Beskrivelse af udbuddet
Løsningen består af 4 overordnede behov, der opdeles i 4 delleverancer, jf. nedenstående oversigt. 2 delleverancer udgør de 2 basisfunktionaliteter som Løsningen skal indeholde. Disse 2 delleverancer er hhv. delleverance 1 "Udarbejdelse og kvalitetssikring af lokalplaner" og delleverance 2 "Procesunderstøttelse og overblik". Delleverance 3 "Samarbejde med bygherrer" og delleverance 4 "Produktion af kortbilag" er optioner. Prioriteringen i rækkefølgen af delleverancer tager udgangspunkt i Ordregivers forretningsmæssige mål og behov, som de ser ud ved projektets start.
Løsningens 4 delleverancer:
1) Udarbejdelse og kvalitetssikring af lokalplaner ("Skrivemaskinen"):
— - Produktion af lokalplaner inkl. implementering af lokalplanmanualen. Løsningen skal sikre en god og effektiv digital udarbejdelse af lokalplaner.
2) Procesunderstøttelse og overblik:
— - Proces-, tids- og projektstyring i hele lokalplanprocessen,
— - Løsningen skal give projektejere, projektledere og projektdeltagere overblik over status på både den samlede portefølje og den enkelte plan, som hhv. projektejer, projektleder eller projektdeltager arbejder på.
3) Samarbejde med bygherrer - Samarbejde mellem eksterne og interne parter i forbindelse med tilblivelse af lokalplaner (option):
— - Samarbejde med bygherrer (eksterne) omfatter procesunderstøttelse i samarbejdet med bygherre, hvor de kan se udvalgte processer/statusser. F.eks. tidsplan med faser, milepæle og evt. aftalte møder. Omhandler også mulighed for udveksling af filer og materiale samt anmodning om igangsættelse af lokalplanproces fra bygherre (eksterne) (kaldes visitation).
4) Produktion af kortbilag i Løsningen (option):
— - Løsningen skal understøtte en let tilgængelig og simpel produktion af kortbilag til lokalplaner med georefererede polygoner
Der ønskes en webbaseret Løsning, som er eksternt driftet. Ordregiver er åben overfor løsningdesign. Den webbaserede Løsning kan både være med anvendelse af Standard-programmel og/eller Kundespecifikt-programmel.
Kontrakten løber fire (4) år fra indgåelse af kontrakten. Ordregiver kan forlænge Kontrakten med 2 perioder af 1 år.
Tidsplan:
- 8.2.2019: Ordregivers afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende. Det samlede udbudsmateriale offentliggøres, når udbudsbekendtgørelsen offentliggøres af TED,
- 1.3.2019: Prækvalifikation: "Frist" for spørgsmål, hvor Ordregiver forventer at kunne give svar,
- 4.3.2019: Prækvalifikation: Frist for Ordregivers fremsendelse af supplerende materiale, herunder svar på modtagne spørgsmål,
- 11.3.2019, kl. 12:00: Prækvalifikation: Frist for modtagelse af ansøgning (ansøgningsfrist),
- 18.3.2019: Underretning om prækvalifikation (forventet),
- 8.4.2019: Udbud: Frist for spørgsmål, hvor Ordregiver forventer at kunne give svar,
- 11.4.2019: Udbud: Frist for Ordregivers fremsendelse af supplerende materiale, herunder svar på modtagne spørgsmål,
- 17.4.2019: Udbud: Frist for modtagelse af indledende tilbud (tilbudsfrist),
- 6.5.2019 - 24.5.2019: Forhandlingsmøder (forventet),
- 4.7.2019, kl. 09:00: Endelige tilbud: Frist for modtagelse af endeligt tilbud (forventet),
- 9.8.2019: Meddelelse om tildeling af kontrakt (forventet),
- 10. august - 19.8.2019: 10 dages standstill periode,
- 20.8.2019: Underskrivelse af kontrakt (forventet),
- 2. september - 20.9.2019: Afklaringsfase,
- 30.9.2019: Projektstart.
Tidsplanen er alene udtryk for Ordregivers forventede gennemførelse af udbudsprocessen, hvorfor tidspunkterne alene er vejledende.