EU Udbud - Elektronisk sags- og dokumentsystem (ESDH)

Varde Kommune

Udbuddet omhandler Elektronisk sags-og dokumenthåndteringssystem til hele organisationen i Varde Kommune. Varde Kommune ønsker at anskaffe sig en samlet løsning, som understøtter kommunens strategi om digitalt sammenspil via høj effektivitet, smidige og automatiserede arbejdsgange på tværs af kommunens øvrige systemer.
Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.
Tryk her https://permalink.mercell.com/165993960.aspx

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2021-11-26. Indkøbet blev offentliggjort på 2021-10-25.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Netcompany A/S

Hvem?

• Varde Kommune

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Syddanmark

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2021-10-25	Udbudsbekendtgørelse
2022-07-08	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2021-10-25)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support
Kort beskrivelse:

Udbuddet omhandler Elektronisk sags-og dokumenthåndteringssystem til hele organisationen i Varde Kommune. Varde Kommune ønsker at anskaffe sig en samlet løsning, som understøtter kommunens strategi om digitalt sammenspil via høj effektivitet, smidige og automatiserede arbejdsgange på tværs af kommunens øvrige systemer. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling. Tryk her https://permalink.mercell.com/165993960.aspx

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Yderligere CPV-kode: Konsulentvirksomhed i forbindelse med integration af programmel 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Syddanmark 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Offentligretligt organ
Navn på ordregivende myndighed: Varde Kommune
Postadresse: Bytoften 2
Postnummer: 6800
Postby: Varde
Kontakt
Internetadresse: https://permalink.mercell.com/165993960.aspx 🌏
E-mail: syfr@varde.dk 📧
Telefon: +45 79947267 📞
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/165993960.aspx 🌏
URL til deltagelse: https://permalink.mercell.com/165993960.aspx 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2021-10-25 📅
Tilbudsfrist: 2021-11-26 📅
Offentliggørelsesdato: 2021-10-29 📅
Startdato: 2022-12-01 📅
Slutdato: 2028-11-30 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2021/S 211-553924
EUT-S-nummer: 211
Yderligere oplysninger

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling jævnfør udbudslovens §61, stk. 1, nr. 1, d - da kontrakten vedrører indkøb af software/materiale, som er i hastig teknologisk udvikling, hvorfor Udbyder ikke kan fastlægge de tekniske specifikationer tilstrækkeligt præcist til at imødekomme udviklingen og udbyders fremadrettede behov.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Tryk her https://permalink.mercell.com/165993960.aspx

Varde Kommune udbyder kontrakt om et ESDH-system til erstatning for to nuværende ESDH-systemer.

Det ene nuværende system er Acadre fra Formpipe. Acadre anvendes til den brede og tværgående administrative sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt borgersager på helt specifikke fagområder.

Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes primært til borgersager - både manuelle sager og sager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre fagsystemer.

Derfor er det Varde Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.

Beskrivelse af fornyelser:

Med mulighed for forlængelse i optil 4 år.

Kontrakten har en

Beskrivelse af mulighederne: Obligatorisk optioner på konvertering og aflevering til statens arkiver
Yderligere oplysninger:

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Varde Kommune

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling:

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. Udbudslovens § 142:

- En positiv soliditetsgrad på minimum 20% i det seneste afsluttede regnskabsår

- Positiv egenkapital i det seneste afsluttede regnskabsår

Såfremt der er sket væsentlige ændringer i Ansøgers økonomiske situation, skal der oplyses hvorfor og på hvilken måde der er sket ændringer.

Mindstekrav til niveauet:

Positiv soliditetsgrad på minimum 20% i det seneste afsluttede regnskabsår.

Positiv egenkapital i det senest afsluttede regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal fremsende mindst 2 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende løsninger leveret eller igangsat inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.

- med Leveret menes, at løsningen skal være implementeret og været i drift hos referencekunden indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.

- Dog kan det accepteres ved 1 ud af 3 referencer, at der ved en offentlig referencekunde er påbegyndt implementering, men ikke er fuldt i drift med løsningen - i det tilfælde sker der leveres mindst 3 referencer.

- Med tilsvarende løsninger menes et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til en offentlig eller privat enhed/virksomhed med minimum 500 brugere i systemet.

Referencerne bør indeholde oplysninger om følgende:

- Modtager af løsningen (oplysninger om kontaktperson hos referencekunden)

- Tidspunkt for implementering og driftsstart af løsningen

- Beskrivelse af løsningens art og omfang, herunder:

- Antal brugere i løsningen

- Hvorvidt der er tale om en cloudbaseret løsning

- Placering af data

- Integration og sammenspil til Microsoft 365

Der må gerne vedlægges et separat bilag til uddybning af referencer og øvrige oplysninger, det samlede bilag må maksimalt fylde 6 sider - sider udover max antal vil som udgangspunkt ikke indgå i udvælgelsen.

Referencelisten fra ESPD og evt. vedlagte bilag betragtes som endelig dokumentation, if. udbudslovens §155, nr. 2.

Mindstekrav til niveauet:

Tilbudsgiver skal fremsende mindst 2 og maksimalt 3 referencer på tilsvarende løsninger leveret eller igangsat inden for de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.

- med Leveret menes, at løsningen skal være implementeret og været i drift hos referencekunden indenfor de seneste 3 år regnet fra ansøgningsfristens udløb.

- Med tilsvarende løsninger menes et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem til en offentlig eller privat enhed/virksomhed med minimum 500 brugere i systemet.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 4
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Blandt ansøgerne, som opfylder dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 4 ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages nok konditionsmæssige og egnede ansøgere.

Udvælgelsen sker med udgangspunkt i bedste egnethed i forhold til den konkrete opgave vurderet på baggrund af en samlet vurdering af de modtagne ansøgninger med særligt vægt på teknisk kapacitet - ud fra nedenstående punkter:

Referenceløsningernes sammenlignelighed med den udbudte løsninger, idet følgende parametre vurderes positivt:

- I hvor høj grad referencen er sket til en offentlig kunde som organisatorisk og med lignende arbejdsgange som er sammenlignelig med Ordregivers

- Antal brugere i referenceløsningen (flere brugere vil blive vurderet bedre end færre brugere)

- Referenceløsningen er baseret på cloud. Det vurderes positivt, hvis data er placeret på referencekundens eget Tenant

- Referenceløsningen har integration og sammenspil med Microsoft Office 365 (mere procesunderstøttelse og tæt integration til Microsoft Office 365 vurderes

Referencernes alder (nyere referencer vil blive vurderet mere relevant end ældre referencer).

Ordregiver vil udvælge ansøgere så der er et bredt udsnit markedet, der kan løfte opgaven.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 10:00
Dato for afsendelse af opfordringer: 2021-12-08 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 6 måneder
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 65
Kvalitetskriterium (navn): Implementering
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Pris (justeringskoefficient): 25

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29189811
Kontakt
Enhed: Sys Frostholm
Køberprofilens adresse: http://www.vardekommune.dk/ 🌏
URL til dokumenter: https://permalink.mercell.com/165993960.aspx 🌏

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Nævnenes Hus
Postadresse: Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 72405600 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Fax: +45 33307799 📠
Internetadresse: http://www.naevneneshus.dk 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er): I henhold til LBK nr. 593 af 02.06.2016 om lov om Klagenævnet for Udbud gælder følgende klagefrister i relation til gennemførelse af udbud:

Klage over ikke at være prækvalificeret skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage

regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem

der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen har angivet en kort redegørelse for de relevante grunde for

beslutningen, jf. lovens § 7, stk. 1.

Klage over tildeling af kontrakten skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 45 dage efter, at

ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har

indgået en kontrakt.

Klage i forbindelse med indgåelse af en rammeaftale skal indgives inden 6 måneder regnet fra dagen efter den

dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette

ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstillperioden,

jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill-perioden, skal klageren tillige

angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Samtidig med indgivelse af klage skal der indbetales et klagegebyr på kr. 20.000 til Klagenævnet for Udbud.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Fax: +45 41715100 📠
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2021/S 211-553924 (2021-10-25)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2022-07-08)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet omhandler Elektronisk sags-og dokumenthåndteringssystem til hele organisationen i Varde Kommune. Varde Kommune ønsker at anskaffe sig en samlet løsning, som understøtter kommunens strategi om digitalt sammenspil via høj effektivitet, smidige og automatiserede arbejdsgange på tværs af kommunens øvrige systemer. Udbuddet gennemføres som et udbud med forhandling.

Den samlede værdi af udbuddet: 28 786 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Ordregivende myndighed
Identitet
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2022-07-08 📅
Offentliggørelsesdato: 2022-07-13 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2022/S 133-380240
Henviser til bekendtgørelse: 2021/S 211-553924
EUT-S-nummer: 133

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2022-07-08 📅
Navn: Netcompany A/S
Postadresse: Grønningen 17, 1
Postby: København K
Postnummer: 1270
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 70131440 📞
E-mail: info@netcompany.com 📧
Land: Sydjylland 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 28 786 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 3
Kilde: OJS 2022/S 133-380240 (2022-07-08)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support (3 nye indkøb)