Contract lifecycle management (CLM) solution

Danish Ministry of Defence Acquisition and Logistics Organisation

DALO has decided to digitalize its contracts and procurement documents through a Contract Creation System.
DALO is looking for a standard solution for Contract Creation delivered either as Software as a Service (SaaS) or as software components to be installed in DALO’s closed internal IT-infrastructure.
Through a software supported clause library, modular set up and wizard, the Contract Creation System shall support DALO’s different document types and the overall user experience of the Sourcing Managers when creating contracts and other procurement documents.

Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2022-09-30. Indkøbet blev offentliggjort på 2022-08-30.

Leverandører
Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:
Hvem?

Hvad?

Hvor?

Indkøbshistorik
Dato Dokument
2022-08-30 Udbudsbekendtgørelse
2022-09-22 Supplerende oplysninger
2023-08-18 Bekendtgørelse om indgåede kontrakter
Udbudsbekendtgørelse (2022-08-30)
Ordregivende myndighed
Navn og adresser
Navn: Danish Ministry of Defence Acquisition and Logistics Organisation
Nationalt registreringsnummer: 16-28-71-80
Postadresse: Lautrupbjerg 1-5
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Thomas Bach Tengberg
Telefon: +45 24764237 📞
E-mail: fmi-ktp-sd-ac-clm@mil.dk 📧
Region: Danmark 🏙️
URL: www.fmi.dk 🌏
Kommunikation
URL til dokumenter: https://www.fmi.dk/en/temporary/clm 🌏
Kommunikation (deltagelse)
Navn: Danish Ministry of Defence Acquisition and Logistics Organisation
Nationalt registreringsnummer: 16-28-71-80
Postadresse: Lautrupbjerg 1-5
Postby: Ballerup
Postnummer: 2750
Land: Danmark 🇩🇰
Kontaktperson: Thomas Bach Tengberg
Telefon: +45 24764237 📞
E-mail: fmi-ktp-sd-ac-clm@mil.dk 📧
Region: Danmark 🏙️
URL: www.fmi.dk 🌏

Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Contract lifecycle management (CLM) solution
Produkter/tjenester: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Kort beskrivelse:
“DALO has decided to digitalize its contracts and procurement documents through a Contract Creation System. DALO is looking for a standard solution for...”    Vis mere
Anslået værdi uden moms: EUR 2 350 000 💰

1️⃣
Yderligere produkter/tjenester: Udvikling af programmel til dokumentoprettelse 📦
Yderligere produkter/tjenester: Udvikling af programmel til dokumenthåndtering 📦
Yderligere produkter/tjenester: System- og supporttjenester 📦
Yderligere produkter/tjenester: Help-desk og støttetjenester 📦
Yderligere produkter/tjenester: Help-desk-tjenester 📦
Yderligere produkter/tjenester: Systemsupport 📦
Yderligere produkter/tjenester: Programmeltestning 📦
Yderligere produkter/tjenester: Systemafprøvning 📦
Yderligere produkter/tjenester: Dataindlæsning 📦
Yderligere produkter/tjenester: Dataforberedelse 📦
Yderligere produkter/tjenester: Datalagring 📦
Sted for udførelsen: Hovedstaden 🏙️
Beskrivelse af udbuddet:
“DALO intends to streamline and automate its ways of working with Contract Creation. DALO has decided to digitalize its contracts and procurement documents...”    Vis mere
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Functionality
Kvalitetskriterium (vægtning): 50 %
Kvalitetskriterium (navn): User Experience
Kvalitetskriterium (vægtning): 20 %
Pris (justeringskoefficient): 30 %
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi ekskl. moms: EUR 2 350 000 💰
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Beskrivelse
Varighed: 72
Kontraktens, rammeaftalens eller det dynamiske indkøbssystems varighed
Denne kontrakt kan forlænges
Beskrivelse
Beskrivelse af fornyelser:
“DALO shall be entitled to extend the contract for 2 (two) 24 (twenty-four)-month periods at a notice of three months before the expiry of the contract.”
Oplysninger om begrænsningerne i antallet af ansøgere, der kan indbydes
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:
“For the purpose of achieving the best possible competition, DALO will choose a number of candidates for participation in the tender procedure based on the...”    Vis mere
Oplysninger om valgmuligheder
Indstillinger
Beskrivelse af mulighederne:
“DALO shall with a written notice of one (1) week, in the duration of the contract have the opportunity to purchase extra user accesses for the...”    Vis mere

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Økonomisk og finansiel stilling
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“The candidate must use the European Single Procurement Document (electronic version, hereafter ESPD –) and provide the following information in the...”    Vis mere
Betingelser for deltagelse

“The candidate must have had a positive equity ratio for each the last 2 financial years. The equity ratio is calculated by dividing the candidate's equity...”    Vis mere
Teknisk og faglig kompetence
Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier:
“A list of the most important similar deliveries (references), cf. section II.1.4) and II.2.4), carried out prior to the deadline for the request to...”    Vis mere
Betingelser i forbindelse med kontrakten
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:
“Reference is made to the procurement documents regarding payment terms. Invoicing must be done in accordance with the applicable Danish legislation on...”    Vis mere

Procedure
Type af procedure
Konkurrencepræget procedure med forhandling
Oplysninger om forhandling
Den ordregivende myndighed forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de første tilbud uden at føre forhandlinger
Administrative oplysninger
Frist for modtagelse af bud eller ansøgninger om deltagelse: 2022-09-30 13:00 📅
Anslået dato for afsendelse af invitationer til at afgive tilbud eller deltage til udvalgte ansøgere: 2022-10-14 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: engelsk 🗣️
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Nedenstående tidsramme er udtrykt i antal måneder.
Minimumsfrist, inden for hvilken tilbudsgiveren skal opretholde tilbuddet: 6

Supplerende oplysninger
Oplysninger om gentagelse
Der er tale om et tilbagevendende indkøb
Anslået tidsplan for offentliggørelse af yderligere bekendtgørelser: August 2032
Oplysninger om elektroniske arbejdsgange
Elektronisk fakturering vil blive accepteret
Der vil blive anvendt elektronisk betaling
Yderligere oplysninger

“DALO demands that the candidate and each of the legal entities whose economic and financial capacities the candidate relies on undertake joint and several...”    Vis mere
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
URL: https://klfu.naevneneshus.dk/ 🌏
Gennemgangsprocedure
Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer:
“Pursuant to the Danish Consolidation Act no. 593 of 2 June 2016 on the Complaints Board for Public Procurement (available at www.retsinformation.dk), the...”    Vis mere
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
URL: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2022/S 169-478390 (2022-08-30)
Supplerende oplysninger (2022-09-22)

Supplerende oplysninger
Oprindelig reference til meddelelsen
Meddelelsesnummer i EUT S: 2022/S 169-478390

Ændringer
Tekst, der skal berigtiges i den oprindelige meddelelse
Afsnittets nummer: II.2.9
Partiets identifikationsnummer: N/a
Sted for den tekst, der skal ændres: Section II.2.9
Gammel værdi
Tekst: "[...] which is located at the ETHICS-webportal [...]"
Ny værdi
Tekst: "[...] which is located at the webportal [...]"
Tekst, der skal berigtiges i den oprindelige meddelelse
Afsnittets nummer: VI.3
Partiets identifikationsnummer: N/a
Sted for den tekst, der skal ændres: Section VI.3
Gammel værdi
Tekst: "[...] which is located at the ETHICS-webportal [...]"
Ny værdi
Tekst: "[...] which is located at the webportal [...]"
Kilde: OJS 2022/S 186-527601 (2022-09-22)
Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2023-08-18)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:
“DALO has decided to digitalize its contracts and procurement documents through a Contract Creation System delivered as Software as a Service (SaaS). Through...”    Vis mere
Samlet værdi af indkøbsaftalen (ekskl. moms): EUR 2 350 000 💰
Beskrivelse
Beskrivelse af udbuddet:
“DALO intends to streamline and automate its ways of working with Contract Creation. DALO has decided to digitalize its contracts and procurement documents...”    Vis mere
Oplysninger om valgmuligheder
Beskrivelse af mulighederne:
“DALO has with a written notice of one (1) week, in the duration of the contract, the opportunity to purchase extra user accesses for the Solution. DALO has...”    Vis mere

Procedure
Administrative oplysninger
Tidligere offentliggørelse vedrørende denne procedure: 2022/S 169-478390
Oplysninger om afslutning af indkaldelse af konkurrencen i form af en forhåndsmeddelelse
Den ordregivende myndighed vil ikke tildele yderligere kontrakter på grundlag af ovennævnte forhåndsmeddelelse

Tildeling af kontrakt

1️⃣
Kontraktnummer: 5300000771
Titel:
“Contract for delivery and maintenance of a contract lifecycle management solution with associated services”
Dato for indgåelse af kontrakten: 2023-08-16 📅
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3
Antal modtagne bud fra SMV'er: 1
Antal modtagne bud fra tilbudsgivere fra andre EU-medlemsstater: 2
Antal modtagne bud fra bydende fra lande uden for EU: 1
Antal bud, der er modtaget ad elektronisk vej: 3
Navn og adresse på kontrahenten
Navn: Accenture A/S
Nationalt registreringsnummer: 13227500
Postadresse: Bohrsgade 35, Copenhagen V
Postby: Copenhagen
Postnummer: 1799
Land: Danmark 🇩🇰
Region: Danmark 🏙️
Entreprenøren er en SMV
Oplysninger om kontraktens/parcellens værdi (ekskl. moms)
Anslået samlet værdi af kontrakten/partiet: EUR 2 350 000 💰
Kontraktens/parcellens samlede værdi: EUR 2 350 000 💰
Oplysninger om underleverandørvirksomhed
Kontrakten vil sandsynligvis blive givet i underentreprise
Andel (%): 90
Kilde: OJS 2023/S 161-508746 (2023-08-18)