Rammeaftale om applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling til DeMars
I - Baggrund og Formål:
Forsvarsministeriet Materiel- og Indkøbsstyrelsen (FMI) ønsker med denne udbudsbekendtgørelse at udbyde applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling af management- og ressourcestyringssystemet DeMars (herefter benævnt DeMars).
Forsvaret består af en række værn, kommandoer, stabe og myndigheder under Forsvarsministeriet (samlet Koncernen), som hver især varetager specialiserede opgaver som en del af Koncernens samlede forretningsmæssige formål. Forsvaret er en kompleks organisation, som varetager mange forskelligartede opgaver.
DeMars er et management- og ressourcestyringssystem, der anvendes til styring og forvaltning af alle disse forskelligartede forretningsmæssige opgaver. DeMars indgår således som en integreret del af Forsvarets opgaveløsning og muliggør bl.a., at der udarbejdes fælles ledelsesinformation til brug for prioritering af opgaver og tildeling af ressourcer for hele Forsvaret, herunder på alle ledelsesniveauer. Dette muliggøres ved, at systemet samler og behandler Forsvarets oplysninger om økonomi, personel og deres uddannelse, materiel, projektledelse, ledelsesinformation, kurser, indkøb, arbejdstid, tjenesterejser mv.
DeMars er et management- og ressourcestyringssystem, der anvendes til styring og forvaltning af alle typer af ovennævnte forretningsmæssige opgaver.
Opgaverne i DeMars kan inddeles i følgende 4 hovedområder:
a) Logistik:
DeMars understøtter logistikområdet ved bl.a. materielområdet til masterdata, indkøb, varemodtagelse, lagerstyring, salg, udleje og udlån, personelrelaterede refusioner, udfasning, materielnormering og myndighedsbeholdning, materielplanlægning, produktions- og vedligeholdelsesstyring. Udover FIIN arbejdspladser (det interne net (Forsvarets Integrerede Informatiknetværk (FIIN) der er isoleret fra internettet) anvendes ligeledes System Online Trådløse håndscannere, stregkodeløsning samt JOBSYS-terminaler, som er Forsvarets løsning til registrering af medarbejdernes tidsforbrug på konkrete vedligeholdelsesopgaver og komme/gå tid.
Etablissementsområdet til styring og forvaltning af Koncernens etablissementer - herunder vedligeholdelse af faciliteterne, booking af faciliteter og opkrævning af husleje.
Projektstyring til styring af anskaffelses- og vedligeholdelsesprojekter samt Koncernens aktivitetsstyring.
b) Økonomistyring:
DeMars understøtter økonomistyringen på bl.a. økonomiområdet til budgettering, finans-, omkostnings- og anlægsregnskab samt bevillings- og likviditetsstyring. Økonomiområdet omfatter tillige Rejsestyring, Real Estate og Statsregnskab.
c) HR:
DeMars understøtter HR-området på bl.a. personelområdet til styring og forvaltning af personale- og lønadministration, arbejdstidsadministration, rekruttering, arrangementsstyring, karriere- og efterfølgerplanlægning.
Strukturområdet til styring af Koncernens organisationsstrukturer og personel normering.
d) Business Intelligence (BI):
DeMars understøtter Business Intelligence ved bl.a. ledelsesinformation baseret på data fra SAP-transaktionssystemet samt eksterne datakilder.
Platformen for DeMars skal til enhver tid understøtte Koncernens forretningsmæssige mål og behov, herunder inden for de 4 områder anført ovenfor. Inddelingen i ovenstående hovedområder kan ændre sig i kontraktens løbetid.
DeMars er baseret på SAP-teknologi, hvilket på udbudstidspunktet primært vil sige SAP Aerospace & Defence, SAP Discrete Industries & Mill. Products samt DFPS (Defense Forces Public Sector), hvortil der i et betydeligt omfang er foretaget specialtilpasninger, der er udviklet og konfigureret specifikt til Koncernen.
Der er etablerede grænseflader fra DeMars til eksterne systemer, herunder Microsoft-baserede systemer og webapplikationer. I tilslutning til DeMars er der etableret en Enterprise Service Bus fra Oracle samt et antal støttesystemer, herunder støttesystemerne SAP Solution manager, SAP BI 7.0, SAP Business Object, SAP Netweaver Mobile (trådløse håndterminaler), SAP Access Control, SAP PI, SAP FIORI, etc. Samlet set består systemet af 75 virtuelle servere, hvorpå der drives ca. 50 virtuelle SAP-miljøer.
Koncernen anvender for nuværende SAP Solution Manager til dokumentation og driftsovervågning (SAP Operations Control Center) samt Redwood til afvikling af batchjob, herunder bl.a. dataarkivering.
DeMars er ikke forbundet til internettet og tilgås alene via Forsvarets autoriserede terminaler/arbejdsstationer på FIIN som transmissionsmedie. FIIN-nettet er isoleret fra internettet. Filformidling foretages derfor som hovedregel via FIIN eller via USB.
DeMars består af hardware og software, som ejes af Koncernen. DeMars drives for nuværende via 2 datacentre, ét primært data- og driftscenter, som er placeret hos den nuværende driftsleverandør, og ét sekundært datacenter på en af Forsvarets installationer i hovedstadsområdet. DeMars er på begge lokationer sat op i et cluster. Setup’et fungerer med en inaktiv synkron server på FMI’s egen driftslokation. Forsvaret er i gang med at forberede et konsolideringsprojekt, som omfatter den fremtidige placering af Forsvarets driftscentrer. Det er endnu uvist om konsolideringsprojektet vil få betydning for den fremtidige placering af DeMars-driftcentre.
Underliggende databaser er i 2018 konverteret til SAP HANA Database, og FMI har en forventning om at implementere SAP S/4 HANA i løbet af kontraktens løbetid.
DeMars er underlagt krav til sikkerhed i overensstemmelse med Forsvarets til enhver tid gældende ”Bestemmelse for den militære sikkerhedstjeneste” FKOBST 358-1. Leverandøren skal benytte sig af FMI’s hardware og software grundet sikkerhedskrav fra Forsvarets Efterretningstjeneste. Dette bliver stillet til rådighed for Leverandøren. Leverandører og eventuelle underleverandører, herunder disses medarbejdere, som skal bidrage til kontraktens opfyldelse, skal være sikkerhedsgodkendt, jf. punkt III.1.4). Kravet opstår først, når kontrakten er tildelt, og ansøgere/tilbudsgivere skal således ikke sikkerhedsgodkendes som en del af udbudsprocessen.
På tidspunktet for udbuddet har DeMars omkring 15 000 brugere fordelt på ECC (13 000), BW (1 300), Solution Manager (600) og Access Control (100). Brugerne kan dog være gengangere, så den samme bruger kan være oprettet på flere systemer. Der er omkring 63 000 000 transaktioner i SAP systemet på månedsbasis. Desuden er der omkring 110 transporter på P01 (SAP ECC produktionsmiljø) på månedsbasis. Memory datamængden på P01 SAP HANA fylder 1,3-2,0 TB, mens disken fylder 1,8 TB. Der kan i rammeaftalens løbetid ske en udvikling i antallet af brugere, transaktioner og omfanget af transporter mv.
I relation til udvikling af applikationer udgør DeMars en ret kompleks SAP-installation, hvor der løbende idriftsættes ny funktionalitet, bl.a. gennem nye SAP-moduler, der ofte undergår en betydelig konfigurering, tilpasning og/eller egentlig udvikling. Udviklingsopgaverne varierer i størrelse og omfang, idet der både kan være tale om funktionalitet på tværs af systemet, samt udvikling/konfigurering af funktionalitet som dækker de individuelle hovedområder enkeltvis (logistik, økonomi, HR og BI).
FMI anvender som udgangspunkt Information Technology Infrastructure Library (ITIL) som rammeværk for levering af IT-serviceydelser, PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2) og Statens It-ProjektMOdel (SIPMO) som rammeværk for projekter og Managing Successful Programmes som rammeværk for programmer. På sigt vil det nærmere rammeværk for agile projekter i FMI blive fastlagt. Forsvaret anvender NATO Architecure Framework som grundlag for Dansk Forsvars Overordnede Systemarkitektur.
FMI har en vision om, at den kommende kontraktperiode skal anvendes til at modernisere og effektivisere den måde, hvorpå der leveres IT-ydelser i Forsvaret. FMI har et ønske om, at FMI – i fællesskab med leverandører af ydelser til DeMars – flytter fokus fra at være ”plan driven” til i højere grad at være ”value driven”. Dette betyder bl.a., at FMI ønsker at have muligheden for at benytte sig af mere agile leverancemetoder, end det hidtil har været tilfældet i Forsvaret, herunder på sigt ved at kunne overgå til DevOps.
Ovenstående er en vision, som udbudsmaterialet rummer mulighed for, men på kontraktindgåelsestidspunktet skal DeMars kunne videreføres i sin nuværende form og med den deri liggende funktionalitet. DeMars vil løbende blive konfigureret, videreudviklet og tilpasset i kontraktens løbetid, herunder forventer FMI, at der vil blive gennemført en række tiltag, som muliggør ibrugtagning af nye moduler og større pakker af ny funktionalitet. Ved ændring eller videreudvikling af DeMars kan der i kontraktens løbetid ske ændringer fra SAP til non-SAP (dvs. udskiftning eller implementering af programmel, der ikke er baseret på SAP-teknologi). Leverandøren skal kunne understøtte såvel SAP som non-SAP-moduler.
Med nærværende udbud ønsker FMI at opnå følgende:
- Sikre at kvaliteten i ydelser og leverancer er høj,
- Forbedret adgang til fornødne kompetencer fra eksterne specialister, samt et styrket samarbejde mellem FMI og leverandørerne,
- Øget kontraktfleksibilitet for at undgå at blive fastlåst til én leverandør, med mulighed for hjemtagning og skalérbarhed ift. ressourcer og kompetencer,
- Øget leverancehastighed på udviklings- og vedligeholdelsesopgaver, herunder smidigere transition til idriftsættelse og hurtigere ibrugtagen af ny teknologi,
- Effektivisering af udførelsen af vedligeholdelsesopgaver og udviklingsprojekter uden at gå på kompromis med kvaliteten af ydelserne og leverancerne,
- Muligheden for at arbejde ud fra en agil tilgang og på sigt DevOps.
Til at understøtte ovennævnte formål, ønsker FMI fremadrettet at etablere et flerleverandør set-up konsolideret i flere aftaler, der udgør et samlet kontraktkompleks. Samlet set ønsker FMI som følge heraf at udbyde 2 selvstændige aftaler:
1) Kontrakt om drift af hardware og teknisk vedligehold (offentlig kontrakt med én leverandør);
2) Rammeaftale om applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling (rammeaftale med flere leverandører).
Nærværende udbudsbekendtgørelse omfatter alene rammeaftalen om applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling af DeMars. Parallelt hermed gennemføres et selvstændigt udbud (med separat offentliggjort udbudsbekendtgørelse) af kontrakten med én leverandør om drift og teknisk vedligehold af DeMars.
FMI vil selv varetage en overordnet systemforvalterrolle, hvorefter FMI har ansvaret for at sikre et tværgående samarbejde mellem leverandørerne på de respektive aftaler og FMI’s egen it-organisation. Den nærmere beskrivelse af systemforvalterrollen vil fremgå af udbudsmaterialet.
Leverandøren skal som led i understøttelsen af kontraktkomplekset deltage i en fælles samarbejdsorganisation med FMI og FMI’s øvrige it-leverandører, herunder særligt leverandørerne af drift og teknisk vedligehold samt applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling af DeMars.
Samarbejdsmodellen operationaliseres gennem en række samarbejdsfora såsom styregruppe, Change Advisory Board (CAB), miljøkoordinering og sikkerhedsfora, hvor FMI har den styrende rolle, men hvor leverandørerne indgår med aktive roller og med ansvar for leverancerne af egne ydelser.
DeMars og nærværende udbudte rammeaftale om applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling af DeMars er nærmere beskrevet nedenfor. Den parallelt udbudte kontrakt med én leverandør om drift og teknisk vedligeholdelse af DeMars er nærmere beskrevet i den selvstændigt offentliggjorte udbudsbekendtgørelse herom.
FMI er kontraktparten i forhold til den kommende rammeaftale. Brugerne af rammeaftalen vil dog omfatte Forsvarsministeriet og de til enhver tid værende enheder og styrelser under Forsvarsministeriets ressortområde (Koncernen), som er de daglige brugere af DeMars.
II - Hovedydelserne:
Aftalen er en rammeaftale med flere leverandører omhandlende applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling af DeMars. Der indgås således en række parallelle rammeaftaler med flere leverandører for rammeaftalen. Levering af ydelserne sker i henhold til indgåede leveringsaftaler under rammeaftalen efter gennemført miniudbud mellem leverandørerne på de parallelle rammeaftaler.
De udbudte hovedydelser for rammeaftalen omfatter følgende:
a) Applikationsvedligeholdelse: Applikationsvedligehold omfatter bl.a. løbende og forebyggende vedligeholdelse herunder konfigurering/parameteropsætning knyttet til sædvanlig løbende vedligeholdelse, tilretning af nye versioner, fejlrettelser, RFC’s, performancetiltag, applikationssupport mv. Endvidere ydes der support til installation af releases, patches og notifiers.
b) Applikationsudvikling: Applikationsudvikling omfatter levering af programmel til understøttelse af Koncernens forretningsmæssige formål og behov i relation til DeMars. Det indbefatter bl.a. levering og udvikling af ny funktionalitet, herunder konfigurering/parameteropsætning i forhold til udvikling, ibrugtagning af nye moduler eller lignende i DeMars til understøttelse af Koncernens forretningsmæssige formål og behov.
c) Bestillingsydelser: Bestillingsydelser omfatter konsulentydelser, som indkøbes i tilknytning til en indgået leveringsaftale. Konsulentydelserne kan bl.a. omfatte bistand til revisioner, bistand ved sikkerhedsevalueringer, bistand til dialog med tilsynsmyndigheder mv.
d) Analyse og uddannelse: Analyse og uddannelse omfatter bl.a. bistand til (for-)analyser, der knytter sig til FMI’s beslutning om ibrugtagning af ny teknologi, herunder i forbindelse med overgang fra SAP til non-SAP-teknologi og analyser knyttet til SAP S/4 HANA, eventuelle persondataretlige analyser samt uddannelse relateret til brugen af eksisterende og/eller ny funktionalitet i DeMars mv.
Ydelserne, applikationsvedligeholdelse og applikationsudvikling, leveres i henhold til indgåede leveringsaftaler. Leveringsaftalerne vil omfatte differentierede leveringsmetoder for ydelserne. FMI kan under rammeaftalen vælge følgende leveringsmetoder:
1) Projekter (Leveringsaftaletype #1):
På leveringsaftaletype #1 kan FMI udbyde projekter. Leverancerne udføres og leveres i henhold til enten en traditionel vandfaldsmetode eller en agile udviklingsmetode eller som en kombination heraf i relation til faser, delleverancer eller lignende;
2) Ressourcer (Leveringsaftaletype #2):
På Leveringsaftaletype #2 kan FMI erhverve ressourcer. Ressourcerne indkøbt på leveringsaftaletype #2 kan erhverves til enten at agere og udføre roller ind i FMI’s eksisterende organisation (vandfaldspræget) eller til at indgå i et fremtidigt mere agilt set-up hos FMI.
Rollerne, der erhverves som ressourcer, vil kunne udgøres af eksempelvis testere, udviklere, scrum-mastere, projektledere, etc. Ressourcerne kan erhverves enkeltvis eller i teams, herunder bestående af forskellige definerede roller.
I tilknytning til leveringsaftaler om ressourcer, vil det kunne være relevant at gennemføre en forudgående transition, der særligt vil omhandle videnoverdragelse. Det kan eksempelvis særligt være relevant i forhold til levering af ressourcer til udførelse af applikationsvedligeholdelse.
III - Miniudbud No. 1 - Applikationsvedligeholdelse:
I forbindelse med udbuddet af Delaftale 2, gennemføres parallelt hermed det første miniudbud. Miniudbuddet omhandler applikationsvedligeholdelse af DeMars. Ydelserne anskaffes i henhold til leveringsaftaletype #2, hvor leverandøren skal levere ressourcer, jf. punkt II.2) ovenfor.
Udbudsmaterialet for Delaftale 2 vil indeholde miniudbudsmaterialet for Miniudbud No. 1.
Alene prækvalificerede tilbudsgivere på Delaftale 2 vil kunne afgive tilbud på Miniudbud No. 1. Såfremt en prækvalificeret tilbudsgiver agter at afgive tilbud på Miniudbud No. 1 om applikationsvedligeholdelse, skal dette ske i forbindelse med afgivelse af tilbud på rammeaftalen om Delaftale 2. Alene de tilbudsgivere, som tildeles en af de parallelle rammeaftaler for Delaftale 2, og som har afgivet tilbud på Miniudbud No. 1, vil blive taget i betragtning i vurderingen af tilbuddene på Miniudbud No. 1. Tildeling af en parallel rammeaftale for Delaftale 2 forudsætter derimod ikke, at tilbudsgiver har afgivet tilbud på Miniudbud No. 1) Det er således valgfrit for de prækvalificerede tilbudsgivere, om de ønsker at afgive tilbud på den udbudte leveringsaftale vedr. applikationsvedligeholdelse (Miniudbud No. 1) eller om de alene ønsker at byde på rammeaftalen.
Tildeling af Miniudbud No. 1 sker umiddelbart efter tildeling af de parallelle rammeaftaler for Delaftale 2.
Deadline
Fristen for modtagelse af bud var på 2019-06-04.
Indkøbet blev offentliggjort på 2019-05-03.
Hvem?
Hvad?
Hvor?
Indkøbshistorik
| Dato |
Dokument |
| 2019-05-03
|
Udbudsbekendtgørelse
|
| 2019-05-10
|
Supplerende oplysninger
|