Rammeaftale vedr. kommunikationsbureauydelser til ATP

Kort beskrivelse

ATP ønsker at indgå en aftale vedrørende kommunikationsbureauydelser.
ATP ønsker en leverandør, der kan levere alle ydelser samt sparring og rådgivning indenfor primært Corporate Communication, Branding, Kampagner, Intern kommunikation samt Public affairs.

Beskrivelse af udbuddet

Formålet med ATP's kommunikation er at understøtte ATP's vision om at være en betroet og relevant virksomhed, som både samfundet og danskerne har tillid til. Kommunikation skal bidrage til at vedligeholde og udbygge ATP's positive omdømme ved at brande ATP som virksomhed, ATP's forretningsområder og ATP som arbejdsplads.
ATP's kommunikation skal bygge bro mellem det, vi vil (ATP's strategi), det vi gør (ATP' forretning), og omverdenens opfattelse af ATP (kommunikation). ATP's kommunikation tager udgangspunkt i bestyrelsens Kommunikations- & Omverdenspolitik (vedlagt som bilag 3) og Koncernkommunikationsstrategi (vedlagt som bilag 4). Kommunikationsstrategien sætter rammen for måden vi får formidlet det, som ATP skal være kendt for. De fire målsætninger er:
1) Øge forståelsen for ATP's rolle og relevans i samfundet
2) Være åbne og bidrage med viden, når det er relevant
3) Synliggøre ATP som en effektiv og professionel organisation
4) Profilere ATP som en attraktiv arbejdsplads.
ATP ønsker en leverandør, der kan levere alle ydelser inden for en veldefineret arbejdsproces, og som har forståelse for ATP's rolle i samfundet.
Kommunikationsydelserne vil primært være inden for nedenstående fem hovedydelsesområder:
(i) Corporate Communication:
Følgende er eksempler på opgaver under ydelsesområdet:
- Strategisk kommunikationsrådgivning, herunder udvikling af kommunikationsstrategier og kommunikationsplaner
- Formulering af purpose
- CEO og ledelsespositionering
- Bæredygtighedskommunikation
- Thought Leadership
- Employer branding
- Bæredygtighedskommunikation (CSR, ESG samt verdensmål)
- Sociale medier og digitale trends
- Kreativ videreudvikling af ATP's koncernsites.
(ii) Branding:
Følgende er eksempler på opgaver under ydelsesområdet:
- Udvikling af brandplatform og brandstrategiske workshops
- Udvikling af logo, taglines, visuel identitet
- Narrativ og kernefortælling
- Interessent og/eller omdømmeanalyser
- Design og produktion af websites - herunder user-experience
- Usability testing og andre brugertests.
(iii) Kampagner:
Følgende er eksempler på opgaver under ydelsesområdet:
- Udvikling af kreative koncepter - herunder KPI'er og effektmåling
- Eksekvering af kampagner (digitalt, print og fx tv og podcasts)
- Grafisk design på tværs af kanaler - fx animationer, infografik, gifs og motion graphics
- Udarbejdelse af informationsmateriale og nyhedsbreve
- Målgruppeanalyser og segmentering
- Udvikling og produktion af kampagnevideo og -film
- Annoncering og målretning på sociale medier
- PR i relation til kampagner
- Eventplanlægning.
(iv) Intern kommunikation:
Følgende er eksempler på opgaver under ydelsesområdet:
- Forandringskommunikation
- Interne adfærdskampagner
- Compliancekommunikation
- Ledelseskommunikation
- Budskabstræning
- Inspirationsoplæg og workshops for kommunikationsmedarbejdere.
(v) Public affairs:
Interessentarbejde varetages internt i ATP. Opgaverne inden for dette felt vil derfor primært være sparring og rådgivning inden for nedenstående områder. Det er derfor vigtigt, at leverandøren har både stor og dyb forståelse for ATP's rolle i samfundet - og den måde de politiske dagsordener spiller ind på ATP's arbejde og kommunikation - og hvordan ATP's beslutninger og ageren har politisk betydning.
Følgende er eksempler på opgaver under ydelsesområdet:
- Interessent- og omdømmeanalyser
- Udvikling af politiske strategier og platforme
- Kortlægning af beslutningsprocesser
- Kontakt til embedsmænd og politikere
- Udarbejdelse af notater, rapporter, hvidbøger m.v.

Yderligere oplysninger

Vedr. punkt II.1.6 bemærkes det, at baggrunden for ikke at opdele rammeaftalen i delkontrakter er, at det vurderes, at der kan opnås bedre priser og bedre kvalitet ved ikke at opdele kontrakten. I relation til punkt II.2.6 bemærkes det, at beløbet udgør ATP's bedste estimat.

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem (Mercell), jf. adressen i udbudsbekendtgørelsen punkt I.3). Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende. Al kommunikation i forbindelse med udbudsproceduren, herunder spørgsmål og svar, skal ske via Mercell.
Spørgsmål vedr. prækvalifikation bør stilles så betids, at ordregiver kan fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest 6 dage inden ansøgningsfristens udløb, se tidsplan i udbudsbetingelserne for anbefalet spørgefrist. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før ansøgningsfristens udløb, kan ikke forventes besvaret i forbindelse med prækvalifikationsfasen.
Ansøger besvarer det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) direkte i Mercell som et foreløbigt bevis for de i Udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-3 nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt Ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.
Der er tale om foreløbigt bevis for: 1) at Ansøgeren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. nærmere nedenfor, og 2) at Ansøgeren opfylder de eventuelle mindstekrav til egnethed økonomisk og finansiel kapacitet samt teknisk og faglig kapacitet, der er fastsat ovenfor i punkt III.1.2) og III.1.3). Ordregiveren skal udelukke en Ansøger fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis Ansøgeren er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ordregiver vil herudover udelukke Ansøgere fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis de er omfattet af en udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 1, nr. 2, nr. 4, nr. 6 eller nr.7, medmindre Ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med udbudslovens § 138.
Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. Udbudslovens § 159, stk. 2. For Ansøgere, der er hjemhørende i Danmark kan dokumentationen udgøres af en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen efter anmodning.
ATP kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5.
I relation til punkt II.2.9) bemærkes, at hver Ansøger kun kan indgive én ansøgning om prækvalifikation.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:
Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage
regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem
der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for
beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at
ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har
indgået en kontrakt.
Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den
dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette
ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,
jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige
angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.