Beskrivelse af udbuddet
1. Baggrund og behovKriminalforsorgens myndighedsopgave er at fuldbyrde straffe og yde resocialiserende indsatser over for kriminalforsorgens klienter. Kriminalforsorgens klienter omfatter personer der er indsat i fængsler, varetægtsfængslede i arresthuse, dømt til afsoning i fodlænke, dømt til samfundstjeneste, idømt en behandlingsdom, på prøveløsladelse eller idømt betingede domme med eller uden tilsyn. Kriminalforsorgens myndighedsområde er Danmark, Grønland og Færøerne.
Kriminalforsorgens fremtidige OMS skal understøtte Kriminalforsorgens myndighedsopgave ved at håndtere alle processer og sagsbehandlinger overfor alle Kriminalforsorgens klienttyper, ligesom OMS også skal understøtte den overordnede administration af kriminalforsorgens matrikler og kapacitet. Processer inkluderer bl.a. anmeldelse til dom, modtagelse af klient, daglige/månedlige aktiviteter under afsoning/tilsyn, afvigelser fra tilladte aktiviteter, og afslutning af klienten. Sagsbehandling inkluderer bl.a. forskellige ansøgninger fra klienter, disciplinærsager og besøg. Administration inkluderer bl.a. strafberegning, kapacitet og placering af klienter baseret på forskellige kriterier, overførsler og transporter, samt generering af statistik til brug for ledelsesinformation. Ingen af de angivne eksempler er udtømmende.
Det er forventningen at OMS skal lette og forbedre processerne, klientsagsbehandlingen og administration i forhold til det nuværende KS. Endvidere ønskes et mere åbent system, der kan integrere med et antal interne og eksterne systemer, med henblik på elektronisk dataudveksling og digital kommunikation imellem Kriminalforsorgen og andre myndigheder, samt imellem Kriminalforsorgen og klienten, advokater og pårørende. Endelig ønskes med OMS en større mulighed for fremtidig selvbetjening for klienter, advokater og besøgende.
Kriminalforsorgens nuværende kapacitet er 11 817 aktive klienter.
Samarbejdssproget for størstedelen af kontraktens ydelser er dansk. Selve OMS skal ligeledes leveres på dansk.
2. Hovedydelser - Den udbudte kontrakt omfatter følgende hovedydelser:
1) Levering af et standard IT-system der er udviklet specifikt til klientsagsbehandling (OMS);
2) Konfigurering og tilpasning;
3) Om nødvendigt, kundespecifik udvikling til understøttelse af kundens behov;
4) Implementering, inklusiv et pilotforløb;
5) Datamigrering af data fra Kundens eksisterende systemer til OMS;
6) Drift;
7) Vedligeholdelse, 3rd. line support og videreudvikling;
8) Uddannelse af brugerne;
9) Kundespecifikke konsulentopgaver, herunder videreudviklingsopgaver i form af bl.a. udvikling af ny funktionalitet og nye integrationer;
10) Ophørsydelser ved kontraktens ophør.
3. Drift, support og sikkerhedsgodkendelse.
Systemet er omfattet af den såkaldte krigsregel i Retshåndhævelseslovens § 27, stk. 3, hvilket betyder, at der skal træffes særlige foranstaltninger, der muliggør bortskaffelse eller tilintetgørelse i tilfælde af krig eller lignende forhold. Systemets persondata må derfor aldrig forefindes uden for landets grænser, i det omfang at der foretages persondatabehandling. De pågældende oplysninger må derfor ikke behandles, herunder opbevares, lagres og/eller tilgængeliggøres, uden for Danmark.
Det samme gælder for så vidt angår behandling af personoplysninger som led i support af Systemet.
Udvalgte medarbejdere hos Leverandøren og eventuelle underleverandører skal kunne sikkerhedsgodkendes ifølge den enhver tid gældende procedure herfor hos Kriminalforsorgen.