Udbud af mødestyrings- og afstemningssystem

Folketinget

Udbuddet omfatter en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Herudover skal der leveres et transportabelt system til eksterne udvalgsmøder.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. c, idet Kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til Kontraktens særlige omstændigheder, ikke kan tildeles uden forudgående forhandling.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2023-03-14. Indkøbet blev offentliggjort på 2023-02-09.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Audio Visuelt Centrum

Hvem?

• Folketinget

Hvad?

• Programmelrelaterede tjenester › Implementering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Konfigurering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Levering af programmel
• Programmelrelaterede tjenester › Programmelsupport
• Programmelrelaterede tjenester › Programmeludvikling
• Programmeltestning › Systemafprøvning

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2023-02-09	Udbudsbekendtgørelse
2023-10-17	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2023-02-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en kontrakt vedrørende anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Herudover skal der leveres et transportabelt system til eksterne udvalgsmøder. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. c, idet Kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til Kontraktens særlige omstændigheder, ikke kan tildeles uden forudgående forhandling.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Systemafprøvning 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Byen København 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Folketinget
Postadresse: Christiansborg
Postnummer: 1240
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://www.ft.dk/ 🌏
E-mail: anders.gilbro.nielsen@ft.dk 📧
Telefon: +45 33375500 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=348445&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=348445&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-02-09 📅
Tilbudsfrist: 2023-03-14 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-02-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 032-092484
EUT-S-nummer: 32
Yderligere oplysninger

I henhold til Udbudslovens § 49, stk. 2, om opdeling i delkontrakter (opdel-eller-forklar-princippet) er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke hverken it-strategisk, teknisk eller forretningsmæssigt er egnet til at opdele i særskilte delkontrakter.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. c, idet Kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til Kontraktens særlige omstændigheder, ikke kan tildeles uden forudgående forhandling.

Anslået samlet værdi: 24 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en kontrakt vedr. anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Leverancen omfatter ligeledes krav om integration til en række af Folketingets øvrige systemer.

Leverancen er opdelt i to delleverancer.

Delleverance 1 består af de nødvendige ydelser i form af programmel, udstyr og etableringsydelser til Folketingssalen. Implementeringen af Delleverance 1 i Folketingssalen kan kun ske i Folketingets mødefrie periode fra grundlovsdag og indtil 1. tirsdag i oktober 2024.

Delleverance 2 består af de nødvendige ydelser i form af programmel, udstyr og etableringsydelser til de øvrige mødelokaler samt det transportable system.

I Folketingssalen skal systemet installeres på de enkelte medlemspladser, og de enkelte medlemspaneler skal tilpasses i overensstemmelse med Folketingssalens arkitektur og materialevalg. Systemet skal præsentere dagsordener, afstemninger mm. på to storskærme i salen, og der skal være en række klienter til rådighed for Folketingets formand, sekretærer og lydteknikere til afvikling af møder i salen.

I de øvrige 11 mødelokaler skal systemet anvendes med en mere begrænset funktionalitet.

I en række af mødelokalerne skal der installeres udstyr, der muliggør tolkning.

Leverancen skal tillige omfatte et transportabelt system, som kan anvendes ved møder på eksterne lokationer med samme funktionalitet som i de 11 ovennævnte mødelokaler.

Mødestyrings- og afstemningssystemet skal integrere med en række af Folketingets øvrige systemer, således at systemet kan importere dagsordener, mødedeltagere, mm. samt dele push beskeder og data med Folketingets hjemmeside, dokumenthåndteringssystem, tv-produktion, m.fl. Mødestyrings- og afstemningssystemet skal tillige indeholde funktionalitet til systemadministration og mødeforberedelse.

Anslået værdi uden moms: 24 000 000 DKK 💰
Varighed: 180 måneder
Yderligere oplysninger:

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal aflevere et ESPD (jf. pkt. VI.3), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

- Ansøgers samlede omsætning i de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

- Ansøgers samlede aktiver (også kaldet ”balancesum”) i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed).

Erklæringer skal afgives i ESPD, Del IV, Afsnit B. Egenkapital og samlede aktiver skal angives under ”Finansielle nøgletal”.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske og finansielle formåen (f.eks. enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den økonomiske og finansielle formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden økonomisk og finansiel formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Mindstekrav til niveauet:

Det er et minimumskrav, at ansøger i gennemsnit over de tre seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en årlig omsætning på 30 mio. DKK.

Det er et minimumskrav, at ansøger i det seneste disponible regnskabsår (afhængigt af hvornår ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en soliditetsgrad på mindst 20 %. Soliditetsgraden beregnes i procent som egenkapitalen divideret med de samlede aktiver (balancesummen).

Såfremt ansøger baserer sig på andre virksomheders økonomiske kapacitet, eller såfremt flere virksomheder byder i sammenslutning (konsortium), bedømmes opfyldelse af mindstekrav ud fra virksomhedernes samlede økonomiske kapacitet. Denne opgøres således:

- Gennemsnitlig omsætning beregnes som et gennemsnit af virksomhedernes samlede omsætning for virksomhedernes tre senest disponible regnskabsår

- Soliditetsgrad beregnes som virksomhedernes samlede egenkapital for seneste disponible regnskabsår, divideret med virksomhedernes samlede aktiver for regnskabsåret, udregnet i procent.

Ansøger skal på anmodning kunne dokumentere opfyldelsen af minimumskrav ved at fremlægge godkendte årsrapporter eller revisorerklæring, der indeholder de tal, som kræves oplyst i ESPD.

En ansøger, der er optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører i den EU-medlemsstat, hvor ansøgeren er etableret, kan – forudsat at optagelse på listen dokumenterer opfyldelse af de fastsatte mindstekrav – i stedet forelægge ordregiveren et certifikat for optagelse udstedt af den kompetente myndighed, jf. Udbudslovens § 152, stk. 4.

Ansøger kan også dokumentere opfyldelsen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis ansøger af gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge ovenstående dokumenter.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal aflevere et ESPD (jf. pkt. VI.3), hvori ansøger skal afgive erklæringer om følgende forhold:

- Forelæggelse af en liste over de betydeligste tilsvarende leveringer af tjenesteydelser, som ansøger har udført i løbet af de sidste tre år, med angivelse af beløb, tidspunkter og modtager.

Der gøres særligt opmærksom på, at ansøger ved udfyldelsen af sine referencer i ESPD i feltet ”Beskrivelse” skal sørge for, at beskrivelsen af de enkelte referencer er fyldig og fyldestgørende, således at ordregiver kan vurdere referencerne i forhold til, hvorvidt og i hvilket omfang de er udtryk for tilsvarende tjenesteydelser.

Erklæringen skal afgives i ESPD, Del IV, Afsnit C.

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om den tekniske og faglige formåen, som enheden stiller til rådighed for ansøger (og ikke anden teknisk og faglig formåen).

Hvert ESPD skal være underskrevet af udsteder (medmindre udstederens egen identitet er e-autentificeret gennem udbudssystemet).

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Såfremt kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører (konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for kontraktens gennemførelse og udpege en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere.

Kontrakten indeholder særlige betingelser for kontraktens gennemførelse. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

Kontrakten indeholder ikke krav om anvendelse af personer under oplæring. Kontrakten er ikke omfattet af anvendelsesområdet for Bekendtgørelse nr. 1079 af 26. juni 2022.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Hvis der modtages flere egnede anmodninger end det fastsatte antal, der vil blive opfordret til at deltage, vil ordregiver foretage udvælgelsen af det fastsatte antal ud fra et sagligt skøn, hvor der lægges vægt på den tekniske og faglige kapacitet ud fra de i pkt. III.1.3 afgivne oplysninger, som beskrevet ved vurderingsgrundlaget nedenfor:

De mest relevante referencer, set i forhold til de ydelser, der omfattes af kontrakten. Det vurderes, i hvor høj grad, at referencerne tilsammen dokumenterer relevant erfaring med levering, montering, vedligeholdelse og support af mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. Ansøger skal tillige dokumentere erfaring med at etablere integrationer til administrative it-løsninger.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 55494312
Kontakt
Enhed: Anders Gilbro Nielsen
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/278774 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=348445&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: Kontrakten genudbydes ved kontraktophør.

Der er tale om et udbud med forhandling, hvilket indebærer, at virksomheder, der ønsker at deltage i udbudsprocessen, først skal ansøge om prækvalifikation.

Ansøgning skal uploades og afsendes via udbudssystemet (jf. pkt. I.3) inden udløb af den ansøgningsfrist, der er angivet i pkt. IV.2.2.

Eventuelle spørgsmål til ansøgningsprocessen skal stilles via udbudssystemet (jf. pkt. I.3). Ansøgerne opfordres til at stille deres spørgsmål senest 2 uger før ansøgningsfristen. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål og svar, samt eventuelle rettelser vil løbende blive offentliggjort i udbudssystemet.

Fristen for modtagelse af tilbud fastsættes i udbudsmaterialet.

Efter indledende tilbud forventer ordregiver forventer følgende forhandlingsforløb: Alle prækvalificerede virksomheder, der rettidigt har afgivet indledende tilbud, inviteres til én forhandlingsrunde. Herefter anmodes virksomhederne om at afgive endelige tilbud. Se uddybende beskrivelse af forløbet i udbudsbetingelserne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tilpasse forløbet, og f.eks. tilføje yderligere forhandlingsmøder og yderligere reviderede tilbud.

Der ydes ikke vederlag for deltagelse i udbudsprocessen.

Anmodning om prækvalifikation udarbejdes via udfyldelse af ESPD (”fælleseuropæisk udbudsdokument”), hvori ansøger skal afgive erklæringer om:

- Hvorvidt ansøger er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135-136 og de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137, stk. 1, nr. 1, 2, 3, 5 og 6

- De forhold vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.2, og

- De forhold vedrørende teknisk og faglig kapacitet, der er angivet i pkt. III.1.3.

Bemærk, at der er indført en særlig dansk udelukkelsesgrund i Udbudslovens § 134a vedrørende etablering i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner. Det er dog ikke nødvendigt at besvare denne udelukkelsesgrund særskilt i ESPD.

En ansøger vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt de ovennævnte udelukkelsesgrunde finder anvendelse, medmindre udbudsloven giver mulighed for at undlade at udelukke ansøgeren (jf. herunder lovens § 138).

Ved sammenslutninger af ansøgere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter ovennævnte erklæringer.

Hvis ansøger baserer sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske/finansielle formåen og/eller teknisk/faglige formåen (f.eks. underleverandører eller enheder inden for samme koncern, herunder moder-, søster- eller datterselskaber), skal hver enkelt af disse enheder vedlægge et særskilt ESPD, som omfatter erklæringer om de ovennævnte udelukkelsesgrunde, samt om den økonomiske/finansielle og/eller teknisk/faglige kapacitet, som enheden stiller til rådighed for ansøger.

EU har indført forbud mod deltagelse i EU-udbud af virksomheder med russisk involvering, jf. artikel 5k i Rådets Forordning (EU) no. 833/2014 af 31. juli 2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved Rådets Forordning (EU) nr. 2022/578 af 8. april 2022.

Tilbudsgiver skal sammen med det endelige tilbud aflevere en tro og love erklæring om, at virksomheden og tilbuddet ikke har russisk involvering, der overskrider grænserne i forordningen.

Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal hver enkelt deltager i sammenslutningen vedlægge en tro og love erklæring. Udbudsmaterialet indeholder en skabelon, som kan benyttes.

Ad II.2.7: Der er tale om en tidsubegrænset kontrakt, der kan opsiges af Leverandøren med et varsel på 12 måneder og af ordregiver med et varsel på 6 måneder efter udgangen af nærmere angivne uopsigelighedsperioder.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: DK-8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Klage skal være indgivet inden udløb af de klagefrister, der er fastsat i Lov om Klagenævnet for Udbud. De nugældende fristregler af relevans for dette udbud er følgende:

En virksomheds klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, jf. lovens § 7, stk. 1.

Øvrige klager skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 kalenderdage fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, jf. lovens § 7, stk. 2, nr. 1.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i stand still perioden. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i stand still perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: DK-2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2023/S 032-092484 (2023-02-09)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-10-17)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter anskaffelse, vedligeholdelse og support af et nyt mødestyrings- og afstemningssystem samt tilhørende udstyr. System og udstyr skal leveres og monteres til brug i Folketingssalen og 11 andre mødelokaler i Folketinget. Herudover skal der leveres et transportabelt system til eksterne udvalgsmøder. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens § 61 stk. 1, nr. c, idet Kontrakten på grund af særlige omstændigheder med hensyn til dens art, kompleksitet eller de retlige og finansielle forhold eller risici i forbindelse hermed, herunder et behov for tilpasning af tilbuddene til Kontraktens særlige omstændigheder, ikke kan tildeles uden forudgående forhandling.

Den samlede værdi af udbuddet: 41 715 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-10-17 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-10-20 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 203-635851
Henviser til bekendtgørelse: 2023/S 032-092484
EUT-S-nummer: 203

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

… Herudover skal der leveres et transportabelt system til eksterne udvalgsmøder.

… Leverancen omfatter ligeledes krav om integration til en række af Folketingets øvrige systemer.

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 35
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 20
Kvalitetskriterium (navn): Vedligeholdelse og servicemål
Kvalitetskriterium (vægtning): 15
Kvalitetskriterium (navn): Kontraktlige vilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 5
Pris (justeringskoefficient): 25

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-10-12 📅
Navn: Audio Visuelt Centrum
Nationalt registreringsnummer: DK66609715
Postadresse: Finlandsvej 5
Postby: Horsens
Postnummer: 8700
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 76254759 📞
E-mail: mbh@avc.dk 📧
Land: Østjylland 🏙️
Internetadresse: http://www.avc.dk 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 41 715 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2023/S 203-635851 (2023-10-17)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (4 nye indkøb)