Rammeaftale om support, systemforvaltning og videreudvikling af UPS, ØSS og Cloud

Kort beskrivelse

ØSS-Samarbejdet ønsker at indgå en rammeaftale med én leverandør om udvikling og support (sparring og fejlretning, men ikke onsite drift og helpdesk) samt konsulentbistand i forbindelse med økonomistyringssystemet (kaldet ”ØSS”) og HR-systemet (kaldet ”UPS”). Den udbudte rammeaftale skal dække de deltagende institutioners samlede behov for it-konsulentydelser i relation til IT-systemerne UPS, ØSS og Cloud. Den anslåede værdi af rammeaftalen på en periode på 4 år er opgjort til mellem 30 – 100 000 000 DKK. Rammeaftalen indgås for en periode på 48 måneder.

Beskrivelse af udbuddet

ØSS-Samarbejdet er et strategisk indkøbs- og udviklingssamarbejde mellem Danmark Tekniske Uni-versitet (DTU), Syddansk Universitet (SDU), Aalborg Universitet (AAU) og Københavns Universitet (KU), som har til formål på institutionernes vegne at sørge for funktionelle, driftssikre og billige IT-løsninger til brug for institutionernes administration. ØSS-Samarbejdet er indlejret hos DTU i Lyngby. Alle universiteterne arbejder for at være tonegivende, globalt orienteret, med den højeste kvalitet i uddannelser og forskning, samt med et stærkt engagement i samfundsudviklingen.
Følgende universiteter har option på indtræden i ØSS-Samarbejdet:
- Aarhus Universitet (AU),
- Roskilde Universitet (RUC),
- Copenhagen Business School (CBS).
ØSS-Samarbejdet ønsker at indgå en rammeaftale med én leverandør om udvikling og support (sparring og fejlretning, men ikke onsite drift og helpdesk) samt konsulentbistand i forbindelse med økonomistyringssystemet (kaldet ”ØSS”) og HR-systemet (kaldet ”UPS”).
Rammeaftalen indgås for en periode på 48 måneder.
Den udbudte rammeaftale skal dække de deltagende institutioners samlede behov for it-konsulentydelser i relation til IT-systemerne UPS, ØSS og Cloud. I aftaleperioden forventes fokus på følgende aktiviteter:
(i) Softwareudvikling, herunder nyudvikling og udvikling af tillægsfunktionalitet, konfiguration, parameteropsætning og opgraderinger samt levering, implementering og installation af nye versioner programmel omfattet af Rammeaftalen;
(ii) Support, herunder fejlsøgning, afhjælpning af Fejl, udarbejdelse af scripts til brug for fejlsøgning og assistance i forbindelse med patching og andet;
(iii) Driftsstøtte, herunder etablering og vedligeholdelse af test- og udviklingsmiljøer;
(iv) Udførelse af Tests;
(v) Migrering/konvertering af data samt opsætning/konfiguration;
(vi) Udarbejdelse af Dokumentation;
(vii) Projektledelse og projekt- samt kontraktstyring;
(viii) Koordination med andre leverandører;
(ix) Ændringshåndtering;
(x) Udførelse af ophørsassistance;
(xi) Deltagelse i møder, facilitering og anden kommunikation med Kunden og andre af Kundens leverandører;
(xii) Analyser, afklaring, kravspecificering/udarbejdelse af use cases, krav, lister, designs og MosCow1 lister, rapportering i tilknytning til Leverancer omfattet af Rammeaftalen samt anden it-konsulentbistand, herunder rådgivning ”body shopping” inden for de områder, som Rammeaftalen omfatter;
(xiii) Brugerstøtte til betjening af Systemet;
(xiv) Uddannelse inden for Rammeaftalens område.
For yderligere information om systemet henvises til udbudsmaterialet.
Rekvirering af opgaver/projekter:
ØSS-Samarbejdet fungerer under rammeaftalens udførelse som kontaktperson i forhold til leverandøren. Opgaver og projekter iværksættes og rekvireres som udgangspunkt af ØSS-Samarbejdet på vegne af en eller flere af de deltagende institutioner. Den altovervejende del af opgaverne udført under rammeaftalen vil derfor ske med ØSS-Samarbejdet som kontraktpart.
Derudover er institutionerne berettiget til på egne vegne og inden for rammeaftalens område at indgå selvstændige aftaler om opgaver og projekter på baggrund af rammeaftalen.
Omfang:
Den anslåede værdi af rammeaftalen på en periode på 4 år er opgjort til mellem 30 – 100 000 000 DKK. Der er alene tale om en skønsmæssig opgørelse baseret på:
i) foregående års gennemsnitlige forbrug;
ii) AU, CBS og RUC’s mulighed for at indgå i ØSS-Samarbejdet og
iii) DTU’s strategi om at overgå til Cloud. Opgørelsen er derfor alene vejledende og således uforpligtende for ordregiver.

Nedenfor er beskrevet hvilke minimumsniveauer for økonomisk og finansiel formåen, der skal være opfyldt.
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumsniveauer:
- Den gennemsnitlige årsomsætning for de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår skal minimum være 60 000 000 DKK,
- Den gennemsnitlige overskudsgrad for de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår skal minimum være 0,
- Soliditetsgraden for det seneste afsluttede og godkendte regnskabsår skal minimum være 0.
Tilbudsgiver skal give følgende oplysninger i ESPD, del IV.B:
- Årsomsætning for de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår,
- Overskudsgrad for de seneste 3 afsluttede og godkendte regnskabsår,
- Soliditetsgraden for det seneste afsluttede og godkendte regnskabsår.
Hvis tilbuddet indsendes af et konsortium skal der fremsendes særskilt ESPD for hver juridisk person. Såfremt Tilbudsgiver ønsker at benytte sig af støttevirksomhed til opfyldelse af minimumniveauer for egnethed, skal der fremsendes særskilt ESPD for den juridiske person, der støttes ret på.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Nedenfor er beskrevet hvilke minimumsniveauer for teknisk og faglig formåen, der skal være opfyldt.
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumsniveauer:
- 2 sammenlignelige referencer. Med sammenlignelige forstås, at referencerne skal omfatte samme type ydelser som den udbudte kontrakt, og at referencerne skal være virksomheder/organisationer/institutioner, der i størrelse og kompleksitet svarer til et universitet. Referencerne må højst være 5 år gamle (tilbudsafgivelsestidspunktet) og Tilbudsgiver skal have været hovedleverandør (stået for mere end 70% af leverancerne).
Tilbudsgiver skal give følgende oplysninger for hver reference i ESPD, del IV.C:
- Navn på den virksomhed leverancen er leveret til,
- En detaljeret beskrivelse af leverancen herunder formål, ydelser og leveringsperiode,
- Omfanget (i procent) af den anmodende virksomheds del af den samlede leverance til kunden.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klage over prækvalifikation:
Klage over ikke at være blevet prækvalificeret skal være indgivet 20 kalenderdage regnet fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 1.
Klage over tildeling af en kontrakt:
Klage over tildeling af en kontrakt skal være indgivet 45 kalenderdage, efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har tildelt/indgået kontrakt, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 1.
Klage over tildeling under en rammeaftale med genåbning af konkurrencen (miniudbud):
Klage over tildeling af en kontrakt under en rammeaftale med genåbning af konkurrencen skal være indgivet 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen er tildelt/indgået, hvis denne underretning indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 2.
Klage over tildeling af en rammeaftale:
Klage over tildeling af en rammeaftale skal være indgivet 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 2, nr. 3.
Klage over direkte tildeling:
Klage over, at ordregiver i strid med udbudsloven har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder en begrundelse for ordregivers beslutning om at tildele kontrakten direkte, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 3.
Klage over offentlige indkøb under tærskelværdien:
Klage over overtrædelser af indkøb under tærskelværdien skal være indgivet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte tilbudsgivere om, hvem ordregiver har besluttet at indgå kontrakt med, hvis underretningen indeholder en begrundelse; og 6 måneder efter at ordregiver har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, hvis underretningen indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 4, nr. 1 og 2. Klage over prækvalifikation for indkøb under tærskelværdien skal være indgivet inden 20 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiver har afsendt en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet prækvalificeret, hvis underretningen indeholder en begrundelse for beslutningen, jf. lov om Klagenævnet for Udbud § 7, stk. 5.