Kontrakt om it-drift mv.

Kort beskrivelse

I. Baggrund og formål:
Domstolsstyrelsen (DSS) udbyder Kontrakt om it-drift mv. af en række af Domstolsstyrelsens Applikationer, herunder fagsystemer, softwarepakker og integrationer. DSS servicerer omkring 2.500 brugere internt i de Danske Domstole, herunder Færøerne og Grønland, samt mange eksterne brugere, fx advokater, der har brug for at anvende de services, som DSS stiller til rådighed.
Kontrakten omfatter ca. 75 forskellige Applikationer, herunder fagsystemer, softwarepakker og integrationer, jf. udbudsmaterialet, med et samlet storage-forbrug på omkring 500 TB og backup forbrug på 1.300 TB. Der er tale om både standard og egenudviklede Applikationer, hvor enkelte forretningskritiske Applikationer drives på containerbaserede platforme, jf. udbudsmaterialets bilag 3.
Applikationsvedligeholdelse og videreudvikling af nogle af Applikationerne leveres af et antal forskellige applikationsleverandører, ligesom DSS selv udfører en række opgaver.
Applikationsvedligeholdelse for de øvrige Applikationer leveres under denne Kontrakt. Alle ydelserne skal leveres i tæt samspil med flere leverandører og DSS, herunder i relation til idriftsættelse. Leverandøren skal endvidere understøtte den igangværende DevOps og DevSecOps implementering hos DSS og skal medvirke til løbende modernisering af driften mv. De af DSS’s Applikationer, der er omfattet af Kontrakten har stor samfundskritikalitet. DSS ønsker bl.a. derfor at opnå en sikker, stabil, tidssvarende og kosteffektiv it-drift med fleksibilitet til op- og nedskalering. Derfor er der høje krav til tilgængelighed, skalerbarhed, fleksibilitet og sikkerhed.
II: Hovedydelser:
1) Transition Ind, bl.a. gennemførelse af sikker og stabil overtagelse af drift af Applikationerne (inden for begrænset tid), herunder projektstyring, etablering af transitionsorganisation, opbygning af driftskapacitet, overførsel af miljøer og data, overtagelse af viden fra afgivende leverandør og gennemførelse af hypercareperioder.
2) Løbende Ydelser
- Infrastrukturdrift, bl.a. it-drift af Infrastruktur, herunder hardware, netværk, storage, Programmel, inkl. operativsystemer og Middleware samt databaseadministration og overvågning. Leverandøren er ansvarlig for effektiv og stabil infrastrukturdrift samt fx configuration-, patch-,release- og deployment-management med henblik på at understøtte høje krav til tilgængelighed, løbende skalering samt DevOps, DevSecOps og agilitet.
- Netværksdrift, bl.a. drift, overvågning, vedligehold og logning af netværk i forbindelse med kundens mange lokationer.
- Applikationsdrift, bl.a. backup, configuration-, patch-, og release- og deployment-management, drift af containerbaserede Applikationer samt applikationsvedligeholdelse af nogle Applikationer.
- Support, bl.a. ansvar for håndtering af Incidents, Problems, Service Requests og brugeradministration med henblik på at sikre høj tilgængelighed for brugerne.
- Enhedsadministration, bl.a. support, klargøring, vedligehold og reinstallation af enheder.
3) Bestillingsydelser, bl.a. Konsulent- og Standardbestillingsydelser.
4) Tværgående ydelser, bl.a. rettidig, overskuelig, korrekt rapportering og dokumentation.
5) Transition Ud og øvrige ophørsydelser, bl.a. ifm. hjemtagelse, ved kontraktophør eller eventuel overdragelse til ny leverandør.

Yderligere oplysninger

DSS har pga. fortrolighedshensyn, jf. UBL §132, stk. 2, jf. § 5, stk. 2, undladt at give direkte og fuld elektronisk adgang til en del af dokumentationen. Adgang gives via fysisk datarum, jf. udbudsbetingelserne.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Vedrørende den anslåede værdi bemærkes, at denne er et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid baseret på historisk forbrug og forventet økonomisk scenarie.

Vedrørende den anførte varighed bemærkes, at den anførte varighed er fra afslutning af Transition Ind. Ud over den anførte varighed vil der i forbindelse med kontraktens ophør være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af DSS’s Applikationer i forbindelse med evt. genudbud.

Der vil den 28. november, kl. 13.30 til 14.30 blive afholdt et orienteringsmøde på adressen Amagerfælledvej 56, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes interesserede senest 3 dage inden mødet tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver kan reducere antallet af deltagere pr. firma. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, via det elektroniske udbudssystem.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 20. december 2024, kl. 10.00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Domstolsstyrelsen har lukket mellem jul og nytår, hvorfor spørgsmål ikke kan forventes besvaret i denne periode, ligesom der i perioden ikke vil være adgang til datarummet.

Tilbuddet skal være på dansk. Licensbetingelser kan dog være på engelsk. Derudover kan figurer, der gengiver eksisterende materiale, herunder skærmbilleder fra Standardprogrammel, være på engelsk, hvis det fremgår klart af sammenhængen, at der er tale om en gengivelse af eksisterende materiale.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Tilbudsgiveren udelukkes fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig iht. udbudslovens § 138.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Der ydes ikke deltagelsesvederlag.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Efter investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Tilbudsgiver bør afklare, om dennes aftaleindgåelse vil være omfattet af et sådant krav. Se nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Yderligere oplysninger om fornyelser

Den anslåede varighed af den udbudte kontrakt er inklusive option på forlængelse. Kontrakten løber i 48 måneder fra afslutning af Transition Ind. De resterende 48 måneder af den samlede varighed udgør kontraktens forlængelsesperiode. Kontrakten kan forlænges med 4 gange 12 måneder.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens § 56, stk. 1.

Ordregiver gør opmærksom på, at dette udbud er et genudbud af den kontrakt, som ordregiver udbød ved udbudsbekendtgørelse nr. 2023/S 127-403195. Ordregiver har dog foretaget ændringer af udbudsmaterialet. Det nu annullerede udbud var et udbud med forhandling, der blev afsluttet som følge af modtagelse ukonditionsmæssige tilbud og deraf følgende manglende konkurrence om kontrakten.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

nddragelse af samfundsansvar, som formuleret i de konventioner, der ligger til grund for principperne i FN's Global Compact, og i OECD's retningslinjer for Multinationale virksomheder. Krav iht. ILO-konvention 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30/6/14. Krav til miljø.

Krav om overholdelse af persondatalovgivning, retshåndhævelsesloven og NIS2-direktiv. Relevante medarbejdere, der varetager opgaver ifm. kontraktopfyldelse, skal sikkerhedsgodkendes.

Enkelte Applikationer er omfattet af retshåndhævelseslovens § 27, stk. 3, og bestemmelser i medfør heraf. Kontraktens ydelser i relation til disse Applikationer må derfor ikke leveres fra en placering uden for Danmarks grænser, jf. udbudsmaterialet.

Tildeles kontrakten en sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium), skal deltagerne i sammenslutningen påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Yderligere oplysninger

DSS har pga. fortrolighedshensyn, jf. UBL §132, stk. 2, jf. § 5, stk. 2, undladt at give direkte og fuld elektronisk adgang til en del af dokumentationen. Adgang gives via fysisk datarum, jf. udbudsbetingelserne.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger. Såfremt tilbuddet indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Vedrørende den anslåede værdi bemærkes, at denne er et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid baseret på historisk forbrug og forventet økonomisk scenarie.

Vedrørende den anførte varighed bemærkes, at den anførte varighed er fra afslutning af Transition Ind. Ud over den anførte varighed vil der i forbindelse med kontraktens ophør være behov for en tidsmæssigt fleksibel udløbsfase med henblik på at sikre en uforstyrret funktion af DSS’s Applikationer i forbindelse med evt. genudbud.

Der vil den 28. november, kl. 13.30 til 14.30 blive afholdt et orienteringsmøde på adressen Amagerfælledvej 56, 2300 København S. Af hensyn til den praktiske planlægning af mødet bedes interesserede senest 3 dage inden mødet tilmelde sig med angivelse af firmatilknytning og antal deltagere via det elektroniske udbudssystem. Ordregiver kan reducere antallet af deltagere pr. firma. Ordregiver vil udarbejde et kort referat fra orienteringsmødet, som vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, via det elektroniske udbudssystem.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 20. december 2024, kl. 10.00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før tilbudsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret, medmindre fristen samtidig udskydes. Domstolsstyrelsen har lukket mellem jul og nytår, hvorfor spørgsmål ikke kan forventes besvaret i denne periode, ligesom der i perioden ikke vil være adgang til datarummet.

Tilbuddet skal være på dansk. Licensbetingelser kan dog være på engelsk. Derudover kan figurer, der gengiver eksisterende materiale, herunder skærmbilleder fra Standardprogrammel, være på engelsk, hvis det fremgår klart af sammenhængen, at der er tale om en gengivelse af eksisterende materiale.

Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3, nævnte forhold. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af virksomheder, skal hver deltagers ESPD-dokument være underskrevet af den pågældende deltager. Det er ikke nødvendigt for den ledende tilbudsgiver, der indgiver tilbuddet, at underskrive sit ESPD-dokument. Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på, og ESPD-dokumentet skal være underskrevet af den støttende enhed.

Udbudslovens § 134 a finder anvendelse på nærværende udbudsprocedure. Tilbudsgiveren udelukkes fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiveren er omfattet af de i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig iht. udbudslovens § 138.

Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§ 151-152, jf. § 153. Som alternativ til den dokumentation, der er nævnt i udbudslovens §§ 153-155, 157 og 158 kan tilbudsgiver forelægge ordregiver et certifikat for optagelse på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører, jf. § 156, som er udstedt af den kompetente myndighed. Ordregiver kan kun acceptere certifikat for optagelse på en officiel liste fra tilbudsgivere, der er etableret i det land, som fører den officielle liste.

Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Der ydes ikke deltagelsesvederlag.

Udbuddet gennemføres med forbehold for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Efter investeringsscreeningsloven (https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2021/842) skal økonomiske aktører, i) som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller ii) som er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA, ansøge Erhvervsstyrelsen om tilladelse til at indgå en ”særlig økonomisk aftale” inden for en særligt følsom sektor eller aktivitet. Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse. Tilbudsgiver bør afklare, om dennes aftaleindgåelse vil være omfattet af et sådant krav. Se nærmere herom på https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven.

Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at de økonomiske aktører ikke er omfattet af forbuddet, f.eks. ved at kræve en erklæring herom og/eller dokumentation for aktørernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 492 af 12. maj 2010 med senere ændringer), skal klage indgives til Klagenævnet for Udbud inden følgende klagefrister:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om