Kontrakt om konsulentbistand til DeMars HR SAP Query

Yderligere oplysninger

Deltagelse i udbuddet kan kun ske elektronisk via ordregivers anvendte elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.3) Her tilgås udbuddet under “Igangværende udbud“. For at få adgang til materialet skal ansøger være registeret eller registrere sig som bruger. Det bemærkes, at det fulde udbudsmateriale kun bliver gjort tilgængelig for de ansøgere, der bliver inviteret til at afgive tilbud. Ansøgere bedes sende deres anmodning om deltagelse via digitale udbud. Permalinket fremgår af pkt.I.1). Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på mail dksupport@eu-supply.com eller telefon (+45) 70 20 80 14. Ansøgninger om deltagelse kan ikke sendes via email. Bemærk, at hver ansøger kun kan indgive én ansøgning om deltagelse. Såfremt samme juridisk enhed er en del af eller på anden måde deltager i flere ansøgninger om deltagelse, f. eks. indgiver egen ansøgning og samtidig deltager i et konsortium, der også ansøger om deltagelse, skal ansøger sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at koordinere ansøgninger og tillbud. FMI forbeholder sig ret til at anmode ansøgerne om at godtgøre over for FMI, at samme juridiske enheds deltagelse ikke kan udgøre en trussel for gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem ansøgerne/tilbudsgiverne.

FMI gør opmærksom på, at leverandøren i forbindelse med leverancen vil komme til at behandle personoplysninger. Derfor kræves det, at der indgås en underdatabehandleraftale mellem FMI og den vindende tilbudsgiver. Underdatabehandleraftalen vil være vedlagt udbudsmaterialet.

Vedrørende punkt II.1.2): For nuværende udgøres den primære lokation for ydelsernes udførelse Helseholmen 1, Hvidovre. Lokationen vil dog kunne ændres, herunder til eksempelvis Lautrupbjerg 1-5, Ballerup.

Vedrørende punkt II.2.1) bemærkes det, at kontraktens endelige værdi afhænger af den tilbudte timepris samt det konkrete behov for ydelserne omfattet af kontrakten. Det forventes at værdien af kontrakten befinder sig i intervallet 7 000 000-9 000 000 DKK. FMI er forpligtet til at aftage ydelser omfattet af kontrakten fra den vindende tilbudsgiver. FMI har således indenfor udbudsbekendtgørelsens ramme en købsforpligtelse i relation til kontraktens ydelser.

Vedrørende punkt II.3.2) bemærkes, at navn og faglige kvalifikationer for medarbejderen, der skal udføre ydelserne under kontrakten, først skal afgives i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

FMI forbeholder sig ret til, men er ikke forpligtet dertil, at anvende fremgangsmåden i § 159, stk. 5 i lov nr. 1564 af 15.december 2015 (udbudsloven) hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

Spørgsmål vedrørende anmodningen om deltagelse (prækvalifikation) skal være på dansk og sendes skriftligt via det elektroniske udbudssystem “Digitale Udbud“ spørgsmål- og svarmodul. Spørgsmålene vil blive anonymiseret og besvaret via Digitale Udbud. Spørgsmål, der modtages senest den 20. april 2020, vil blive besvaret af FMI senest 6 (seks) dage inden udløbet af ansøgningsfristen, jf. punkt IV.3.4). Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for FMI at meddele svaret senest 6 (seks) dage inden udløbet af fristen i punkt IV.3.4).Spørgsmål, der modtages senere end 6 (seks) dage inden udløbet af fristen i punkt IV.3.4), kan ikke forventes besvaret. FMI opfordrer til, at man holder sig ajour på "Digitale Udbud".

FMI har udarbejdet et prækvalifikations-spørgeskema (PQQ), som ansøgerne opfordres til at anvende ved ansøgning om deltagelse. Ansøgningsskemaet indeholder spørgsmål, formularer og skabeloner til afgivelse af oplysninger osv. i overensstemmelse med kravene i udbudsbekendtgørelsen. Det understreges dog, at det alene er ansøgers ansvar at sørge for, at de afgivne oplysninger overholder kravene. Spørgeskemaet er tilgængeligt via "Digitale Udbud". Permalinket fremgår af pkt. I.1).

Ifølge forsvarsdirektivet (direktiv 2009/81/EF) kan en ansøger basere sig på andre enheders økonomisk og finansielle formåen uanset den juridiske karakter af relationen til enhederne. Hvis en ansøger ønsker at basere sig på andre enheders formåen og ønsker, at disse andre enheders kapacitet skal tages i betragtning ved FMI‘s vurdering af ansøgers egnethed, skal ansøger dokumentere, at disse andre enheder vil og er forpligtet til at stille de relevante ressourcer til ansøgers rådighed. En skabelon til en erklæring herom fra den støttende enhed er vedlagt det ovenfor nævnte prækvalifikationsskema.

Kort beskrivelse

Forsvarsministeriet, Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) ønsker med denne udbudsbekendtgørelse at udbyde en kontrakt om konsulentbistand til DeMars HR SAP Query. FMI har behov for IT-konsulent bistand til vedligehold, udvikling og support af Forsvarets Entreprise Ressource Planning System (ERP), DeMars, mere specifikt modulet SAP Human Capital Management (SAP HCM). DeMars er et management- og ressourcestyringssystem, der anvendes til styring og forvaltning af forskelligartede forretningsmæssige opgaver. DeMars indgår således som en integreret del af Forsvarets opgaveløsning. SAP HCM er et modul i DeMars, der understøtter alle processer relateret til human resource management ved Forsvaret. SAP HCM understøtter personelområdet til styring og forvaltning af personale-og lønadministration, arbejdstidsadministration, rekruttering, arrangementsstyring, karriere- og efterfølgerplanlægning. SAP HCM er således et komplet og integreret sæt af løsninger, der hjælper Forsvaret med effektivt at forvalte dets medarbejdere. FMI ønsker således med dette udbud at anskaffe én IT-konsulent til vedligehold, udvikling og support af SAP HCM modulet i DeMars. Tilbudsgiver skal alene tilbyde én konsulent, som skal være til rådighed for FMI i ca. 1 044 timer om året, idet behovet herfor dog kan variere afhængigt af det konkrete årlige behov for ydelserne omfattet af kontrakten. De udbudte hovedydelser for kontrakten er således vedligehold, udvikling og support, og opgaverne vil på udbudstidspunktet hovedsageligt falde inden for følgende opgavekategorier: vedligeholdelse og udvikling af SAP-Query rapporter, herunder vedrørende personale/struktur (HCM) samt vedligeholdelse og ændringer af Infosets. Omlægninger og konverteringer af data ved anvendelse af LSMW/QTP. Medvirken ved større og mindre vedligeholdelses- og udviklingsopgaver indenfor bl.a. arbejdstidsplaner under anvendelse af Forsvarets Personalestyrelses arbejdstidsdatabase og DeMars. Varetagelse af 2. level support til forretningen i relation til ovennævnte, samt rapporter gældende for tid og løn. Omlægninger og fejlretninger ved hjælp af QTP og LSMW, samt videnoverdragelse. Konsulenten vil, som led i udførelsen af hovedydelserne, skulle bistå forretningen (FMI) med opfyldelsen af de til enhver tid værende forretningsmæssige mål ved levering af de beskrevne hovedydelser i samarbejde med FMI og de til enhver tid værende eksterne DeMars leverandør (som dog på nuværende tidspunkt alene er IBM Danmark ApS). Udførelse og levering af de konkrete arbejdsopgaver (ydelser), og konsulentens konkrete rolle i relation hertil aftales nærmere i samarbejde med chefen for købers DV HR-sektion. På udbudstidspunktet er det primært ovennævnte opgaver, konsulenten vil skulle udføre, dog forventes det, at der i kontraktperioden vil ske en naturlig udvikling i opgaverne, idet såvel Forsvaret som den anvendte teknologi forventeligt vil undergå en vis udvikling.

Økonomisk og finansiel stilling

1) Årsrapporter eller uddrag deraf eller anden dokumentation, der viser ansøgers soliditetsgrad (beregnet ved at dividere ansøgers egenkapital med ansøgers samlede aktiver (egenkapital/samlede aktiver x 100) ved udgangen af det seneste regnskabsår, for så vidt som disse oplysninger foreligger.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Der henvises til udbudsmaterialet vedrørende betalingsbetingelser. Fakturering skal ske i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning om offentlig betalinger, pt. lovbkg. nr. 798 af juni 2007, som stiller krav om elektronisk fakturering. De nærmere vilkår vil fremgå af kontrakten.

Andre særlige vilkår

Kontrakten skal udføres under overholdelse af CSR-hensyn og den anvendte arbejdsklausul, jf. nærmere herom i udbudsmaterialet. Der vil i kontrakten blive stillet krav om iagttagelse af persondataretlige krav. FMI kræver, at alle, der deltager i udførelsen af kontrakten, skal have den fornødne sikkerhedsgodkendelse for medarbejdere på det af FMI krævede niveau. Efter tildeling af kontrakten skal den konsulent, der bistår med kontraktens opfyldelse, sikkerhedsgodkendes af Forsvarets Efterretningstjeneste til “Fortroligt“. Sikkerhedsgodkendelsen skal opretholdes i hele kontraktens løbetid. Sikkerhedsgodkendelse sker i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. Justitsministeriets cirkulære nr. 10338 af 17. december 2014 (sikkerhedscirkulæret). Nærmere beskrivelse heraf vil fremgå af udbudsmaterialet.

Objektive kriterier for udvælgelse

Der foretages ingen udvælgelse. Samtlige ansøgere, som opfylder mindstekravet til egnethed og fremsender udfyldt prækvalifikations-spørgeskema (PQQ) inden fristen for ansøgning om prækvalifikation, vil blive prækvalificeret og få muligheden for at afgive tilbud. Ansøger opfordres til at anvende det af FMI udarbejdede prækvalifikationsskema, jf. yderligere under punkt VI.3).