Udbud af kontrakt af Automatisk biometri-identifikations-system (ABIS) og udstyr til dansk politi

Yderligere oplysninger

I relation til punkt IV.1.1) bemærkes det, at dette udbud gennemføres som et udbud med forhandling efter Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2009/81/EF, jf. artikel 26.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem.

Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail, dksupport@eu-supply.com, eller telefon, (+45) 70 20 80 14.

Deltagelse samt al kommunikation i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt. I.1). For at få adgang til udbuddet, herunder til spørgsmål/svar, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger. Derudover bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikationer og dokumenter at få. Udbudsmaterialet vil alene blive gjort tilgængeligt for de virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud.

Ansøgere bedes sende deres anmodning om deltagelse via EU Supply. Permalinket fremgår af pkt. I.1). Ansøgninger om deltagelse kan ikke sendes via e-mail eller på anden vis.

Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem.

Spørgsmål i forbindelse med anmodning om deltagelse skal stilles senest den 29.08.2022 kl. 10:00. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så rettidigt, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål i forbindelse med anmodning om deltagelse kan afgives på dansk eller engelsk.

Ordregiver har udarbejdet et ansøgningsskema, som ansøgerne opfordres til at anvende ved ansøgning om deltagelse. Ansøgningsskemaet indeholder spørgsmål, formularer og skabeloner til afgivelse af oplysninger osv. i overensstemmelse med kravene i udbudsbekendtgørelsen. Det understreges dog, at det alene er ansøgers ansvar at sørge for, at de afgivne oplysninger overholder kravene.

I relation til punkt IV.1.2) bemærkes, at hver ansøger alene kan indgive 1 ansøgning om prækvalifikation. Såfremt samme juridiske enhed er del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke kan udgøre en trussel for gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem ansøgerne/tilbudsgiverne.

I relation til punkt II.2.1 bemærkes det, at beløbet alene udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid (inklusiv forlængelse og udnyttelse af alle optioner). Særligt bemærkes det, at der hersker en usikkerhed i relation til værdiansættelsen af optionerne.

I relation til punkt III.2.2) og III.2.3) bemærkes det, at virksomheden kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre. Virksomheden skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge en erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. I modsat fald har ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders formåen.

Baserer en ansøger sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, hæfter ansøgeren og de pågældende enheder solidarisk for kontraktens gennemførelse. De enheder, som ansøger baserer sig på, skal i ansøgningen erklære at være solidarisk ansvarlig med ansøger, hvis denne bliver tildelt kontrakten. Den af Rigspolitiet udarbejdede ansøgningsskema kan anvendes til at afgive en sådan erklæring.

Ordregiver forbeholder sig ret til, men er ikke forpligtet dertil, at anvende fremgangsmåden i § 159 i lov nr. 1564 af 15. december 2015 (Udbudsloven), hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Ordregiver kræver, at ansøgeren og hver enhed, som ansøgeren baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, påtager sig solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse.

Ordregiver gør opmærksom på, at prækvalificerede tilbudsgivere skal underskrive en fortrolighedserklæring for at kunne modtage udbudsmaterialet.

I forbindelse med at udbudsmaterialet gøres tilgængeligt, forventer Rigspolitiet at afholde datarum på en af Rigspolitiets adresser, hvor fortroligt materiale vil blive fremlagt for de prækvalificerede tilbudsgivere. Det bemærkes, at virksomhederne skal være midlertidigt sikkerhedsgodkendt til minimum HEMMELIGT / NATO SECRET / SECRET UE for at kunne modtage fortroligt materiale. De virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, vil modtage en vejledning herom.

De ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil modtage yderligere praktiske oplysninger om forhandlingsforløbet, herunder oplysninger om indgivelse af tilbud.

Tilbudsgiver gøres udtrykkeligt opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret til at betragte indledende tilbud som et endeligt tilbud samt at afslutte udbudsprocessen og tildele kontrakten på grundlag af et indledende tilbud, dvs. uden at indgå forhandlinger af det indledende tilbud.

I relation til punkt II.1.2) bemærkes, at opfyldelsen af kontrakten skal ske på lokationer beliggende i hele Danmark, Grønland og Færørerne.

I relation til punkt II.2.3) og II.3) bemærkes det, at kontrakten træder i kraft ved underskrivelse, og løber i 96 måneder (8 år) fra overtagelsesdagen, og kan forlænges 3 gange á 12 måneder. Det vil sige, at den maksimale varighed af kontrakten med optioner er 132 måneder (11 år).

I relation til punkt III.3.2) skal der ikke oplyses navn på og faglige kvalifikationer for de medarbejdere, der skal udføre tjenesteydelsen som led i prækvalifikationsfasen. Der forventes at blive stillet krav herom i forbindelse med afgivelse af tilbud.

I relation til punkt IV.1.3) bemærkes, at Rigspolitiet under forhandlingsprocessen og tidligst efter modtagelse af 2. indledende tilbud (INDO2) forbeholder sig ret til at shortliste, dvs. at reducere antallet af tilbudsgivere baseret på en evaluering af det 2. indledende tilbud (INDO2) (eller 3. indledende tilbud (INDO3) etc) i overensstemmelse med tildelingskriterierne. Det bemærkes, at Rigspolitiet ikke er forpligtet til at oplyse tilbudsgiverne inden deadline for det 2. indledende tilbud (eller senere indledende tilbud) om shortlisting vil blive udført eller ej. Vær også opmærksom på, at shortlisting kan udføres før eller efter forhandlingsmøderne.

I relation til punkt IV.3.5 bemærkes det, at det er Rigspolitiets forventning at kunne afsende opfordring til at afgive tilbud til de udvalgte ansøgere på den angivne dato. Det er ligeledes Rigspolitiets forventning, at frist for modtagelse af det indledende tilbud vil være i primo december 2022. De angivne tidspunkter er dog alene forventede tidspunkter, og ændringer kan forekomme.

I relation til punkt IV.3.6) bemærkes det, at tilbudsprocessen forventes at blive gennemført på dansk, herunder at tilbuddet skal afgives på dansk. Dog kan dele af tilbuddet samt forhandlingsmøderne gennemføres på engelsk. Dette er specificeret nærmere i udbudsmaterialet. Ansøgning om deltagelse i udbuddet kan afgives på dansk eller engelsk.

Der kan opstå situationer, hvor en ansøger eller tilbudsgiver i løbet af udbudsprocessen ønsker at ændre sin sammensætning. Rigspolitiet vil i forbindelse med vurderingen af, om ændringerne i ansøgers eller tilbudsgivers sammensætning kan accepteres, anvende principperne i udbudsloven § 147 (lov nr. 1564 af 15. december 2015).

Forud for udbuddet er der gennemført en teknisk dialog. Relevant materiale er tilgængeligt ved anmodning til ordregiver.

Udbuddet gennemføres med forbehold for vedtagelse af de nødvendige myndighedsaftaler og for opnåelse af fornøden bevillingsmæssig hjemmel.

Navn på EU-finansieret projekt eller program

Rigspolitiet har ansøgt om at modtage EU-midler i forbindelse med fond BMVI (Border Management and Visa Instrument), specific action: “Support for the establishment of shared technical copies of the Schengen information System (SIS) by Member States and biometrics“. Rigspolitiet afventer, hvorvidt midlerne bliver bevilliget.