Beskrivelse af udbuddet
Aalborg Kommune udbyder kontrakt om et ESDH-system (herefter kaldet Løsningen) til erstatning for 2
nuværende ESDH-systemer.
Det ene nuværende system er eDoc fra Fujitsu. eDoc anvendes til den brede og tværgående administrative
sagsmængde, inkl. sager for det tekniske område, personalesager, sager til politisk behandling samt
borgersager på helt specifikke fagområder.
Det andet nuværende system er KMD Nova fra KMD. KMD Nova anvendes i Familie- og
Beskæftigelsesforvaltningen til borgersager i tæt sammenhæng til ydelsessystemerne. Med indførelsen af
løsningerne under Den Fælleskommunale Infrastruktur forventes antallet af borgersager i ESDH-systemet at falde, da de fleste borgersager på det sociale område vil høre til i de fælleskommunale løsninger eller andre
fagsystemer.
Derfor er det Aalborg Kommunes fremadrettede strategi at benytte et fælles ESDH-system til hele kommunens
sagsmængde, der ikke hører hjemme i et egentligt fagsystem.
Aalborg Kommune ønsker, at Løsningen, som en servicebureauløsning (en SaaS/Cloud-løsning), kan
understøtte den administrative sagsbehandling på tværs af alle kommunens forvaltninger.
Løsningen skal kunne understøtte sagsbehandlingen i alle typer af sager og på alle sagsområder. Både
generelle administrative sager, alle former for borgersager, personalesager, sager til den politiske behandling og
sager med udgangspunkt i ejendomme og arealer.
Løsningens funktionalitet skal bygge på et fundament, som – udover at understøtte kravene i
kravspecifikationen - generelt tager afsæt i den strategi, som Aalborg Kommune har valgt for indkøbet og som i
kort form er beskrevet i bilag 2 - kravspecifikationen i afsnit 1.1.3.
Leverancen skal omfatte alle ydelser, der er nødvendige for ibrugtagning, anvendelse, drift samt udtrædelse af
løsningen, herunder bl.a.:
— Brugsret til løsningen
— Drift og support
— Afvikling på kommunens standard PC og mobile enheder
— Vedligeholdelse og videreudvikling af løsningen i forhold til lovgivningsmæssig, faglig, funktionel og
teknologisk udvikling
— Implementering af løsningen, herunder evt. specialtilpasning til Aalborg Kommunes IT-miljø, opsætning
af løsningen, projektledelse, rådgivning, uddannelse af undervisere, superbrugere og evt. specialister (fx
dagsordenredaktører), afprøvning, dokumentation og kvalitetssikring i forbindelse med ibrugtagning af
løsningen
— Integration og snitflader til/fra andre systemer
— Levering og vedligeholdelse af dokumentation
— Uddannelse i henhold til aftalt omfang (option)
— Konvertering af data og filer fra de nuværende løsninger
— Dataudtræk og dokumentation heraf
— Nødvendigt basissoftware og 3. partslicenser til afvikling af løsningen (dog på nær brugerlicenser til Microsoft
Office, som fremgår af bilag 2A).