Offentligt udbud af rammeaftale vedr. medarbejderordning til Region Nordjylland

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter en Rammeaftale vedr. medarbejderordning til Region Nordjyllands medarbejdere.
Region Nordjyllands medarbejdere gives adgang til et sortiment af produkter,
tilbehør og services, som de kan finansiere over lønnen. Sortimentet består bl.a. af
tablets, smartphones, smartwatches, computere samt velfærdsydelser mv.
Region Nordjylland ønsker at indgå rammeaftale med en leverandør, der stiller
populære produkter, tilbehør og services til rådighed til attraktive priser for
Ordregivers medarbejdere. Leverandørens omsætning på rammeaftalen er således
afhængig af Ordregivers medarbejderes forbrug, og derfor er pris og kvalitet
afgørende faktorer for, hvor stor en omsætning, leverandøren kan generere på
rammeaftalen.
Region Nordjylland forventer at gennemføre to (2) årlige bestillingsrunder for
medarbejderne. Første bestillingsrunde afholdes i 2. kvartal 2025. Efterfølgende
bestillingsrunder planlægges i et samarbejde mellem Ordregiver og Leverandør.
Leverandøren stiller en webportal til rådighed, hvor medarbejderne kan logge ind
vha. single sign on og bestille produkter, tilbehør og services. Herudover varetager
Leverandøren en supportfunktion, hvor medarbejderne og Region Nordjylland kan
stille spørgsmål til ordningen mv.
På baggrund af opgørelser fra tidligere tilbudte medarbejderordninger forventer
Region Nordjylland at op til 1.800 medarbejdere vil benytte tilbuddet pr. bestilling,
svarende til ca. 3.600 medarbejdere pr. år.
Den årlige totale volumen er estimeret til cirka 15.000 medarbejdere. Tallet er
baseret på antallet af medarbejdere i Region Nordjylland, og er fastsat ud fra, at alle
medarbejdere skal have mulighed for at benytte medarbejderordningen. Graden af
anvendelse afhænger dog af ordningens popularitet, og Ordregiver henstiller derfor
til, at Tilbudsgiver orienterer sig i ovenstående, historiske data.
Rammeaftalens maksimale omfang/værdi er i bekendtgørelsen angivet i kr./øre,
baseret på, at samtlige ansatte i Region Nordjylland (15.000 medarbejdere) i
gennemsnit køber produkter, tilbehør og/eller services for 2.500 kr./år. Volumen er
udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal og estimater, hvorfor de
ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet omfatter en Rammeaftale vedr. medarbejderordning til Region Nordjyllands medarbejdere.
Region Nordjyllands medarbejdere gives adgang til et sortiment af produkter,
tilbehør og services, som de kan finansiere over lønnen. Sortimentet består bl.a. af
tablets, smartphones, smartwatches, computere samt velfærdsydelser mv.
Region Nordjylland ønsker at indgå rammeaftale med en leverandør, der stiller
populære produkter, tilbehør og services til rådighed til attraktive priser for
Ordregivers medarbejdere. Leverandørens omsætning på rammeaftalen er således
afhængig af Ordregivers medarbejderes forbrug, og derfor er pris og kvalitet
afgørende faktorer for, hvor stor en omsætning, leverandøren kan generere på
rammeaftalen.
Region Nordjylland forventer at gennemføre to (2) årlige bestillingsrunder for
medarbejderne. Første bestillingsrunde afholdes i 2. kvartal 2025. Efterfølgende
bestillingsrunder planlægges i et samarbejde mellem Ordregiver og Leverandør.
Leverandøren stiller en webportal til rådighed, hvor medarbejderne kan logge ind
vha. single sign on og bestille produkter, tilbehør og services. Herudover varetager
Leverandøren en supportfunktion, hvor medarbejderne og Region Nordjylland kan
stille spørgsmål til ordningen mv.
På baggrund af opgørelser fra tidligere tilbudte medarbejderordninger forventer
Region Nordjylland at op til 1.800 medarbejdere vil benytte tilbuddet pr. bestilling,
svarende til ca. 3.600 medarbejdere pr. år.
Den årlige totale volumen er estimeret til cirka 15.000 medarbejdere. Tallet er
baseret på antallet af medarbejdere i Region Nordjylland, og er fastsat ud fra, at alle
medarbejdere skal have mulighed for at benytte medarbejderordningen. Graden af
anvendelse afhænger dog af ordningens popularitet, og Ordregiver henstiller derfor
til, at Tilbudsgiver orienterer sig i ovenstående, historiske data.
Rammeaftalens maksimale omfang/værdi er i bekendtgørelsen angivet i kr./øre,
baseret på, at samtlige ansatte i Region Nordjylland (15.000 medarbejdere) i
gennemsnit køber produkter, tilbehør og/eller services for 2.500 kr./år. Volumen er
udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal og estimater, hvorfor de
ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Yderligere oplysninger

Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.
Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s
sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
Opdel eller forklar. Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål direkte i udbudssystemet ETHICS.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8, vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive
besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb,
alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt
byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som
udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til
supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
Verifikation for oplysninger angivet i ESPD.
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring,
fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til
udbudslovens §§ 144 og 152. I punkt 2.3.1 og 2.3.2 beskrives det, hvordan denne
dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver,
sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere
den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal
uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra
bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre
enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former
for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online
informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation,
der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller
de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan
de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en
erklæring på tro og love.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Finansielle nøgletal: For så vidt angår de finansielle nøgletal (såsom forholdet mellem aktiver og passiver), der er anført i den relevante meddelelse, i udbudsdokumenterne eller i ESPD, erklærer den økonomiske aktør, at de faktiske værdier for de nøgletal, der anmodes om, er som følger:
Tilbudsgiver oplyser egenkapitalen
som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår,
hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i
Årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 1441 af 14/11/2022).
Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er positiv for hvert af de seneste tre (3)
afsluttede regnskabsår.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår vareindkøbskontrakter: levering af leverancer af den anførte type: Kun for så vidt angår offentlige vareindkøbskontrakter: I referenceperioden har den økonomiske aktør leveret følgende betydelige leverancer af den anførte type. Ordregivende myndigheder kan kræve op til tre års erfaring og tillade, at der tages hensyn til erfaring, som ikke er indhøstet inden for de seneste tre år.
Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver kan dokumentere at have erfaring med håndtering af
bruttolønsordninger baseret på en webportal til bestilling af produkter og services med en årlig volumen på mindst 1000 medarbejdere, samt håndtering af supportfunktion i form af en chatbot eller lign. til håndtering af medarbejdernes henvendelser.
Mindstekravet kan opfyldes ved en reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.

Er den økonomiske aktør etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO's Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.
Ordregiver skal endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s
sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
Opdel eller forklar. Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – øget mulighed for at afgive tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål direkte i udbudssystemet ETHICS.
Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet ETHICS.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8, vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive
besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb,
alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt
byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som
udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til
supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
Verifikation for oplysninger angivet i ESPD.
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring,
fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til
udbudslovens §§ 144 og 152. I punkt 2.3.1 og 2.3.2 beskrives det, hvordan denne
dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver,
sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere
den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal
uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Virk.
Serviceattesten må maksimalt være seks 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra
bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre
enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former
for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online
informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation,
der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller
de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan
de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en
erklæring på tro og love.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller
forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud
inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte
ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når
underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den
Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen
regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har
underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale
med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis
underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen
efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og
tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin
beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller
forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående
offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende,
skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra
dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud
§ 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at
ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder
begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.
dk.
I henhold til § 7 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for
Udbud (i det følgende benævnt Lov om Klagenævnet for Udbud), gælder følgende
frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller
forsyningsvirksomhedsdirektivet, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud
inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte
ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når
underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den
Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen
regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har
underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale
med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis
underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen
efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og
tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin
beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller
forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående
offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende,
skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra
dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud
§ 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at
ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder
begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest
samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette
ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt
klagen er indgivet i standstillperioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen
ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk.