Rammeaftale om levering af retssalsinventar til Danmarks Domstole

Kort beskrivelse

Rammeaftalen omfatter produktion, levering og montering af retssalsinventar til Danmarks Domstole.

Danmarks Domstole består af Højesteret, Østre Landsret, Vestre Landsret, Sø- og Handelsretten, Tinglysningsretten, 24 byretter, retterne i Grønland, Retten på Færøerne, Procesbevillingsnævnet, Den Særlige Klageret, Bibeskæftigelsesnævnet, Dommerudnævnelsesrådet og Domstolsstyrelsen.

Den væsentligste leverance under rammeaftalen forventes at være levering af retssalsinventar til Østre Landsrets nye retsbygning, der opføres på Trælastholmen i Nordhavn. Retsbygningen forventes klar til indretning i slutningen af 2021.

Rammeaftalen indgås med én leverandør.

Rammeaftalen omfatter ikke levering eller montering af retssalsinventar til Retten på Færøerne eller retterne i Grønland.

Se punkt II.2.4) og udbudsmaterialet for nærmere beskrivelse af ydelserne.

Yderligere oplysninger

Rammeaftalen er af økonomiske og markedsmæssige hensyn ikke opdelt i delkontrakter. Rammeaftalen indeholder krav om sikkerhedsgodkendelse.

Rammeaftalens varighed angivet under punkt II.2.7 regnes fra dagen for underskrift af rammeaftalen.

Rammeaftalen har en forventet maksimalværdi på 8 000 000 DKK.

Mindstekrav til niveauet

Om udfyldelse af ESPD: Oplysningerne angives i ESPD afsnit IV.C. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit C, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt ansøger er del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD, Del II, afsnit A, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger..

Kort beskrivelse

Udbuddet omfatter en rammeaftale om levering af retssalsinventar til Danmarks Domstole. Rammeaftalen indgås med én leverandør. Rammeaftalen giver Domstolsstyrelsen og øvrige bestillingsberettigede myndigheder under Danmarks Domstole ret - men ikke pligt - til at indkøbe retssalsinventar, som specificeret i rammeaftalens bilag A, underbilag A.1 samt bilag B.

Yderligere oplysninger

1) Udelukkelse:
I udbuddet finder udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrunde anvendelse. Ansøgeren vil derfor blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136. med mindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med § 138. Såfremt der anvendes underleverandører, hvis identitet er kendt på ansøgningstidspunktet, skal disse underleverandører aflevere særskilte ESPD’er i forbindelse med ansøgningen, som foreløbigt bevis for, at disse ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde.

• I medfør af udbudslovens § 134 a skal ordregiver udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis denne er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. Dog kan ordregiver af hensyn til væsentlige samfundsinteresser undlade at udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver, der er om-fattet af udelukkelses-grunden.

• Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele aftaler til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. Se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet. Ordregiver skal derfor endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

2) Ansøgning og dokumentation:

• Ansøger skal som sin ansøgning indgive ESPD. Hver ansøger kan kun indgive én ansøgning. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument.

• ESPD er det foreløbige bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, 1)-3) nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder, fx et konsortium, skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.

• Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 - 153. Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3, skal fremlægges et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3., jf. udbudslovens § 153. Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation, eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land. For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en ser-viceattest i den pr. 1. november 2023 gældende version. Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a.

• For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven er det ordregiver, der skal kunne påvise eller have tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiveren er omfattet af en af de disse udelukkelsesgrunde.

• For så vidt angår forbuddet i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k, afgives tro og loveerklæring på Rammeaftalens Bilag C i forbindelse med tilbuddets afgivelse. Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at tilbudsgiverne ikke er omfattet af forbuddet i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k., fx ved at kræve dokumentation for tilbudsgivernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

• Ordregiver forbeholder sig desuden ret til på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, at anmode en ansøger om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

• Ordregiver kan anvende fremgangsmåde i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

• Rammeaftalen opdeles ikke i delaftaler af økonomiske og markedsmæssige hensyn.

• Tilbud skal afgives på dansk, men datablade kan være på dansk eller engelsk.

• Deltagelse i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt 5.1.12. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal man registrere sig som bruger.

• Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af samme dokument, vil den senest up-loadede udgave være gældende.

• Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 5. januar 2024 . Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks (6) dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Interesserede aktører opfordres derfor til at holde sig orienterede via udbudssystemet.

• Rammeaftalens varighed angivet under punkt 5.1.3 beregnes fra dagen for underskrift af rammeaftalen.

Hovedsted eller sted for udførelsen

Rammeaftalen omfatter produktion, levering og montering af retssalsinventar til alle retter i Danmark, inklusiv Bornholm men eksklusiv Grønland og Færøerne. Se Rammeaftalens bilag E Oversigt over bestillingsberettigede.

Rammeaftalen indgås med én leverandør.

Retssalsinventar omfatter dommerborde, dommerbordsfronter, advokatborde, procedureborde, vidneborde, nævningeborde, journalistborde og procedurepulte. Der henvises til rammeaftalens bilag A og underbilag A.1 for nærmere beskrivelse.

Rammeaftalens leverancer omfatter samtlige arbejder og ydelser under inventarleverancerne, der er nødvendige for den fuldstændige færdiggørelse af inventaret, herunder alle nødvendige design- og projekteringsydelser inklusive forudgående besigtigelse, arbejds- og produktionstegninger, produktion, opmagasinering under afgasning, opstilling og montage af inventar og fuld færdigindretning i henhold til rammeaftalens specifikationer.

Retssalsinventaret skal leveres og monteres i både nye og eksisterende retsbygninger efter de konkrete bestillinger, som afgives i henhold til rammeaftalen.

Retssalsinventaret skal kunne leveres til alle typer og størrelser af retssale. De bestillinger, som afgives under rammeaftalen, vil omfatte retssale af varierende størrelse.

Yderligere oplysninger

ESPDets oplysninger kan suppleres, præciseres eller fuldstændiggøres i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Tilbudsdokumenterne Bilag 1, 2 og 4 samt Bilag C og D kan suppleres, præciseres eller fuldstændiggøres i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Liste over de fem betydeligste sammenlignelige ydelser i form af konkrete leverancer, udført og leveret i løbet af de seneste tre år inden ansøgningsfristen.: Ansøger skal indgive ESPD med følgende oplysninger: En liste over de fem betydeligste sammenlignelige ydelser i form af konkrete leverancer, som ansøger har udført i løbet af de seneste tre år inden ansøgningsfristen. Ved sammenlignelige ydelser forstås ydelser som beskrevet i denne bekendtgørelses punkt 2.1 og 5.1. Der henvises desuden til rammeaftalens punkt 4 samt rammeaftalens bilag A Kravspecifikation. Ved udvælgelsen vil der blive lagt vægt på et samlet skøn over de indgivne referencers sammenlignelighed.
• Der kræves som minimum en liste oversammenlignelige ydelser.
• Ordregiver ser gerne, at listen indeholder følgende:
1) En kort, klar faktuel beskrivelse, som angiver leverancens karakteristika, herunder med angivelse af, hvilke dele af rammeaftalens ydelsesområder, leverancen vedrørte.
2) Ansøgers rolle i leverancen.
3) Dato eller tidsrum for leverancens udførelse. Angiv leverancens påbegyndelse og afslutning, hvis muligt. Hvis det ikke er muligt, oplyses i stedet hvordan dato eller tidsrum er angivet. Kun referencer, som er udført på ansøgningstidspunktet, vil indgå i vurderingen af, hvilke ansøgere, der har dokumenteret de mest relevante leverancer. For igangværende opgavers vedkommende kan således alene allerede udførte ydelser indgå i vurderingen.
4) Navn på kunden eller modtageren af leverancen.
5) Den økonomiske værdi af leverancen.
• Der kan maksimalt indgives fem (5) referencer, uanset om ansøger er en enkelt virksomhed, om ansøger baserer sig på andre enheders tekniske formåen, eller om der er tale om en sammenslutning af virksomheder, fx et konsortium. Såfremt der indgives mere end fem referencer, vil der alene blive lagt vægt på de fem først angivne referencer på listen. Der ses bort fra øvrige referencer.
• ESPD fungerer som et foreløbigt bevis for, hvordan ansøger opfylder udvælgelseskriteriet, jf. punkt 5.1.9.
• Inden tildelingsbeslutningen skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægge dokumentation for, at oplysningerne i ESPD er korrekte. Ansøger vil ikke blive afkrævet yderligere dokumentation for teknisk og faglig kapacitet. Dog forbeholder ordregiver sig ret til at kontakte ansøger eller den i referencen angivne kunde med henblik på at få attesteret oplysningerne om referencen, herunder de for referencen angivne tidspunkter.
• Baserer virksomheden sig på andre enheders formåen, fx et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør, uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem virksomheden og disse andre, skal virksomheden i forbindelse med ansøgningen dokumentere at råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen ved at fremlægge en støtteerklæring el-ler anden dokumentation for, at ansøgeren eller tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige tekniske og faglige formåen. Det skal dokumenteres, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren. I modsat fald vil ordregiver ikke lægge vægt på andre enheders formåen. Ordregiver har udarbejdet en skabelon til støtteerklæring, som ansøger kan benytte. Se bi-lag 2 til udbudsbetingelserne.
• Oplysningerne angives i ESPD.
• Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, skal dette anføres i ESPD, og den eller de andre enheder skal hver udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. Såfremt ansøger er en del af et konsortium, skal dette anføres i ESPD, og hver af de deltagende økonomiske aktører skal udfylde et særskilt ESPD med de krævede oplysninger. • Nærmere oplysninger om ESPD fås på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside, https://www.kfst.dk/udbud/udbudsregler/espd/

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

• Leverancer skal ske direkte til de danske domstoles adresser i Danmark. Der henvises til rammeaftalens bilag E Oversigt over bestillingsberettigede.
• Rammeaftalen indeholder kontraktmæssige krav i henhold til ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter og cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014.
• Rammeaftalen indeholder forpligtelser vedrørende arbejdsklausul, CSR-forpligtelser og internationale sanktioner samt bestem-melser om opfølgning herpå. Der henvises til rammeaftalens punkt 19, 21 og Bilag C for yderligere oplysninger.
• Rammeaftalen indeholder krav om, at fakturering sker under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 494 af 4.maj 2023 med senere ændringer) Der henvises til rammeaftalens punkt 9. Rammeaftalen indeholder krav om sikker-hedsgodkendelse. Der henvises til rammeaftalens punkt 16. Rammeaftalen indeholder krav om, at der er tegnet produktansvars-forsikring. Der henvises til rammeaftalens punkt 13.

Yderligere oplysninger

1) Udelukkelse:
I udbuddet finder udbudslovens obligatoriske udelukkelsesgrunde anvendelse. Ansøgeren vil derfor blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, hvis ansøgeren er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 134 a, 135 og 136. med mindre ansøger har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at denne er pålidelig i overensstemmelse med § 138. Såfremt der anvendes underleverandører, hvis identitet er kendt på ansøgningstidspunktet, skal disse underleverandører aflevere særskilte ESPD’er i forbindelse med ansøgningen, som foreløbigt bevis for, at disse ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde.

• I medfør af udbudslovens § 134 a skal ordregiver udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis denne er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikke-samarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land. Dog kan ordregiver af hensyn til væsentlige samfundsinteresser undlade at udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver, der er om-fattet af udelukkelses-grunden.

• Opmærksomheden henledes på, at udbuddet er omfattet af artikel 5k i forordning (EU) nr. 833/2014 med senere ændringer. Bestemmelsen indeholder et forbud mod at tildele aftaler til russiske virksomheder og russisk kontrollerede virksomheder mv. Se nærmere artikel 5k, stk. 1, for den præcise afgrænsning af de aktører, der er omfattet af forbuddet. Ordregiver skal derfor endvidere udelukke økonomiske aktører, som er omfattet af EU’s sanktioner i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k.

2) Ansøgning og dokumentation:

• Ansøger skal som sin ansøgning indgive ESPD. Hver ansøger kan kun indgive én ansøgning. Det er ikke nødvendigt for tilbudsgiver at underskrive sit ESPD-dokument.

• ESPD er det foreløbige bevis for de i udbudslovens § 148, stk. 1, 1)-3) nævnte forhold. Ved en sammenslutning af virksomheder, fx et konsortium, skal der indgives et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører. Såfremt ansøgeren baserer sig på andre enheders formåen, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.

• Inden beslutning om tildeling af rammeaftalen skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD, fremlægges, jf. udbudslovens §§ 151 - 153. Som dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 og 3, skal fremlægges et uddrag fra et relevant register eller tilsvarende dokument, der viser at tilbudsgiver ikke er omfattet af § 135, stk. 1, og et certifikat, der beviser, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af § 135, stk. 3., jf. udbudslovens § 153. Udsteder det pågældende land ikke disse former for dokumentation, eller dækker disse ikke alle tilfældene i § 135, stk. 1 eller 3, kan de erstattes af en erklæring under ed eller en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig myndighed mv., hvis edsaflæggelse ikke anvendes i det pågældende land. For danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en ser-viceattest i den pr. 1. november 2023 gældende version. Tilbudsgiver skal ikke fremlægge dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af den obligatoriske udelukkelsesgrund i udbudslovens § 134 a.

• For de øvrige udelukkelsesgrunde i udbudsloven er det ordregiver, der skal kunne påvise eller have tilstrækkelige plausible indikationer til at konkludere, at tilbudsgiveren er omfattet af en af de disse udelukkelsesgrunde.

• For så vidt angår forbuddet i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k, afgives tro og loveerklæring på Rammeaftalens Bilag C i forbindelse med tilbuddets afgivelse. Ordregiver forbeholder sig retten til på ethvert tidspunkt i udbudsprocessen at kræve dokumentation for, at tilbudsgiverne ikke er omfattet af forbuddet i henhold til EU-forordning nr. 833/2014 med senere ændringer, artikel 5k., fx ved at kræve dokumentation for tilbudsgivernes og disses eventuelle underleverandørers etableringssted og ejerforhold.

• Ordregiver forbeholder sig desuden ret til på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, at anmode en ansøger om at fremlægge dokumentation, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

• Ordregiver kan anvende fremgangsmåde i udbudslovens § 159, stk. 5, hvis ansøgninger eller tilbud ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.

• Rammeaftalen opdeles ikke i delaftaler af økonomiske og markedsmæssige hensyn.

• Tilbud skal afgives på dansk, men datablade kan være på dansk eller engelsk.

• Deltagelse i udbuddet kan kun ske via det elektroniske udbudssystem, jf. adressen i punkt 5.1.12. For at få adgang til udbudsmaterialet, skal man registrere sig som bruger.

• Såfremt ansøgningen indeholder flere udgaver (versioner) af samme dokument, vil den senest up-loadede udgave være gældende.

• Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål og svar, skal ske via det elektroniske udbudssystem. Spørgsmål skal stilles senest den 5. januar 2024 . Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks (6) dage inden ansøgningsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end seks dage før fristens udløb, kan ikke forventes besvaret. Interesserede aktører opfordres derfor til at holde sig orienterede via udbudssystemet.

• Rammeaftalens varighed angivet under punkt 5.1.3 beregnes fra dagen for underskrift af rammeaftalen.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud mv. (loven kan hentes på www.retsinformation.dk) gælder følgende frister for indgivelse af klage: Klage over ikke at være blevet udvalgt skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.

I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efterordregiver har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiver har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort.
2) 30 kalenderdage regne fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftalen med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundeles for beslutningen.
3) 5 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4.
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2.

Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk.1.

Klagevejledning findes på http://naevneneshus.dk/start-din-klage/klagenaevnet-for-udbudvejledning/