Driftsaftale på vedligeholdelse og support inkl. overvågning på Region Sjællands Cisco, Farlon, wallboard og voicerecording platforme

Region Sjælland

Region Sjælland efterspørger en aftale på vedligeholdelse og support inkl. overvågning på Region Sjællands Cisco, Farlon, wallboard og voicerecording platforme, opdatering af licenser og systemer samt tilkøb af beslægtede ydelser.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-03-25. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-02-18.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• NetDesign

Hvem?

• Region Sjælland

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Sjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2022-02-18	Udbudsbekendtgørelse
2022-05-11	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2022-02-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Vedligeholdelse af telekommunikationsinfrastruktur
Referencenummer: EMN-2021-10997
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Vedligeholdelse af telekommunikationsinfrastruktur 📦
Yderligere CPV-kode: Telekommunikationsleverancer 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Sjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Sjælland
Postadresse: Alleen 15
Postnummer: 4180
Postby: Sorø
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk 🌏
E-mail: miksch@regionsjaelland.dk 📧
Telefon: +45 93566780 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=324171&B=RS 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=324171&B=RS 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-02-18 📅
Tilbudsfrist: 2022-03-25 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-02-23 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 038-098341
EUT-S-nummer: 38
Yderligere oplysninger

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt. Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i henhold til Udbudslovens § 49, idet det vurderes at der er en sådan naturlig sammenhæng mellem de udbudte ydelser, at de mest hensigtsmæssigt varetages af samme leverandør.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 27 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udbuddet omfatter en driftsaftale på vedligeholdelse og support inkl. overvågning på Region Sjællands Cisco, Farlon, wallboards og voicerecording-platforme, opdatering af licenser og systemer samt tilkøb af beslægtede ydelser.

Omfanget af løsningen, som indgår i aftalen, er i dag i hovedtræk:

• Cisco: geografisk redundant datacenterløsning, 6 lokationer med ø-drifts funktion, ca. 5000 analog og IP-telefoner, 1800 Jabber klienter, redundante SIP-trunks til teleoperatør (840 kanaler), Unity Connection, 2 UCCX kon-taktcentre med ca. 800 agenter.

• Farlon: geografisk redundant datacenterløsning med 30 omstillingsagenter

• Record-it: Voice-recording

• Leverandørudviklet Wallboard løsning anvendt i Regionens Lægevagt

• Dedikeret Cisco løsning til Regionens Præhospital (PHC) bestående af redundant Cisco UC-manager, UCCX-kontaktcentre, Finesse gadget servere, Voicerecording, 2Ring wallboard og selvstændige SIP-trunks og nummerserier til teleoperatør.

Aftalen rummer også mulighed for løbende tilpasninger af platformene, dvs. bl.a. tilkøb af opdateringer af licenser og systemer, tilkøb af telefonapparater m.v.

Telefonapparater indgår ikke i aftalen om vedligeholdelse og support.

Leveringen af ydelserne skal ske på en måde, som er særdeles pålidelig og robust i forhold til den intensive brug, samt under hensyntagen til, at regionens anvendelse af løsningerne i visse tilfælde sker i forbindelse med varetagelsen af akutte, alvorlige og i nogle tilfælde livskritiske situationer inden for sundhedsvæsenet.

Region Sjælland stiller derfor store krav til leverandørens leveranceorganisation og at regionen bl.a. har adgang til helpdesk, remote og onsite fejlafhjælpning indenfor de i udbudsmaterialet definerede tidsfrister. Stabil drift og høj tilgængelighed er særdeles vigtigt for Region Sjælland, hvorfor der stilles store krav til løsningernes tilgængelighed. Tiderne for vedligeholdelse og support er alle dage (mandag til søndag, inkl. helligdage), 24 timer i døgnet.

Leverandøren udfører vedligeholdelse og support på løsningerne som helhed, dvs. alt hardware og software, herunder også operativsystemer.

Hovedleverancen under kontrakten er i hovedpunkter:

• Transition

• Overtagelse af vedligeholdelse og support inkl. overvågning af løsningen

• Vedligeholdelse og support af løsningen

• Redundanstests

• Opdateringer

• Backup og restore

• Dokumentation

• Samarbejde herunder statusmøder

• Driftshåndbog

• Rapportering

Ydelses- og projektleverancer omfatter:

• Tilkøb af ydelser

Følgende bilag vil ikke være tilgængelige fra starten:

Kontraktbilag 6, Kontraktbilag 6.1, Appendiks 6 B og Appendiks 6 C. Dette skyldes, at bilagene indeholder fortroligt materiale, som Ordregiver kan tilbageholde, jf. §132, stk. 2. For at Tilbudsgiver kan få adgang til nævnte bilag, skal Tilbudsgiver underskrive en tavshedserklæring.

Følgende fremgangsmåde vil blive anvendt: Tilbudsgiver skal sende en besked til Ordregiver igennem CTM’s beskedmodul, efterfølgende fremsender Ordregiver en tavshedserklæring, som skal underskrives af Tilbudsgiver og efterfølgende returneres til Ordregiver igennem CTM, herefter fremsendes Kontraktbilag 6, Kontraktbilag 6.1, Appendiks 6B og Appendiks 6C til Tilbudsgiver igennem CTM, når Ordregiver har modtaget den underskrevet tavshedserklæringen.

Anslået værdi uden moms: 27 000 000 DKK 💰
Varighed: 36 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Kontrakten kan forlænges af Ordregiver to (2) gange, hver gang med op til (12) måneder.

Beskrivelse af mulighederne:

Ordregiver efterspørger to forskellige modeller for licensbinding, Henholdsvis Option A, B og C, D.

Option A og B angår Cisco calling licenser. Her skal Ordregiver vælge imellem en EA-licensaftale eller en Named user licensaftale.

Option C og D angår Cisco contact center licenser. Her skal Ordregiver vælge imellem at bibeholde nuværende licensstruktur eller overgå til Flex Plan licensstuktur.

Ordregiver forpligter sig til at købe option A eller B og C eller D ved kontraktindgåelse.

Optioner på systemudvikling - Ordregiver er ikke forpligtet til at udnytte disse købsoptioner.

Cloudbaseret – kontraktcenter baseret på Flex Plan

Cloudbaseret – kontaktcenter – alternativ løsning

Udvidelse af eksisterende løsning – brugerundersøgelse

Udvidelse af eksisterende løsning – statistik og rapportering

Udvidelse af eksisterende løsning – wallboard

Udvidelse af eksisterende løsning – speech analytics

Option på hardware - Ordregiver er ikke forpligtet til at udnytte disse købsoptioner.

Mellem IP-apparat

Stort IP-apparat

IP-apparater, sidemodul

IP-apparater – ekstern strømforsyning

Analog- adapter og gateway

Yderligere oplysninger:

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Ordregiver har valgt ikke at opdele kontrakten i henhold til Udbudslovens § 49, idet det vurderes at der er en sådan naturlig sammenhæng mellem de udbudte ydelser, at de mest hensigtsmæssigt varetages af samme leverandør.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Hele Region Sjælland

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal anføre to (2) forskellige leverancer som er (eller har været) igangværende indenfor de seneste fem (5) år før tilbudsfristen – der skal have været realitet på levering i henhold til leverancen.

Referencerne bedes indeholde:

• Angivelse af Kunden

• Beskrivelse af indholdet af opgaven, herunder transitionsprojektet, service- og supportaftale, vedligeholdelse, overvågning af løsningen og øvrige tjenesteydelser der kunne være leveret under aftale og som har relevans.

• Beskrivelse af kompleksiteten af løsningen som blev serviceret og vedligeholdt, samt drifststatus (dato for ikrafttræden og slutdato)

• Kontraktens varighed (dato for ikrafttræden og slutdato)

• Årlig kontraktværdi

Mindstekrav til niveauet:

Minimumskrav til det niveau, der kræves:

• Tilbudsgiver skal have minimum to (2) sammenlignelige leverancer.

o En reference anses for sammenlignelig når den har lighed med den udbudte kontrakt og kunde.

• Med lighed med kontrakten forstås opgaver, som i størrelse, indhold af kontrakten og kompleksitet i mængden af produkter eller løsning bedst svarer til den udbudte kontrakt.

• Med lighed med kunden forstås en offentlig/privat større virksomhed med et betydeligt antal ansatte og en geografisk fordeling på flere lokationer over et større område.

Referenceliste, skal oplyses i ESPD, del IV, pkt. C.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Den vindende tilbudsgiver vil skulle behandle personoplysninger på Ordregivers vegne. Der skal derfor underskrives en databehandleraftale i medfør af persondatalovgivningen.

Der stilles i kontrakten krav om, at leverandørens ydelser skal leveres med respekt for nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption.

Leverandøren skal gøre sig bekendt med Kundens arbejdsmiljøpolitik, og søge at leve op til målsætningerne heri i forbindelse med udførelsen af Kontrakten.

Leverandøren skal, ved dennes færden hos Kunden, og i øvrigt efterleve Kundens retningslinjer og politikker for personalets adfærd, herunder ryge- og alkoholpolitik.

Ordregiver har en udtrædelsesadgang under transition

Ordregiver har Step-In Rights

Ordregiver kan pålægge Leverandøren at indsætte yderligere personel

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 00:59
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 2022-12-31 📅
Dato for åbning af tilbud: 2022-03-25 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 00:59
Yderligere oplysninger: Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 75
Pris (justeringskoefficient): 25

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29190658
Kontakt
Enhed: Mikkel Schannong
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=324171&B=RS 🌏

Reference
Yderligere oplysninger
Anslået tidsplan for offentliggørelse af efterfølgende bekendtgørelser: 2027

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 stk.1, nr. 1-6 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152.

En tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en tilbudsgiver, hvis ordregiver har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnerens Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291095 📞
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 038-098341 (2022-02-18)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-05-11)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 37 000 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-05-11 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-05-16 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 094-260218
Henviser til bekendtgørelse: 2022/S 038-098341
EUT-S-nummer: 94

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2022-05-11 📅
Navn: NetDesign
Nationalt registreringsnummer: 40 07 52 91
Postadresse: Teglholmsgade 1-3
Postby: København SV
Postnummer: 2450
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 44358000 📞
E-mail: kundecenteret@netdesign.dk 📧
Land: Sjælland 🏙️
Internetadresse: https://www.netdesign.dk/ 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 37 000 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2022/S 094-260218 (2022-05-11)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Reparations- og vedligeholdelsestjenester (12 nye indkøb)

Reparation, vedligeholdelse og tilhørende tjenesteydelser for pc'er, kontorudstyr, telekommunikations- og av-udstyr

Vedligeholdelse af telekommunikationsudstyr