Rammeaftale om levering af Vagtcentralløsning til Dansk Politi

Yderligere oplysninger

I relation til punkt IV.1.1) bemærkes det, at dette udbud gennemføres som et begrænset udbud efter Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF, jf. artikel 25.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem.

Såfremt ansøger oplever problemer med det elektroniske udbudssystem, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Deltagelse samt al kommunikation i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.1). For at få adgang til udbuddet, herunder til spørgsmål/svar, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Derudover bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få. Udbudsmaterialet

vil alene blive gjort tilgængeligt for de virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud. Rigspolitiet gør opmærksom på, at prækvalificerede tilbudsgivere skal underskrive en fortrolighedserklæring for at kunne modtage udbudsmaterialet.

Ansøgere skal sende deres anmodning om deltagelse via udbudssystemet. Linket fremgår af pkt. I.1). Ansøgninger om deltagelse kan ikke sendes via e-mail eller på anden vis.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål i forbindelse med anmodning om deltagelse skal stilles senest d. 12. april 2023 kl. 09.00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at Rigspolitiet kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarerne senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål i forbindelse med anmodning om deltagelse kan afgives på dansk eller engelsk.

Rigspolitiet har udarbejdet en ansøgningsskabelon, som ansøgerne opfordres til at anvende ved ansøgning om deltagelse. Ansøgningsskabelonen indeholder spørgsmål, formularer og skabeloner til afgivelse af oplysninger osv. i overensstemmelse med kravene i udbudsbekendtgørelsen. Det understreges dog, at det alene er ansøgers ansvar at sørge for, at de afgivne oplysninger overholder kravene.

I relation til punkt IV.1.2) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, fx selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgivers tilbud. Rigspolitiet forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke kan udgøre en trussel for gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem ansøgerne/tilbudsgiverne.

I relation til punkt II.2.1) bemærkes, at beløbet er opgjort som et interval og alene udgør et skøn for den forventede kontraktsum for rammeaftalens fulde varighed. Rigspolitiet har analyseret det forventede forbrug på den kommende rammeaftale ud fra, hvorvidt, og i så fald hvornår, de enkelte vagtcentraler og SIOC er blevet moderniseret, samt hvilket udstyr den enkelte vagtcentral har, samt estimeret udgifter til løbende vedligehold af vagtcentralerne. Der er imidlertid tale om et indkøbsområde, hvor det forventede behov løbende kan ændre sig, bl.a. som følge af den givne aktuelle sikkerhedssituation. Dette kan fx afføde et behov for helt nye vagtcentraler eller SIOC eller en markant udvidelse af eksisterende vagtcentraler eller SIOC. Derudover forventer Rigspolitiet, at nogle af de allerede moderniserede vagtcentraler og SIOC løbende skal have udskiftet komponenter med henblik på at vedligeholde vagtcentralløsningen, og at visse af vagtcentralerne potentielt skal moderniseres på ny i løbet af aftaleperioden. Dette vil dog afhænge af det eksisterende udstyrs levetid i de enkelte vagtcentraler. Dertil kommer også, at den økonomiske ramme, der stilles til rådighed for de enkelte politikredse, er varierende over årene mv. Sådanne variable vanskelliggør Rigspolitiets muligheder for præcist at estimere, hvor mange vagtcentraler, som skal moderniseres eller etableres, samt omfanget af moderniseringerne i de enkelte vagtcentraler, der skal indkøbes i løbet af rammeaftalens 7-årige varighed. Rigspolitiet har på den baggrund opgivet en samlet maksimal værdi af rammeaftalen på 260 mio. kr., som afspejler Rigspolitiets maksimale estimat på omkostninger til levering af komponenter og licenser til vagtcentralløsningen, løbende support- og vedligehold og konsulentydelser til fx konfiguration af touchpaneler. Det er Rigspolitiets skøn, at den maksimale værdi kan rumme udslag i de beskrevne variable. Rammeaftalen skal kunne rumme sådanne potentielle forøgelser, selvom det for det nuværende mest realistiske forbrugsscenarium er i den anden ende af intervallet.

I relation til punkt III.2.2) og III.2.3) bemærkes det, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, fx ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har Rigspolitiet ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.

Baserer en ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter ansøgeren og de pågældende enheder solidarisk for rammeaftalens gennemførelse. De enheder, som ansøger baserer sig på, skal i ansøgningen erklære at være solidarisk ansvarlig med ansøger, hvis denne bliver tildelt rammeaftalen. Den af Rigspolitiet udarbejdede ansøgningsskema kan

anvendes til at afgive en sådan erklæring. Rigspolitiet kræver, at ansøgeren og hver enhed, som ansøgeren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, påtager sig solidarisk hæftelse for rammeaftalens opfyldelse.

I relation til punkt II.1.2) bemærkes, at opfyldelsen af rammeaftalen skal ske på lokationer beliggende i Danmark, Grønland og Færøerne. Leverandøren skal ikke levere hardwarekomponenter til Grønland eller Færøerne. Leverandøren skal dog kunne levere visse andre ydelser i Grønland og Færøerne, herunder opsætning af skærme til videovæg og eventuel on site-bistand til konfiguration af touchpaneler.

I relation til punkt III.3.2) skal der ikke oplyses navn på faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen som led i prækvalifikationsfasen.

I relation til punkt IV.3.5 bemærkes det, at det er Rigspolitiets forventning at kunne sende opfordring til at afgive tilbud til de udvalgte ansøgere på den angivne dato. Det er ligeledes Rigspolitiets forventning, at frist for modtagelse af tilbud vil være i ultimo august 2023. De angivne tidspunkter er alene forventede tidspunkter og ændringer kan forekomme.

I relation til punkt IV.3.6) bemærkes det, at udbudsprocessen forventes at blive gennemført på dansk, herunder, at tilbuddet skal afgives på dansk. Dog må licensbetingelser samt tekniske specifikationer godt fremgå på engelsk. Ansøgning om deltagelse i udbuddet kan afgives på dansk eller engelsk.

Rigspolitiet forbeholder sig retten til, men er ikke forpligtet til, at anvende fremgangsmåden i § 159 i lov nr. 1564 af 15. december 2015 (Udbudsloven), hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

I forbindelse med, at udbudsmaterialet gøres tilgængeligt, forventer Rigspolitiet at afholde datarum på en af Rigspolitiets adresser, hvor fortroligt materiale vil blive fremlagt for de prækvalificerede tilbudsgivere. Det bemærkes, at deltagerne fra virksomhederne skal være midlertidig sikkerhedsgodkendt til minimum HEMMELIGT / NATO SECRET / SECRET UE, for at kunne modtage fortroligt materiale. De virksomheder, som opfordres til at afgive tilbud, vil modtage en vejledning herom.

De ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil modtage yderligere praktiske oplysninger om indgivelse af tilbud.

Der kan opstå situationer, hvor en ansøger eller tilbudsgiver i løbet af udbudsprocessen ønsker at ændre sin sammensætning. Rigspolitiet vil i forbindelse med vurderingen af, om ændringerne i ansøgers eller tilbudsgivers sammensætning kan accepteres, anvende principperne i udbudsloven § 147 (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Udbuddet gennemføres med forbehold for vedtagelse af de nødvendige myndighedsaftaler og for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.