Udbud af kontrakt vedrørende administration af ældre-, pleje- og almindelige udlejningsboliger i Jammerbugt Kommune

Kort beskrivelse

Jammerbugt Kommune udbyder kontrakt vedrørende administration og drift af størstedelen af de kommunale ældreboliger, jf. § 5 i Lov om almene boliger mv. og administration og drift af almindelige udlejningsboliger.

Nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af Kontraktbilag 1 – Kravspecifikation. Oversigt over de omfattede boliger på tidspunktet for gennemførelse af nærværende udbud fremgår af Kontraktbilag 2 – Ejendomsoversigt. Det bemærkes, at antallet af omfattede boliger kan variere i såvel opad- som nedadgående retning i kontraktperioden.

Den årlige totale volumen for administrations- og driftsaftalen er estimeret til 800.000 DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, der ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Det er Ordregivers forventning, at nærværende udbud og den gældende markedssituation vil resultere i effektiv konkurrence, der ses afspejlet i de afgivne tilbud.

Beskrivelse af udbuddet

Jammerbugt Kommune udbyder kontrakt vedrørende administration og drift af størstedelen af de kommunale ældreboliger, jf. § 5 i Lov om almene boliger mv. og administration og drift af almindelige udlejningsboliger.

Nærmere beskrivelse af opgaven fremgår af Kontraktbilag 1 – Kravspecifikation. Oversigt over de omfattede boliger på tidspunktet for gennemførelse af nærværende udbud fremgår af Kontraktbilag 2 – Ejendomsoversigt. Det bemærkes, at antallet af omfattede boliger kan variere i såvel opad- som nedadgående retning i kontraktperioden.

Den årlige totale volumen for administrations- og driftsaftalen er estimeret til 800.000 DKK ekskl. moms. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, der ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.

Det er Ordregivers forventning, at nærværende udbud og den gældende markedssituation vil resultere i effektiv konkurrence, der ses afspejlet i de afgivne tilbud.

Yderligere oplysninger

Udelukkelsesgrunde: Ordregiver skal udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.

Delaftaler: Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Spørgsmål og svar: Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet Comdia via Kommunikationsfanen. Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Dokumenter”. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i udbudssystemet Comdia. I henhold til tidsplanen i udbudsbetingelserne,
vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Verificering af oplysninger i ESPD: Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger skal, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

ESPD Del III - Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde: Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra
Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra: • Skifteretten v. Domstolsstyrelsen • Skatteforvaltningen • ATP • Politiet (Kriminalregistret) Serviceattesten må maksimalt være seks [6] måneder gammel regnet fra den dato, som Ordregiver ved en opfordring har fastsat som frist. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er
modtaget. Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt
fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller
dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen: Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde: • Oplysninger om egenkapital kan ske gennem
årsregnskaber eller fremlæggelse af en revisorpåtegnet erklæring, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang ti en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer. • Der skal ikke afleveres dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos kunderne.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

For så vidt angår tjenesteydelseskontrakter: udførelse af tjenesteydelser af den anførte type: Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har minimum én (1) reference fra tilsvarende opgaver
udført for offentlige kunder indenfor de seneste tre (3) år regnet fra datoen for
tilbudsfristen. Tilbudsgiver skal have udført hver enkelt type af tilsvarende opgaver (listet
ved bogstaver nedenfor) for minimum én (1) kunde:
▪ A. Udfærdigelse af lejekontrakter med anviste lejere
▪ B. Administration af opkrævning og afregning af husleje og indskud
▪ C. Administration og udarbejdelse af driftsbudgetter, langtidsbudgetter i form af
min. 10-årige vedligeholdelsesplaner og regnskaber for de omfattede
afdelinger/ejendomme
▪ D. Varetagelse af dagligt bogholderi
▪ E. Førelse af klagesager ved Beboerklagenævnet på vegne af udlejer
▪ F. Administration af bygningsvedligeholdelse
▪ G. Udarbejdelse af tomgangsrapporter

Mindstekravet kan opfyldes ved en reference indeholdende ovennævnte opgaver eller ved
en kombination af referencer fra flere kunder, så længe referencerne samlet godtgør, at hver
af de nævnte opgaver er udført for mindst én (1) kunde.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.