Udbud af opbevaring af Udenrigsministeriets arkivalier

Udenrigsministeriet

Udenrigsministeriet ved Koncernjura, Offentlig ret og Arkiv (JTK) har behov for opbevaring af arkivalier i et ekstern arkivlager, samt følgende opgaver:
1. Modtagelse af arkivalier til arkivering
2. Fremfinding og levering af arkivalier til Udenrigsministeriet,
3. Kassation og makulering af materiale efter Udenrigsministeriets anvisning
4. Håndtering af opgaver på Udenrigsministeriets adresse
5. Scanning af arkivalier til anvendelse via online-løsning hos leverandøren
6. Transport

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-11-19. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-10-20.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Iron Mountain A/S

Hvem?

• Udenrigsministeriet

Hvad?

• Kontorstøttearbejde › Arkiveringsvirksomhed

Hvor?

• Hovedstaden › Byen København
• Hovedstaden › Københavns omegn

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-10-20	Udbudsbekendtgørelse
2021-11-08	Supplerende oplysninger
2022-01-04	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-10-20)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Arkiveringsvirksomhed
Referencenummer: 2021 - 34664
Kort beskrivelse:

Udenrigsministeriet ved Koncernjura, Offentlig ret og Arkiv (JTK) har behov for opbevaring af arkivalier i et ekstern arkivlager, samt følgende opgaver: 1. Modtagelse af arkivalier til arkivering 2. Fremfinding og levering af arkivalier til Udenrigsministeriet, 3. Kassation og makulering af materiale efter Udenrigsministeriets anvisning 4. Håndtering af opgaver på Udenrigsministeriets adresse 5. Scanning af arkivalier til anvendelse via online-løsning hos leverandøren 6. Transport

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Arkiveringsvirksomhed 📦
Yderligere CPV-kode: Arkiveringsvirksomhed 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Københavns omegn 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Den laveste pris

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Udenrigsministeriet
Postadresse: Asiatisk Plads 2
Postnummer: 1448
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://um.dk/ 🌏
E-mail: jepisa@um.dk 📧
Telefon: +45 33920445 📞
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=313071&B=DK_UDBUD 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=313071&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-10-20 📅
Tilbudsfrist: 2021-11-19 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-10-25 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 207-542172
EUT-S-nummer: 207
Yderligere oplysninger

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da Udenrigsministeriet har vurderet, at kontrakten ikke egnet til opdeling. Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udenrigsministeriet ved Koncernjura, Offentlig ret og Arkiv (JTK) har behov for opbevaring af arkivalier i et ekstern arkivlager, samt følgende opgaver:

1. Modtagelse af arkivalier til arkivering

2. Fremfinding og levering af arkivalier til Udenrigsministeriet,

3. Kassation og makulering af materiale efter Udenrigsministeriets anvisning

4. Håndtering af opgaver på Udenrigsministeriets adresse

5. Scanning af arkivalier til anvendelse via online-løsning hos leverandøren

6. Transport

Anslået samlet værdi: 1 650 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Offentligt udbud af kontrakt omfattende opbevaring af arkivalier, samt dertil hørende opgaver. Kontrakten tildeles til tilbudsgiver med den laveste pris.

Anslået værdi uden moms: 1 650 000 DKK 💰
Varighed: 48 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Mulighed for forlængelse i 2 gange 12 måneder
Yderligere oplysninger:

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da Udenrigsministeriet har vurderet, at kontrakten ikke egnet til opdeling.

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver angiver at virksomheden opfylder alle minimumskrav til egnethed, ved at svare ”ja” i DEL IV ”Udvælgelseskriterier” i ESPD’et.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal i de seneste 3 disponible regnskabsår (afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed) har haft en samlet omsætning pr. år på minimum DKK 3 mio.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiveren og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår

Som dokumentation for opfyldelse af sin økonomiske og finansielle formåen kan tilbudsgiver f.eks. fremlægge årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om tilbudsgivers omsætning i form af revisorerklæring, i indtil de 3 seneste disponible regnskabsår, afhængigt af hvornår tilbudsgiveren blev etableret eller startede sin virksomhed.

Teknisk og faglig kompetence: Tilbudsgiver skal have med udførelsen af lignende opgaver.
Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal som minimum have erfaring med minimum en lignende opgaver, jf. pkt. II.1.4, der er udført inde for de seneste 3 år.

Tilbudsgiver kan opfylde kravet ved at basere sig på andre enheders formåen. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal mindst en af virksomhederne have den krævede erfaring.

Som dokumentation herfor skal tilbudsgiver fremlægger en referenceliste med beskrivelse af mindst en betydelige sammenlignelige referencer, som tilbuds har leveret i løbet af de seneste 3 år, med beskrivelse af for den enkelte leverance indeholde en beskrivelse af den udførte leverance, den økonomiske værdi af leverancen (beløb), dato for leverancen samt navn på kunden (modtager).

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul (bilag 2) i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 23:59
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 2022-02-19 📅
Dato for åbning af tilbud: 2021-11-19 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 23:59

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 43271911
Kontakt
Enhed: Jeppe Barlach Isaksen
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/357535 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=313071&B=DK_UDBUD 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder følgende frivillige udelukkelsesgrunde anvendelse i forbindelse med dette udbud: udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 om konkurs mv., nr. 3 om alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet, og nr. 6 om forsøg på at påvirke ordregiverens beslutningsproces. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152.

En tilbudsgiver, der er omfattet af en udelukkelsesgrund, er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre tilbudsgiver har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en tilbudsgiver, hvis ordregiver har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagevejledning-0 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 207-542172 (2021-10-20)

Supplerende oplysninger (2021-11-08)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-11-08 📅
Tilbudsfrist: 2021-11-24 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-11-12 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 220-580044
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 207-542172
EUT-S-nummer: 220
Yderligere oplysninger
Tilbudsfristen ændres som følge af en række ændringer i prisbilag 3
Kilde: OJS 2021/S 220-580044 (2021-11-08)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-01-04)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 1 650 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-01-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-01-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 005-008893
EUT-S-nummer: 5

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2021-12-21 📅
Navn: Iron Mountain A/S
Nationalt registreringsnummer: 19396932
Postadresse: Greve Main 20
Postby: Greve
Postnummer: 2670
Land: Danmark 🇩🇰
E-mail: christian.meldgaard@ironmountain.com 📧
Land: Hovedstaden 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 1 650 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2022/S 005-008893 (2022-01-04)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (10 nye indkøb)

Kontorstøttearbejde