Begrænset EU-udbud af rammeaftale på køkkenmodernisering for Boligforeningen AAB

Kort beskrivelse

Rammeaftalen omfatter køkkenmodernisering i AAB’s afdelinger, hvor tilbudsgiver skal varetage hovedentreprisen.
De enkelte afdelinger under AAB skal tilslutte sig Rammeaftalen, såfremt de ønsker at benytte sig af den.
Det skal være muligt for den enkelte beboer at vælge mellem to (2) forskellige køkkenserier fra to (2) forskellige mærker.
Ordregiver har en forventning om, at der vil være ca. 250-300 køkkenmoderniseringer pr. år.

Beskrivelse af udbuddet

Boligforeningen AAB er en almen boligforening, der udlejer omkring 19 000 almene boliger fordelt på 107 afdelinger i København og omegn. AAB har eksisteret siden 1912 og er Danmarks ældste og største almene boligforening. Vores boliger består bl.a. af etagebyggeri og rækkehuse.
Rammeaftalen omfatter køkkenmodernisering i AAB’s afdelinger, hvor tilbudsgiver skal varetage hovedentreprisen. De enkelte afdelinger under AAB skal tilslutte sig rammeaftalen, såfremt de ønsker at benytte sig af den.
De enkelte afdelinger kan fx i forbindelse med byggesager og helhedsplaner vælge at indhente tilbud og få udført køkkenmodernisering af andre.
Det skal være muligt for den enkelte beboer at vælge mellem to (2) forskellige køkkenserier fra to (2) forskellige mærker jf. rammeaftalebilag A og C.
Køkkenmodernisering omfatter:
- Nedtagning og bortskaffelse af eksisterende køkken alt inklusiv,
- Levering og montering af nye køkkener (alt inklusiv) – variationer af køkkener vil forekomme,
- Stille medarbejdere til rådighed ifm. opmåling og fremsendelse af tilbud til beboeren,
- Malerarbejde i området omkring køkkenelementer,
- El-arbejde relateret til både nedtagning og montering,
- Vvs-arbejde relateret til både nedtagning og montering,
- Der kan forekomme mindre gulvarbejder i forbindelse med montering af køkken.
Ordregiver ønsker med udbuddet at indgå Rammeaftale med én Leverandør.
Følgende opgaver er ikke omfattet af nærværende udbud:
— Udskiftning af faldstammer,
— Udskiftning af stofledninger,
— Påbegyndte arbejder forud for udbuddet færdiggøres af bestående håndværkere.
Ordregiver har en forventning om, at der vil være ca. 250-300 køkkenmoderniseringer pr. år i kontraktperioden. Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse. Volumen er summen af alle afdelingers indkøb, og der kan ikke garanteres tilmelding til den indgåede rammeaftale fra alle afdelinger.
I travle perioder (estimeret til at være enkelte uger i løbet af et år) skal tilbudsgiver påregne at kunne levere 10 køkkener om ugen.
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet rammeaftale kan opnås mere fordelagtige priser.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Blandt de konditionsmæssige Ansøgere, der opfylder egnetheds- og dokumentationskravene jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.1, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 5 Ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, såfremt der modtages 5 konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Såfremt der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de Ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte Ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Udvælgelsen sker med udgangspunkt i mest relevante referencer på baggrund af valgte kriterier vedrørende teknisk og/eller faglig formåen jf. Del III.1.3.
Ordregiver vil vurdere følgende positivt:
- Flere køkkenmoderniseringer vægtes positivt,
- Det vægtes positivt at Ansøger har vist erfaring med udskiftning af flere samtidige køkkener. Flere vægtes positivt,
- Køkkenmodernisering i almene boligforeninger vægtes mere positivt end øvrige køkkenmoderniseringer,
- Koordinering af individuelle tilrettelagte køkkenmoderniseringsforløb. Flere forløb vægtes positivt.

Liste og kortfattet beskrivelse af betingelserne

Ansøgningen skal bestå af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. udbudsbetingelsernes punkt 2.1.1 skal oplyses. ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, Andre Enheder eller Sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres.
Ansøger udfylder ESPD’et elektronisk i TrueTender.
Såfremt en Sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i Sammenslutningen, udfylde et særskilt og for den enkelte deltager i sammenslutningen individuelt ESPD.
I forbindelse med den endelige dokumentation skal Sammenslutningen endvidere være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
Sammenslutningen kan anvende Bilag 3 – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående hæftelse.
Ansøger kan i forbindelse med afgivelse af ansøgning basere sig på Andre Enheders (virksomheders) teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på.
I forbindelse med den endelige dokumentation, skal Ansøger endvidere være opmærksom på, at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de Andre Enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De Andre Enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag 2 – Støtteerklæring, men må tillige anvende eget bilag såfremt det bekræfter ovenstående. Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del II: Oplysninger om den økonomiske aktør:
— Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør,
— Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter,
— Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet,
— Punkt D: Oplysninger om anvendelse af underleverandører, jf. pkt. 1.4.5.
Ansøger skal udfylde følgende i ESPD'ets del III: Udelukkelsesgrunde:
— Punkt A: Grunde vedr. straffedomme,
— Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses,
— Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
Ansøger skal bekræfte, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøgeren, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5.
Ansøger skal yderligere bekræfte, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1:
— Forhold vedr. insolvens/konkurs el. lign., jf. nr. 2,
— Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 4.
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige Tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne Ansøgere.

Ansøger skal oplyse ”Samlet årsomsætning” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.
Det er et mindstekrav, at årsomsætningen er på mindst 30 000 000 DKK for hvert af de tre (3) anførte afsluttede regnskabsår.
Ansøger skal oplyse ”Egenkapitalen” for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist.
Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 31 (LBK nr. 1580 af 10.12.2015).
Det er et mindstekrav, at egenkapitalen er positiv for hvert af de tre (3) afsluttede regnskabsår.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Ansøger skal anføre de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. udbudsbetingelsernes punkt 1.5 og som alene eller sammen opfylder mindstekravene.
Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver (hvor relevant) på referencerne med nyeste startdato.
Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer.
Referencerne skal være udført inden for de seneste fem (5) år regnet fra datoen for ansøgningsfristens udløb.
Ordregiver vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end fem (5) år før ansøgningsfristen.
For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste fem (5) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste fem (5) år regnet fra ansøgningsfristens udløb. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.
Referencerne skal indeholde følgende:
1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig ift. mindstekravene jf. sidste bullet herunder (”Mindstekrav”) samt ift. de forhold, der bliver tillagt betydning jf. udbudsbetingelsernes pkt. 2.4.2, hvoraf det blandt andet fremgår, at særligt antallet af køkkenmoderniseringer vil blive tillagt betydning.
Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer);
2) Beløb: Opgavens/opgavernes værdi i DKK, dvs. det beløb som kunden har betalt for at få udført opgaven/opgaverne. Hvor der er tale om et løbende samarbejde, oplyses værdien af opgaver der er udført inden for de seneste fem (5) år;
3) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttede efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt;
4) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.
Mindstekrav:
Det er et mindstekrav, at mindst 2 referencer er udført i en almen boligforening med udgangspunkt i den individuelle kollektive råderet dvs. hvor beboeren indhenter et tilbud fra leverandøren og får moderniseret køkkenet på grundlag af det indhentede tilbud.
Det er et mindstekrav, at ansøger har udført 6 køkkenmoderniseringer pr. år i minimum 2 år. Kravet skal opfyldes via de anførte referencer.
Det er et mindstekrav, at mindst 2 referencer, der vedrører køkkenmoderniseringer, er udført mens ejendommen har været beboet.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Ordregiver gør opmærksom på, at rammeaftalen indeholder en etisk klausul, arbejdsklausul samt social klausul.
Ordregiver gør opmærksom på, at rammeaftalen stiller krav om en bankgaranti jf. rammeaftalens pkt. 8.

Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle spørgsmål skal stilles i TrueTender ved at klikke på ikonet ”+” under ”Spørgsmål”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade spørgsmål/svar-dokumentet under ”Udbudsdokumenter”.
Det er Ansøgers/Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i TrueTender.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.6 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal ansøger, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et i forbindelse med prækvalifikationen. I Udbudsbetingelsernes punkt 3.1.1, 3.1.2 og 3.1.3 beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4. Hvis ansøger, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
— Skifteretten v. Domstolsstyrelsen,
— Skatteforvaltningen,
— ATP,
— Politiet (Kriminalregistret).
Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles på følgende hjemmeside:
https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmod_om_serviceattest
Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Ordregiver i opfordringsskrivelsen.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til § 7, stk. 2 i lovbekendtgørelse nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud, gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
§ 7, stk. 3:
Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.
Efter § 6, stk. 4 skal klageren senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.
Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på www.naevneneshus.dk