Levering og drift af Pladsanvisningssystem til Furesø Kommune

Kort beskrivelse

Udbuddet vedrører levering og drift af et Pladsanvisningssystem (som en service) til Furesø Kommune. Kontraktens iomfatter følgende hovedelementer: • Implementering af pladsanvisningssystem • Initialuddannelse • Drift og vedligehold • Helpdesk og support Endvidere indgår optioner på: • Arkivering • Udtræk, validering og aflevering af data til Danmarks Statistik • Levering af ledelsesinformation • Exit (overdragelse af data ved aftalens ophør)

Beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører levering og drift af et Pladsanvisningssystem (som en service) til Furesø Kommune. Kontraktens iomfatter følgende hovedelementer: • Implementering af pladsanvisningssystem • Initialuddannelse • Drift og vedligehold • Helpdesk og support Endvidere indgår optioner på: • Arkivering • Udtræk, validering og aflevering af data til Danmarks Statistik • Levering af ledelsesinformation • Exit (overdragelse af data ved aftalens ophør)

Yderligere oplysninger

Ordregiver anvender i dette udbud en evalueringsmodel benævnt procentmodellen. I denne model sker sammenstillingen af bedømmelserne af pris og kvalitet ved, at procentvise forskelle i tilbudspriser sammenvægtes med procentvise forskelle i point for kvalitet. Tilbudspriserne omregnes til procentvise forskelle i forhold til laveste pris. Kvalitetspoint omregnes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet. De opgjorte procentvise forskelle ganges dernæst med de valgte vægtprocenter jf. punkt 5.2. Tilbuddet med den laveste sammenvægtede procentforskel vinder udbuddet. Beregningen foretages med 2 decimaler. I udbudsbetingelsernes punkt 5.3 er et regneeksempel på anvendelse af modellen. For yderlig information om procentmodellen henvises til Konkurrence- og forbrugerstyrelses vejledning ”Evalueringsmodeller – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere”. Tildeling af kontrakten til ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, vil ske på baggrund af tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” med de nedenfor listede underkriterier med tilhørende vægtninger: Underkriterium Vægtning i procent Pris 20 % Kvalitet 80 %Evaluering af prisen foretages på baggrund af det af tilbudsgivers udfyldte bilag 4, Vederlag og betalingsplan. Pris vægter 20 % i evalueringen. Evalueringsprisen opgøres som en samlet teknisk tilbudssum beregnet over den samlede kontraktperiode inkl. optioner. Den samlede pris for optionsårene 7-8 samt priser på øvrige optioner indregnes med en vægt på 75 % ved beregningen af den samlede evalueringstekniske tilbudssum. Prisen omregnes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med laveste pris og ganges herefter med 20%. Bemærk: En ikke-udfyldt post eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver i Vederlag og betalingsplan (bilag 4) vil af ordregiver blive erstattet af den højst tilbudte pris + 50 % på den specifikke post. Underkriteriet Kvalitet (80 %)Underkriteriet Kvalitet er opdelt i delkriterierne Funktionalitet og Brugeroplevelse med en indbyrdes vægtning på henholdsvis 40 % og 60 %. Summen af de vægtede point givet ved henholdsvis Funktionalitet og Brugeroplevelse omregnes til procentvise forskelle i forhold til tilbuddet med bedste kvalitet og ganges dernæst med 80 %.FunktionalitetFunktionalitet evalueres med baggrund i tilbudsgivers besvarelse af evalueringskravene (E-krav) i Besvarelse af evalueringskrav (bilag 6).Tilbudsgiver besvarer hvert evalueringskrav i bilag 6. I bilag 6 kan der for enkelte evalueringskrav være henvisning til andre bilag, hvor besvarelsen i stedet skal indsættes. Det fremgår ligeledes af bilag 6, hvad der for de enkelte evalueringskrav vægter positivt. Den samlede vægt af alle evalueringskrav er 100 %.Hvert evalueringskrav evalueres ud fra besvarelsen som tilbudsgiver har angivet i bilag 6 (eller i bilag der her er henvist til). Ved besvarelsen af evalueringskravene gives point fra 0-10 i forhold til nedenstående skema.POINT-SKEMA – FUNKTIONALITETPoint Beskrivelse10 Leverandørens besvarelse vurderes som værende fremragende beskrivelser, der demonstrerer udtømmende besvarelse af kriterierne9 Leverandørens besvarelse vurderes som værende fortrinlige beskrivelser, der medenkelte undtagelser opfylder kriterierne8 Leverandørens besvarelse vurderes som værende meget tilfredsstillende beskrivelser, der med få undtagelser opfylder kriterierne7 Leverandørens besvarelser vurderes som værende tilfredsstillende beskrivelser, der i nogen grad opfylder kriterierne6 Leverandørens besvarelser vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillendebeskrivelser, der demonstrerer en vis grad af opfyldelse af kriterierne5 Leverandørens besvarelser vurderes som værende moderat tilfredsstillendebeskrivelser, men med enkelte mangler i opfyldelsen af kriterierne4 Leverandørens besvarelser vurderes som værende mindre tilfredsstillendebeskrivelser, der i begrænset omfang opfylder kriterierne3 Leverandørens besvarelser vurderes som værende minimalt tilfredsstillendebeskrivelser, der demonstrerer, en række mangler i opfyldelsen af kriterierne2 Leverandørens besvarelser vurderes som værende utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer sporadisk opfyldelse af kriterierne1 Leverandørens besvarelser vurderes som værende meget utilstrækkelige beskrivelser, der demonstrerer minimal acceptabel grad af opfyldelse af kriterierne0 Manglende besvarelseBrugeroplevelseBrugeroplevelsen indgår som en del af ordregivers kvalitetsevaluering i form af en ’live’ brugertest af det tilbudte pladsanvisningssystem. Tilbudsgiver skal i forbindelsen med brugertesten stille et ’live demosystem’ til rådighed for den af ordregiver udpegede brugertestgruppe. Med ’live demosystem’ forstås en version af det af tilbudsgivers tilbudte pladsanvisningssystem opsat og konfigureret med data sådan, at brugertestgruppen har mulighed for at teste Test Casene beskrevet i bilag B. ’Live demosystemet’ skal være opsat på en måde, så der ikke er integration eller kommunikeres ud/ind i systemet, f.eks. til datatræk eller breve til forældre". Da ordregiver ikke ønsker at bidrage til brud på GDPR, må der i systemet ikke være mulighed for at tilgå rigtige persondata.Ordregiver videodokumenterer brugertesten, for at kunne dokumentere, at den testede funktionalitet modsvarer den funktionalitet, som leveres ved indgåelse af kontrakt.Brugertestgruppen består af repræsentanter fra følgende fagområder:• Økonomi• Pladsanvisning• Center for Dagtilbud og SkolerBrugertesten afholdes hos ordregiver medmindre andet aftales. Der skal for hver tilbudsgiver afsættes 1 arbejdsdag til brugertesten, hvor denne skal være til rådighed ved brug for support til brugertestgruppen, se foreløbig tidsplan i afsnit 2.3.Vejledninger til brug for gennemførelsen af test casene i bilag B skal som minimum være tilgængelige online for ordregiver dagen før testdagen.Brugeroplevelse evalueres ved, at en af ordregiver udvalgt brugergruppe på ’live demosystemet’ simulerer et antal ’dagligdagssituationer’ i Pladsanvisningen. ’Dagligdagssituationerne’ simuleres med baggrund i et antal Test Cases (bilag B). Det fremgår af de enkelte Test Cases, hvad der vægtes positivt. Test Casene er indbyrdes vægtet og repræsenterer samlet en vægtning på 100%.Efter hver gennemført Test Case bedømmer testeren brugeroplevelsen med et point fra 0 til 10 med baggrund i nedenstående skema.POINT-SKEMA - BRUGEROPLEVELSEPoint Beskrivelse10 Leverandørens system vurderes som værende fremragende, og til fulde opfylder kriterierne i testen9 Leverandørens system vurderes som værende fortrinlig og med enkelte undtagelser opfylder kriterierne i testen8 Leverandørens system vurderes som værende meget tilfredsstillende og med få undtagelser opfylder kriterierne i testen7 Leverandørens system vurderes som værende tilfredsstillende og i nogen grad opfylder kriterierne i testen6 Leverandørens system vurderes som værende nogenlunde tilfredsstillende, og i en vis grad demonstrerer opfyldelse af kriterierne i testen5 Leverandørens system vurderes som værende moderat tilfredsstillende, men med enkelte mangler i opfyldelsen af kriterierne i testen4 Leverandørens system vurderes som værende mindre tilfredsstillende og i begrænset omfang opfylder kriterierne i testen3 Leverandørens system vurderes som minimalt tilfredsstillende og demonstrerer en række mangler i opfyldelsen af kriterierne i testen2 Leverandørens system vurderes som værende utilstrækkeligt og kun sporadisk demonstrerer opfyldelse af kriterierne i testen1 Leverandørens system vurderes som værende meget utilstrækkelig og demonstrerer en minimal acceptabel grad af opfyldelse af kriterierne0 Gennemførelse af Test Case er ikke mulig

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

1) Tilbudsgivers samlede årsomsætning det seneste afsluttede regnskabsår.
2) Tilbudsgivers soliditetsgrad for det seneste afsluttede regnskabsår.
Soliditetsgraden beregnes efter følgende formel: Egenkapital × 100 / Aktiver

3) Tilbudsgiver skal oplyse, hvis der i det seneste års aflagte årsregnskab har været revisorpåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.: Mindstekrav:
For at være egnet, skal tilbudsgiver opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen:
1) Tilbudsgivers samlede årsomsætning i det seneste afsluttede regnskabsår skal som minimum være DKK 14.000.000.
2) Tilbudsgivers soliditetsgrad i det seneste afsluttede regnskabsår skal som minimum være 10%
3) Det seneste års aflagte årsregnskab må ikke indeholde en revisionspåtegning, der tager forbehold for virksomhedens fortsatte drift.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

1) Referenceliste over tilbudsgivers leveringer af pladsanvisningssystemer til offentlige kunder (kommuner), hvor hver reference bør indeholde oplysninger om:
o Start- og evt. slutdato for leverancen
o Modtager af leverancen (kunden)
o Kontraktværdi i danske kr. ekskl. moms for leverancen
o Kort beskrivelse af leverancen.: Mindstekrav:
For at være egnet, skal tilbudsgiver opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen:
1) Tilbudsgiver skal have minimum 3 relevante referencer inden for det udbudte område inden for de seneste 3 år. Ved relevant reference forstås levering af idriftsatte pladsanvisningssystemer til kommuner.

Som følge af Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, Artikel 5k, skal tilbudsgiver vedlægge følgende: Bilag 15 – Tro- og loveerklæring vedr. Ruslandsforordning om, at tilbudsgiver samt eventuelle støttende enheder og underleverandører ikke er a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland, b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b). Tro- og loveerklæringen i bilag 15 skal underskrives af en person, der er tegningsberettiget på tilbudsgivers vegne. I tilfælde af kontraktindgåelse, så indgår bilaget som et bilag til kontrakten.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2. I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden: 1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. 2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1. Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1). Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.