Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025

Folketinget

Med det danske formandskab for Rådet i EU i efteråret 2025 følger en parlamentarisk dimension, hvor Folketinget skal være vært for en række møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Dette udbud omfatter tre interparlamentariske møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Møderne skal afholdes nær Billund, da deltagerne skal have mulighed for at interagere med erhvervslivet i området og samtidig have god adgang til europæiske flyruter. De tre interparlamentariske møder er følgende: 1) Konferencen om økonomisk styring og koordination i EU (SECG) med op til 200 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: D. 2.-3. oktober 2025. Alternativt tidspunkt: D. 29.-30. september 2025. 2) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om klima og miljø med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 12. september 2025 Alternativt tidspunkt: D. 16. – 19. september 2025. 3) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om digitalisering med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v. Primært tidspunkt: Fredag d. 24. oktober 2025 Alternativt tidspunkt: D. 4. – 7. november 2025. For alle tre møder omfatter opgaven: • Sikkerhedsmæssigt afskærmet konferenceområde • Plenumsal og ca. 4 øvrige mødelokaler i forskellige størrelser og med teknik • Forplejning (dagsmøde) • Blokbooking af hotelværelser til mødedeltagere • Option på tolkebokse og- teknik • Option på person- og bagagescannere Detaljerede krav til konferencefaciliteter m.v. fremgår af Bilag 1 – Kravspecifikation

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2025-01-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2024-11-29.

Hvem?

• Folketinget

Hvad?

• Hotelvirksomhed › Hotel — møde- og konferencetjenester

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København
• Midtjylland › Vestjylland
• Oslo og Viken › Oslo
• Syddanmark › Sydjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2024-11-29	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2024-11-29)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Kontrakt om levering af konferencefaciliteter ved tre interparlamentariske møder i Midt- og Sydjylland under dansk EU-formandskab efteråret 2025
Referencenummer: 381335
Kort beskrivelse:

Kort beskrivelse

Med det danske formandskab for Rådet i EU i efteråret 2025 følger en parlamentarisk dimension, hvor Folketinget skal være vært for en række møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa.

Dette udbud omfatter tre interparlamentariske møder med deltagelse af parlamentarikere og embedsmænd fra hele Europa. Møderne skal afholdes nær Billund, da deltagerne skal have mulighed for at interagere med erhvervslivet i området og samtidig have god adgang til europæiske flyruter.

De tre interparlamentariske møder er følgende:

1) Konferencen om økonomisk styring og koordination i EU (SECG) med op til 200 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v.

Primært tidspunkt: D. 2.-3. oktober 2025.
Alternativt tidspunkt: D. 29.-30. september 2025.

2) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om klima og miljø med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v.

Primært tidspunkt: Fredag d. 12. september 2025
Alternativt tidspunkt: D. 16. – 19. september 2025.

3) Interparlamentarisk fagudvalgsmøde om digitalisering med op til 150 mødedeltagere + øvrigt personel og tolke. Der skal være plads til 7 to-personers tolkebokse og mulighed for bilaterale møder, møder i de politiske grupper m.v.

Primært tidspunkt: Fredag d. 24. oktober 2025
Alternativt tidspunkt: D. 4. – 7. november 2025.

For alle tre møder omfatter opgaven:
• Sikkerhedsmæssigt afskærmet konferenceområde
• Plenumsal og ca. 4 øvrige mødelokaler i forskellige størrelser og med teknik
• Forplejning (dagsmøde)
• Blokbooking af hotelværelser til mødedeltagere
• Option på tolkebokse og- teknik
• Option på person- og bagagescannere

Detaljerede krav til konferencefaciliteter m.v. fremgår af Bilag 1 – Kravspecifikation

Kontrakttype: Tjenesteydelser
Produkter/tjenester: Hotel — møde- og konferencetjenester 📦
Anslået værdi uden moms: 5 025 000 DKK 💰
Beskrivelse
Intern ID: 1
Dette udbud er også egnet for små og mellemstore virksomheder (SMV'er) ✅
Yderligere oplysninger:

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 18. december 2024. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt tilbudsgiver oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14. Det bemærkes, at beløbet udgør et skøn over den forventede kontraktsum inklusive prisen for alle optioner. Skønnet er baseret på oplysninger om omkostninger ved seneste EU-formandskab samt nuværende omkostningsniveau for tilsvarende ydelser.

Hovedsted eller sted for udførelsen:

Midt- og Sydjylland (DK03 og DK04): Det skal være muligt at nå konferencestedet fra Billund Lufthavn med offentlig transport inden for 45 min. og med bil/taxa inden for 30 min.

Land: Danmark 🇩🇰
Sted for udførelsen: Sydjylland 🏙️
Varighed: 3 måneder
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger ✅
Beskrivelse af mulighederne:

- Levering af tolkebokse og teknik til hver af de tre møder. - Levering af person- og bagagescannere til hver af de tre møder.

Kriterier for tildeling
Pris ✅
Pris (justeringskoefficient): 30
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 70
Titel
Partiets identifikationsnummer: LOT-0000

Procedure
Type af procedure
Åben procedure ✅
Retsgrundlag: Direktiv 2014/24/EU
Hovedpunkterne i proceduren:

Anskaffelsen er omfattet af bilag XIV til udbudsdirektivet, og udbuddet gennemføres derfor efter udbudslovens afsnit III §§ 186 – 190 (light-regimet) angående offentlige kontrakter vedrørende sociale og andre specifikke tjenesteydelser. Udbudsproceduren er opdelt i en tilbudsfase og en tildelingsfase. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at gennemføre forhandlinger undervejs i proceduren. Proceduren er beskrevet indgående i udbudsbetingelserne, der er en del af udbudsmaterialet. Tildeling af kontrakten vil ske til den tilbudsgiver, som afgiver tilbuddet med det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudsbetingelserne.

Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2025-01-09 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene: 2025-01-09 11:00:00 📅
Betingelser for åbning af buddene (sted): Det elektroniske udbudssystem
Betingelser for åbning af tilbud (Oplysninger om bemyndigede personer og åbningsprocedure):

Tilbuddene vil blive åbnet i det elektroniske udbudssystem. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 3 måneder
Udbudsbetingelser
Tilbudsgivere kan indgive mere end ét tilbud
Åbningsdato: 2025-01-09 11:00:00 📅
Sted: Det elektroniske udbudssystem
Yderligere oplysninger:

Tilbuddene vil blive åbnet i det elektroniske udbudssystem. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

Elektronisk fakturering: Påkrævet
Der vil blive anvendt elektronisk betaling ✅
Frist for anmodning om yderligere oplysninger: 2024-12-18 22:30:00 📅
Der kræves sikkerhedsgodkendelse ✅
Beskrivelse:

Kunden forbeholder sig endvidere retten til at kræve, at visse af Leverandørens medarbejdere, der varetager opgaver i forbindelse med Kontraktens opfyldelse, herunder underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO eller EU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt.

Kriterier for tildeling
Vægtningstype: Vægtning (procentdel, præcis)
Udbudsbetingelser
Kontrakten indeholder gennemførelsesbetingelser ✅
Fortrolighedsaftale er påkrævet ✅

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

I kontrakten er hensynet til samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og som formuleret i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder, inddraget i relevant omfang. Der er desuden stillet kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014. Kontrakten stiller krav om overholdelse af persondatalovgivningen. Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Betingelser for deltagelse
Udelukkelsesgrund:

Aktiver, der administreres af en kurator

Betaling af skatter og afgifter

Betaling af socialsikringsbidrag

+ 16 mere

Børnearbejde og andre former for menneskehandel

Deltagelse i en kriminel organisation

Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure

En situation, der svarer til konkurs i henhold til national ret

Erhvervsvirksomheden er indstillet

Har afgivet urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger, som ikke var i stand til at fremlægge de krævede dokumenter og indhentet fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure

Hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme

Insolvens

Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren

Konkurs

Korruption

Rent nationale udelukkelsesgrunde

Skyldig i alvorlige forsømmelser i forbindelse med udøvelsen af erhvervet

Svig

Terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet

Tvangsakkord uden for konkurs

Beskrivelse af udelukkelsesgrunde:

jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2).

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 2).

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 1).

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 5).

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 3).

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 6).

jf. udbudslovens § 136, nr. 3).

Den økonomiske aktør er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA eller øvrige handelsaftaler, jf. udbudslovens § 134 a.

jf. udbudslovens § 136, nr. 1).

jf. udbudslovens § 136, nr. 2).

jf. udbudslovens § 136, nr. 4).

jf. udbudslovens § 135, stk. 3.

jf. udbudslovens § 135, stk. 1, nr. 4).

Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Folketinget
Nationalt registreringsnummer: 55494312
Postadresse: Rigsdagsgården
Postnummer: 1240
Postby: København K
Region: Byen København 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
Enhed: FT - Lene Herstrup Henriksen
E-mail: lene.herstrup@ft.dk 📧
Telefon: +45 33375500 📞
URL: https://www.ft.dk/ 🌏
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/company/companyinformation/index/281426 🌏
Den ordregivende myndigheds type
Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Hovedaktivitet
Generelle offentlige tjenesteydelser
Kommunikation
URL til dokumenter: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=418697&B= 🌏
URL for deltagelse: https://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=418697&B= 🌏
Sprog for udbudsdokumentet: dansk 🗣️
Elektronisk indgivelse: Påkrævet

Supplerende oplysninger
Yderligere oplysninger

Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Nationalt registreringsnummer: 37795526
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postnummer: 8800
Postby: Viborg
Region: Vestjylland 🏙️
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Telefon: +45 72405600 📞
URL: https://klfu.naevneneshus.dk/ 🌏
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Nationalt registreringsnummer: 10294819
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postnummer: 2500
Postby: Valby
Region: Byen København 🏙️
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Telefon: +45 41715000 📞
URL: http://www.kfst.dk 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage angående udbud omfattet af udbudslovens afsnit III: Klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen. 3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er klfu@naevneneshus.dk.

Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Kilde: OJS 2024/S 235-736071 (2024-11-29)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Tjenester i forbindelse med hotel, restaurant og detailhandel (1 nye indkøb)

Hotelvirksomhed