Udbud vedrørende levering, drift og vedligehold af Elektronisk Borgerjournal (EBJ) til socialområdet i Region Sjælland

Kort beskrivelse

Dette udbud omfatter levering, drift og vedligehold af Elektronisk Borgerjournal (EBJ) til socialområdet i Region Sjælland. Socialområdets botilbud har i øjeblikket hver deres installation/instans af den samme EBJ. Kunden ønsker at erstatte disse uafhængige instanser med én instans og i den forbindelse opnå markante forbedringer i:
- Væsentligt forbedret It-understøttelse af socialområdets pædagogiske indsatser for botilbuddets borgere på vegne af kommunen samt rapportering af status til kommunen,
- It-understøttelse af medicinhåndtering med integration til FMK (Fælles Medicin Kort) med medarbejdersignatur,
- It-understøttelse af afregning af de ydelser borgeren modtager,
- Generel forbedring af brugervenlighed, service, mobilitet, it-sikkerhed, og integration til regionens systemer,
- Effektiv drift, support og vedligehold.

Beskrivelse af udbuddet

Dette udbud omfatter levering, drift og vedligehold af Elektronisk Borgerjournal (EBJ) til socialområdet i Region Sjælland. Socialområdets botilbud har i øjeblikket hver deres installation/instans af den samme EBJ. Kunden ønsker at erstatte disse uafhængige instanser med én instans og i den forbindelse opnå markante forbedringer i:
- Væsentligt forbedret It-understøttelse af socialområdets pædagogiske indsatser for botilbuddets borgere på vegne af kommunen samt rapportering af status til kommunen,
- It-understøttelse af medicinhåndtering med integration til FMK (Fælles Medicin Kort) med medarbejdersignatur,
- It-understøttelse af afregning af de ydelser borgeren modtager,
- Generel forbedring af brugervenlighed, service, mobilitet, it-sikkerhed, og integration til regionens systemer,
- Effektiv drift, support og vedligehold

Beskrivelse af mulighederne

Mediearkiv - Option på import og opslag i historiske data:
Beskrivelse:
Historiske data i form af pdf filer skal kunne importeres til den nye løsning:
- Løsningen skal kunne importere historisk data i form af et arkiv pr borger pr botilbud. Folderen indeholder andre foldere med pdf filer,
- Mediearkivet skal være en del af Løsningen eller Løsningen skal kunne linke fra borgerjournalen til borgerens historiske data i mediearkivet,
- Brugeren skal kunne læse, udskrive og eksportere dokumenter fra borgerens historiske data.

Tilbudsgiver vil blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § § 135-136 og/eller de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 137, medmindre udelukkelse kan undlades på grundlag af udbudslovens øvrige bestemmelser, herunder § 138.
Tilbudsgiver vil endvidere blive udelukket fra deltagelse i udbudsproceduren, såfremt Tilbudsgiver ikke opfylder de i nærværende udbudsbekendtgørelse pkt. III.1.2 angivne mindstekrav.
Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal den Tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægge dokumentation for nedenstående forhold.
a) Oplysninger afgivet i Udbudsbilag 1 (ESPD) vedrørende udelukkelsesgrundene i udbudslovens § § 135 og 137.
b) Tilbudsgivers opfyldelse af mindstekravene i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2.
Ad a) For danske virksomheder skal ovenstående dokumentation forelægges i form af en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal være udstedt senest 6 måneder inden tilbudsfristen. Vi opfordrer tilbudsgivere, der ikke har en gyldig serviceattest liggende, til at denne rekvireres senest på tidspunktet for afgivelse af tilbuddet.
For udenlandske virksomheder skal dokumentationen i forhold til de obligatoriske udelukkelsesgrunde i § 135, stk. 1 forelægges i form at et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene. I forhold til § § 135, stk. 3 og 137, stk. 1, nr. 2 og 7 skal dokumentationen forelægges i form af et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for at Tilbudsgiveren ikke er omfattet af de pågældende udelukkelsesgrunde. Er det ikke muligt at få udstedt ovennævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1 eller 3, og § 137, stk. 1 nr. 2 eller 7, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land hvor Tilbudsgiveren er etableret.
Ad b) I forhold til mindstekravet i udbudsbekendtgørelsens pkt. III.1.2 skal dokumentation ske i form af fremsendelse af en revisorpåtegnet erklæring indeholdende de efterspurgte økonomiske nøgletal, eller fremsendelse af seneste årsregnskab eller henvisning til hvor dette er elektronisk offentligt tilgængeligt, samt en henvisning til hvor i årsregnskabet de efterspurgte økonomiske nøgletal forefindes.
Efter modtagelse af de indledende tilbud, afholder Ordregiver individuelle forhandlingsmøder med alle tilbudsgivere, der rettidigt har afleveret et indledende tilbud. Forhandlingerne gennemføres i overensstemmelse med ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet.
Ordregiver afholder ét forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver, og alle tilbudsgivere får tildelt den samme tid til forhandlingerne med ordregiver. Såfremt det viser sig nødvendigt, kan der efterfølgende være en skriftlig afklaring af enkelte spørgsmål inden det reviderede udbudsmateriale sendes til tilbudsgiverne med henblik på afgivelse af endeligt tilbud.
Ordregiver forbeholder sig ret til at indkalde til yderligere forhandlingsrunder, hvis dette vurderes nødvendigt. Tilbudsgiverne vil i så fald blive bedt om at aflevere yderligere indledende tilbud.
Ordregiver vil klart tilkendegive overfor tilbudsgiverne, hvornår forhandlingsfasen afsluttes og der skal afgives endeligt tilbud.
Der vil ikke blive ydet vederlag til deltagerne i forbindelse med forhandlingerne.

Præcise oplysninger om fristerne for gennemgangsprocedurer

Klager over udbud eller beslutninger, f.eks. tildeling af kontrakter, omfattet af udbudslovens afsnit II eller III skal være indgivet til Klagenævnet inden 45 kalenderdage regnet fra dagen efter ordregiverens offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-Tidende om indgåelse af kontrakt.