Opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland, inkl. en integreret logistikløsning og elektronisk dokumenthåndteringsløsning

Kort beskrivelse

Dette udbud omfatter levering af opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland, inkl. en integreret logistikløsning og elektronisk dokumenthåndteringsløsning.

Den samlede løsning består af 3 delløsninger:

• Opsætning, tilpasning af Oracle ERP Cloud, implementering og migrering fra Ordregivers eksisterende Oracle løsning og efterfølgende support og vedligeholdelse af leverandørens leverancer i tilknytning til Oracle Cloud løsningen, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en integreret logistikløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

• Tilpasning, etablering og efterfølgende drift, support og vedligeholdelse af en dokumenthåndteringsløsning, jf. Bilag 02, Kravspecifikation.

De 3 delløsninger inklusiv tilhørende ydelser, jf. bilag 05 skal sammen med Ordregivers nye Oracle Cloud platform kunne opfylde Bilag 02, Kravspecifikation.

Yderligere oplysninger

Ansøger er udelukket fra at deltage i udbuddet, hvis den økonomiske aktør:

• Har modtaget endelig dom eller vedtaget bødeforlæg inden for de seneste 4 år for straffedomme i henhold til Udbudslovens § 135, stk. 1:

 handlinger begået som led i en kriminel organisation som defineret i ar-tikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA af 24. oktober 2008 (EU-Tidende 2008, nr. L 300, side 42),

 bestikkelse som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse, som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1, i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor (EU-Tidende 2003, nr. L 192, side 54) og bestikkelse som defineret i den nationale ret i ansøgerens eller til-budsgiverens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret,

 svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Eu-ropæiske Fællesskabers finansielle interesser,

 terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terrorak-tivitet som defineret i henholdsvis artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2002, nr. L 164, side 3) som ændret ved Rådets rammeafgørelse 2008/919/RIA af 28. november 2008 om ændring af rammeafgørelse 2002/475/RIA om bekæmpelse af terrorisme (EU-Tidende 2008, nr. L 330, side 21),

 hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme som defineret i ar-tikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det fi-nansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme (EU-Tidende 2005, nr. L 309, side 15) eller

 overtrædelse af straffelovens § 262 a eller, for så vidt angår en dom fra et andet land angående børnearbejde og andre former for menneske-handel som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direk-tiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA (EU-Tidende 2011, nr. L 101, side 1).

• Har ubetalt forfalden gæld på DKK 100.000 eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger, jf. Ud-budslovens § 135, stk. 3, medmindre tilbudsgiver stiller sikkerhed for betaling af gælden eller har indgået en aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning og overholdt denne.

• Er i en interessekonflikt i forhold til udbuddet, jf. Udbudslovens § 136, nr. 1

• Har været involveret i forberedelsen af udbuddet på en måde, som medfører konkurrencefordrejning, jf. Udbudslovens § 136, nr. 2.

• Har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke har været i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. Udbudslovens § 136, nr. 3, indenfor de seneste 2 år.

Ordregiver kan dog ikke udelukke en Ansøger eller Tilbudsgiver, der på tilfredsstillende vis kan dokumentere sin pålidelighed (”self cleaning”) i henhold til Udbudslovens § 138, stk. 1-3.

Såfremt en Tilbudsgiver er omfattet af de obligatoriske eller frivillige udelukkelsesgrun-de i udbudslovens §§ 135-136 samt 137, stk. 1, nr. 1-6, kan Ansøger ved at fremlægge tilstrækkelig dokumentation for sin pålidelighed påvise, at denne alligevel ikke skal udelukkes, jf. betingelserne i udbudslovens § 138.

Ordregiver vil i tilfælde af, at en Ansøger påtænkes udelukket, fastsætte en passende frist for fremlæggelse af tilstrækkelig dokumentation for Ansøgerens pålidelighed.

Kort beskrivelse

Dette udbud omfatter levering af opsætning, tilpasning, implementering og support og vedligeholdelse af Oracle ERP Cloud platform til Region Sjælland. Den samlede løsning består af opsætning, tilpasning af Oracle ERP Cloud, implementering og migrering fra ordregivers eksisterende Oracle løsning og efterfølgende support og vedligeholdelse af leverandørens leverancer i tilknytning til Oracle Cloud løsningen, jf. bilag 02.2 Kravspecifikation. Løsningen inklusiv tilhørende ydelser, jf. bilag 05 Dokumentation, skal sammen med ordregivers nye Oracle Cloud platform kunne opfylde bilag 02.2 Kravspecifikation. Ordregiver har et eksisterende ERP e-Business Suite fra Oracle som driftes af ordregiver selv (on-premise). Ordregiver ønsker at få opsat et tilsvarende ERP-system baseret på Oracle ERP Cloud med i vidt omfang samme funktionalitet m.v. som det nuværende system. Ordregiver har indgået aftale med Oracle vedrørende Oracle ERP Cloud licenser, og den kommende leverandør af nærværende udbud skal stå for at opsætte, tilpasse og implementere det nye system baseret på Oracle ERP Cloud med leverandørens ydelser implementeret. Aftalen med Oracle vedrørende Oracle ERP Cloud er således en aftale mellem ordregiver og Oracle, og leverandøren påtager sig intet ansvar for selve Oracle Cloud platformen og dennes performance, jf. herved bilag 10 Servicemål, pkt. 2.1. Leverandøren skal levere de tilpasninger og muligt andet software samt den dokumentation, der er specificeret i bilag 02.2 Kravspecifikation og bilag 04 Specifikation af etableringsvederlag, herunder programmel og dokumentation med priser, der tilsammen med ordregivers nye Oracle Cloud platform opfylder kravene i bilag 02.2 Kravspecifikation for så vidt angår Oracle delen. Løsningen skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af udbuddets hovedkontrakt, navnlig af bilag 02.2 Kravspecifikation.

Yderligere oplysninger

UDBUDSSYSTEM OG KOMMUNIKATION: Udbudsprocessen foregår elektronisk gennem ordregivers udbudssystem. Dette gælder således for al skriftlig korrespondance, herunder ikke mindst ordregivers besvarelse af spørgsmål og tilbudsgivers fremsendelse af ansøgninger og tilbud mv. Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst udbudssystemets support ”Ethics Support” via udbudssystemet: https://support.mercell.com/space/ETHICS. FORTROLIGHED: Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand, jf. udbudslovens § 5, stk. 1. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. ANSØGNING FRA EN SAMMENSLUTNING AF VIRKSOMHEDER ELLER VED UDNYTTELSE AF ANDRE ENHEDERS KAPACITET: Såfremt ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx hvor flere virksomheder byder sammen som et konsortium), skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal blandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der kan tegne alle virksomhederne i sammenslutningen. Derudover skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk for opfyldelsen af kontrakten, hvis sammenslutningen tildeles kontrakten. Hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder, skal ansøgningen vedlægges et udfyldt Bilag 15 Konsortieerklæring, der statuerer, at deltagerne hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Erklæringen skal ligeledes indeholde oplysning om, hvilken deltager der er udpeget til at kunne indgå aftaler med ordregiver på sammenslutningens vegne. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde egnethedskravene, skal der afleveres et udfyldt ESPD for hver af de enheder, som ansøger baserer sig på. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal de pågældende enheder hæfte solidarisk med ansøger for kontraktens opfyldelse. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, jf. udbudslovens § 155, nr. 7, eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelsen (referencer), skal de konkrete dele af ydelsen udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3. Hvis ansøger vælger at basere sig på en anden enheds økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen, skal ansøgningen vedlægges et udfyldt Bilag 16 Støtteerklæringer, der godtgør, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen. DOKUMENTATION FOR OPLYSNINGERNE I ESPD: Forud for tildeling af kontrakt er ordregiver forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD-formularen, jf. udbudslovens § 151. Denne dokumentation skal være ordregiver i hænde senest 21 dage efter, at den pågældende tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Det samme gælder for de virksomheder, som den vindende tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på. Fristen vil alene blive forlænget af ordregiver i særlige tilfælde. Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 153, skal være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristen. For en dansk tilbudsgiver er en Serviceattest relevant dokumentation. For en udenlandsk tilbudsgiver afhænger det af mulighederne i det pågældende land. Ordregiver vil så vidt muligt acceptere de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis, når disse er dækkende for ordregiverens behov: https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage.
Ordregiver vil acceptere fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf som dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 154. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. FORBUD MOD TILDELING TIL RUSSISKE VIRKSOMHEDER OG RUSSISK KONTROLLEREDE VIRKSOMHEDER: Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ansøger skal derfor, i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, udfylde og vedlægge en underskrevet erklæring om ikke-tilknytning til Rusland, jf. Bilag 18 Erklæring om tilknytning til Rusland. INVESTERINGSSCREENINGSLOVEN: Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse efter § 7 i investeringsscreeningsloven (lov nr. 842 af 10. maj 2021 med senere ændringer). Tilladelse udstedes af Erhvervsstyrelsen efter ansøgning og er kun påkrævet for økonomiske aktører, som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende i et land uden for EU eller EFTA eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven. Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Hvis tilbudsgivers indgåelse af kontrakten er omfattet af investeringsscreeningslovens krav om tilladelse, er det tilbudsgivers eget ansvar både at ansøge om og opnå tilladelsen. Ordregivers tildelingsbeslutning træffes under forudsætning af, at den vindende tilbudsgiver senest 5 måneder efter meddelelsen af tildelingsbeslutningen: Fremlægger tilladelse fra Erhvervsstyrelsen til at indgå kontrakten, eller fremlægger bekræftelse fra Erhvervsstyrelsen på, at tilladelse ikke er påkrævet, eller skriftligt erklærer, at tilladelse ikke er påkrævet, fordi tilbudsgiveren hverken er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse - som defineret i investeringsscreeningsloven - fra enten en virksomhed hjemmehørende i et land uden for EU eller EFTA eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Hvis tilladelse gives med vilkår, forudsættes det endvidere, at vilkårene kan accepteres af ordregiver. Ordregiver kan, men er ikke forpligtet til, at forlænge den ovenfor nævnte frist. Hvis forudsætningerne ikke opfyldes, bortfalder ordregivers tildelingsbeslutning, da den pågældende tilbudsgivers tilbud ikke kan tages i betragtning. KONTRAKTINDGÅELSE: Kontrakt forventes indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden og modtagelse af dokumentation vedrørende investeringsscreeningsloven. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.

Hovedpunkterne i proceduren

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling, jf. udbudslovens §§ 61-66, hvilket indebærer, at udelukkende økonomiske aktører, der anmoder om deltagelse, og på baggrund heraf opfordres til at afgive tilbud, kan afgive et gyldigt tilbud. Det samlede udbudsmateriale er tilgængeligt via udbudssystemet, hvorfra udbudsmaterialet, herunder evt. spørgsmål/svar og rettelsesblade til udbudsmaterialet, kan downloades, og hvortil ansøgninger og tilbud skal uploades. Alle henvendelser vedrørende dette udbud, med undtagelse af spørgsmål vedrørende brugen af udbudssystemet, skal fremsendes til ordregiver på dansk, norsk eller svensk via spørgsmål/svar i udbudssystemet. Ordregiver opfordrer ansøgere og tilbudsgivere til at stille opklarende spørgsmål, såfremt de er i tvivl om forståelsen af udbudsmaterialet eller processen i øvrigt. Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Svar på spørgsmål offentliggøres i anonymiseret form i udbudssystemet, hvor de gøres tilgængelige for alle ansøgere/tilbudsgivere. Ordregiver forbeholder sig ret til at udskyde besvarelsen af spørgsmål, som er modtaget før ansøgningsfristen, til efter tidspunktet for ordregivers udsendelse af opfordring til at afgive indledende tilbud, såfremt der er tale om spørgsmål, der alene er af relevans for tilbudsafgivningen, og ikke vurderes at have direkte indflydelse på potentielle ansøgeres beslutning om deltagelse og fremsendelse af ansøgning om deltagelse. Ordregiver forbeholder sig også ret til at udskyde ansøgningsfristen eller en tilbudsfrist, såfremt der måtte opstå behov for at offentliggøre supplerende oplysninger senere end 6 dage før den pågældende frist, jf. udbudslovens § 93, stk. 4. Tidsplanen for udbuddet er angivet i udbudsbetingelserne. Tidsplanen er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister, og ordregiver forbeholder sig ret til at foretage ændringer i den angivne tidsplan. Ansøger skal udfylde og fremsende ESPD-formularen i udbudssystemet i forbindelse med ansøgning om deltagelse. ESPD-formularen er stedet, hvor ansøger skal afgive de for ansøgningen relevante oplysninger, der ligger til grund for ordregivers udvælgelse, jf. udbudslovens § 145. Ansøgning fremsendt på anden vis end via ESPD-formularen i udbudssystemet vil ikke blive taget i betragtning. Såfremt der til en i øvrigt korrekt fremsendt ansøgning er tilføjet bilag, vil bilagene ikke blive taget i betragtning. Ordregiver afholder et informationsmøde vedrørende udbudsmaterialet. Informationsmødet vil blive afholdt fysisk hos ordregiver. Deltagere kan maksimalt deltage med 4 personer ved informationsmødet. Tilmelding bedes ske via udbudssystemet senest 2 dage før afholdelse af informationsmødet, hvor deltager bedes oplyse antal deltagere. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af de indledende tilbud, og tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres forhandlinger. Tilbudsgiverne skal derfor sørge for, at de indledende tilbud er fuldstændige, og at prissætningen er sket på baggrund af det udbudsmateriale, der danner grundlag for tilbudsafgivelsen. Forhandlingsfasen har som det væsentligste til formål at etablere en hensigtsmæssig ramme for dialog mellem ordregiver og tilbudsgiver om det indledende tilbud og ordregivers udbudsmateriale. Udkast til kontrakt forventes i et større eller mindre omfang at være genstand for forhandling. Der kan i tilbudsgivers indledende tilbud tages forbehold over for bestemmelserne i udkast til kontrakt. Ordregiver gør dog opmærksom på, at der ikke kan ske tildeling på baggrund af et indledende tilbud, såfremt det indledende tilbud indeholder et forbehold for en eller flere af bestemmelserne i udkast til kontrakt. Ordregiver opfordrer derfor tilbudsgivere til, at der undlades at tage forbehold for bestemmelserne i udkast til kontrakt, og tilbudsgiver i stedet anfører den eller de pågældende bestemmelser i udbudsbilag 1 Tilbudsgivers oplæg til forhandlingspunkter. Dialogen via forhandlingerne skal sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder ordregivers behov, understøtter en effektiv og god konkurrence om kontrakten og hindrer misforståelser og fejl. Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholder ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Ordregiver afholder forventeligt ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål, inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne at aflevere et revideret tilbud, og ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på baggrund af de reviderede tilbud. Tilbudsgiverne kan derfor ikke påregne, at der gennemføres yderligere forhandlingsrunder, men ordregiver forbeholder sig ret hertil, hvis dette vurderes nødvendigt. Ordregiver vil klart tilkendegive over for tilbudsgiverne, hvornår forhandlingerne afsluttes, og der skal afgives endeligt tilbud. Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter. Begrundelsen herfor, jf. udbudslovens § 49, stk. 2, er de markedsmæssige hensyn. Ordregiver skønner, at kontraktens genstand og omfang betyder, at ordregiver ikke kan drage fordel af konkurrencesituationen, såfremt kontrakten opdeles i del-kontrakter, da de tekniske specifikationer ikke spænder så bredt, at en opdeling i del-kontrakter vil give den for ordregiver mest optimale kontrakt. Samtlige omkostninger i forbindelse med deltagelse i udbuddet påhviler ansøger og tilbudsgiver, og ordregiver yder ikke vederlag til deltagerne i forhandlingerne.

Retsgrundlag

Bekendtgørelse af udbudsloven (LBK nr 10 af 06/01/2023), som indeholder bestemmelser, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EØS-relevant tekst).

Yderligere oplysninger

I overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5, kan ordregiveren under overholdelse af principperne i udbudslovens § 2 anmode en ansøger eller tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen eller tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis de oplysninger eller dokumenter, som ansøgeren eller tilbudsgiveren har indsendt i forbindelse med en ansøgning eller tilbud, er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter. Anmodningen må ikke føre til, at ansøgeren eller tilbudsgiveren fremsætter en ny ansøgning eller et nyt tilbud. Udbudslovens § 159, stk. 6, finder ikke anvendelse, da ordregiver ikke har anført i udbudsmaterialet, at en konkret fejl eller mangel vil føre til, at ansøgningen eller tilbuddet afvises.

Krav om deponering og sikkerhedsstillelse

For betalinger, som skal erlægges forud for overtagelsesdagen, er det en betingelse for betaling, at leverandøren har stillet en uigenkaldelig anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab til sikkerhed for tilbagebetaling af beløbet. Garantiens udformning skal forelægges ordregiver til godkendelse.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Ordregiver er forpligtet til at betale i overensstemmelse med den aftalte betalingsplan under forudsætning af, at leverandøren på faktureringstidspunktet har udført alt, hvad leverandøren i henhold til den aftalte tidsplan skal have udført på dette tidspunkt. For betalinger, som erlægges forud for overtagelsesdagen, er det en betingelse for betaling, at leverandøren har stillet en uigenkaldelig anfordringsgaranti fra anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab til sikkerhed for tilbagebetaling af beløbet. Garantiens udformning skal forelægges ordregiver til godkendelse. Support, vedligeholdelse og løbende licensafgifter skal betales af ordregiver som angivet i de aftalte vilkår, dog aldrig for mere end 12 måneder forud. For bestilte ydelser, der ikke fremgår af betalingsplanen, er ordregiver forpligtet til at betale for disse efter foretaget levering. Ordregiver er dog tidligst forpligtet til at betale 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Ordregiver kan kræve, at driftsstart udskydes til næstkommende årsskifte, såfremt projektet forsinkes eller udskydes – uanset årsag - og overtagelsesprøven først godkendes efter det seneste aftalte tidspunkt i tidsplanen. Efter overtagelsesdagen kan kontrakten opsiges af ordregiver med 6 måneders skriftligt varsel til udgangen af en måned, dog tidligst med virkning 2 år efter overtagelsesdagen. Leverandøren kan opsige kontrakten med 18 måneders skriftligt varsel, dog tidligst med virkning 72 måneder efter overtagelsesdagen.

Yderligere oplysninger

UDBUDSSYSTEM OG KOMMUNIKATION: Udbudsprocessen foregår elektronisk gennem ordregivers udbudssystem. Dette gælder således for al skriftlig korrespondance, herunder ikke mindst ordregivers besvarelse af spørgsmål og tilbudsgivers fremsendelse af ansøgninger og tilbud mv. Ved tekniske spørgsmål til brugen af systemet, kontakt venligst udbudssystemets support ”Ethics Support” via udbudssystemet: https://support.mercell.com/space/ETHICS. FORTROLIGHED: Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand, jf. udbudslovens § 5, stk. 1. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. ANSØGNING FRA EN SAMMENSLUTNING AF VIRKSOMHEDER ELLER VED UDNYTTELSE AF ANDRE ENHEDERS KAPACITET: Såfremt ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder (fx hvor flere virksomheder byder sammen som et konsortium), skal særskilt ESPD fremsendes for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal blandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der kan tegne alle virksomhederne i sammenslutningen. Derudover skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk for opfyldelsen af kontrakten, hvis sammenslutningen tildeles kontrakten. Hvis ansøger udgør en sammenslutning af virksomheder, skal ansøgningen vedlægges et udfyldt Bilag 15 Konsortieerklæring, der statuerer, at deltagerne hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Erklæringen skal ligeledes indeholde oplysning om, hvilken deltager der er udpeget til at kunne indgå aftaler med ordregiver på sammenslutningens vegne. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde egnethedskravene, skal der afleveres et udfyldt ESPD for hver af de enheder, som ansøger baserer sig på. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal de pågældende enheder hæfte solidarisk med ansøger for kontraktens opfyldelse. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, jf. udbudslovens § 155, nr. 7, eller faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af ydelsen (referencer), skal de konkrete dele af ydelsen udføres af den enhed, som ansøger baserer sig på, jf. udbudslovens § 144, stk. 3. Hvis ansøger vælger at basere sig på en anden enheds økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen, skal ansøgningen vedlægges et udfyldt Bilag 16 Støtteerklæringer, der godtgør, at ansøgeren faktisk råder over den nødvendige økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen. DOKUMENTATION FOR OPLYSNINGERNE I ESPD: Forud for tildeling af kontrakt er ordregiver forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD-formularen, jf. udbudslovens § 151. Denne dokumentation skal være ordregiver i hænde senest 21 dage efter, at den pågældende tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Det samme gælder for de virksomheder, som den vindende tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på. Fristen vil alene blive forlænget af ordregiver i særlige tilfælde. Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 153, skal være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristen. For en dansk tilbudsgiver er en Serviceattest relevant dokumentation. For en udenlandsk tilbudsgiver afhænger det af mulighederne i det pågældende land. Ordregiver vil så vidt muligt acceptere de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis, når disse er dækkende for ordregiverens behov: https://ec.europa.eu/tools/ecertis/#/homePage.
Ordregiver vil acceptere fremlæggelse af årsregnskaber eller uddrag heraf som dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 154. Tilbudsgiver kan godtgøre sin økonomiske og finansielle formåen ved ethvert andet dokument, som ordregiver vurderer passende, hvis tilbudsgiveren af en gyldig grund ikke er i stand til at fremlægge årsregnskaber eller uddrag heraf. FORBUD MOD TILDELING TIL RUSSISKE VIRKSOMHEDER OG RUSSISK KONTROLLEREDE VIRKSOMHEDER: Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele kontrakter til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. (se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet). Ansøger skal derfor, i forbindelse med ansøgning om prækvalifikation, udfylde og vedlægge en underskrevet erklæring om ikke-tilknytning til Rusland, jf. Bilag 18 Erklæring om tilknytning til Rusland. INVESTERINGSSCREENINGSLOVEN: Ordregiver vurderer, at indgåelse af kontrakten kan være omfattet af krav om tilladelse efter § 7 i investeringsscreeningsloven (lov nr. 842 af 10. maj 2021 med senere ændringer). Tilladelse udstedes af Erhvervsstyrelsen efter ansøgning og er kun påkrævet for økonomiske aktører, som er hjemmehørende uden for EU eller EFTA, eller er under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse som defineret i loven fra en virksomhed hjemmehørende i et land uden for EU eller EFTA eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Ordregiver opfordrer tilbudsgivere til at afklare, om deres indgåelse af kontrakten er omfattet af krav om tilladelse i henhold til investeringsscreeningsloven. Nærmere vejledning om loven og dens anvendelsesområde findes her: https://erhvervsstyrelsen.dk/aftaler-omfattet-af-investeringsscreeningsloven. Hvis tilbudsgivers indgåelse af kontrakten er omfattet af investeringsscreeningslovens krav om tilladelse, er det tilbudsgivers eget ansvar både at ansøge om og opnå tilladelsen. Ordregivers tildelingsbeslutning træffes under forudsætning af, at den vindende tilbudsgiver senest 5 måneder efter meddelelsen af tildelingsbeslutningen: Fremlægger tilladelse fra Erhvervsstyrelsen til at indgå kontrakten, eller fremlægger bekræftelse fra Erhvervsstyrelsen på, at tilladelse ikke er påkrævet, eller skriftligt erklærer, at tilladelse ikke er påkrævet, fordi tilbudsgiveren hverken er hjemmehørende uden for EU eller EFTA eller under kontrol af eller underlagt betydelig indflydelse - som defineret i investeringsscreeningsloven - fra enten en virksomhed hjemmehørende i et land uden for EU eller EFTA eller en statsborger fra et land uden for EU eller EFTA. Hvis tilladelse gives med vilkår, forudsættes det endvidere, at vilkårene kan accepteres af ordregiver. Ordregiver kan, men er ikke forpligtet til, at forlænge den ovenfor nævnte frist. Hvis forudsætningerne ikke opfyldes, bortfalder ordregivers tildelingsbeslutning, da den pågældende tilbudsgivers tilbud ikke kan tages i betragtning. KONTRAKTINDGÅELSE: Kontrakt forventes indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden og modtagelse af dokumentation vedrørende investeringsscreeningsloven. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

En klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal indgives inden for 20 kalenderdage. Dette er regnet fra dagen efter ordregivers afsendelse af underretning om prækvalifikation. Andre klager over udbud eller beslutninger, fx tildeling af kontrakt, skal indgives 45 kalenderdage regnet fra dagen efter Ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt. Reglerne om klagefrister findes i § 7 i lov om Klagenævnet for Udbud: https://www.retsinformation.dk/eli/lta/2016/593. Klagevejledning kan findes på Klagenævnet for Udbuds hjemmeside: https://naevneneshus.dk/naevnsoversigt/klagenaevnet-for-udbud/vejledning/.