Leje af biler uden chauffør til tjenstlig brug til Aarhus Kommune

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter følgende to rammeaftaler:
Delaftale 1: Rammeaftale om leje af personbiler, minibusser og varevogne uden chauffør til tjenstlig brug til Aarhus Kommune.
Delaftale 2: Rammeaftale om leje af arbejdsbiler uden chauffør til tjenstlig brug til Aarhus Kommune

Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler. En leverandør kan tildeles en eller begge delaftaler.

Alle køretøjer skal frit kunne afhentes og afleveres indenfor Aarhus Kommune.

Beskrivelse af udbuddet

Aftalen omfatter udlejning af personbiler, minibusser og varevogne til Aarhus Kommune til tjenstlig brug.

Leverandøren er forpligtet til at levere de biler, som er angivet i tilbudslisten, på de vilkår, som er angivet i Aftalen inkl. alle bilag.

Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Aarhus Kommune løbende afgiver.

Det skal være muligt for alle brugere med minimum 12 måneders førerret og gyldigt kørekort i Aarhus Kommune at føre et lejet køretøj – uanset alder.

Alle køretøjer skal frit kunne afhentes og afleveres indenfor Aarhus Kommune.

Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug på området, der er omfattet af delaftale 1, udgør på årsbasis cirka 1 mio. danske kr. ekskl. moms.

Beskrivelse af mulighederne

Aftalen træder i kraft den 01.09.2025 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.08.2027, jf. dog afsnit 21 Misligholdelse og afsnit 22 Ophævelse og opsigelse af Aftalen.

Aarhus Kommune kan forlænge Aftalen maksimalt to gange. Hver forlængelse kan være på op til 12 måneder på uændrede vilkår eller på ændrede vilkår, men som aftales mellem parterne og som samlet set er økonomisk gunstige for Aarhus Kommune. Den samlede forlængelse kan således maksimalt udgø-re 24 måneder i alt.

Forlænges aftalen på uændrede vilkår, skal der sendes meddelelse herom til Leverandøren senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse.

Forlænges aftalen på ændrede vilkår, vil aftalens overordnede karakter ikke blive ændret. Meddelelse herom skal gives til Leverandøren senest 1 måned før aftaleudløb, i modsat fald ophører aftalen uden særskilt opsigelse.

Aarhus Kommune kan udnytte optionen helt eller delvist og ad en eller flere omgange. Såfremt optionen udnyttes, ophører Aftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.
Leverandøren kan ikke kræve aftaleperioden forlænget.

Beskrivelse af udbuddet

Aftalen omfatter udlejning af arbejdsbiler til Aarhus Kommune til tjenstlig brug.

Leverandøren er forpligtet til at levere de køretøjer, som er angivet i tilbudslisten på de vilkår, som er angivet i Aftalen inkl. alle bilag.

Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som Aarhus Kommune løbende afgiver.

Det skal være muligt for alle brugere med minimum 12 måneders førerret og gyldigt kørekort i Aarhus Kommune at føre et lejet køretøj – uanset alder.

Alle køretøjer skal frit kunne afhentes og afleveres indenfor Aarhus Kommune.

Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug på området, der er omfattet af delaftale 1, udgør på årsbasis cirka 1,3 mio. danske kr. ekskl. moms.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Tilbudsgiver skal angive referencer for de betydeligste lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år (regnet til og med tilbudsfristens dato). Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse. Der skal angives minimum 3 referencer.

Ved lignende opgave menes udlejning af køretøjer med minimum 4 hjul, hvor der er realiseret en omsætning. Mindst en af referencerne skal indeholde udlejning af minimum 10 køretøjer i en og samme ordre (denne ordre skal være udført inden for de seneste 3 år (regnet til og med tilbudsfristens dato)).

For hver reference angives følgende:
• Kundens navn (f.eks. kommune) samt kontaktperson med kontakt-oplysninger hos kunden
• Referencens start og evt. slut
• Kort beskrivelse af referencens ydelser herunder hvilke typer køretøjer referencen indeholder (med typer menes f.eks. personbil, varevogn, minibus mm.)
• Om referencen har realiseret en omsætning
• Om referencen indeholder en ordre på 1 udlejning af minimum 10 køretøjer, som er udført inden for de seneste 3 år (regnet til og med tilbudsfristens dato).

For så vidt angår rammeaftaler gøres opmærksom på, at kun aftaleforhold under rammeaftalen, hvor der er realiseret en omsætning og som i øvrigt opfylder de fastsatte krav, vil blive godkendt som referencer.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Aarhus Kommunes betalingsbetingelser er fakturaens fremsendelsesdag plus 30 kalenderdage. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på forfaldsdag betragtes som rettidig betaling.

Falder den sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.

Yderligere oplysninger

De efterspurgte oplysninger i henhold til ESPD udfyldes direkte i Comdia udbudssystem i forbindelse med afgivelse af tilbud. Se evt. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning vedr. udfyldelse af ESPD: https://www.kfst.dk/media/vs1d5abq/espd_det_faelles_europaeiske_udbudsdokument_topt.pdf.

De oplysninger, der skal fremgå af ESPD vedrører afsnit 5 om udelukkelsesgrunde samt afsnit 6 om egnethed.

Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af aftalen, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra de(n) tilbudsgiver(e), som Aarhus Kommune forventer at indgå aftale med.

De(n) tilbudsgiver(e) som Aarhus Kommune forventer at indgå aftale(r) med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er udstedt maksimalt 6 måneder før tilbudsfristen. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2-3 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester.
Serviceattesten kan kun indeholde oplysning om, hvorvidt virksomheder eller ledelsespersoner er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold, hvis de har givet samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattest. Vær derfor opmærksom på, at der aktivt skal gives dette samtykke i forbindelse med rekvirering af serviceattesten.
Den straffeattest, som Erhvervsstyrelsen har beføjelser til at indhente (til offentligt brug), dækker dog kun de seneste to år, og ikke de foreskrevne fem år. Derfor skal ledelsespersonerne også på tro og love erklære, at de ikke er dømt og/eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som ikke er indeholdt i den indhentede straffeattest.
I praksis kan tilbudsgiver indgive både samtykkeerklæring samt tro og love-erklæring ved at anvende den skabelon hertil, som findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at hvis dokumenter eller certifikater ikke udstedes af den pågældende medlemsstat eller land eller ikke er dækkende for udelukkelsesgrunden, kan de erstattes af en erklæring under ed. I lande, hvor edsaflæggelse ikke anvendes, kan en erklæring på tro og love accepteres. Den skal opfylde en af følgende betingelser:
• Afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed
• Afgivet for en notar
• Afgivet for en kompetent faglig organisation i hjemlandet eller et senere opholdsland.

Som dokumentation for, at virksomheden og dennes eventuelle underleverandører og støttende enheder ikke er omfattet af Rådets forordning (EU) nr. 833/2014, artikel 5k, litra a-c (indsat ved forordning nr. 2022/576 af 8. april 2022 og ændret ved forordning nr. 2023/427 af 25. februar 2023) som beskrevet i afsnit 5.1 Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering indhentes underskrevet Tro- og loveerklæring vedrørende russisk etablering og ejerskab, se udbudsbilag 5. Ordregiver kan kræve yderligere dokumentation i form af koncerndiagrammer, ejerskabsfortegnelser mv.
Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra de(n) tilbudsgiver(e), som Aarhus Kommune forventer at indgå aftale med. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer.

Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Ordregiver anmoder herom:
Tilbudsgivers regnskaber eller uddrag heraf, for det seneste års disponible årsregnskaber, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.
Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.

Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortier), udfyldes ESPD med oplysningerne for hver deltager i konsortiet.
Ved tilbud, der baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen udfyldes ESPD med op-lysningerne for den/disse enhed(er).

Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.

Aarhus Kommune er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a-136, hvis ikke tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138.
Tilbudsgiver skal i ESPD’et i Comdia angive, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund.

Desuden gælder i dette udbud følgende frivillige udelukkelsesgrunde. Aarhus Kommune er således forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde (medmindre tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138):
• Tilbudsgiver har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.
• Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 2.
• Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiver har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 3.
• Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 4.
• Aarhus Kommune kan påvise, at tilbudsgiver uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis tilbudsgiver har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt tilbudsgiver groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 5.

Der henvises til afsnit 11.3.4 Udfyldelse af ESPD.

Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige. Aarhus Kommune forbeholder sig dog muligheden for at bringe reparationsreglen i § 159, stk. 5, i anvendelse, såfremt visse oplysninger mangler eller ikke er fyldestgørende, forudsat at dette kan ske inden for rammerne af bestemmelsen.

5.1. Udelukkelse pga. russisk ejerskab eller etablering
Der kan ikke tildeles aftaler til virksomheder, som er omfattet af følgende forhold, som beskrevet i Rådets forordning (EU) nr. 833/2014, artikel 5k, litra a-c (indsat ved forordning nr. 2022/576 af 8. april 2022 og ændret ved forordning nr. 2023/427 af 25. februar 2023), hvorefter det er forbudt at tildele offentlige kontrakter til eller med:

a) russiske statsborgere, fysiske personer, der er bosiddende i Rusland, eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b),

Ligeledes kan der ikke anvendes underleverandører eller støttende enheder, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien.

Tro- og loveerklæringen indhentes hos de(n) tilbudsgiver(e), som Aarhus Kommune forventer at indgå aftalerne med. Der henvises til afsnit 11.3.4.

Følgende selvejende institutioner er omfattet af delaftalerne:
• Magistratsafdelingen for Sundhed og Omsorg: Plejehjemmet Sct. Olaf, Hjulbjergvej 58, 8270 Højbjerg, CVR-nr. 27776817

• Magistratsafdelingen for Børn og Unge: Børnehaven Mosegården, Rosenvangs Allé 212, 8270 Højbjerg, CVR-nr. 52916216

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.