Udbud af Skadesadministration og Taksering af Dansk Politis motoransvarsskader

Kort beskrivelse

Rigspolitiet behandler hvert år forsikringsskader, hvor Dansk Politis køretøjer er impliceret. Disse forsikringsskader omfatter både materielskade på køretøjer, tingskader og personskader. Rigspolitiet har behov for, at en del af forsikringsskaderne behandles af en tredjepart, blandt andet ved personskader, sager hvor modparten ikke er kaskoforsikret eller sager, hvor Rigspolitiet vurderer, at det vil tjene sagen bedst.
Dansk Politi er selvforsikret og udbuddet omfatter derfor ikke forsikring af køretøjerne, men alene administration af skadesagerne.
Udbuddet omfatter en rammeaftale på ydelserne skadesadministration samt taksering af Dansk Politis motoransvarsskader.

Beskrivelse af udbuddet

Rigspolitiet behandler hvert år forsikringsskader, hvor Dansk Politis køretøjer er impliceret. Disse forsikringsskader omfatter både materielskade på køretøjer, tingskader og personskader. Rigspolitiet har behov for, at en del af forsikringsskaderne behandles af en tredjepart, blandt andet ved personskader, sager hvor modparten ikke er kaskoforsikret eller sager, hvor Rigspolitiet vurderer, at det vil tjene sagen bedst.
Dansk Politi er selvforsikret og udbuddet omfatter derfor ikke forsikring af køretøjerne, men alene administration af skadesagerne.
Udbuddet omfatter en rammeaftale på ydelserne skadesadministration samt taksering af Dansk Politis motoransvarsskader.
Det oplyses, at Rigspolitiet er tiltrådt Forsi med egen selskabskode og at Rigspolitiet varetager vedligeholdelse af egne værkstedsaftaler i Forsi. Takseringen skal foregå i Forsi og såfremt Leverandøren ikke har adgang, kan der opnås adgang hertil gennem Rigspolitiets systemadgang. Der henvises yderligere til udbudsmaterialet, herunder Bilag 1.

Yderligere oplysninger

Rammeaftalen er ikke opdelt i delaftaler da Rigspolitiet vurderer, at en opdeling af kontrakten vil medføre uforholdsmæssigt store omkostninger ved opgaveudførelsen samt kontraktadministration.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal indgive ESPD med angivelse af følgende oplysninger:
En liste med 1 leverance af sammenlignelige ydelser, jf. punkt II.1.4) og II.2.4), som tilbudsgiver har udført i løbet af de sidste 3 år inden tilbudsfristens udløb.
Kun referencer, der vedrører leverancer, som er udført på tidspunktet for tilbudsfristens udløb, vil blive tillagt betydning ved vurderingen af, om minimumskravet til teknisk og faglig kapacitet er opfyldt, jf. nedenfor. Hvis der er tale om en igangværende opgave, er det således alene den del af leverancen, der allerede er udført på tidspunktet for tilbudsfristens udløb, der vil indgå i vurderingen af referencen.
Referencen bedes indeholde en kort beskrivelse af den udførte leverance. Beskrivelsen af leverancen bør indeholde en klar beskrivelse af, hvilke ydelser, leverancen vedrørte, samt ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen. Endvidere bedes referencen indeholde den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).
Ved angivelse af dato for leverancen bedes tilbudsgiver angive datoen for leverancens påbegyndelse og afslutning. Er dette ikke muligt, f.eks. fordi opgaverne er udført løbende i henhold til en rammeaftale, bedes tilbudsgiver i beskrivelsen af leverancen angive, hvordan datoen er angivet.
ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder minimumskravet til egnethed i relation til teknisk og faglig kapacitet, jf. nærværende punkt samt nedenfor.
Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Der henvises til udbudsmaterialets udbudsbetingelser punkt 7.
Tilbudsgiver vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte tilbudsgiver eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Tilbudsgiver og de enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, hæfter solidarisk for rammeaftalens gennemførelse.
Såfremt rammeaftalen tildeles en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.
I rammeaftalen stilles en række sociale og etiske krav vedrørende menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption. Der stilles endvidere krav iht. ILO-konventionen 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.

a) Deltagelse i udbuddet samt kommunikation kan kun ske via ordregivers elektroniske udbudssystem, jf. internetadressen i punkt I.1). For at få adgang til udbuddet, herunder til spørgsmål/svar, skal tilbudsgiver være registreret eller registrere sig som bruger.
b) Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indgive et ESPD som et foreløbigt bevis for de i udbudslovens § 148, stk.1, nr. 1-3, nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
c) Ordregiver har valgt at bringe den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 i anvendelse ved dette udbud. Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis tilbudsgiver er omfattet af en af de i udbudslovens § § 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde eller den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Benyttelsen af de frivillige udelukkelsesgrunde sker under overholdelse af proportionalitetsprincippet. Bagatelagtige forhold kan således ikke føre til udelukkelse af tilbudsgiver. Flere tilfælde af forhold, der hver for sig er bagatelagtige, kan dog give anledning til at udelukke tilbudsgiver.
d) Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
e) Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele aftalen til, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD i henhold til udbudslovens §§151-152, jf.§ 153. Tilbudsgiver opfordres til tidligt i udbudsprocessen at anskaffe denne dokumentation. Der henvises til udbudsmaterialets udbudsbetingelser punkt 7.
f) I relation til punkt III.1.3) bemærkes det, at den økonomiske aktør kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør). Aktøren skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden. Ansøger kan i den forbindelse anvende udbudsmaterialets Bilag C og D.
g) Ordregiver forventer ud fra nuværende behov, at den anslåede værdi af de ydelser, der anskaffes i henhold til aftalen er 4.000.000 DKK i aftaleperioden, jf. punkt II.1.5) og II.2.6). Rammeftalens maksimale værdi af de ydelser, der leveres i henhold til rammeaftalen i aftaleperioden er 5.000.000 DKK. Det bemærkes, at spændet mellem anslået værdi og maksimal værdi er bredt for det tilfælde, at uforudsete begivenheder indtræffer i aftaleperioden. Der gøres endvidere opmærksom på, at tilbudsgiverne ikke er garanteret noget mindstetræk på aftalen.
h) Der gøres opmærksom på, at der i henhold til EUs 5. sanktionspakke gælder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske selskaber og russisk kontrollerede selskaber mv. Ordregiver kan som følge heraf, på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen, kræve, at tilbudsgivere dokumenterer, at de ikke er omfattet af Forordningen. Der henvises til udbudsmaterialets udbudsbetingelser punkt 1.9.
i) Ordregiver skal i medfør af udbudslovens § 134 a udelukke tilbudsgivere, som er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt GPA-aftalen eller øvrige handelsaftaler, som er forpligtende for Danmark.
j) Ordregiver yder ikke honorar til deltagerne i udbuddet.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).
Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på https://naevneneshus.dk/