Offentligt udbud vedrørende levering af overfaldsalarmsystem til Regionspsykiatrien Midt i Viborg

Kort beskrivelse

Det nuværende overfaldsalarmsystem i Regionspsykiatrien Midt i Viborg skal skiftes, da det ikke længere er muligt at skaffe reservedele, og da det flere steder er forældet. Ordregiver ønsker således med dette udbud at indgå kontrakt om et nyt overfaldsalarmsystem til Ordregivers ansatte.

Bygningerne er af ældre dato, og indenfor 5 – 6 år skal der ske udflytning til nyt hospital, hvorfor kontraktlængden afspejler den forventede resterende tid der drives hospital i de eksisterende bygninger.

Det nye overfaldsalarmsystem skal etableres på adresserne Søndersøparken 1A, 1B og 1C (Højhuset) samt Søndersøparken 21. Overfaldsalarmsystemet skal kunne fungere som en såkaldt ”ø-løsning”, hvor det kan køre uafhængigt af wi-fi, GSM mv., da der ikke er tilstrækkelig med dækning i bygningerne. Overfaldsalarmsystemets managementløsning skal etableres og driftes i Ordregivers driftsmiljø, hvor Ordregiver står for drift og vedligeholdelse af servere samt driftsprogrammel, og Leverandørens ansvar for vedligeholdelse alene rækker til Leverandørens programmel og den etablerede hardware.

Der vil være bygninger og afdelinger i tilknytning til de omfattede, jf. ovenfor, hvortil alarmerne skal kunne sende signal via en simpel opkobling. Dette gælder Børne- og Ungeafdelingen, en idrætshal samt en pavillon i tilknytning til Søndersøparken 1.

For yderligere beskrivelse af det udbudte henvises til Kontrakten med tilhørende bilag.

Beskrivelse af udbuddet

Det nuværende overfaldsalarmsystem i Regionspsykiatrien Midt i Viborg skal skiftes, da det ikke længere er muligt at skaffe reservedele, og da det flere steder er forældet. Ordregiver ønsker således med dette udbud at indgå kontrakt om et nyt overfaldsalarmsystem til Ordregivers ansatte.

Bygningerne er af ældre dato, og indenfor 5 – 6 år skal der ske udflytning til nyt hospital, hvorfor kontraktlængden afspejler den forventede resterende tid der drives hospital i de eksisterende bygninger.

Det nye overfaldsalarmsystem skal etableres på adresserne Søndersøparken 1A, 1B og 1C (Højhuset) samt Søndersøparken 21. Overfaldsalarmsystemet skal kunne fungere som en såkaldt ”ø-løsning”, hvor det kan køre uafhængigt af wi-fi, GSM mv., da der ikke er tilstrækkelig med dækning i bygningerne. Overfaldsalarmsystemets managementløsning skal etableres og driftes i Ordregivers driftsmiljø, hvor Ordregiver står for drift og vedligeholdelse af servere samt driftsprogrammel, og Leverandørens ansvar for vedligeholdelse alene rækker til Leverandørens programmel og den etablerede hardware.

Der vil være bygninger og afdelinger i tilknytning til de omfattede, jf. ovenfor, hvortil alarmerne skal kunne sende signal via en simpel opkobling. Dette gælder Børne- og Ungeafdelingen, en idrætshal samt en pavillon i tilknytning til Søndersøparken 1.

For yderligere beskrivelse af det udbudte henvises til Kontrakten med tilhørende bilag.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Delaftaler:
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.

Spørgsmål og svar:
Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål direkte i ETHICS.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i ETHICS.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8, vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Dokumentation for deltagelse:
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde:
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen:
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
• Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse:
Hvis Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning, skal der indsendes følgende dokumentation:

• en støtteerklæring, hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
• en erklæring, hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type: Tilbudsgiver anfører de op til tre (3) referencer, som opfylder mindstekravet jf. nedenfor.

Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan dokumentere minimum én (1) reference fra en aftale udført indenfor de seneste fem (5) år, som omfatter Tilbudsgivers levering og drift af et overfaldsalarmsystem til en psykiatrisk afdeling. Referencen indeholder således både etablering og opsætning / montering af overfaldsalarmsystemet samt driften i form af vedligeholdelse og support.

Udelukkelsesgrunde efter udbudslovens § 134a:
Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.

Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Delaftaler:
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Kontrakt, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.

Spørgsmål og svar:
Spørgsmål og svar
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Alle spørgsmål skal stilles i ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.

Ordregiver besvarer spørgsmål direkte i ETHICS.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i ETHICS.

I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelsernes punkt 1.8, vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Dokumentation for deltagelse:
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

ESPD Del III – Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde:
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:

• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)

Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.

Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget.

Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.

Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen:
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
• Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse:
Hvis Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning, skal der indsendes følgende dokumentation:

• en støtteerklæring, hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
• en erklæring, hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.

2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.