Udbud af totalindretning af plejehjem (Hornbækhave)

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter udarbejdelse af et indretningsforslag samt levering af inventar til totalindretning af centerbygning og boligfællesarealer i det nye plejehjem Hornbækhave i Hornbæk. Opgaven har tidligere været udbudt under en SKI-rammeaftale, men genudbydes efter aflysning af miniudbuddet som et eu-udbud under i henhold til udbudsformen udbud med forhandling iht. udbudslovens § § 61-66. Udbuddet gennemføres som en omvendt licitation mhp. at opnå den bedst mulige kvalitet indenfor den faste beløbsramme, hvor den af ordregiveren fastsatte beløbsramme ikke kan overskrides. Beløbsrammen for opgaven er fastsat til 2 500 000 incl. indretningsforslag, leverance af møbler m.v.. Beløbet er ekskl. moms.
Udbuddet gennemføres nu som en omvendt licitation, hvor ordregivers faste beløbsramme er 2 500 000 ekskl. moms ønskes udfyldt med bedst mulige kvalitet indenfor den økonomiske ramme.

Beskrivelse af udbuddet

OK-Fonden og Helsingør Kommune er i færd med at opføre et nyt plejehjem i Hornbæk med en centerbygning og en boligdel. Det nye plejehjem skal huse beboere fra det eksisterende plejehjem Bøgehøjgård i Hornbæk i nye og tidsvarende bygninger. Det nye plejehjem hedder Hornbækhave.
Centerbygningen er en 1-etages bygning, som er organiseret omkring en åben gårdhave. Centerbygningen indeholder fælles områder, administration, køkken og træningsområde. Boligdelen består af to 2-etages bygninger med plejeboliger og bolig-fællesarealer. De 2 bygninger med plejeboliger og fælles arealer omkranser begge en lukket gårdhave med udeophold.
Den udbudte opgave omfatter udarbejdelse af forslag til indretning og møblering af såvel centerbygningens aktivitets-, fælles- og administrationsområder som boligblokkenes bolig-fællesarealer og administrative lokaler. I indretningen af boligblokkenes bolig-fællesarealer skal møbler, farver og øvrig indretning signalere størst mulig hjemlighed – og i alle valg undgå et ”institutionspræg”. Bolig-fælles arealerne er en del af beboernes boligareal, og skal i sin indretning og møblering virke som sådan. I centerbygningen skal fælles områderne signalere aktivitet og fællesskab for såvel beboere som eksterne brugere af bygningen. Centerbygningens fælles områder skal ”emme af liv” – og dét skal indretning og møblering medvirke til at sikre.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt mere end 3 ansøger om prækvalifikation vil udvælgelse blandt flere egnede ansøgere vil ske på baggrund af ordregivers helhedsvurdering af ansøgernes faglige og tekniske formåen.
De 3 ansøgere, der gennem de fremsendte referencer har dokumenteret de mest relevante referencer indenfor udførelsen af tilsvarende projekter samt hvis nøglemedarbejdere har dokumenteret de mest relevante referencer på udførelsen af tilsvarende roller, vil således blive prækvalificeret. Vurdering af referencerne sker på baggrund af oplysninger angivet i ESPD samt eventuelt supplerende referenceark indsendt af ansøgeren.
Ved ansøgerens "relevante referencer" forstås af ordregiver, referencer der er sammenlignelige med den udbudte opgave i art, omfang og hovedydelser i forbindelse med indretning af plejehjem (leverance af møbler, totalindretning og designforslag).
Ved nøglemedarbejdernes relevante referencer forstås referencer, der dokumenterer erfaring og kompetencer med tilsvarende opgaver og/eller roller. Ordregiver forstår "tilsvarende opgaver" som værende totalindretning af plejehjem, døgninstitutioner og tilsvarende.
Ved vurderingen lægger ordregiver positivt vægt på, at ansøgeren kan dokumentere erfaring med relevante projekter af tilsvarende art og omfang, herunder projektledelse, totalindretning og udarbejdelse af designforslag.
Ved vurderingen af nøglemedarbejdernes erfaringer og kompetencer lægger ordregiver positivt vægt på, at ansøger dokumenterer, at nøglemedarbejderne har erfaring og kompetencer med varetagelse af tilsvarende rolle ifm. tilsvarende projekter. Ordregiver vægter det ligeledes positivt, at rollefordelingen er enkel, entydig og tilpasset opgavens art og omfang.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøgeren bedes oplyse om soliditetsgrad i hvert af de sidste 3 afsluttede regnskabsår.
Oplysning om soliditetsgrad angives ved udfyldelse af ESPD, Del IV, afsnit B. Soliditetsgraden beregnes som: Egenkapital/samlede aktiver *100. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders økonomiske formåen, beregnes solidetsgraden som ansøgers og disse andre enheders samlede solidetsgrad de respektive regnskabsår. Ved sammenslutning af virksomheder (fx konsortier) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede soliditetsgrad i de respektive regnskabsår.
Soliditsgraden for sammenslutningen beregnes som: sammenslutningens samlede egenkapital/sammenslutningens samlede aktiver *100.
Såfremt ansøger baserer sin økonomiske og finansielle formåen på andre virksomheders (fx moderselskabers, andre koncernselskabers eller underrådgivers) formåen, skal ansøgningen vedlægges en støtteerklæring fra den anden virksomhed om, at virksomheden stiller sin økonomiske og finansielle kapacitet til rådighed for ansøger. Hvis der ansøges som en sammenslutning (fx konsortium) skal ansøgningen vedlægges en konsortieerklæring, hvori det erklæres, at de deltagende virksomheder hæfter direkte, ubetinget og solidarisk overfor ordregiver og der skal i dokumentet være udpeget en fælles befuldmægtiget. Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger bedes vedlægge maksimalt 5 referencer, der er udført (afsluttet og afleveret) indenfor de seneste 3 år. Hver reference må maksimalt fylde 2 A4 sider inkl. fotomateriale. Såfremt ansøger fremsender mere end 5 referencer à hver 2 sider, vil ordregiver alene lægge vægt på de referencer, der er anført først i ESPD og alene på de første 5 referencer i den modtagne rækkefølge. Referencerne skal dokumentere ansøgers erfaringer med leverance af møbler, totalindretning og udarbejdelse af designforslag i forbindelse med indretning af plejehjem eller tilsvarende.
Ansøger bedes oplyse følgende i beskrivelsen af referencerne:
— Type af byggeri, f.eks. plejehjem, døgninstitutioner m.v.,
— Beskrivelse af ansøgers ydelse og ansvar, herunder beskrivelse af hvorvidt referencen angår møbelleverance, udarbejdelse af indretningsforslag, totalindretning, delvis indretning,
— Omfang af leverancen,
— Den samlede værdi af leverancen som ansøger var ansvarlig for, inkl. møbelleverance, opsætning af møbler samt evt. tjenesteydelser i forbindelse hermed, f.eks. udarbejdelse af indretningsforslag, herunder totalindretning nv,
— Dato for aflevering det samlede projekt,
— Kunde/bygherrens navn.
Ansøger bedes maksimalt vedlægge 3 CV`er på ansøgers nøglemedarbejdere. Ordregiver betragter følgende 3 medarbejderkategorier som værende nøglemedarbejdere:
- Projektleder/projektansvarlig,
- Indretningarkitekt,
- Koordinator i forbindelse med udpakning, opstilling og afprøvning af inventaret.
Ved "nøglemedarbejder" forstås af ordregiver ansvarlig projektleder, indretningsarkitekt samt ansvarlig for koordinering i forbindelse med udpakning, opsætning og afprøvning. Opmærksomheden henledes på, at de tilbudte nøglemedarbejderes erfaringer og kompetencer indgår i vurderingen af ansøgers egnethed.
CV på nøglemedarbejderne bedes indeholde følgende oplysninger:
- Medarbejderens uddannelsesmæssige baggrund, herunder evt. relevant efteruddannelse,
- Medarbejderens erfaringer og kompetencer indenfor relevante projekter, herunder indretning af plejehjem eller tilsvarende.
Angivelse af medarbejderens specifikke projektreferencer bedes følgende oplyst for hver af referencerne:
- Typen af byggeri (fx plejehjem, døgninstitutioner eller tilsvarende),
- Beskrivelse af medarbejderens rolle og ansvar i projektet,
- Kundens/modtagerens navn,
- Dato for aflevering,
- Den samlede kontraktværdi af projektet.
Hvert CV må maksimalt fylde 2 A4-sider inkl. fotomateriale.
Ansøger bedes desuden vedlægge et organisationsdiagram, der viser de tilbudte nøglemedarbejderes ansvar og rollefordeling, herunder hvem der er ansvarlig for den samlede opgaveløsning samt hvem der er ansvarlig for udarbejdelse af indretningsforslag samt hvem der er ansvarlig for opstilling og afprøvning af inventaret.
Organisationsdiagrammet skal illustrere at alle relevante fagligheder er repræsenteret i organisationen og hvorledes roller og ansvar er fordelt i organisationen. De tilbudte nøglemedarbejdere skal være at genfinde i organisationsdiagrammet.
Organisationsdiagrammet og den forklarende tekst bør tilsammen ikke overstige 2 A4-sider. Såfremt der vedlægges flere sider, vil det alene være de første 2 A4-sider, der indgår i bedømmelsen.
Såfremt ansøger ønsker at basere sin tekniske og faglige formåen på andre virksomheders formåen, skal ansøgningen vedlægges en støtteerklæring fra den anden virksomhed om, at virksomheden stiller sin tekniske og faglige kapacitet til rådighed for ansøger.
Hvis der ansøges som en sammenslutning skal ansøgningen vedlægges en konsortieerklæring, hvori det erklæres, at de deltagende virksomheder hæfter direkte, ubetinget og solidarisk overfor ordregiver, ligesom der i dokumentet skal udpeges en fælles befuldmægtiget.
Erklæringen skal være udstedt specifikt til dette udbud og skal derfor være dateret efter datoen for udbuddets offentliggørelse.

Som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i én eller flere af udelukkelsesgrundene eller ikke lever op til kravene for økonomisk/finansiel samt teknisk/faglig formåen, er det ved lov besluttet, at tilbudsgiver bør aflevere et udfyldt elektronisk ESPD-dokument.
ESPD-dokumentet udfyldes direkte i Byggeweb. Det er ikke et krav, at tilbudsgiver underskriver ESPD-dokumentet. Tilbudsgivere, der er i tvivl om krav til ESPD-dokumentets udfyldelse, opfordres til at søge vejledning i de af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen udarbejdede vejledninger hertil, eller alternativt stille spørgsmål til ordregiver herom. Vejledningerne er til rådighed på www.bedreudbud.dk
Såfremt tilbuddet afgives af et konsortium, skal samtlige deltagere i konsortiet aflevere komplet udfyldt eESPD-dokument.
Baserer ansøger sin ansøgning på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, skal spørgsmålet i ESPD, del II.C under fanebladet ”Procedure” om udnyttelse af andre enheders kapacitet besvares ”Ja”.
Baserer ansøger sin ansøgning på en eller flere andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal oplysningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed i forhold til økonomisk og finansiel formåen, afgives i særskilt ESPD for hver af de disse andre enheder. Baserer ansøger sin ansøgning på en eller flere andre enheders tekniske og faglige formåen, skal oplysningerne til bedømmelse af udelukkelse og egnethed i forhold til teknisk og faglig formåen.
Ansøger vil som udgangspunkt være udelukket fra deltagelse i udbuddet, hvis tilbudsgiver er omfattet af én eller flere af de forhold, der er anført i eESPD-dokumentets del III.
Ansøger skal ved udfyldelse af eESPD-dokumentets del III tilkendegive:
i. at ansøger/ tilbudsgiveren ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136.
ii. at ansøger/tilbudsgiveren ikke er omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137.
iii. at ansøger/tilbudsgiveren opfylder de minimumskrav til egnethed, der er fastsat i henhold til § 140.
EESPD-dokumentets pkt. III.D er ikke relevant og skal derfor ikke udfyldes. Ordregiver kan ikke udelukke en ansøger/tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135-137, hvis denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at ansøger/tilbudsgiver er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis ordregiver har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udelukkelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for ansøgers/tilbudsgivers pålidelighed. Om hvad, der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3. Ordregiver tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om "selfcleaning" efter udbudslovens § 138.
Ad punkt I.1.3) Udbudsmaterialet kan findes på Ibinder på linket: https://www.ibinder.com/External/EnquiryLink.aspx?id=mzeezivvvh
Ad punkt I.3) Eventuelle spørgsmål i prækvalifikationsfasen skal være uploadet senest den 9.3.2020. Henvendelser, som modtages efter 9.3.2020, kan således ikke garanteres besvaret i prækvalifikationsfasen.
Ad punkt II.2.5) Udbuddet gennemføres som en omvendt licitation. Tilbuddet skal overholde den fastsatte beløbsramme på 2 500 000 DKK.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 1. Ved indsendelse af klage indbetales et gebyr på 20 000 DKK. Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet skal klageren sende (evt. pr. e-mail) en kopi af klagen med bilag til ordregiveren. Klagenævnet har brug for at vide, om klageren har underrettet ordregiveren,og klageren skal derfor sende kopi af underretningen af ordregiveren til Klagenævnet.