenummer: 24-5648
Kort beskrivelse:

Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Anslået værdi uden moms: 27 322 600 DKK 💰
Supplerende kontrakttype: Varer
Beskrivelse
Intern ID: 24-5648
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Yderligere oplysninger:

Tilbud og øvrig kommunikation under udbudsforretningen skal være på dansk, jf. bilag V, del C, nr. 21. Som foreløbigt bevis angående udelukkelse og egnethed udfyldes eESPD (Dokument E) af til-budsgiver i Mercell Sourcing Service. Såfremt tilbudsgiver benytter en anden sprogversion af Mercell Sourcing Service end dansk, vil sproget i de fortrykte felter som genereres i eESPD’et i Mercell Sourcing Service svare til den sprogversion af Mercell Sourcing Service som tilbudsgiver benytter. I sådanne tilfælde vil Ordregiver lægge til grund, at de fortrykte felter svarer til den danske sprogudgave af eESPD’et, og Ordregiver vil således tillade at tilbudsgivere fremsender et eESPD hvor de fortrykte felter er på et andet sprog end dansk. Tekst i de felter i eESPD’et som tilbudsgiver selv skal udfylde skal være på dansk. Endvidere tillades det, at eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer samt dokumentation angående udelukkelse og egnethed, jf. pkt. 7.4, må være formuleret på dansk eller engelsk. Herudover kan Bilag 9b (Leverandørens tredjepartslicensbetingelser) være på engelsk. Den i feltet "Aftalens genstand" - "Værdi" – "Forventet værdi eksklusive moms" anførte værdi som rettelig er kontraktens anslåede værdi i henhold til udbudslovens kapitel V, er rettelig DKK 27.322.600,00 som det af systemtekniske årsager ikke har været muligt at anføre. Det i feltet "Kommunikation" - "Udbudsbilag" – anførte bilag er rettelig et link til det samlede udbudsmateriale indeholdende dokumenter, kontraktudkast samt tilhørende bilag, som det af systemtekniske årsager ikke har været muligt at anføre.

Yderligere produkter/tjenester:

Diverse programpakker og computersystemer 📦

Installation af tidsregistreringsudstyr 📦

Internettjenester 📦

+ 5 mere

Programmering af software og konsulentvirksomhed 📦

Programpakker og informationssystemer 📦

Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb 📦

Tidskontrolsystem 📦

Tidskontrolsystem eller apparat til arbejdstidsregistrering 📦

Land: Danmark 🇩🇰
Sted for udførelsen: Byen København 🏙️
Varighed: 48 måneder
Højeste antal fornyelser: 1
Yderligere oplysninger om fornyelser:

Kontrakten træder i kraft ved begge Parters underskrivelse og løber i 4 år fra Overtagelsesdagen. Med et varsel på mindst 3 mdr. til udgangen af ovennævnte kontraktperiode kan Kunden ved Meddelelse på uændrede vilkår forlænge Kontrakten med 4 år.

Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:

Option 1: Integration til KMD Opus Vagtplan (KAS), jf. Dokument A, pkt. 8.1.1 Option 2: Integration til KMD Opus Personale, jf. Dokument A, pkt. 8.1.2 Option 3: Nedarvning af data til adgangsstyring via KKorg, jf. Dokument A, pkt. 8.1.2 Option 4: Integration til Microsoft Outlook, jf. Dokument A, pkt. 8.1.4 Option 5: E-læringskursus for Standardbrugere, jf. Dokument A, pkt. 8.1.5 Option 6: E-læringskursus for Systemadministrator- og Superbrugere, jf. Dokument A, pkt. 8.1.6 Mindstekravsoption 1: Mobil- og tabletapplikationer, jf. Dokument A, pkt. 8.1.7 Mindstekravsoption 2: Autentifikation af eksterne Brugere med NemLog-in, jf. Dokument A, pkt. 8.1.8 Mindstekravsoption 3: Kursus for Standardbrugere, jf. Dokument A, pkt. 8.1.9 Mindstekravsoption 4: Kursus for Systemadministrator- og Superbrugere, jf. Dokument A, pkt. 8.1.10 Mindstekravsoption 5: Registrering af arbejdstid via enhed, jf. Dokument A, pkt. 8.1.11 Mindstekravsoption 6: Køb af enheder til registrering af arbejdstid, jf. Dokument A, pkt. 8.1.12

Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 30
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 70
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:

Udbuddet gennemføres efter proceduren offentligt udbud, jf. udbudslovens §§ 56-57.

Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2026-01-20 10:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2026-01-20 10:00:00 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6 måneder
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Åbningsdato: 2026-01-20 10:00:00 📅
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2026-01-14 09:00:00 📅
Yderligere oplysninger:

Ordregiver forbeholder sig retten til at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre de modtagne tilbud, jf. udbudslovens § 159, stk. 5.

Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Oplysninger om reserverede kontrakter
Udførelsen af kontrakten er begrænset til programmer for beskyttet beskæftigelse

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Københavns Kommune - Økonomiforvaltningen
Nationalt registreringsnummer: 64942212
Afdeling: Økonomiforvaltningen
Postadresse: Borups Allé 177
Postnummer: 2400
Postby: København NV
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Mark Johansen
E-mail: yg3m@kk.dk 📧
Telefon: +45 51778722 📞
Fax: +45 51778722 📠
Den ordregivende myndigheds type
Regional eller lokal myndighed
Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenesteydelser
Kommunikation
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/272928935.aspx 🌏
URL for deltagelse: https://permalink.mercell.com/272928935.aspx 🌏
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud - Nævnenes Hus
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
Fax: +45 33307799 📠
URL: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
Fax: +45 41715100 📠
URL: http://www.kfst.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort; 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen; 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4; 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2025/S 245-845632 (2025-12-18)

Udbudsbekendtgørelse (2025-12-19)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 27 322 600 DKK 💰

Procedure
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2026-01-21 10:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2026-01-21 10:00:00 📅
Udbudsbetingelser
Åbningsdato: 2026-01-21 10:00:00 📅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2026-01-15 09:00:00 📅

Ændringer
Tekst, der skal berigtiges i den oprindelige meddelelse
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000
Andre supplerende oplysninger

Udbudsmaterialet er ved en teknisk fejl ikke blevet uploadet i forbindelse med bekendtgørelsen af udbuddet, hvilket er årsagen til pågældende ændring. Som konsekvens af fejl er tilbudsfristen forlænget. Tilbudsfristen udløber herefter onsdag den 21. januar 2025, kl. 11:00.

Hovedårsagen til ændringen: Ajourførte oplysninger
Oplysninger om ændringer
Udgave af den foregående bekendtgørelse, der skal ændres: cb62650b-e915-4813-aff9-f754a428da31-01
Kilde: OJS 2025/S 246-852351 (2025-12-19)

Udbudsbekendtgørelse (2026-01-15)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået værdi uden moms: 27 322 600 DKK 💰

Procedure
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2026-01-21 14:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2026-01-21 14:00:00 📅
Udbudsbetingelser
Åbningsdato: 2026-01-21 14:00:00 📅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2026-01-15 13:00:00 📅

Ændringer
Tekst, der skal berigtiges i den oprindelige meddelelse
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000
Andre supplerende oplysninger

Ordregiver har fremkommet med supplerende oplysninger og har på den baggrund forlænget spørge- og tilbudsfristen.

Hovedårsagen til ændringen: Ajourførte oplysninger
Oplysninger om ændringer
Udgave af den foregående bekendtgørelse, der skal ændres: 960b76f9-ecbf-4141-91bb-187c31910248-01
Kilde: OJS 2026/S 011-034123 (2026-01-15)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (2 nye indkøb)