Kontrakt om elektronisk låsesystem

Fredensborg Kommune

Kontrakten omfatter levering af elektroniske låseenheder til borgere i eget hjem. Løsningen skal have tilhørende it-baserede administrationssystem. Løsningen skal indeholde en brugsret til administrationssystem og den software, der er tilkoblet den adgangsgivende enhed, jf. nærmere beskrivelse i Kontraktens Bilag 1 – Kravspecifikationen og Bilag 3 - Priser (tilbudslisten). Løsningen vil blive brug af gennemsnitligt 500-600 borgere i Fredensborg Kommune.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-04-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-03-02.

Hvem?

• Fredensborg Kommune

Hvad?

• Låse › Dørlåse

Hvor?

• Hovedstaden › Nordsjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2022-03-02	Udbudsbekendtgørelse
2022-03-07	Supplerende oplysninger
2022-03-29	Supplerende oplysninger
2022-04-01	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2022-03-02)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Dørlåse
Referencenummer: 101997
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Dørlåse 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordsjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Fredensborg kommune
Postadresse: Egevangen 3 B
Postnummer: 2980
Postby: Kokkedal
Kontakt
Internetadresse: https://www.fredensborg.dk 🌏
E-mail: rhop@fredensborg.dk 📧
Telefon: +45 72565000 📞
URL til dokumenter: https://www.comdia.com/fredensborg-kommune/tenderinformationshow.aspx?Id=101997 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-03-02 📅
Tilbudsfrist: 2022-04-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-03-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 046-118798
EUT-S-nummer: 46
Yderligere oplysninger

Fredensborg Kommune afholder den 7. marts, kl. 12-13, et virtuelt orienteringsmøde angående udbuddet. Det er muligt at deltage i mødet ved at kopiere dette link til emnelinjen i en browser (gerne Crome): https://fredensborg.webex.com/fredensborg/j.php?MTID=ma018f24ea0e8f77da9f89e8d96d99a12 Orienteringsmødet bliver afholdt på dansk.Slides fra mødet vil blive lagt op her i udbudssystemet. Der vil tillige blive lagt en video af mødet op i udbudssystemet, hvis det er teknisk muligt.<br>Fredensborg Kommune vurderer, at det bør undgås, at ansøgere opfordres til at afgive tilbud, hvis ansøgeren ikke vil være i stand til at indsende dokumentationen i tildelingsfasen, og dermed forhindrer andre i øvrigt kvalificerede ansøgere i at deltage. Derfor vil det alene være aktører, der ikke er omfattede af obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrunde, og som opfylder mindstekravene til økonomisk og finansiel kapacitet, som får mulighed for at afgive tilbud. Før Fredensborg Kommunes beslutning om prækvalifikation, vil Fredensborg Kommune derfor kræve, at de ansøgere, som Fredensborg Kommune har til hensigt at prækvalificere til at afgive tilbud på kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et, jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomisk formåen.Fredensborg Kommune har derfor til hensigt at indhente dokumentation fra de virksomheder, Fredensborg Kommune forventer at prækvalificere, før beslutningen om prækvalifikation bliver meddelt ansøgerne, jf. udbudsloven § 151, stk. 2. Dokumentationen kan udgøres af hhv. f.eks. en serviceattest, som udstedes af Erhvervsstyrelsen efter anmodning, og hhv. en erklæring om, at de i ESPD'et anførte oplysninger om økonomisk og finansiel formåen, dvs. de finansielle nøgletal, er korrekte. Dokumentation vedr. økonomisk og finansiel formåen kan lige ledes udgøres af eksempelvis årsregnskaber og lignende.Dokumentationen skal fremlægges indenfor en af Fredensborg Kommune fastsat passende frist på ikke under to og en halv uge (18 kalenderdage), regnet fra modtagelsen af forespørgslen.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 8 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Kontrakten omfatter levering af elektroniske låseenheder med tilhørende it-system, herunder brugsret til administrationssystem og den software, der er tilkoblet den adgangsgivende enhed, jf. nærmere beskrivelse i Kontraktens Bilag 1 – Kravspecifikationen og Bilag 3 - Priser (tilbudslisten).

Anslået værdi uden moms: 8 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges med 24 måneder ad 2 omgange.
Yderligere oplysninger:

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

1) Ansøgers skal anføre sin samlede omsætning i de seneste 3 disponible regnskabsår pr. regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.<br>2) Ansøgers skal oplyse sin soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår pr. regnskabsår, afhængigt af hvornår ansøgeren blev etableret eller startede sin virksomhed.Soliditetsgraden angives som forholdet mellem ansøgerens samlede egenkapital og ansøgerens samlede aktiver.Ved »de seneste tre disponible regnskabsår« forstås de seneste 3 årsregnskaber afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for ansøgerens regnskabsaflæggelse.Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD'et, jf. i øvrigt punkt VI.3) Yderligere oplysninger i udbudsbekendtgørelsen, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger.Såfremt ansøgere del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD'et, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. 

Mindstekrav til niveauet:

Omsætning minimum 2 mio. kr. pr. år i de seneste tre regnskabsår.Soliditetsgrad minimum 20 pct. pr. år i de seneste tre regnskabsår.Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen og soliditetsgrad som virksomhedens og disse enheders samlede omsætning og samlede soliditetsgrad i de 3 seneste disponible regnskabsår pr. regnskabsår.Ved en sammenslutning af virksomheder (et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning og samlede soliditetsgrad i de seneste 3 disponible regnskabsår pr. regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Ansøger skal anføre tre referencer. Referencerne må hver især maksimalt indeholde 2.000 anslag inkl. mellemrum. Anslag efter nr. 2.000 i en reference, vil ikke blive medtaget i vurderingen af referencen.Der kan alene lægges vægt på de ydelser og den økonomi, der er leveret i tre år forud for ansøgningsfristen, læs mere i prækvalifikationsbetingelserne punkt 4.2.Ansøger skal i ESPD'et, for hver reference anføre en kort beskrivelse af de faktisk udførte ydelser med klar beskrivelse af ydelser samt værdi. Ansøger skal anføre »start date« for referencen og »end date«. Såfremt den ene eller begge datoer ikke fremgår, medtages referencen ikke som relevant.

Mindstekrav til niveauet:

Der kræves mindst 3 relevante referencer. Referencerne er alene relevante, hvis de angår levering af elektroniske låsesystemer til brug i borgeres hjem, hvor kunden er en kommune eller lignende organ.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten: Se nærmere i kontrakten og Bilag 1 - kravspecifikationen.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Fredensborg Kommune vil invitere tre ansøgere til at afgive tilbud. Fredensborg Kommune vil udvælge de tre ansøgere, der har angivet de referencer, der samlet set er mest sammenlignelige med kontraktens ydelser i værdi og type af ydelser, jf. udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.4), jf. punkt II.2.9).

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 10:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2022-04-30 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 60
Pris (justeringskoefficient): 40

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29188335
Kontakt
Enhed: Rebecca Hoelgaard Preisler
URL til dokumenter: https://www.comdia.com/fredensborg-kommune/tenderinformationshow.aspx?Id=101997 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Fredensborg Kommune kan tildele kontrakten på baggrund af det indledende tilbud. Tilbudsgiverne kan derfor ikke regne med, at der gennemføres forhandlinger, jf. udbudsbetingelserne punkt 6.Der er planlagt 1 forhandlingsrunde. Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig dialog mellem Fredensborg Kommune og tilbudsgiver om indledende tilbud og Fredensborg Kommunes udbudsmateriale. Dialogen skal sikre, at den endelige løsning er særligt tilpasset Fredensborg Kommunes behov. Der er herudover håbet at forhandlingen vil kunne understøtte en effektiv og god konkurrence om kontrakten og reducere misforståelser og fejl. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold inden for de udbudsretlige rammer og principperne om ligebehandling og gennemsigtighed. Forhandlingerne kan ikke føre til ændringer af mindstekrav, grundlæggende elementer samt kriterier for tildeling.Står der MK i en overskrift, er hele afsnittet Mindstekrav. Der kan ikke forhandles om mindstekrav. Fordelingen af og opdelingen af delkriterier kan ikke forhandles.Krav og bestemmelserne kan forhandles i forbindelse med udbudsprocessen. Der kan lige ledes forhandles om priserne – dog forstået således, at ordregiver ved forhandlingsmødet alene angiver tilbudsgivers relative placering ift. de andre tilbudsgivere, samt placering ift. ordregivers forventning til priserne. Ordregiver kan ikke oplyse de andre tilbudsgiveres priser, men kan dog oplyse, hvor tilbudsgiver med fordel ville kunne optimere sine priser og dermed forbedre sit tilbud.På forhandlingsmøderne vil Fredensborg Kommune bl.a. informere tilbudsgiver om sin vurdering af det indledende tilbuds relativt stærke og svage egenskaber i forhold til Fredensborg Kommunes behov og de stillede krav. Tilbagemeldingen kan ikke forventes at være udtømmende.Efter modtagelse af de indledende tilbud afholder Fredensborg Kommune individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et tilbud. Dette forudsættes naturligvis af, at Fredensborg Kommune ikke beslutter, at acceptere ét af de indledende tilbud. Tid til forhandlingsmøde bookes via udbudssystemet. Ordregiver vil stille en række tider til rådighed, som tilbudsgiverne kan booke sig ind på efter først til mølle princippet. Tiderne vil først blive synlige i udbudssystemet efter modtagelse af de indledende tilbud.Fredensborg Kommune kan inddrage en tilbudsgivers forslag til ændringer af udbudsmaterialet i forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere. I forhandlingerne med de øvrige tilbudsgivere vil ændringsforslagets præcise ordlyd ikke nødvendigvis blive anvendt, og det vil heller ikke blive nævnt, hvilken tilbudsgiver der har foreslået ændringen. Fredensborg Kommune vil ikke uden konkret samtykke oplyse de øvrige tilbudsgivere om løsningsforslag eller andre fortrolige oplysninger, som en tilbudsgiver har givet.

Yderligere oplysninger

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: http://www.klfu.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf.lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens §2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.I andre situationer skal klage over udbud, jf.lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt.Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.2) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf.udbudslovens § 185, stk. 2.Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill - perioden, jf.lovens § 6, stk. 4.I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill - perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf.lovens § 12, stk. 1.Klagenævnet for Udbuds e-mailadresse er angivet i punkt VI.4.1).Klagenævnet for Udbuds klagevejledning kan findes på: www.erhvervsstyrelsen.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 046-118798 (2022-03-02)

Supplerende oplysninger (2022-03-07)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-03-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-03-11 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 050-128518
Henviser til bekendtgørelse: 2022/S 046-118798
EUT-S-nummer: 50
Kilde: OJS 2022/S 050-128518 (2022-03-07)

Supplerende oplysninger (2022-03-29)
Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-03-29 📅
Tilbudsfrist: 2022-04-20 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-04-01 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 065-170107
EUT-S-nummer: 65
Kilde: OJS 2022/S 065-170107 (2022-03-29)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-04-01)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-04-01 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-04-06 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 068-179831
EUT-S-nummer: 68
Yderligere oplysninger

Fredensborg Kommune afholder den 15. marts, kl. 10-11, et virtuelt orienteringsmøde angående udbuddet. Det er muligt at deltage i mødet ved at kopiere dette link til emnelinjen i en browser (gerne Crome):https://fredensborg.webex.com/fredensborg/j.php?MTID=ma018f24ea0e8f77da9f89e8d96d99a12 Informationsmødet bliver afholdt på dansk.Slides fra mødet vil blive lagt op her i udbudssystemet. Der vil tillige blive lagt en video af møde op i udbudssystemet, hvis det er teknisk muligt.<br><br>

Objekt
Omfanget af udbuddet

Reference
Yderligere oplysninger

Udbuddet annulleres. Der er modtaget 25 spørgsmål efter den officielle spørgefrist. Flere af de modtagne spørgsmål har foranlediget, at Fredensborg Kommune vil ændre i elementer i kontrakten, herunder både i krav og mindstekrav. Flere af ændringerne kan blive betragtet som så væsentlige ændringer, at det ikke vurderes, at processen kan fortsættes. Fredensborg Kommune er følgelig ikke betrygget i, at det vil kunne være tilstrækkeligt blot at udskyde ansøgningsfristen.Der vil snarrest blive i værksat en ny udbudsprocedure.

Kilde: OJS 2022/S 068-179831 (2022-04-01)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Byggekonstruktioner og -materialer; andre byggevarer (undtagen elapparatur) (11 nye indkøb)

Værktøj låse, nøgler, hængsler, befæstelseselementer, kæder og fjedre (1)

Låse, nøgler og hængsler (1)

Diverse hængelåse og låse (1)

Låse (1)