Implementeringspartner til HR system

Aalborg Universitet

Dette udbud vedrører udbud af en implementeringspartner til HR System baseret på Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Human Resources. AAU har identificeret et strategisk behov for at udskifte det nuværende personalesystem, der i sin nuværende form ikke understøtter universitetets krav til moderne og effektive HR-processer. Aalborg Universitet har i forbindelse med en markedsanalyse afprøvet Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations Human Resources (omtales Dynamics HR) og har besluttet at gå videre med Dynamics HR som platform til et nyt HR-system. Afprøvningen omfattede demonstrationer og test af udvalgte HR-processer i samarbejde med HR-medarbejdere, ledere og ansatte fra udvalgte pilotinstitutter og -afdelinger. Efterfølgende er der lavet en evaluering, som viste, at Dynamics HR i høj grad matcher universitetets behov og tekniske forudsætninger, herunder eksisterende erfaringer med Microsofts Power Platform og øvrige Microsoft Dynamics-løsninger. AAU ønsker med dette udbud et samarbejde med en implementeringspartner med dokumenteret erfaring og stærke kompetencer inden for konfiguration, udvikling og implementering af HR-systemer baseret på Microsoft Dynamics 365 F&O HR. Leverandøren skal kunne indgå som en aktiv og kvalificeret samarbejdspartner igennem projektet og bidrage til en effektiv og sikker overgang fra det nuværende Oracle-baserede HR-system til den nye HR-platform. Det er derfor afgørende for AAU, at tilbudsgiverne i deres tilbud fokuserer på at bidrage med en høj kvalitet samtidigt med, at der tilbydes en attraktiv pris.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2025-12-15. Indkøbet blev offentliggjort på 2025-11-09.

Hvem?

• Aalborg Universitet

Hvad?

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København
• Midtjylland › Vestjylland
• Nordjylland › Nordjylland
• Oslo og Viken › Oslo

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2025-11-09	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2025-11-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Implementeringspartner til HR system
Referencenummer: 891c4444-8ab0-43a1-84e9-90779334062a
Kort beskrivelse:

Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Anslået værdi uden moms: 7 100 000 DKK 💰
Beskrivelse
Intern ID: 55dee00b-2693-4bdb-8681-130e20e03bc4
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Yderligere produkter/tjenester:

Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel 📦

Konsulentvirksomhed i forbindelse med projektstyring 📦

Programmelvedligeholdelses- og reparationstjenester 📦

+ 2 mere

Programmeringstjenester 📦

Support- og konsulentvirksomhed i forbindelse med edb 📦

Grønne udbudskriterier: Andre kriterier for grønne offentlige udbud
Hovedsted eller sted for udførelsen:

Parterne drøfter og planlægger mødefrekvens og mødeformen (fysisk eller virtuelt) for de løbende møder i forbindelse med implementeringsfasen. Frekvens og lokation på møderne vil variere afhængig af mødetype og hvilken fase projektet er i. Fysiske møder afholdes som udgangspunkt på Kundens lokation i Aalborg, hvor Kunden stiller passende lokaler til rådighed. Begge parter kan frembringe krav om afholdelse af fysisk møde. Hver af parterne pådrager sig egne udgifter til afholdelse af fysiske møder, herunder også transportomkostninger.

Land: Danmark 🇩🇰
Sted for udførelsen: Nordjylland 🏙️
Varighed: 6 år
Højeste antal fornyelser: 1
Yderligere oplysninger om fornyelser:

Kunden kan dog med et varsel på tre måneder forlænge aftalen med op til samlet 2 år

Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:

Priserne kan reguleres en gang årligt med virkning pr. 1. februar og med udgangspunkt i udviklingen i nettoprisindekset for december måned. Første prisregulering kan ske den 1. februar 2027. Det påhviler Leverandøren at fremsætte anmodning om prisregulering. Denne anmodning skal være meddeles Kunden senest en måned før ikrafttrædelse. Leverandøren mister retten til prisregulering, såfremt der ikke sker rettidig meddelelse til Kunden.

Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 30
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 70
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven §§ 56-57 (Lov nr. 116 af 03/02/2025 med senere ændringer). Betingelser for afgivelse af tilbud fremgår af udbudsbetingelserne afsnit 11. Bestemmelser om tildeling fremgår af udbudsbetingelserne punkt 12. Omkostninger i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning er AAU uvedkommende, herunder også hvis AAU måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen for en eller flere af delaftalerne uden tildeling af kontrakt. AAU er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud.

Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-12-15 11:00:00 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 4 måneder
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Avanceret eller kvalificeret elektronisk signatur eller segl (jf forordning (EU) nr 910/2014) er påkrævet
Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Yderligere oplysninger:

AAU gennemgår tilbuddene med henblik på at undersøge, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav opstillet i udbudsmaterialet. AAU har mulighed for at indhente supplerende oplysninger mv. efter fremgangsmåden i udbudsloven § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav. AAU er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne. Tilbudsevalueringen foregår således på baggrund af de oplysninger, tilbudsgiver har anført i sit tilbud. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver medtager alle nødvendige informationer til brug for evalueringen.

EED liste: Computere
Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)
Udbudsbetingelser
Kontrakten indeholder gennemførelsesbetingelser ✅
EED er gældende ✅

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Der henvises til aftalevilkår, der fremgår som en del af det samlede udbudsmateriale

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Aalborg Universitet
Nationalt registreringsnummer: 29102384
Postadresse: Fredrik Bajers Vej 7K
Postnummer: 9220
Postby: Aalborg Øst
Region: Nordjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Anne Kielgast Andersen
E-mail: anneka@adm.aau.dk 📧
Telefon: 99402630 📞
Den ordregivende myndigheds type
Offentligretligt organ
Hovedaktivitet
Uddannelse
Kommunikation
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/33319ee1-ed27-4a74-a0d0-fbacef99a568/publicMaterial 🌏
URL for deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/33319ee1-ed27-4a74-a0d0-fbacef99a568/homepage 🌏
Skattelovgivningsdokumentets ID: FiscalDocID1
Miljølovgivningsdokumentets ID: EnvDocID1
Beskæftigelseslovgivningsdokumentets ID: EmplDocID1
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: Klagenævnet for Udbud
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
URL: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
Enhed: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
URL: https://www.kfst.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:

Klageprocedure (dansk): Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud. • Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation. • Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller Forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. • Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. • Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. • Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. • Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). • Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klageprocedure (dansk): Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om
Klagenævnet for Udbud.

• Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, ved
forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at
være blevet prækvalificeret indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation.

• Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter,
omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller Forsyningsvirksomhedsdirektivet skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

• Hvis klagen handler om overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, er klagefristen på 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrence eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen.

• Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt
(udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.).

• Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller
forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående
offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse indgives til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en
bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2025/S 217-748280 (2025-11-09)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)