Design, produktion og personalisering af pas

Yderligere oplysninger

Deltagelse samt al kommunikation i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt I.1). For at få adgang til udbuddet, herunder til spørgsmål/svar, skal ansøger være registreret eller registrere sig som bruger.

Interesserede bedes holde sig orienteret via det elektroniske udbudssystem. Såfremt ansøger oplever problemer med systemet, kan support kontaktes på følgende mail dksupport@eu-supply.com eller telefon (+45) 70208014. Det bemærkes, at der på nuværende tidspunkt ikke er yderligere oplysninger, specifikation og dokumenter at få. Udbudsmaterialet vil alene blive udsendt til de virksomheder (ansøgere), der opfordres til at afgive tilbud.

I relation til punkt I.4 bemærkes det, at rammeaftalen udbydes og indgås af Rigspolitiet, men at Udlændingestyrelsen under Udlændinge- og Integrationsministeriet, samt Udenrigsministeriet skal kunne benytte aftalen, jf. nærmere punkt II.1.5).

I relation til punkt II.1.7), bemærkes det, at leverandøren i forbindelse med tilbudsafgivelse skal anføre de underleverandører som leverandøren forventer at benytte.

I relation til punkt II.2.1) bemærkes det, at beløbet alene udgør et skøn over den forventede kontraktsum for rammeaftalens fulde løbetid.

I relation til punkt II.3) og II.1.4) bemærkes det, at Rammeaftalen har en varighed på 84-96 måneder grundet behov for en forudgående design- og implementeringsperiode, der muliggør produktions- og personaliseringsfasen. Aftalens varighed er 84 måneder (7 år) fra produktions- og personaliseringsfasen træder i kraft. Dette er tidligst 1.10.2021, hvor Rigspolitiets eksisterende aftale udløber. Den forudgående design- og implementeringsperiode forventes at have en varighed på mellem 1-12 måneder og igangsættes umiddelbart efter aftaleindgåelse. Der vil i denne periode kun ske træk på aftalen, der relaterer sig til design- og implementeringsaktiviteter, der muliggør sikker overgang ved ikrafttrædelse af produktions- og personaliseringsfasen som forventes igangsat d. 1.10.2021.

I relation til punkt III.2.1), bemærkes det, at Rigspolitiet forbeholder sig ret til at bede om yderligere oplysninger fra ansøger. Det samme gælder i relation til enheder, som ansøger baserer sig på.

I relation til punkt III.2.2), III.2.3) og IV.1.2) bemærkes det, at ansøger kan basere sig på andre enheders formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem ansøgeren og disse andre. Ansøgeren skal i givet fald godtgøre fuldt ud at kunne råde over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i aftaleperioden. Den af Rigspolitiet udarbejdede ansøgningsskabelon kan anvendes til at afgive en sådan erklæring, jf. nærmere nedenfor. I relation til punkt III.2.2) skal det tillige bemærkes, at tilbudsgiver og de enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske og finansielle formåen på, hæfter solidarisk for rammeaftalernes gennemførsel.

I relation til punkt IV.1.1) bemærkes det, at dette udbud gennemføres som et udbud med forhandling efter forsvars- og sikkerhedsdirektivets artikel 26. De ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud, vil modtage yderligere praktiske oplysninger om forhandlingsforløbet, herunder oplysninger om indgivelse af tilbud. Forhandlingerne kan føre til justeringer eller ændringer af udbudsmaterialet. Rigspolitiet forbeholder sig ret til at tildele aftalen på grundlag af det indledende tilbud.

I relation til punkt IV.1.2) bemærkes det, at hver ansøger alene kan indgive én ansøgning om prækvalifikation, hvis samme juridiske enhed er del af, eller på anden måde deltager i flere ansøgninger, f.eks. selv indgiver egen ansøgning, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der ansøger, skal ansøgerne sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt, at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Rigspolitiet forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud.

I relation til punkt IV.1.3) bemærkes det, at Rigspolitiet under forhandlingsprocessen forbeholder sig retten til at shortliste, dvs. at reducere antallet af tilbudsgivere baseret på en evaluering af det indledende tilbud i overensstemmelse med tildelingskriterierne. Det bemærkes at Rigspolitiet ikke er forpligtet til at oplyse tilbudsgiverne inden deadline for det indledende tilbud, om shortlisting vil blive udført eller ej. Vær også opmærksom på, at shortlisting kan udføres før eller efter forhandlingsmøderne.

Eventuelle spørgsmål til anmodning om prækvalifikation skal stilles skriftligt via det elektroniske udbudssystem, jf. internetadressen i punkt I.1). Spørgsmål skal stilles senest den 10.3.2020. Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at Rigspolitiet kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks (6) dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks (6) dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret.

Ansøgning om deltagelse i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. internetadressen i punkt I.1). Ansøgninger kan ikke fremsendes pr. e-mail eller brev. Hvis en ansøgning indeholder flere udgaver (versioner) af det samme dokument, vil den seneste uploadede udgave være den gældende.

Rigspolitiet har udarbejdet en ansøgningsskabelon, som ansøgerne opfordres til at gøre brug af ved ansøgningen. Skabelonen er til rådighed via det elektroniske udbudssystem, jf. internetadressen i punkt I.1).

Rigspolitiet forbeholder sig muligheden for at anmode ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen efter princippet i udbudslovens § 159, stk. 5.

Der kan opstå situationer, hvor en ansøger eller tilbudsgiver i løbet af udbudsprocessen ønsker at ændre sin sammensætning. Rigspolitiet vil i forbindelse med vurderingen af, om ændringerne i ansøgers eller tilbudsgivers sammensætning kan accepteres, anvende principperne i udbudsloven § 147 (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

Rigspolitiet forventer, at rammeaftalen indgås senest oktober 2020.

I relation til punkt IV.3.6) bemærkes det, at ansøgninger og tilbud skal afgives på dansk, men Rigspolitiet kan acceptere, at visse dokumenter i tilbuddet, f.eks. teknisk dokumentation, standardproduktbeskrivelser mv. i visse tilfælde kan leveres på engelsk. De nærmere retningslinjer herfor fremgår af udbudsmaterialet.

Vedr. vareprøver: Ansøger skal være indstillet på, at der under udbudsprocessen, forventes at skulle indleveres og fremlægges vareprøver, beskrivelser, eksempler og lignende på pas, sikkerhedselementer mv.

Rigspolitiet har vurderet, at der kan opnås økonomiske, administrative og sikkerhedsmæssige fordele ved ikke at opdele rammeaftalen i delaftaler.

Krav om deponering og sikkerhedsstillelse

Såfremt der laves forudbetaling skal der stilles uigenkaldelig anfordringsgaranti fra et anerkendt pengeinstitut eller forsikringsselskab. De nærmere krav, samt eventuelle øvrige krav til sikkerhedsstillelse og garanti, vil fremgå af udbudsmaterialet.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Fakturering skal ske i overensstemmelse med gældende dansk lovgivning om offentlige betalinger, i henhold til lovbekendtgørelse nr. 798 af juni 2007 med efterfølgende ændringer, som stiller krav om elektronisk fakturering. De nærmere faktureringsvilkår og betalingsvilkår vil fremgå af udbudsmaterialet.