Light-udbuddet indebærer, at alle interesserede har mulighed for at afgive tilbud. Ordregiver tildeler rammeaftalerne i henhold til følgende procedure, som er fastsat i udbudsmaterialet:
— Ordregiver fremsender udbudsbekendtgørelsen til TED.
— Udbudsbekendtgørelsen offentliggøres, og der gives på dette tidspunkt eller op til 48 timer efter afsendelse af bekendtgørelsen adgang til det øvrige udbudsmateriale via Mercell.
— Interesserede virksomheder kan tilmelde sig udbuddet i Mercell og rekvirere udbudsmaterialet.
— Der gennemføres en proces med spørgsmål og svar frem til 6 hele døgn før tilbudsfristen.
— Tilbudsgivere afgiver tilbud.
— Ordregiver evaluerer egnede, konditionsmæssige tilbud.
— Evt. proces med forhandling.
— Ordregiver meddeler valget af leverandør.
— Stand-still periode afholdes.
— Indgåelse af rammeaftaler.
Hvis tilbudsgiver er i tvivl om, hvordan man teknisk afgiver tilbud i Mercell, bør tilbudsgiver kontakte Mercell på telefonnr. (+45) 63 13 37 00 eller via mail til
support.dk@mercell.com
Tildeling af rammeaftalerne til "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" vil ske på baggrund af tildelingskriteriet "bedste forhold mellem pris og kvalitet". Alene konditionsmæssige tilbud vil indgå i bedømmelsen. Tilbuddene vil blive vurderet ud fra underkriterier med tilhørende vægtning som angivet nedenfor:
- Underkriterium 1: Pris (30 pct)
- Underkriterium 2: Kvalitet (70 pct).
Ordregiver forbeholder sig mulighed for at forhandle med de 2 tilbudsgivere, som har afgivet de 2 tilbud, der ved en indledende evaluering har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der afholdes 1-2 forhandlingsmøder med hver tilbudsgiver med det formål at tilpasse de af tilbudsgiverne tilbudte løsninger til ordregivers konkrete behov.
Forhandling vil komme på tale, hvis de 2 tilbud ligger tæt. Det er dog ordregivers beslutning, om der skal gennemføres forhandlinger. Ordregiver har således en ret, men ikke en pligt til at gennemføre forhandling med de 2 tilbud, som på baggrund af den indledende evaluering vurderes at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Evt. forhandlingsmøder er berammet til maksimalt 2 timers varighed pr. tilbudsgiver pr. møde. Gennemføres forhandlingsmøderne, vil tilbudsgiverne forud for mødet modtage en dagsorden.
På baggrund af forhandlingsmøderne vil ordregiver vurdere, om tilbudsgiverne skal afgive endnu et tilbud, ligesom ordregiver vil fastsætte en endelig frist herfor. Såfremt der er tale om mindre afklarende ændringer og evt. en prisjustering er et referat tilstrækkeligt.
Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele rammeaftalerne på baggrund af de indledende tilbud og hermed den indledende evaluering.