Mødebooking- og forplejningssystem

Region Sjælland

Anskaffelse af en løsning til et nyt mødebooking- og forplejningsbestillingssystem til ansatte i Region Sjælland med det formål, at det skal være let at foretage daglige mødebookinger og bestillinger af mødeforplejning. Løsningen skal herudover sikre mulighed for administration og håndtering af relaterede funktioner som opdatering og vedligeholdelse af mødeforplejning og økonomidata.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2020-03-09. Indkøbet blev offentliggjort på 2020-02-07.

Hvem?

• Region Sjælland

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Sjælland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2020-02-07	Udbudsbekendtgørelse

Udbudsbekendtgørelse (2020-02-07)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Mødeplanlægningssystemer
Referencenummer: 1.0
Kort beskrivelse:

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Varer
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Mødeplanlægningssystemer 📦
Yderligere CPV-kode: It-tjenester: rådgivning, programmeludvikling, internet og support 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Sjælland 🏙️

Procedure
Procedureform: Udbud med forhandling
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Region Sjælland
Postadresse: Alleen 15
Postnummer: 4180
Postby: Sorø
Kontakt
Internetadresse: http://www.regionsjaelland.dk 🌏
E-mail: janup@regionsjaelland.dk 📧
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=262436&B=RS 🌏
URL til deltagelse: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=262436&B=RS 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2020-02-07 📅
Tilbudsfrist: 2020-03-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2020-02-11 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2020/S 029-066482
EUT-S-nummer: 29
Yderligere oplysninger

Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, da immaterielle rettigheder til den leverede løsning er en forudsætning for at kunne opfylde den efterfølgende vedligeholdelsesforpligtelse.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Varighed: 96 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Kontrakten kan forlænges op til 4 gange med op til 12 måneder ad gangen.
Beskrivelse af mulighederne:

- Option 1: Levering af en e-learningløsning, der kan tilgås af Region Sjællands brugere via Region Sjællands intranet,

- Option 2: Udskrivning/print af produktionssedler i produktionskøkkener,

- Option 3: Modificering af den enkelte brugers eget dash board.

Optionerne er yderligere beskrevet i udbudsmaterialets bilag 13 og 13A.

Yderligere oplysninger:

Udbuddet er ikke opdelt i delkontrakter, da immaterielle rettigheder til den leverede løsning er en forudsætning for at kunne opfylde den efterfølgende vedligeholdelsesforpligtelse.

Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Sorø og Ringsted

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Økonomisk og finansiel stilling: Ansøgers soliditetsgrad for de seneste 3 afsluttede regnskabsår.
Mindstekrav til niveauet:

Ansøgeren skal i de seneste 3 afsluttede regnskabsår have en positiv soliditetsgrad beregnet ud fra følgende formel: ((Egenkapital Ultimo/Aktiver ultimo) x 100). Soliditetsgraden bedes angivet i ESPD-formularen Del IV B.

Teknisk og faglig kompetence:

Liste indeholdende op til 10 referencer, hvor der inden for de seneste 3 år enten er foretaget levering af et mødebooking- og/eller forplejningssystem, eller har været ydet vedligehold af et tidligere leveret mødebooking- og/eller forplejningssystem.

For hver af referencerne angives følgende:

— Beskrivelse af den løsning, der blev leveret eller vedligeholdt, herunder bl.a..

- beskrivelse af hvorvidt både mødebooking og bestilling af forplejning var omfattet af referencen,

- oplysning om antal brugere,

- oplysning omfanget af datakonvertering

- oplysning om antallet af forskellige brugerroller.

— Oplysning om tidspunkt for kontraktstart,

— Oplysning om tidspunkt for kontraktens udløb,

— Oplysning om kundens identitet (modtager af levering/ydelse) herunder:

- Navn på kontaktperson,

- Kontaktpersons email eller telefonnummer.

Mindstekrav til niveauet:

Ansøger skal have minimum 1 reference, hvor der inden for de seneste 3 år, regnet fra ansøgningsfristen angivet i pkt. IV.2.2 i indeværende bekendtgørelse, har været kontraktstart på en kontrakt vedrørende levering af en løsning, der både inkluderer håndtering af mødebooking og bestilling af mødeforplejning, til en kunde med mere end 500 brugere.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Påtænkt antal ansøgere: 3
Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere:

Udvælgelse af ansøgere vil ske på grundlag af de op til 10 referencer som ansøgerne skal angive i ESPD-formularens del IV C.

Ved vurderingen af referencerne vil der blive lagt på antallet og relevansen af referencerne.

I forhold til relevansen lægges der især vægt på at:

— Referencerne både vedrører mødebooking, forplejning,

— Antallet af brugere svarer til eller overstiger Region Sjællands estimerede 18 000 brugere,

— Referencen indbefattede datakonvertering,

— Referencen indbefattede håndtering af mere end 3 forskellige brugerroller.

Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 23:59
Dato for afsendelse af opfordringer: 2020-03-10 📅
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29190658
Kontakt
Enhed: Jan Pedersen
Køberprofilens adresse: https://eu.eu-supply.com/ctm/Company/CompanyInformation/Index/137394 🌏
URL til dokumenter: http://eu.eu-supply.com/app/rfq/rwlentrance_s.asp?PID=262436&B=RS 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af et indledende tilbud.

Forhandlingsforløbet forventes at være 1 - 2 fysiske møder i forlængelse af de indledende tilbud, hvor ordregiver og tilbudsgiver vil drøfte muligheder for at optimere løsningens udformning. I forlængelse af forhandlingerne vil ordregiver forventeligt foretage tilpasninger af udbudsmaterialet, og efterfølgende fremsende dette udbudsmateriale til tilbudsgiverne, med henblik på tilbudsgivernes afgivelse af et endeligt tilbud. Ordregiver vil ikke reducere antallet af tilbudsgivere efter gennemført prækvalifikation. Ordregiver forbeholder sig ret til at initiere yderligere forhandlings- og tilbudsrunder.

Der vil ikke ske økonomisk kompensation til tilbudsgivere, der deltager i forhandlingerne.

De obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 og 136 samt de frivillige udelukkelsesgrunde, i udbudslovens § 137 finder anvendelse i nærværende udbud.

Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt denne er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135 - 136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, medmindre udelukkelse kan undlades på grundlag af udbudslovens øvrige bestemmelser, herunder § 138.

Bemærk at ordregiver forud for tildeling af kontrakt er forpligtet til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger endelig dokumentation for oplysninger, der er afgivet i ESPD-formularens del III vedrørende de for udbuddet gældende udelukkelsesgrunde, samt oplysninger afgivet i ESPD-formularens del IV på baggrund af nærværende udbudsbekendtgørelses pkt. III.1.2 og III1.3. For danske virksomheder vil dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del III bestå i en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen mindre end 6 måneder før tilbudsfristen. Dokumentation for en udenlandsk tilbudsgiver afhænger af mulighederne i det pågældende land. For oplysningerne afgivet i ESPD-formularens del IV B på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2 vil en revisorpåtegnet erklæring eller et uddrag af et afsluttet godkendt regnskab kunne udgøre gyldig dokumentation. Bemærk at oplysningerne, der afgives af tilbudsgiver i ESPD-formularens del IV C, på baggrund af udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3, i udgangspunktet udgør dokumentation for opfyldelse af mindstekravet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.3 og, at oplysningerne endvidere indgår i vurderingen, der lægges til grund for ordregivers begrænsning af ansøgere, der opfordres til at afgive tilbud, jf. udbudsbekendtgørelsens pkt. II.2.9. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at kontakte den eller de angivne referencer, med henblik på verificering af oplysningerne.

Dokumentation skal i absolutte udgangspunkt være ordregiver i hænde senest 21 dage fra ordregivers fremsendelse af anmodning til den relevante tilbudsgiver.

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnerens Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291095 📞
E-mail: klfu@erst.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Ved et udbud med prækvalifikation efter udbudsloven, skal en klage over ikke at være blevet prækvalificeret indgives inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens afsendelse af underretning om prækvalifikation.

Andre klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.

Samtidig med klagens fremsendelse til Klagenævnet for Udbud skal klageren sende en kopi af klagen med bilag til ordregiveren, gerne pr. e-mail.

Organ med ansvar for mæglingsprocedurer
Navn: N/a
Postby: N/a
Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2020/S 029-066482 (2020-02-07)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Kontor- og edb-maskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke møbler og softwarepakker (3 nye indkøb)

Kontormaskiner, -udstyr og -artikler, herunder ikke computere, printere og møbler (1)

Diverse kontormaskiner, udstyr og tilbehør

Planlægningssystemer