Udbud vedrørende search og sourcing - sags nr. 192817 | DSB

Dato	Dokument
2018-11-19	Udbudsbekendtgørelse
2018-12-05	Supplerende oplysninger
2019-03-05	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Kort beskrivelse

Denne udbudsprocedure omhandler ydelserne vedrørende Search og Sourcing af potentielle kandidater til ansættelse i DSB. Search referere til den fulde rekrutteringsproces. Tildeling af delaftale 1 – Search inden for Kerneforretningen: drift og kommerciel, dette indeholder vedligehold, teknik, sikkerhed, planlægning, marketing, Revenue Management, salg og kundeservice, kiosker (på regionschef niveau) samt kommunikation og branding, vil ske til 2 leverandører, delaftale 2 - Search inden for Supportfunktioner: Økonomi/IT, strategi, HR, indkøb og jura, dette indeholder finans, regnskab, Business Controlling, ejendomme, Asset Management, projektstyring, kontraktstyring, signalprogram og infrastruktur, vil ske til 2 leverandører samt tildeling af delaftale 3 – Sourcing inden for alle brancher, vil ske til 2 leverandører.
De udbudte delaftaler har en løbetid på 3 år, fra den 1.4.2019 til den 31.3.2022, med option på forlængelse i 2 x 12 måneder.

Beskrivelse af udbuddet

Search er af DSB defineret som rekrutteringsprocessen fra begyndelsen til ansættelsen er gennemført. Delaftalen vedrørende Search inden for Kerneforretningen: drift og kommerciel, dette indeholder vedligehold, teknik, sikkerhed, planlægning, marketing, Revenue Management, salg og kundeservice, kiosker (på regionschef niveau) samt kommunikation og branding.
Delaftalen vil omfatte rekruttering på følgende niveauer: underdirektør-, chef- og specialistniveau.
Rammeaftalerne vedrørende delaftale 1, vil blive tildelt til 2 leverandører.
Det forefindes yderligere informationer under pkt. VI.3 i Udbudsbekendtgørelsen.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der er flere end 4 ansøgere, der opfylder mindstekravene i afsnit III.1.2, vil DSB udvælge op til 4 ansøgere på baggrund af en evaluering af ansøgernes reference, jf. III.1.3. De udvalgte ansøgere vil være de ansøgere, som dokumentere de mest relevante reference sammenlignet med beskrivelsen:
1) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB som virksomhed og organisation (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har minimum samme størrelse som DSB);
2) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB i rekrutterings størrelse og kompleksitet (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har en karakter af sammenlignelighed til brancherne og niveauer, svarende til DSB);
3) Referencernes samlede indtryk af leverandørens kompetencer, omfang og tyngde (Det vil blive vægtet positivt at referencerne kan dokumentere kompetencer indenfor brancherne og niveauerne, som DSB rekruttere til).
Jo mere sammenlignelig referencen er, jo mere relevant vil referencen blive evalueret.
Erfaring med Search inden for drift og kommerciel, dette indeholder vedligehold, teknik, sikkerhed, planlægning, marketing, Revenue Management, salg og kundeservice, kiosker (på regionschef niveau) samt kommunikation og branding, vurderes mere relevant.
Ansøgerne henvises til III.1.3 (teknisk og professional formåen) for hvilke oplysninger, DSB ønkser indeholdt i ansøgers beskrivelse af referencer.

Beskrivelse af udbuddet

Sourcing er af DSB defineret om en process, hvor leverandøren udarbejder en liste over potentielle kandidater. DSB HR står for den resterende rekrutteringsproces, efter at have gennemgået listen over potentielle kandidater. Delaftalen vedrører Sourcing inden for alle brancher.
Rammeaftalerne tildeles til 2 leverandører.
Der forefindes yderligere informationer i pkt. VI.3.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der er flere end 4 ansøgere, der opfylder mindstekravene i afsnit III.1.2, vil DSB udvælge op til 4 ansøgere på baggrund af en evaluering af ansøgernes reference, jf. III.1.3. De udvalgte ansøgere vil være de ansøgere, som dokumentere de mest relevante reference sammenlignet med beskrivelsen:
1) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB som virksomhed og organisation (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har minimum samme størrelse som DSB);
2) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB i rekrutterings størrelse og kompleksitet (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har en karakter af sammenlignelighed til brancherne og niveauer, svarende til DSB);
3) Referencernes samlede indtryk af leverandørens kompetencer, omfang og tyngde (Det vil blive vægtet positivt at referencerne kan dokumentere kompetencer indenfor brancherne og niveauerne, som DSB rekruttere til).
Jo mere sammenlignelig referencen er, jo mere relevant vil referencen blive evalueret.
Erfaring med Sourcing inden for drift og kommerciel, dette indeholder vedligehold, teknik, sikkerhed, planlægning, marketing, Revenue Management, salg og kundeservice, produkt samt kiosker samt inden for Økonomi/IT, strategi, HR, kommunikation og branding, indkøb og jura, dette indeholder finans, regnskab, Business Controlling, ejendomme, Asset Management, projektstyring, kontraktstyring, signalprogram og infrastruktur vurderes mere relevant.
Ansøgerne henvises til III.1.3 (teknisk og professional formåen) for hvilke oplysninger, DSB ønkser indeholdt i ansøgers beskrivelse af referencer.

Beskrivelse af udbuddet

Search er af DSB defineret som rekrutteringsprocessen fra begyndelsen til ansættelsen er gennemført. Delaftalen vedrørende Search inden for Supportfunktioner: Økonomi/IT, strategi, HR, indkøb og jura, dette indeholder finans, regnskab, Business Controlling, ejendomme, Asset Management, projektstyring, kontraktstyring, signalprogram og infrastruktur.
Delaftalen vil omfatte rekruttering på følgende niveauer: underdirektør-, chef- og specialistniveau.
Rammeaftalerne vedrørende delaftale 2, vil blive tildelt til 2 leverandører.
Det forefindes yderligere informationer under pkt. VI.3 i Udbudsbekendtgørelsen.

Objektive kriterier for udvælgelse af det begrænsede antal ansøgere

Såfremt der er flere end 4 ansøgere, der opfylder mindstekravene i afsnit III.1.2, vil DSB udvælge op til 4 ansøgere på baggrund af en evaluering af ansøgernes reference, jf. III.1.3. De udvalgte ansøgere vil være de ansøgere, som dokumentere de mest relevante reference sammenlignet med beskrivelsen:
1) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB som virksomhed og organisation (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har minimum samme størrelse som DSB);
2) Referencernes relevante sammenlignelighed med DSB i rekrutterings størrelse og kompleksitet (Det vil blive vægtet positivt at referencerne har en karakter af sammenlignelighed til brancherne og niveauer, svarende til DSB);
3) Referencernes samlede indtryk af leverandørens kompetencer, omfang og tyngde (Det vil blive vægtet positivt at referencerne kan dokumentere kompetencer indenfor brancherne og niveauerne, som DSB rekruttere til).
Jo mere sammenlignelig referencen er, jo mere relevant vil referencen blive evalueret.
Erfaring med Search inden for Økonomi/IT, strategi, HR, indkøb og jura, dette indeholder finans, regnskab, Business Controlling, ejendomme, Asset Management, projektstyring, kontraktstyring, signalprogram og infrastruktur vurderes mere relevant.
Ansøgerne henvises til III.1.3 (teknisk og professional formåen) for hvilke oplysninger, DSB ønkser indeholdt i ansøgers beskrivelse af referencer.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

- Ansøger skal vise, at ansøger er økonomisk robust og dermed egent til at opfylde kontrakten,
- Ansøger skal derfor udfylde ESPD'ets del IV, afsnit B, som indeholder oplysninger om ansøgers økonomiske nøgletal og årlig omsætning, som angivet nedenfor.

Ansøger skal opfylde følgende mindstekrav beregnet som et gennemsnit på baggrund af de seneste 3 disponible regnskabsår:
1) Egenkapital. Dette nøgletal skal minimum have en gennemsnitlig værdi over 3 år, der er større end 0. I beskrivelsesfeltet skal de værdier, der indgår i beregningen af nøgletallet angives. De angivet 3 år er defineret som nøgletal angivet i årsregnskaberne for 2015, 2016 og 2017;
2) Overskudsgrad. Dette nøgletal skal minimum have en gennemsnitlig værdi over 3 år, der er større end 0. I beskrivelsesfeltet skal de værdier, der indgår i beregningen af nøgletallet angives. De angivet 3 år er defineret som nøgletal angivet i årsregnskaberne for 2015, 2016 og 2017.
Ansøger skal angive den gennemsnitlige egenkapital og overskudsgrad på baggrund af oplysningerne afgivet i ESPD, del IV, afsnit B.

Liste og kortfattet beskrivelse af udvælgelseskriterier

Ansøger skal være teknisk og fagligt egnet til at kunne udfører kontrakten.
Ansøger skal indsende 3 sammenlignelige referencer. Referencerne skal indeholde følgende oplsyninger:
1) Virksomhedsnavn eller navn på offentlig enhed;
2) Beskrivelse af kundetype samt kundestørrelse;
3) Hvor mange opgaver er løst inden for følgende brancher?
Kerneforretningen:
— Drift,
— Kommerciel,
— Vedligehold,
— Teknik,
— Sikkerhed,
— Planlægning,
— Marketing,
— Revenue Management,
— Salg og Kundeservice,
— Kiosker (på regionschef niveau),
— Kommunikation og Branding.
Supportfunktioner:
— Økonomi,
— IT,
— Strategi,
— HR,
— Indkøb og Jura,
— Finans,
— Regnskab,
— Business Controlling,
— Ejendomme,
— Asset Management,
— Projektstyring,
— Kontraktstyring,
— Signalprogram,
— Infrastruktur.
4) Hvor mange opgaver er løst inden for følgende niveauer?
— Underdirektørniveau,
— Chefniveau,
— Specialistniveau.
5) Hvem har de i forvejen Off limit klausul med, og hvad er omfanget af denne Off limit klausul?
Ansøger må maksimalt indlevere 3 sammenlignelige referencer. Det er kun de enkelte leverancekontrakter på en rammeaftale, der skal angives som reference. Referencerne skal være maksimalt 24 måneder gamle og skal kunne dokumenteres og eventuelt kontaktes efter prækvalifikation.
Ansøger skal udfylde ESDP'ets afsnit del IV, afsnit C, med de oplysninger, som er angivet ovenfor.

Betingelser for deltagelse (tekniske og faglige kvalifikationer)

Det er et mindstekrav, at ansøger kan dokumentere mindst 3 reference, hvor ansøger har udført minimum samme opgave i forhold til Search og/eller Sourcing. Ydermere angives der, hvor mange opgaver Ansøgeren har løst inden for de angivet brancher og niveauer.

Liste og kortfattet beskrivelse af regler og kriterier

Ansøger må ikke være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde angivet i Udbudslovens, herefter UBL, § § 135 og 136. Medlemmer af ansøgeres bestyrelse, direktion eller tilsynsråd eller anden repræsentant, der har beføjelse til at repræsentere medlemmer, må ej heller være omfattet af udelukkelsesgrundene angivet i UBL § 135, stk. 1. Dette skal ansøger bekræfte ved at besvare ESPD'ets del III, afsnit A, B og C.

Krav om deponering og sikkerhedsstillelse

Garantier fremgår af "Udkast til Rammmeaftale - delaftale 1" "Udkast til Rammeaftale - delaftale 2" samt "Udkast til Rammeaftale - delaftale 3". Det fremgår af pkt. 9, i samtlige udkast til Rammeaftalerne.

De vigtigste finansieringsbetingelser og betalingsordninger og/eller henvisning til de relevante bestemmelser, der regulerer dem

Betingelser for betaling er reguleret af "Udkast til Rammmeaftale - delaftale 1" "Udkast til Rammeaftale - delaftale 2" samt "Udkast til Rammeaftale - delaftale 3". Det fremgår af pkt. 10.7, i samtlige udkast til Rammeaftalerne.

Den juridiske form, som den sammenslutning af økonomiske aktører, der skal have kontrakten, skal have

Der stilles ingen særlige krav til den retlige form. Hvis kontrakten tildeles en sammenslutning af økonomiske aktører fx et konsortium, skal disse hæfte direkte og solidarisk og udpege én økonomisk aktør, der har bemyndigelse til at repræsentere sammenslutningen. Konsortieerklæring skal fremsendes sammen med ansøgers ansøgning om prækvalifikation. Hvis ansøger baserer sin formåen på andre enheders økonomiske og/eller tekniske kapacitet, skal disse ligeledes hæfte direkte og solidarisk. Støtteerklæring skal fremsendes sammen med ansøgers ansøgning om prækvalifikation. Ansøger opfordres til at anvende de skabeloner for erklæringer, som er uploadet i EU-Supply.

Betingelser for opfyldelse af kontrakten

Leverandøren skal overholde følgende:
1) DSB’s Code of Conduct: leverandøren skal blandt andet sikre, at ansatte, som medvirker til at udføre arbejde i Danmark i henhold til leverandørens aftale med DSB i overensstemmelse med ILO konvention nr. 94 (1955), er sikret løn, (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, som gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark. Code of Conduct fremgår af kontrakten.

1) Ansøgere har mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationen via EU-Supply. Spørgsmålene i anonymiseret form samt DSB’s svar herpå skal offentliggøres til samtlige ansøgere i EU-supply senest 6 dage før anmodningsfristen. Ansøgere opfordres derfor til at stille spørgsmål så tidligt som muligt i processen;
2) DSB har forberedt og uploadet et elektronisk ESPD (European Single Procurement Document) i EU-supply, som ansøger skal udfylde og uploade som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder betingelserne for at deltage i udbudsprocessen. Ansøgers anmodning om deltagelse i udbuddet skal derfor indeholde udfyldt eESPD, som eksporteres og returneres til DSB som en xml-fil via EU-Supply samt evt. konsortie- og/eller støtteerklæring, hvis relevant;
3) Hvis ansøger er en sammenslutning af deltagere/konsortium skal eESPD udfyldes og uploades for hver virksomhed i sammenslutningen/konsortiet. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og professionelle formåen, skal eESPD også udfyldes og uploades for de støttende enheder;
4) eESPD’et er uploadet som xml-fil i EU-supply. Filen kan kun åbnes og udfyldes af ansøger via "the eESPD website" ved hjælp af funktionen ”Importer”. DSB henviser ansøger til at følge retningslinjerne fra KFST på https://www.bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/ESPD%20%20Dokumentation_og_eCertis.pdf når eESPD skal udfyldes;
5) Ansøgers omkostninger i forbindelse med anmodning om prækvalifikation er DSB uvedkommende, også hvis udbuddet aflyses;
6) Samtlige 3 delaftaler vil blive tildelt til 2 Leverandører.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud m.v., gælder følgende frister for indgivelse af klage:
Klage over ikke at være blevet udvalgt, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 20 kalenderdage, jf. lovens § 7, stk. 1, fra dagen efter afsendelse af en underretning til de berørte ansøgere om, hvem der er blevet udvalgt, når underretningen er ledsaget af en begrundelse for beslutningen i overensstemmelse med lovens § 2, stk. 1, nr. 1, og udbudslovens § 171, stk. 2.
I andre situationer skal klage over udbud, jf. lovens § 7, stk. 2, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:
1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;
2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;
3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. lovens § 2, stk. 2, og udbudslovens § 171, stk. 4;
4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt.
Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 6, stk. 4. I tilfælde hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

1) Ansøgere har mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationen via EU-Supply. Spørgsmålene i anonymiseret form samt DSB’s svar herpå skal offentliggøres til samtlige ansøgere i EU-supply senest 6 dage før anmodningsfristen. Ansøgere opfordres derfor til at stille spørgsmål så tidligt som muligt i processen;
2) DSB har forberedt og uploadet et elektronisk ESPD (European Single Procurement Document) i EU-supply, som ansøger skal udfylde og uploade som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder betingelserne for at deltage i udbudsprocessen. Ansøgers anmodning om deltagelse i udbuddet skal derfor indeholde udfyldt eESPD, som eksporteres og returneres til DSB som en xmlfil via EU-Supply samt evt. konsortie- og/eller støtteerklæring, hvis relevant;
3) Hvis ansøger er en sammenslutning af deltagere/konsortium skal eESPD udfyldes og uploades for hver virksomhed i sammenslutningen/konsortiet. Hvis ansøger baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og professionelle formåen, skal eESPD også udfyldes og uploades for de støttende enheder;
4) eESPD’et er uploadet som xml-fil i EU-supply. Filen kan kun åbnes og udfyldes af ansøger via the eESPD website ved hjælp af funktionen ”Importer”. DSB henviser ansøger til at følge retningslinjerne fra KFST på https://www.bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/ESPD%20%20Dokumentation_og_eCertis.pdf når eESPD skal udfyldes;
5) Ansøgers omkostninger i forbindelse med anmodning om prækvalifikation er DSB uvedkommende, også hvis udbuddet aflyses;
6) Samtlige 3 delaftaler vil blive tildelt til 2 Leverandører.