Udbud af kontrakt om udvikling, drift, vedligehold og support af fællesstatsligt kontraktstyrings-, indkøbs- og faktureringssystem

Økonomistyrelsen

Økonomistyrelsen udbyder en kontrakt om tilrådighedsstillelse af et fællesstatslig system (også benævnt KIF) til understøttelse af, kontrastyrings-, indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Systemet skal erstatte Økonomistyrelsens nuværende indkøbs- og faktureringsløsning. Systemet skal indgå som en del af Økonomistyrelsens system-portefølje på økonomiområdet.
Økonomistyrelsen vil være direkte kontraktpart med leverandøren. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af systemet skulle indgå tilslutningsaftaler med Økonomistyrelsen.
Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Økonomistyrelsen tilrådighedstillelse af et etableret, moderne og brugervenligt standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-10-05. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-09-03.

Hvem?

• Økonomistyrelsen

Hvad?

Hvor?

• Danmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-09-03	Udbudsbekendtgørelse
2021-10-14	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-09-03)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Økonomistyrelsen udbyder en kontrakt om tilrådighedsstillelse af et fællesstatslig system (også benævnt KIF) til understøttelse af, kontrastyrings-, indkøbs- og fakturahåndteringsprocessen. Systemet skal erstatte Økonomistyrelsens nuværende indkøbs- og faktureringsløsning. Systemet skal indgå som en del af Økonomistyrelsens system-portefølje på økonomiområdet. Økonomistyrelsen vil være direkte kontraktpart med leverandøren. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af systemet skulle indgå tilslutningsaftaler med Økonomistyrelsen. Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Økonomistyrelsen tilrådighedstillelse af et etableret, moderne og brugervenligt standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Datatjenester 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Danmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Ministerium eller anden myndighed på nationalt plan eller forbundsplan
Navn på ordregivende myndighed: Økonomistyrelsen
Postadresse: Landgreven 4
Postnummer: 1301
Postby: København K
Kontakt
Internetadresse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/9195254d-ccf7-42b8-88d0-b6826b36ff44/homepage 🌏
E-mail: fahan@oes.dk 📧
Telefon: +45 21225214 📞
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/9195254d-ccf7-42b8-88d0-b6826b36ff44/publicMaterial 🌏
URL til deltagelse: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/9195254d-ccf7-42b8-88d0-b6826b36ff44/homepage 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-09-03 📅
Tilbudsfrist: 2021-10-05 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-09-08 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 174-454234
EUT-S-nummer: 174
Yderligere oplysninger

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Økonomistyrelsen vil være direkte kontraktpart med leverandøren. De enkelte statslige myndigheder og de statslige selvejende institutioner vil ved brug af systemet skulle indgå tilslutningsaftaler med Økonomistyrelsen.

Til brug for håndtering af ovenstående behov, ønsker Økonomistyrelsen tilrådighedstillelse af et etableret, moderne og brugervenligt standardsystem, der løbende vedligeholdes og udvikles i takt med standarder og best pratice på markedet.

Anslået samlet værdi: 100 000 000 DKK 💰
Kort beskrivelse:

Systemet skal kunne udvikles til og implementeres hos alle statslige institutioner, der er omfattet af den til enhver tid gældende regnskabsbekendtgørelse (på kontraktindgåelsestidspunktet bekendtgørelse nr. 116 af 19.2.2018 med senere ændringer - eller regler som supplerer eller helt eller delvist erstatter denne). På tidspunktet for udbudsbekendtgørelsen er identificeret 450 statslige eller selvejende institutioner, der er omfattet af regnskabsbekendtgørelsen. Systemet skal kunne understøtte anvendelsen af fællesstatslige indkøbsaftaler, brug af elektroniske varekataloger, elektronisk håndtering af indkøbsordrer og fakturaer samt understøtte en effektiv organisering af forretningsgangene på området i henhold til Økonomistyrelsens best practice for digitale indkøb. Systemet skal blandt andet kunne integreres med Navision Stat samt Statens datavarehus ØSLDV. Systemet skal endvidere kunne anvende NemHandel og de relevante OIO-standarder på e-handelsområdet, og kunne understøtte anvendelsen af de fælles europæiske PEPPOL-standarder. Derudover skal Systemet kunne understøtte tværgående konsolidering i administrative fællesskaber, der varetager administrative opgaver på tværs af organisatoriske enheder både inden for det enkelte ministerområde og på tværs af ministerområder, samt på tværs af Navision Stat installationer.

Økonomistyrelsen ønsker at indgå en kontrakt, der i hovedtræk forventes at omfatte følgende ydelser.

— Indkøbsmodul, hvor brugerne kan søge i kataloger, oprettelse og godkendelse af rekvisitioner, oprettelse af indkøbsordre, varemodtagelse og benytte sig af E-handels funktionalitet.

— Kontrakt- og leverandørstyringsmodul, hvor kontrakter kan oprettes, fornyes, godkendes mv. Leverandører skal kunne oprettes og vedligeholdes i modulet, ligesom kataloger og andre services vedligeholdes i dette modul. Der vil også være behov for at dette modul kan håndtere miniudbud og internetauktioner.

— Faktureringsmodul, hvor brugerne kan oprette og modtage fakturaer, hvad enten det er elektronisk eller indscannet og efterfølgende gennemføre en godkendelse og betalingsworkflow. Kreditnota og rykkere skal også kunne håndteres af dette modul. Ligeledes skal dette modul kunne matche faktura og indkøbsordre og gøre workflowet smidigt og nemt at håndtere for de enkelte brugere og minimere arbejdsgange.

— Styrings- og kontrolfunktionalitet, der muliggør ledelsesinformation og produktionsstyring samt sikrer tæt opfølgning på og styring af transaktioner såvel som adgange, herunder i forhold til funktionsadskillelser, godkendelseshierarkier og brugerrettigheder

— En række integrationer, der blandt andet muliggør validering af stamdata, leverandør og bruger data og integration med Navision stat, Microsoft Dynamics Nav system tilpasset til den danske stat. mv.

Leverandørens ydelser vedrører især:

A) Software-as-a-Service:

— Tilrådighedsstillelse af en etableret, moderne og brugervenlig standardløsning, som drives og hostes af leverandøren (også benævnt SaaS, Software-as-a-Service, eller »on demand«), hvor der ikke skal foretages væsentlige tilpasninger udover de nødvendige integrationer.

— Systemet skal være webbaseret, så brugerne kan tilgå Systemet med en browser, og brugerne skal effektivt kunne gennemføre mindre komplekse operationer i Systemet på brugergrænseflader beregnet til mobile enheder som smartphones og tablets.

B) Videreudvikling:

— Ved videreudvikling forstås bl.a. ændring af etablerede integrationer og videreudvikling af systemet uden for leveranceprojektet.

C) Andre ydelser:

— Implementeringsværktøjer og uddannelses- og vejledningsmaterialer vedrørende systemet.

— Konsulentydelser i tilknytning til systemet, f.eks. til rådgivning af Økonomistyrelsen og uddannelse af Økonomistyrelsens ansatte.

— Analyse, design, udvikling, opsætning, konfiguration og implementering af systemet

D) Drift:

— applikationsdrift

— netværksdrift

— infrastrukturdrift

E) Vedligehold og support:

— vedligeholdelse af systemet

— support til brugere

Anslået værdi uden moms: 100 000 000 DKK 💰
Varighed: 72 måneder
Beskrivelse af fornyelser:

Kunden berettiget til to (2) gange at forlænge løbetiden/varigheden med op til 12 måneder, i alt op til 24 måneder

Beskrivelse af mulighederne: Option på forlængelse af kontraktens varighed som beskrevet under punkt II.2.7)
Yderligere oplysninger:

Der ydes intet vederlag, honorar eller lignende for deltagelse i udbuddet. Heller ikke, hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbuddet uden tildeling af kontrakt.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

- Krav til gennemsnitlig minimumsårsomæstning

- Krav til positiv egenkapital

Mindstekrav til niveauet:

- Der kræves en gennemsnitlig årsomsætning på mindst 150 mio. DKK i de seneste 3 disponible regnskabsår.

- Der kræves en positiv egenkapital i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Referencer vedrørende de maksimalt 5 mest relevante leverancer, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.9), omhandlende levering af et indkøbssystem, og/eller et faktureringssystem og/eller et kontraktstyringssystem., der er idriftsat hos den pågældende kunde. Referencerne må maksimalt være 3 år gamle, regnet fra ansøgningstidspunktets udløb.

Mindstekrav til niveauet:

Referencerne skal indeholde angivelse af følgende:

- Tidspunkt for leverancens udførelse, dato for idriftsættelse af løsningen, dato for kontraktindgåelsen og kontraktudløb

- Angivelse af modtager af leverancen

- Kontaktdetaljer for referenceperson hos modtager af leverancen

- Leverancens kontraktsum

- Ansøgers rolle(r) i udførelsen af leverancen

- En kort, klar beskrivelse af leverancen, herunder med klar beskrivelse af, hvilke af de under punkt II.2.9), anførte hovedydelser, leverancen omfatter. Én reference kan omfatte flere hovedydelser.

I forhold til dokumentation for teknisk og faglig formåen, skal ansøger fremlægge følgende dokumentation:

- Referencerne skal skrives i ESPD’et, og kan ikke vedlægges som bilag. Referencerne i ESPD’et udgør i sig selv den endelige dokumentation herfor. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne referenceperson ed henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.

Kontraktens udførelse
Betingelser for opfyldelse af kontrakten:

Tilbudsgiver er forpligtet til at overholde ordregivers…

… arbejdsklausul i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

… sociale klausuler i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Databehandleren skal skadesløsholde den dataansvarlige, såfremt den dataansvarlige bliver mødt med krav fra tredjemand som følge af, at databehandleren eller databehandlerens eventuelle underdatabehandlere har overtrådt den til enhver tid gældende databeskyttelsesretlige lovgivning.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Ordregiver forventer at udvælge 3 ansøgere til at afgive tilbud. Såfremt der modtages flere end 3 egnede ansøgninger, vil ordregiver begrænse antallet ud fra de objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som er angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9).

Begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, vil ske efter vurdering af, hvilke ansøgere der har dokumenteret de mest relevante leverancer af de tjenesteydelser, som aftalen vedrører. Referencer angivet i ESDP’et vil danne grundlag for udvælgelsen. Der må maksimalt anføres fem (5) referencer, jf. punkt III.1.3) herom og for krav til referencernes indhold. Relevansvurderingen foretages på baggrund af, hvorvidt og i hvor høj grad referencerne dokumenterer erfaring med levering af drift, vedligehold, udvikling, support af et idriftsat it-system, jf. nærmere nedenfor. Ved udvælgelsen tillægges det positiv vægt såfremt, at referencerne illustrerer:

- Levering og idriftsættelse af et It-system, som indeholder enten et indkøbsmodul, og/eller et faktureringsmodul og/eller et kontraktstyringsmodul. Jo flere af de nævnte moduler referencen indeholder, jo større relevans tillægges referencen.

- Demonstreret erfaring med implementering af et it-system.

- Erfaring med sikker drift af forretningskritiske it-løsninger

- Erfaring med support af forretningsapplikation og platform primært i et ITIL-framework eller tilsvarende, herunder incident, change- og problemmanagement.

- Etablering af et komplekst IT-system med mange integrationer.

- Levering til kunder med et større antal decentrale organisatoriske enheder med adskilte og forskellige datastrukturer.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 10:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2021-10-29 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 10213231
Kontakt
Enhed: Fahad Anjum
URL til dokumenter: https://www.ethics.dk/ethics/eo#/9195254d-ccf7-42b8-88d0-b6826b36ff44/publicMaterial 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, da det er essentielt for ordregiver, at der i kontraktens løbetid er et ”end to end” ansvar, hos én leverandør, i hele kontraktens løbetid for både levering, vedligeholdelse, udvikling og drift. Som følge af ordregivers behov og antallet af brugere, som skal anvende løsningen, er der behov for, at den leverede løsning er én samlet løsning med fælles brugergrænseflade. Som følge heraf er der behov for en sammenhængende teknisk platform med ensartet datamodel, arkitektur og brugergrænseflade. Det er ordregivers vurdering, at en opdeling af kontrakten vil være uhensigtsmæssig, da det vurderes, at en opdeling vil medføre manglende konkurrence om de enkelte delkontrakter.

Ud over de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136 finder de frivillige udelukkelsesgrunde i § 137 anvendelse i dette udbud. Der henvises til udbudslovens bestemmelser for den endelige og fuldstændige ordlyd af de nævnte bestemmelser.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbud/ 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer, gælder følgende frister for indgivelse af klage:

Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II, som ikke er omfattet af lovens stk. 1, skal, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.

Har en ordregiver fulgt proceduren i lovens § 4, for at sikre, at en kontrakt ikke erklæres for uden virkning, jf. lovens § 7, stk. 3, skal en klage over, at ordregiveren i strid med udbudsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren, jf. lovens § 6, stk. 4, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill-perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på naevneneshus.dk.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 174-454234 (2021-09-03)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2021-10-14)
Objekt
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-10-14 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-10-19 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 203-531125
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 174-454234
EUT-S-nummer: 203

Procedure
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Brugervenlighed
Kvalitetskriterium (vægtning): 40%
Kvalitetskriterium (navn): Leveringssikkerhed
Kvalitetskriterium (vægtning): 30%
Pris (justeringskoefficient): 30%
Kilde: OJS 2021/S 203-531125 (2021-10-14)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)