Levering af rengøringsydelser til 10 lokalbiblioteker

Kort beskrivelse

Det udbudte område er rengøringsydelser (ikke vinduespolering) på de ti angivne lokationer. Rengøringen af lokationerne vil ud over let rengøring omfatte grundig gulvrengøring og grundig inventarrengøring jf. kravspecifikationen. Dertil kommer periodisk rengøring, affaldshåndtering og diverse serviceopgaver som fx udluftning, udskiftning af madameposer og tømning af affaldsspande, men ikke begrænset hertil. Periodisk rengøring, affalds-håndtering og diverse serviceopgaver defineres også af kravspecifikationen. I tillæg hertil indeholder udbuddet også ekstraopgaver og andre til-købsydelser som fx specialrengøring.De ti lokalbiblioteker er:

• Beder-Malling Bibliotek, Kirkebakken 41, 8330 Beder
• Gellerup Bibliotek, Karen Blixens Boulevard 23, 8220 Brabrand
• Hasle Bibliotek, Kappelvænget 2, 8210 Aarhus V
• Højbjerg Bibliotek, Oddervej 74, 8270 Højbjerg
• Lystrup Bibliotek, Bystævnet 4 B, 8520 Lystrup
• Risskov Bibliotek, Fortebakken 1, 8240 Risskov
• Solbjerg Bibliotek, Kærgårdsvej 4K, 8355 Solbjerg
• Tranbjerg Bibliotek, Kirketorvet 6B, st. 6, 8310 Tranbjerg
• Viby Bibliotek, Skanderborgvej 170, 8260 Viby J
• Åby Bibliotek, Ludvig Feilbergs Vej 7, 8230 Åbyhøj

Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.

Beskrivelse af udbuddet

Det udbudte område er rengøringsydelser (ikke vinduespolering) på de ti angivne lokationer. Rengøringen af lokationerne vil ud over let rengøring omfatte grundig gulvrengøring og grundig inventarrengøring jf. kravspecifikationen. Dertil kommer periodisk rengøring, affaldshåndtering og diverse serviceopgaver som fx udluftning, udskiftning af madameposer og tømning af affaldsspande, men ikke begrænset hertil. Periodisk rengøring, affalds-håndtering og diverse serviceopgaver defineres også af kravspecifikationen. I tillæg hertil indeholder udbuddet også ekstraopgaver og andre til-købsydelser som fx specialrengøring.De ti lokalbiblioteker er:
Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.
Der anvendes krav til CSR, herunder fx klausul om arbejdsvilkår. Der stilles krav om sikkerhedsstillelse. I den angivne anslåede værdi for kontrakten er Solbjerg Bibliotek medregnet i de første to år.Leverandøren forpligter sig til, i hele aftaleperioden og i eventuel forlængelse heraf, at opretholde sædvanlige og lovpligtige forsikringer, herunder en erhvervs- og produktansvarsforsikring, som dækker et eventuelt ansvar for skade tilføjet personer eller ting i forbindelse med varetagelsen af denne Aftale. Aarhus Kommune er berettiget til på ethvert tidspunkt i Aftalens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Leverandørens ansvarsforsikring skal udtages med en forsikringssum på minimum DKK 25 mio. pr. skade og i alt pr. forsikringsår. Leverandøren skal i forbindelse med aftaleindgåelse have fremsendt et forsikringscertifikat, så det er Aarhus Kommune i hænde senest ved aftaleindgåelsen. Forsikringscertifikatet skal bekræfte, at der er tegnet en ansvarsforsikring med de ovenfor nævnte forsikringsdækninger og summer, hvor Leverandøren er den sikrede på ansvarsforsikringen. Leverandøren skal varetage al sagsbehandling angående skadesanmeldelse m.v. Evt. selvrisici i forbindelse med skader anmeldt på Leverandørens forsikringer afholdes af Leverandøren selv.

Beskrivelse af fornyelser

Aarhus Kommune kan forlænge Aftalen i op til 24 måneder på uændrede vilkår eller på ændrede vilkår, som aftales mellem parterne og som samlet set er økonomisk gunstige for Aarhus Kommune. Forlænges Aftalen på ændrede vilkår, vil Aftalens overordnede karakter dog ikke blive ændret. Meddelelse om forlængelse skal gives til Leverandøren senest 5 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører Aftalen uden særskilt opsigelse. Aarhus Kommune kan udnytte optionen helt eller delvist og ad en eller flere omgange. Såfremt optionen udnyttes, ophører Aftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.Leverandøren kan ikke kræve aftaleperioden forlænget.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der er flere ansøgere, end det antal der kan prækvalificeres, der ikke er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene samt opfylder kravene til egnethed, foretager Aarhus Kommune en udvælgelse af de fem mest egnede ansøgere på baggrund af oplysningerne om teknisk og faglig formåen.Ved udvælgelse vil Aarhus Kommune foretage en samlet vurdering af Ansøgerens tekniske og faglige formåen og lægge vægt på de angivne referencer om levering af rengøringsydelser svarende til den udbudte opgave. I den forbindelse vil Aarhus Kommune lægge vægt på følgende:• Referencernes grad af lighed set i forhold til den udbudte opgave, hvor forhold så som type lokationer, årlig omsætning for referencerne tillægges særlig, men ikke eksklusiv, vægt. Jo mere referencerne svarer til den udbudte opgave, desto bedre, og jo flere betydeligste lignende referencer, desto bedre (dog maksimalt fem)Ansøger bedes derfor være omhyggelig med beskrivelsen af referencerne, da Aarhus Kommune kun vil lægge det oplyste til grund for udvælgelsen.

Yderligere oplysninger

Aarhus Kommune er forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134a-136, hvis ikke ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Ansøger skal i ESPD’et i Comdia angive, hvorvidt ansøger er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund (dette gælder dog ikke for udelukkelsesgrunden i § 134a).Desuden gælder i dette udbud følgende frivillige udelukkelsesgrund(e) med en gyldighedsperiode på tre år fra udelukkelsesgrundens indtræden. Aarhus Kommune er således forpligtet til at udelukke en ansøger, der er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrund(e) (medmindre ansøgeren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138): • Ansøger har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø- social- eller arbejdsretlige område, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1.• Ansøger er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likviditetsbehandling, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 2.• Aarhus Kommune har tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at ansøger har indgået en aftale med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 3.• Aarhus Kommune kan påvise, at ansøger væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 4. Starttidspunktet for udelukkelse vil være tidspunktet for ophævelse af kontrakten eller den lignende sanktion.• Aarhus Kommune kan påvise, at ansøger uretmæssigt har forsøgt at påvirke Aarhus Kommunes beslutningsproces, hvis ansøger har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøger groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger, jf. Udbudslovens § 137, stk. 1., nr. 5.Aarhus Kommune vil, i forbindelse med tildeling af kontrakten, indhente dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der fremgår af ESPD fra den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med. Den tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakt med, skal fremsende dokumentation for ESPD inden for en passende frist, der meddeles af Aarhus Kommune. I det omfang dokumentationen omfatter en serviceattest, accepteres denne, såfremt den er maksimum 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Der gøres opmærksom på, at der kan forventes op til 2 ugers behandlingstid ved udstedelse af serviceattester. Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og hjemmehørende i EU, indhentes der dokumentation i henhold til E-Certis. Hvis tilbudsgivers land ikke har angivet oplysninger om dokumentation i E-Certis, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153. Såfremt tilbuddet er afgivet fra virksomheder, der er udenlandske og ikke hjemmehørende i EU, anvendes fremgangsmåden i udbudslovens § 153.Med hensyn til dokumentation for økonomisk og finansiel formåen skal følgende fremlægges som endelig dokumentation, når Aarhus Kommune anmoder herom:Tilbudsgivers årsregnskaber eller uddrag heraf, for det seneste regnskabsår, hvis offentliggørelse af årsregnskaber er lovpligtigt i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret.Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som Ordregiver vurderer passende, hvis Tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge de dokumenter, som Ordregiveren forlanger.Kravene til dokumentation for pålidelighed af de oplysninger, der er afgivet i ESPD gælder ligeledes konsortiedeltagere samt enheder, hvis formåen tilbudsgiver baserer sig på.Der kan ikke tildeles kontrakt til følgende virksomheder, jf. artikel 5 k, litra a-c i Rådets forordning (EU) 2022/1269 af 21. juli 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine: a) russiske statsborgere, fysiske personer, der er bosiddende i Rusland, eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Ruslandb) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) direkte eller in-direkte ejer over 50 %, ellerc) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i nærværende stykkes litra a) eller b),Ligeledes kan der ikke anvendes underleverandører eller støttende enheder, der er omfattet af ovenstående, hvis denne aktørs bidrag udgør mere end 10 % af kontraktværdien. Tro- og loveerklæringen indhentes hos den Tilbudsgiver, som Aarhus Kommune forventer at indgå kontrakten med.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Aarhus Kommune accepterer kun tilbud fra ansøgere, som:• I ESPD angiver referencer for de betydeligste lignende leveringer, der er udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Med udført menes referencer, der er afsluttet eller under udførelse. Der skal angives minimum 3 referencer og maksimalt 5 referencer. Angives mindre end tre referencer, vil prækvalifikationsanmodningen blive erklæret ukonditionsmæssig og dermed afvist. Angives flere end fem referencer, medtages kun de fem førstnævnte referencer i evalueringen af ansøgningen.Betydeligste lignende opgaver skal forstås som opgaver, hvor Ansøgeren har udført rengøringsydelser (ikke vinduespolering, som dog gerne må indgå i referencen) for offentlige og/eller private kunder. Ansøger bedes for hver reference oplyse: • dato for referencens opstart i datofeltet for opstart samt dato for ophør i datofeltet for ophør. Dette gælder også igangværende referencer, hvorved slutdato indikerer en fremtidig slutdato, eller der kan anføres i beskrivelsen, hvis referencen ikke har en slutdato • beskrivelse af ydelsen i detaljer (herunder antal lokationer, der rengøres for referencen, hvilke typer lokationer referencen vedrører, m2). Beskrivelsen skal vise over for Aarhus Kommune, at der er en reel og konkret forbindelse mellem referencen og Ansøger (og/eller evt. enheder, som Ansøger baserer sin tekniske og/eller faglige formåen på) (i feltet ”Beskrivelse”) • Årlig omsætning for rengøringsydelsen (i feltet ”Beløb”) • Navnet på den offentlige eller private kunde (i feltet ”Modtagere”) • Kontaktperson med angivelse af e-mail og telefonnummer (på modtageren af ydelsen) (i feltet ”Modtagere”) Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation. Der vil således ikke blive indhentet yderligere dokumentation for referencerne fra de Ansøgere, som Aarhus Kommune forventer at prækvalificere. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer med henblik på at få bekræftet leverancen og dens indhold samt omfang.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Angår klagen overtrædelser af tilbudsloven eller udbudslovens §§ 191 og 192, regnes klagefristen på 45 kalenderdage fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelings beslutningen. Klager over indgåelse af en rammeaftale efter udbudsloven (afsnit II, III og §§ 191 og 192), forsyningsvirksomhedsdirektivet eller tilbudsloven skal være indgivet til klagenævnet inden 6 måneder regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. Klager over indgåelse af en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet skal være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens underretning om tildelingsbeslutningen. Klager over en ordregivers beslutning om at videreføre en kontrakt (udbudslovens § 185, stk. 2) skal indgives til klagenævnet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter, at ordregiveren har offentliggjort sin beslutning (udbudslovens § 185, stk. 2, 3. pkt.). Har ordregiveren fulgt proceduren i lov om Klagenævnet for Udbud § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse være indgivet til klagenævnet inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.