Udbud af Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagtplansystem samt Indkøbssystem (ERP)

Aarhus Kommune

Aarhus Kommune udbyder aftale på Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagtplansystem samt Indkøbssystem (ERP).
Aftalen udbydes i 4 delkontrakter:
Delaftale 1: Økonomisystem
Delaftale 2: Debitorsystem
Delaftale 3: Løn og vagtplansystem
Delaftale 4: Indkøbssystem.
Kontrakten for hver delaftale udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder.
Ordregiver indgår Kontrakt med én leverandør om levering på hver delaftale.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-04-20. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-03-16.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

Hvem? Hvad? Hvor?
Indkøbshistorik
Dato Dokument
2022-03-16 Udbudsbekendtgørelse
2022-04-11 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
2023-01-30 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2022-03-16)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:
Aarhus Kommune udbyder aftale på Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagtplansystem samt Indkøbssystem (ERP). Aftalen udbydes i 4 delkontrakter: Delaftale 1: Økonomisystem Delaftale 2: Debitorsystem Delaftale 3: Løn og vagtplansystem Delaftale 4: Indkøbssystem. Kontrakten for hver delaftale udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder. Ordregiver indgår Kontrakt med én leverandør om levering på hver delaftale.
Vis mere
Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Programpakke til virksomhedsressourceplanlægning (ERP) 📦
Programpakke til finansiel analyse og regnskabsføring 📦
Programpakke til tidsregnskab eller personalestyring 📦
Programpakke til indkøbsstyring 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Østjylland 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aarhus Kommune
Postadresse: Rådhuspladsen 2
Postnummer: 8000
Postby: Aarhus C
Kontakt
Internetadresse: http://www.aarhus.dk 🌏
E-mail: kthk@aarhus.dk 📧
Telefon: +45 20533770 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/bec8fc55-e56a-4dad-85b0-576ab6a03add/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/bec8fc55-e56a-4dad-85b0-576ab6a03add/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-03-16 📅
Tilbudsfrist: 2022-04-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-03-21 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 056-146841
EUT-S-nummer: 56
Yderligere oplysninger
Forhandlingsforløbet forventes at bestå af en eller flere forhandlingsrunder, herunder også mulighed for en skriftlig forhandlingsrunde. Forhandlingsforløbet indebærer ikke shortlisting og der ydes ikke vederlag til deltagerne ifm. forhandlingerne. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud.
Vis mere

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Aarhus Kommune udbyder aftale på Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagtplansystem samt Indkøbssystem (ERP).
Aftalen udbydes i 4 delkontrakter:
Delaftale 1: Økonomisystem
Delaftale 2: Debitorsystem
Delaftale 3: Løn og vagtplansystem
Delaftale 4: Indkøbssystem.
Kontrakten for hver delaftale udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder.
Ordregiver indgår Kontrakt med én leverandør om levering på hver delaftale.
Anslået samlet værdi: 300 000 000 DKK 💰
Delkontraktens titel: Delaftale 1: Økonomisystem
Delkontraktnummer: Delkontrakt 1
Kort beskrivelse: Økonomisystem
Anslået værdi uden moms: 100 000 000 DKK 💰
Varighed: 96 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Delkontrakten kan forlænges i 4 x 12 måneder.
Beskrivelse af mulighederne:
Udbuddet af delkontrakten indeholder optioner, der er angivet i udbudsmaterialet.
Yderligere oplysninger:
Forhandlingsforløbet forventes at bestå af en eller flere forhandlingsrunder, herunder også mulighed for en skriftlig forhandlingsrunde. Forhandlingsforløbet indebærer ikke shortlisting og der ydes ikke vederlag til deltagerne ifm. forhandlingerne.
Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele Kontrakten på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud.
Delkontraktens titel: Delkontrakt 2: Debitorsystem
Delkontraktnummer: Delkontrakt 2
Kort beskrivelse: Debitorsystem
Anslået værdi uden moms: 50 000 000 DKK 💰
Beskrivelse af fornyelser: Delkontrakten kan forlænges med 4 x 12 måneder.
Delkontraktens titel: Delkontrakt 3: Løn og vagtplansystem
Delkontraktnummer: Delkontrakt 3
Kort beskrivelse: Løn og vagtplansystem
Anslået værdi uden moms: 135 000 000 DKK 💰
Delkontraktens titel: Delkontrakt 4: Indkøbssystem
Delkontraktnummer: Delkontrakt 4
Kort beskrivelse: Indkøbssystem
Anslået værdi uden moms: 15 000 000 DKK 💰
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aarhus Kommune

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:
Ordregiver vil kun indgå Kontrakt med økonomisk solide virksomheder, da det har væsentlig betydning, at Tilbudsgivers virksomhed består under hele kontraktperioden.
Tilbudsgiver skal oplyse følgende nøgletal for hvert af de seneste 3 regnskabsår i ESPD del IV afsnit B:
- Omsætning
- Egenkapital
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre enheder. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuld ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.
Vis mere
En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD fra den/de støttende enhed(er), hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.
Vis mere
Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.
Mindstekrav til niveauet:
Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver i hvert fald de seneste 3 regnskabsår har haft følgende nøgletal:
For Delaftalerne Økonomisystem, Debitorsystem samt Løn og vagtplansystem:
- Omsætning på mindst 50 mio. DKK.
- Egenkapital på mindst 50 mio. DKK.
For Delaftalen Indkøbssystem:
- Egenkapital på mindst 15 mio. DKK.
Mindstekravene gælder for hver Delaftale, der søges prækvalifikation på.
Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes egenkapitalen som Tilbudsgivers og disse andre enheders samlede egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som Tilbudsgiver og disse andre enheders samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (Nettoopgørelse).
Vis mere
Undtaget hertil er, hvis Tilbudsgiver baserer sig på anden enhed i form af Tilbudsgivers moderselskab, da Tilbudsgivers egenkapital allerede er en del af moderselskabets regnskabstal. I så tilfælde lægges moderselskabets regnskabstal til grund alene.
Vis mere
Ved sammenslutning af virksomheder (fx et konsortium) beregnes egenkapital virksomhedens samlede årlige egenkapital i de seneste 3 regnskabsår. Egenkapitalen beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i det seneste regnskabsår (Nettoopgørelse).
Teknisk og faglig kompetence:
Tilbudsgiver skal i ESPD del IV afsnit C oplyse, om Tilbudsgiveren lever op til det mindstekrav som følger nedenfor.
Tilbudsgiver skal beskrive de væsentligste referencer vedrørende kontrakter....
Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders formåen (fx et moder- eller søsterselskab, en underleverandør eller en anden enhed), uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuld ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af Kontrakten, fx ved at fremlægge støtteerklæring for disse enheders juridiske forpligtelse til at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden.
Vis mere
En økonomisk aktør, der deltager alene, men baserer sig på en eller flere enheders kapacitet, skal sikre, at Ordregiver modtager Tilbudsgivers eget ESPD sammen med et separat ESPD for den støttende enhed, hvori der meddeles relevante oplysninger for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på.
Vis mere
Når grupper af økonomiske aktører (fx et konsortium) deltager i udbudsproceduren sammen, skal der endvidere, for hver af de deltagende økonomiske aktører, udfyldes et særskilt ESPD.
Mindstekrav til niveauet:
Tilbudsgiver skal for hver delaftale, tilbudsgiver søger om prækvalifikation til, inden for de seneste 3 kalenderår kunne dokumentere minimum 3 referencer svarende til den udbudte Kontrakt (Delaftalen). Referencen skal indeholde oplysninger om:
- Opgavens art (herunder beskrivelse af de gennemførte integrationer forbundet hermed samt om opgaven dækkede hele eller dele af kommunen/virksomheden)
- Kontraktsum (hvis muligt)
- Tidsforløbet for opgavens udførelse
- Hvem arbejdet er udført for
Ved referencer, der svarer til den udbudte Kontrakt (Delaftalen), forstås tilsvarende leverancer til kommuner, andre offentlige kunder, samt virksomheder med mere end 500 ansatte (opgjort som årlige gennemsnitlige antal beskæftigede), som omfatter:
- Leverance af produkter og ydelser, der svarer til det udbudte på Delaftalen i nærværende udbud

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Mindste antal ansøgere: 3
Største antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere om prækvalifikation. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgernes økonomiske kvalifikationer og referencer vedrørende anskaffelser, der svarer til den udbudte Delaftale der ansøges på, med hovedvægten på Tilbudsgivernes referencer, herunder hvilke integrationer der er foretaget ifm. udførelsen af disse referencer.
Vis mere
Tilbudsgiver vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere om prækvalifikation. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgernes økonomiske kvalifikationer og referencer vedrørende anskaffelser, der svarer til den udbudte Delaftale, der ansøges på, med hovedvægten på Tilbudsgivernes referencer, herunder hvilke integrationer der er foretaget ifm. udførelsen af disse referencer.
Vis mere
Tilbudsgiverne vil blive valgt blandt de konditionsmæssige og egnede ansøgere om prækvalifikation. Udvælgelsen vil ske på baggrund af en vurdering af ansøgernes økonomiske kvalifikationer og referencer vedrørende anskaffelser, der svarer til den udbudte Delaftale der ansøges på, med hovedvægten på Tilbudsgivernes referencer herunder hvilke integrationer der er foretaget ifm. udførelsen af disse referencer.
Vis mere
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 10:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2022-04-22 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 60 %
Kvalitetskriterium (navn): Metode og proces
Kvalitetskriterium (vægtning): 7,5 %
Kvalitetskriterium (navn): Servicemål, vedligeholdelse og videreudvikling
Kontraktvilkår
Kvalitetskriterium (vægtning): 5 %
Pris (justeringskoefficient): 20 %

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 55133018
Kontakt
Enhed: Thomas K. Krægpøth
Internetadresse: www.aarhus.dk 🌏
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/bec8fc55-e56a-4dad-85b0-576ab6a03add/publicMaterial 🌏
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/bec8fc55-e56a-4dad-85b0-576ab6a03add/homepage 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Deltagelse i udbudsproceduren er udelukket, hvis en af følgende frivillige udelukkelsesgrunde er til stede i EPSD del III afsnit C:
- Tilbudsgiver er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis Tilbudsgivers aktiviteter administreres af en kurator eller af retten, hvis Tilbudsgiver er under tvangsakkord, hvis Tilbudsgivers erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor Tilbudsgiver er hjemhørende.
Vis mere
- Ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt.
Vis mere

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:
Klage over udbudsproceduren skal indgives til Klagenævnet for Udbud i henhold til § 7 i lov nr. 492 af 5.10.2010 om Klagenævnet for Udbud. Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være modtaget i Klagenævnet inden 20 kalenderdage fra dagen efter Ordregivers underretning om, hvem der er blevet prækvalificeret. Klagen skal vedlægges et klagegebyr på 20 000 DKK. Klager over udbuddet skal indgivet inden 45 kalenderdage efter, at Ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at Ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort. Seneste samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal Klageren skriftligt underrette Ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i stanstill-perioden, I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal Klageren tillige angive, hvorvidt der begræres opsættende virkning af klagen. Der henvises i øvrigt til Klagenævnet for Udbuds hjemmeside http://klfu.dk
Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 056-146841 (2022-03-16)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-04-11)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-04-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-04-15 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 075-202992
Henviser til bekendtgørelse: 2022/S 056-146841
EUT-S-nummer: 75
Yderligere oplysninger
Delaftale 4 - Indkøb annulleres pga. fejl i et egnethedskrav.
Delaftale 4 - Indkøb forventes genudbudt i uge 16.
Genudbuddet vil gøre brug af det oprindelige udbudsmateriale (Delaftale 1, 2 og 3 fortsætter), men Delaftalen Indkøb vil få en separat tidsplan. Denne nye tidsplan vil fremgå af udbudsbetingelserne, der vil blive opdateret ifm. genudbuddet.
Kilde: OJS 2022/S 075-202992 (2022-04-11)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-01-30)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Aarhus Kommune udbyder aftale på Økonomisystem, Debitorsystem, Løn og vagtplansystem samt Indkøbssystem (ERP). Aftalen udbydes i 4 delkontrakter: Delaftale 1: Økonomisystem Delaftale 2: Debitorsystem Delaftale 3: Løn og vagtplansystem Delaftale 4: Indkøbssystem (genudbudt separat - indgår dog som en del af ERP-udbuddet ift. implementering m.v.) Kontrakten for hver delaftale udbydes for en periode på 8 år med mulighed for forlængelse i 4 x 12 måneder. Ordregiver indgår Kontrakt med én leverandør om levering på hver delaftale.
Vis mere
Den samlede værdi af udbuddet: 235 000 000 DKK 💰

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2023-01-30 📅
Offentliggørelsesdato: 2023-02-03 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2023/S 025-068742
EUT-S-nummer: 25

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
Delaftale 4: Indkøbssystem (genudbudt separat - indgår dog som en del af ERP-udbuddet ift. implementering m.v.)

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2023-01-24 📅
Navn: Kmd a/s
Nationalt registreringsnummer: 26911745
Postadresse: Lautrupparken 40
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Den samlede værdi af udbuddet: 90 000 000 DKK 💰
Dato for kontraktindgåelse: 2023-01-25 📅
Navn: EG Danmark A/S
Nationalt registreringsnummer: 84667811
Postadresse: Lautrupvang 24
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3
1
2
Kilde: OJS 2023/S 025-068742 (2023-01-30)
Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕
Relaterede søgninger 🔍
Region:
Danmark Danmark Midtjylland Østjylland
Leverandører:
EG Danmark A/S KMD A/S
Produkter/tjenester:
Programpakker og informationssystemer Programpakke til forvaltning af... Programpakke til finansiel analyse og... Programpakke til tidsregnskab eller... Programpakke til... Programpakke til indkøbsstyring It-tjenester: rådgivning,...