Offentligt udbud vedrørende indkøb af servere, storage, backup til Kolding Kommune

Kort beskrivelse

Nærværende udbud vedrører levering af server-/storage-/backup hardware og -software inkl. opsætning, migrering og efterfølgende service af Kolding Kommunes datacenter. Den vindende tilbudsgiver skal levere, opsætte, installere og deltage i migreringsarbejdet i forhold til levering af leverancen samt tilbyde en 3-årige serviceaftale som en del af leverancen.

Beskrivelse af udbuddet

Ordregiver skal udskifte ordregivers eksisterende server-/storage-miljø, der er baseret på VMware. Ordregiver skal anskaffe en server-/storage/backup platform baseret på hyperkonvergeret teknologi (HCI), som skal drive ordregivers 400 virtuelle maskiner med VMware som hypervisor inklusiv delvis migrering, servicering og uddannelse af interne ressourcer.
Den kommende leverance skal installeres i to (2) separate sites: Primær (A) og Backup (B).
Ordregivers på tidspunktet for kontraktens indgåelse eksisterende virtuelle maskiner skal afvikles på Primær (A). Primær (A) vil blive leveret og fysisk placeret i lejet rackplads hos ordregivers hostingleverandør Global Connect, Kokbjerg 8, 6000 Kolding. Backup (B) vil være på Nytorv 11, 6000 Kolding i Kolding Kommunes lokaler, hvor ordregivers nuværende fiberknudepunkt flyttes til. Der genbruges ikke udstyr fra bestående IT-installation, hvorfor alt skal migreres 1:1.
Den vindende tilbudsgiver skal levere, opsætte, installere og deltage i migreringsarbejdet i forhold til levering af leverancen samt tilbyde en 3-årig serviceaftale som en del af leverancen, som skal gælde fra installationsdagen, samt med mulighed for forlængelse af serviceaftalen i år 4, 5 og 6 regnet fra opstart af den 3-årige serviceaftale.
Tilbudsgiver skal som en del af sit tilbud tilbyde en migreringsplan, der understøtter hele migreringsprocessen. Tilbudsgiver skal udføre en del af migreringen indledningsvist i samarbejde med ordregiver via sidemandsoplæring. Sidemandsoplæringen skal sikre, at ordregiver selv er i stand til at gennemføre den resterende del af migreringen.

Beskrivelse af fornyelser

Herudover har ordregiver mulighed for at forlænge kontrakten i op til 3 x 12 mdr. i relation til serviceaftalen. Forlængelse sker i givet fald på uændrede kontraktvilkår. Meddelelse herom skal gives senest tre (3) måneder før kontraktens udløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.

Yderligere oplysninger

Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet kontrakt kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte leverance vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet kontrakt,
ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet udfylde og besvare en udgave af Det fælles Europæiske Udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse og egnethed. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i TrueTender:
- Tilbudsgiver udfylder ESPD’et i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”ESPD dokumenter” i henhold
til de efterspurgte oplysninger i ESPD dokumentet. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på
”Gem" og "ESPD”.
- Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, eller udgør en sammenslutning af
virksomheder (konsortier), skal der afleveres flere ESPD'er. Disse tilføjes til udbuddet via mail-funktionen i
boksen ”ESPD dokumenter” ved at klikke på det blå kuvert-ikon. Herefter fremkommer en tekstboks, hvor navn samt mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”send link til underleverandør”.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet
— Punkt D: Oplysninger om underleverandører jf. udbudslovens § 177, stk. 2.
Tilbudsgiver skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde, hvor tilbudsgiver skal bekræfte
at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er
udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses.
Tilbudsgiver skal under ESPD'ets del III, punkt C bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige
udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137:
— Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2
— Alvorlige pligtforsømmelser, jf. nr. 3
— Aftale mhp. konkurrencefordrejning, jf. nr. 4
— Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 5
— Uretmæssig påvirkning af ordregivers beslutningsproces, jf. nr. 6.
Tilbudsgivere, der er omfattet af en eller flere af de anførte udelukkelsesgrunde, vil blive udelukket fra
deltagelse og vil således ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Dette gælder dog ikke hvis
tilbudsgiver kan fremvise dokumentation for selvrenselse jf. udbudslovens § 138. Såfremt en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) afgiver tilbud, skal dette oplyses under ESPD del ll,
punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen, udfylde et særskilt og individuelt ESPD for den enkelte deltager i sammenslutningen i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på andre enheders (virksomheders) økonomiske og finansielle formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder, som tilbudsgiver baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal oplyse egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for det seneste afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i årsregnskabslovens § 25 (LBK nr. 838 af 8.8.2019).
Tilbudsgiver trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Kontrakten indeholder regulering af bodsbestemmelser, forsikringsbestemmelser, misligholdelsesbeføjelser mm.
Kontraktens punkt 8 indeholder regulering af miljø, etik og socialt ansvar.
Kontraktens punkt 3.4 indeholder en serviceaftale.
Der henvises i øvrigt til kontrakten.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet, herunder svar på indkomne spørgsmål, i udbudssystemet via link angivet i punkt I.3). I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen. Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Verificering:
Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, skal på ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
ESPD’ets del III – udelukkelsesgrunde:
Hvis tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark fremlægges
dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
- Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
- Skatteforvaltningen
- ATP
- Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med
bestillingen af serviceattesten. Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af serviceattesten, som fastsat af ordregiver i opfordringen til at fremsende denne. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af serviceattesten er modtaget. Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark,
skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
- Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring
om tilbudsgivers samlede egenkapital lever op til mindstekravene i bekendtgørelsens del III.1.2) Økonomisk og finansiel kapacitet medmindre ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database eller ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
- Såfremt dokumentation for tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen ikke er offentligt tilgængelige, vil tilbudsgiver blive anmodet om at fremsende dokumentation herfor.
- Der er ikke krav om, at oplysninger om referencer skal verificeres. Det følger af svar fra Konkurrence og
Forbrugerstyrelsen, jf. http://bedreudbud.dk/spoerg-eksperterne
Ordregiver er dog berettiget til at kontrollere de afgivne oplysningers rigtighed. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver eller andre enheder som tilbudsgiver baserer sig på om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse: Såfremt en tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre
enheders ressourcer eller er en sammenslutning skal der indsendes følgende som dokumentation:
- Hvis relevant, en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Bilag 1 – støtteerklæring eller egen erklæring kan anvendes.
- Hvis relevant, en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. Bilag 2 – erklæring om fælles hæftelse eller egen erklæring kan anvendes.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2. juni 2016 om Klagenævnet for Udbud (i det følgende benævnt ”Lov om Klagenævnet for Udbud”), gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 20 kalenderdage fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, jf. udbudslovens § 171, stk. 2, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen.
2) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
3) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen.
4) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4.
5) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
En klage over at ordregiveren i strid med udbudsloven eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren i henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 4 har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på: www.naevneneshus.dk