Udbud af levering af tolkeydelser for Udlændinge- og Integrationsministeriet

Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet (Departement, Styrelsen for International Rekruttering og

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2022-01-31. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-12-17.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• TolkDanmark ApS
• ViTolker ApS

Hvem?

• Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet (Departement, Styrelsen for International Rekruttering og

Hvad?

• Kontorstøttearbejde › Tolkning

Hvor?

• Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-12-17	Udbudsbekendtgørelse
2022-01-19	Supplerende oplysninger
2022-07-04	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-12-17)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Tolkning
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Tolkning 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet (Departement, Styrelsen for International Rekruttering og Integration, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet og Flygtningenævnet)
Postadresse: Farimagsvej 51A
Postnummer: 4700
Postby: Næstved
Kontakt
Internetadresse: https://uim.dk/ 🌏
E-mail: maloch@us.dk 📧
Telefon: +45 61205672 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-12-17 📅
Tilbudsfrist: 2022-01-31 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-12-22 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 248-656826
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 131-346862
EUT-S-nummer: 248
Yderligere oplysninger

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Anslået samlet værdi: 84 342 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Udlændingestyrelsen på vegne af Udlændinge- og Integrationsministeriet udbyder en rammeaftale, der omfatter mundtlig tolkning, herunder fremmøde-, video-, og telefontolkning på følgende sprog: arabisk, kurmanji, farsi, dari og pashto. Der er fastsat krav om både "ordinær" og akut tolkning. Udlændinge- og Integrationsministeriet består af dennes departement, Udlændingestyrelsen, Styrelsen for International Rekruttering og Integration, Hjemrejsestyrelsen, Udlændingenævnet og Flygtningenævnet. Nærmere beskrivelse af ordregivende myndighed inklusive underliggende styrelser fremgår af udbudsmaterialet. Leverandøren skal ud over tolkningen stille et bookingsystem til rådighed iht. kravene i udbudsmaterialet. Derudover skal leverandøren tilbyde en option på API-integration mellem leverandørens og kundens bookingsystem, således, at API-integration muliggør, at Kundens bookingsystem kan fungere i henhold til samtlige krav til bookingportalen. Tolketaksterne er fastsat afhængigt af tolkenes kompetencer fordelt på nærmere definerede kategorier i udbudsmaterialet, og leverandøren skal afgive en pris for management fee, implementering, vedligeholdelse, videreudvikling og efteruddannelse af tolke samt option på API-integration til kundens bookingsystem. Management fee dækker bl.a. over følgende priser: rekruttering af tolke, bookingsystem, udarbejdelse af tolkekort og tolkehåndbog, leverandørens tilsyn af den leverede kvalitet i aftalen mv.

Udlændingestyresen gennemfører udbuddet som udbud med forhandling med to faser, herunder prækvalifikation samt indledende og endeligt tilbud. Dette vil give styrelsen mulighed for at undersøge, hvilke løsninger der bedst kan opfylde hele ministeriets konkrete behov. Tildelingskriterierne er Kvalitet i opgaveløsningen 70 % og Pris 30 %. Underkriteriet "kvalitet i opgaveløsningen" er fordelt på følgende delkriterier, som leverandørerne konkurrerer om: tolkenes kompetencer (50 %), forsyningssikkerhed (25 %), bestillingssystem og klagebehandling (15 %) og implementeringsplan (10%). Underkriteriet "pris" er fordelt på pris som primære leverandør (75%) og pris som sekundære leverandør (25%).

Udlændingestyrelsen forventer på vegne af hele ministerområdet at indgå kontrakt med to leverandører. Tildeling af kontrakt vil ske ved direkte tildeling efter en kaskademodel, hvor der vil være en primær og en sekundær leverandør. På den måde vil bestillingen blive foretaget ved den primære leverandør, og hvis denne ikke kan levere, vil myndighederne kunne gå til den sekundære leverandør. Denne model har til formål at sikre størst mulig forsyningssikkerhed på aftalen.

Rammeaftalen er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det ville være uhensigtsmæssigt og omkostningstungt for kunden at administrere, samt at virksomhederne på markedet kan håndtere tolkning på alle udbudte sprog.

Rammeaftalens anslåede værdi er den maksimale værdi, som er estimeret til DKK 84.342.000 til at dække udgifter ifm. rammeaftalen til både den primære og den sekundære leverandør. Den maksimale værdi er beregnet på baggrund af det forventede forbrug af tolkeydelser på 13-18 mio. kr. årligt i hele rammeaftalens løbetid på fire år, udgifter til leverandørens management fee, rekruttering og vedligeholdelse, videreudvikling og efteruddannelse af tolke samt Implementering, som er estimeret til 17,7 mio. for hele rammeaftalens periode samt den forventede værdi af option på API-integration til kundens bookingsystem estimeret 300.000-600.000 kr.

Anslået værdi uden moms: 84 342 000 DKK 💰
Varighed: 24 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Rammeaftalen har option på forlængelse to gange af et års varighed.
Beskrivelse af mulighederne:

Rammeaftalen indeholder en option på en API-integration mellem Leverandørens og Kundens bookingsystem. Prisen for optionen skal angives i Bilag 6A Leverandørens priser.

Yderligere oplysninger:

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ordregiver stiller krav til følgende i forhold til ansøgerens økonomiske og finansielle formåen:

- krav til egenkapital

- krav til årsomsætning

- krav til soliditetsgrad

Mindstekrav til niveauet:

Egenkapital som i de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal have været positiv,

Årsomsætning på minimum 3 000 000 DKK årligt i det senest afsluttede regnskabsår,

Soliditetsgrad på mindst 5 % i det senest afsluttede regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig kapacitet, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

Ansøger skal angive relevante referencer, der er udført for offentlige myndigheder inden for de seneste 3 år (regnet fra ansøgningsfristen). En beskrivelse af referencerne skal indeholde tidspunkt for udførelsen af leverancen, angivelse af kunde og det samlede vederlag for referencen.

Ved relevante referencer forstås referencer, der i størst mulig grad dokumenterer erfaring med lignende opgaver som nærværende rammeaftale, herunder aftalens volumen, kunden, sammenligneligheden i de faktisk tolkede sprog samt ydelser.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal mindst angive 2 og maksimalt 5 relevante referencer (maksimalt 1.500 tegn pr. reference uden mellemrum), der er udført for offentlige myndigheder inden for de seneste 3 år (regnet fra ansøgningsfristen). Det er ikke et krav, at opgaven er afsluttet i perioden, men opgaven skal minimum have været i gang i et år i den ovenfor angivne periode. Det vil sige, at opgaver, der er igangsat forud for perioden og afsluttes efter periodens udløb kan medtages, hvis blot de har haft en varighed af minimum et år i den ovenfor angivne periode.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Såfremt der modtages flere end 4 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra følgende objektive og ikke-diskriminerende kriterier:

Udvælgelsen vil ske på baggrund af ansøgernes relevante referencer, der i størst mulig grad dokumenterer erfaring med lignende opgaver som nærværende rammeaftale, herunder aftalens volumen, kunden, sammenligneligheden i de faktisk tolkede sprog samt ydelser, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3). Det vurderes positivt:

- jo flere sprog og jo mere erfaring ansøger har med tolkning på de af rammeaftalen omfattede sprog,

- jo mere sammenlignelig kunden er med Udlændinge- og Integrationsministeriet,

- jo mere erfaring ansøger har med systemintegration,

- jo mere sammenlignelig volumen er med den på rammeaftalen.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2022-02-21 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet i opgaveløsningen
Kvalitetskriterium (vægtning): 70 %
Pris (justeringskoefficient): 30 %

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 77940413
Kontakt
Enhed: Marie-Louise Christensen
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/publicMaterial 🌏
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/63d8003b-7023-4630-9c2f-b45529689109/homepage 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Ansøger skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold.

Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

En ansøger, der er omfattet af en udelukkelsesgrund er udelukket fra at deltage i udbuddet, medmindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138. Ordregiver kan alene udelukke en ansøger, hvis ordregiver har meddelt ansøger, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis denne ikke inden for en passende frist har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for dennes pålidelighed (self-cleaning). I forhold til hvad der tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

Som dokumentation for, at ansøger ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3 samt § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, skal følgende fremlægges, jf. udbudslovens § 153:

- Et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at ansøger ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at ansøgeren ikke er omfattet af § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7.

- Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3 og § 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 7, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land.

For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest. Hvis ansøger, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder er fra et andet EU/EØS-land, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 248-656826 (2021-12-17)

Supplerende oplysninger (2022-01-19)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Supplerende oplysninger

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-01-19 📅
Tilbudsfrist: 2022-02-07 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-01-24 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 016-039040
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 248-656826
EUT-S-nummer: 16
Yderligere oplysninger

For at sikre mest mulig konkurrence om den udbudte opgave, har ordregiver forlænget ansøgningsfristen med 7 dage. Tidsplanen er dermed blevet opdateret i overensstemmelse hermed. For at se den opdaterede tidsplan, se hertil bilag - Opdateret tidsplan, af 19. januar 2022.

Kilde: OJS 2022/S 016-039040 (2022-01-19)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-07-04)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Den samlede værdi af udbuddet: 84 535 500 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Kontakt
E-mail: mdfi@us.dk 📧
Telefon: +45 61381917 📞

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-07-04 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-07-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 130-370428
EUT-S-nummer: 130

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2022-06-29 📅
Navn: Tolkdanmark ApS
Nationalt registreringsnummer: 32362834
Postadresse: Islevdalvej 100 A 1
Postby: Rødovre
Postnummer: 2610
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 70272223 📞
E-mail: info@tolkdanmark.dk 📧
Internetadresse: https://www.tolkdanmark.dk/ 🌏
Den samlede værdi af udbuddet: 84 535 500 DKK 💰
Navn: ViTolker ApS
Nationalt registreringsnummer: 37537241
Postadresse: Lyngbyvej 20
Postby: København Ø
Postnummer: 2100
Telefon: +45 70605161 📞
E-mail: info@vitolker.dk 📧
Internetadresse: https://vitolker.dk/ 🌏
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3

Ordregivende myndighed
Kontakt
Enhed: Malene Damslund Fiala

Reference
Yderligere oplysninger

Ansøger skal udfylde og aflevere ESPD’et som et foreløbigt bevis for udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Ordregiver forbeholder sig endvidere mulighed for på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren at anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

Kilde: OJS 2022/S 130-370428 (2022-07-04)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Forretningstjenesteydelser: forskrifter, markedsføring, rådgivning, rekruttering, trykning og sikkerhed (13 nye indkøb)

Kontorstøttearbejde (1)