Udbud af full-service forsikringsmæglerydelser

Aalborg Kommune

Udbuddet vedrører Aalborg Kommunes samlede behov for full-service forsikringsmæglerydelser.

Deadline

Fristen for modtagelse af bud var på 2018-12-06. Indkøbet blev offentliggjort på 2018-11-05.

Leverandører

Følgende leverandører er nævnt i tildelingsbeslutninger eller andre indkøbsdokumenter:

• Willis Towers Watson

Hvem?

• Aalborg Kommune

Hvad?

Hvor?

• Danmark › Nordjylland

Indkøbshistorik

Dato	Dokument
2018-11-05	Udbudsbekendtgørelse
2019-01-09	Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Udbudsbekendtgørelse (2018-11-05)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Titel: Assurancemæglertjenester
Kort beskrivelse:

Udbuddet vedrører Aalborg Kommunes samlede behov for full-service forsikringsmæglerydelser.

Bekendtgørelsens metadata
Originalsprog: dansk 🗣️
Dokumenttype: Udbudsbekendtgørelse
Kontraktens art: Tjenesteydelser
Forordning: Den Europæiske Union, med deltagelse af GPA-lande
Fælles glossar for offentlige kontrakter (CPV)
Kode: Assurancemæglertjenester 📦
Yderligere CPV-kode: Tjenesteydelser i forbindelse med forsikring og pension 📦
Sted for udførelsen
NUTS-region: Nordjylland 🏙️

Procedure
Procedureform: Offentligt udbud
Bud-type: Indsendelse gældende for alle delaftaler
Kriterier for tildeling
Det økonomisk mest fordelagtige bud

Ordregivende myndighed
Identitet
Land: Danmark 🇩🇰
Type af ordregivende myndighed: Regional eller lokal myndighed
Navn på ordregivende myndighed: Aalborg Kommune
Postadresse: Boulevarden 13
Postnummer: 9000
Postby: Aalborg
Kontakt
Internetadresse: http://www.aalborg.dk 🌏
E-mail: kontakt@tohv.dk 📧
Telefon: +45 53642240 📞
URL til dokumenter: https://tender.konnect.dk/invite/219 🌏
URL til deltagelse: https://tender.konnect.dk/invite/219 🌏

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2018-11-05 📅
Tilbudsfrist: 2018-12-06 📅
Offentliggørelsesdato: 2018-11-07 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2018/S 214-490600
EUT-S-nummer: 214
Yderligere oplysninger
Der vil ikke være adgang til åbning af tilbuddene.

Objekt
Omfanget af udbuddet
Kort beskrivelse:

Udbuddet vedrører Aalborg Kommunes samlede behov for full-service forsikringsmæglerydelser til varetagelse af bl.a. løbende skades- og forsikringsadministration, registrering og ajourføring af aktiver, gennemførelse af udbud af Aalborg Kommunes forsikringsportefølje, opdatering af forsikringspolitik, udarbejdelse af relevante rapporter, varetagelse af regressager og tilrådighedstillelse af IT-system til skadesregistrering mv. Nærmere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet.

Varighed: 36 måneder
Beskrivelse af fornyelser: Aalborg Kommune kan yderligere forlænge kontrakten i op til 2 x 12 måneder.
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aalborg.

Juridiske, økonomiske, finansielle og tekniske oplysninger
Betingelser for deltagelse
Egnethed til at udøve det erhverv:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver er registreret som uafhængig forsikringsformidler jf. § § 6 og 16 m.fl. i Lov nr. 41 af 22.1.2018 om forsikringsformidling.

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har en ansvarsforsikring eller lignende garanti, der opfylder kravene i Bekendtgørelse nr. 481 af 3.5.2018 om forsikringsformidleres (...) ansvarsforsikring, garantistillelse og behandling af betroede midler.

Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet udfylde en udgave af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. udbudsbetingelsernens punkt 2.1.1 skal oplyses. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders kapacitet eller udgør en sammenslutning af virksomheder (konsortier) skal der afleveres flere ESPD'er, jf. udbudsbetingelsernes afsnit 2.2.

ESPD'et er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Økonomisk og finansiel stilling:

Tilbudsgiver skal oplyse ”Specifik årsomsætning” for hvert af de foregående tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for tilbudsfristen. Den specifikke årsomsætning skal vedrøre udførelse af forsikringsmæglerydelser for offentlige kunder

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at den specifikke årsomsætning er på mindst 8 000 000 DKK ekskl. moms for hvert af de relevante regnskabsår.

Teknisk og faglig kompetence:

Tilbudsgiver skal anføre de op til fem (5) referencer, som opfylder mindstekravene:

1) Såfremt der oplyses flere referencer, vurderer Aalborg Kommune alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest tilbudsfristen.

2) Referencerne skal være udført inden for de seneste tre (3) år regnet fra datoen for tilbudsfristens udløb;

3) Aalborg Kommune vil se bort fra referencer der er afsluttet mere end tre (3) år før tilbudsfristen;

4) For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste tre (3) år, vil Aalborg Kommune alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som tilbudsgiver har løst inden for de seneste tre (3) år regnet fra tilbudsfristens udløb. Det er tilbudsgivers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om.

Referencerne skal indeholde følgende:

1) Beskrivelse: Beskrivelse af opgaven/opgaverne med fokus på de elementer, som gør referencen konditionsmæssig ift. mindstekravene jf. sidste bullet. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor opgaven har været udført (start- og slutdatoer);

2) Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste opgave, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer der endnu ikke er afsluttet (hvor samarbejdet fortsat pågår) efterlades feltet ”Slutdato” blank/tomt;

3) Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne.

Mindstekrav til niveauet:

Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har minimum to (2) referencer fra tilsvarende opgaver udført for offentlige kunder indenfor de seneste tre (3) år. Tilbudsgiver skal have udført hver enkelt type af tilsvarende opgaver (listet ved bogstaver nedenfor) for minimum to (2) kunder:

A) rådgivning om kundens forsikringspolitik, herunder forslag til opdatering;

B) gennemførelse af udbud af kundens forsikringsportefølje i henhold til gældende udbudsret (Udbudsloven eller Forsyningsvirksomhedsdirektivet);

C) løbende skadesadministration, herunder modtagelse og videresendelse til relevante forsikringsselskaber samt behandling af skader under selvrisiko;

D) løbende kontrol af forsikringspolicer og forsikringsselskabernes korrekte dækning af skader;

E) varetagelse af regressager på kundens vegne;

F) til rådighed stillelse af IT-system til registrering af skader og forsikrede aktiver;

G) udarbejdelse af årsrapporter, skaderapporter og -statistikker.

Oplysninger om et bestemt erhverv: Services
Henvisning til relevante love eller regler: Uafhængige forsikringsfordmidlere jf. Lov nr. 41 af 22.1.2018.

Procedure
Retsgrundlag: 32014L0024
Tidspunkt for modtagelse af tilbud: 12:00
Sprog, på hvilke bud eller ansøgninger om deltagelse kan indgives: dansk 🗣️
Tilbuddets gyldighedsperiode: 3 måneder
Dato for åbning af tilbud: 2018-12-06 📅
Tidspunkt for åbning af tilbud: 12:01
Yderligere oplysninger: Der vil ikke være adgang til åbning af tilbuddene.
Kriterier for tildeling
Kvalitetskriterium (navn): Kvalitet
Kvalitetskriterium (vægtning): 50
Kvalitetskriterium (navn): IT-system
Kvalitetskriterium (vægtning): 10
Pris (justeringskoefficient): 40

Ordregivende myndighed
Identitet
Nationalt registreringsnummer: 29189420
Kontakt
Enhed: Per Tolstrup
URL til dokumenter: https://tender.konnect.dk/invite/219 🌏

Reference
Yderligere oplysninger

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

- Alle spørgsmål skal stilles i TenderKonnect ved at klikke på ”+” ikonet i øverste højre hjørne i boksen ”Spørgsmål”,

- Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Aalborg Kommune,

- Aalborg Kommune besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument i boksen ”Udbudsdokumenter”.

Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajour med materialet i TenderKonnect.

I henhold til tidsplanen vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Aalborg Kommune, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Aalborg Kommune at besvare spørgsmålet inden svarfristen.

Spørgsmål modtaget senere end 7 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.

Tekniske spørgsmål omkring brugen af TenderKonnect skal stilles til supporten: kundecenter@truelink.dk eller tlf. 79 30 78 33.

Tilbudsgiver, Andre Enheder og Sammenslutninger, skal på Aalborg Kommunes opfordring, fremlægge dokumentation i henhold til Udbudslovens § § 144 og 152 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD’et. Nedenfor beskrives det, hvorledes denne dokumentation skal fremlægges.

ESPD’ets Del III – Udelukkelsesgrunde:

- Hvis tilbudsgiver, Sammenslutningens deltagere eller Andre Enheder er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten må maksimalt være 12 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af Aalborg Kommune i opfordringsskrivelsen,

- Hvis tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i Sammenslutningen eller Andre Enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. e-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene i forbindelse med udbud. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning til e-Certis kan hentes under følgende link: https://www.kfst.dk/media/46438/espd-dokumentation-og-ecertis.pdf

Såfremt disses lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier:

Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD’ets Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:

- Der er ikke krav om verificering af tilbudsgivers registrering som uafhængig forsikringsformidler, da denne registrering er direkte tilgængelig i Finanstilsynets offentlige register,

- Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber såfremt disse indeholder den efterspurgte specificeringsgrad eller ved fremlæggelse af en revisorpåtegnet erklæring om tilbudsgivers samlede specifikke årsomsætning

Supplerende oplysninger
Gennemgå organ
Navn: Klagenævnet for Udbud
Postadresse: Nævnenes Hus, Toldboden 2
Postby: Viborg
Postnummer: 8800
Land: Danmark 🇩🇰
Telefon: +45 35291000 📞
E-mail: klfu@naevneneshus.dk 📧
Internetadresse: https://erhvervsstyrelsen.dk/klagenaevnet-for-udbud 🌏
Oplysninger om frister for klageprocedurer:

Præcise oplysninger om klagefrist(er):

I henhold til LBK nr. 593 af 2.6.2016 om Klagenævnet for Udbud med senere ændringer (loven er tilgængelig på www.retsinfo.dk), gælder følgende frister for indgivelse af klage:

§ 7, stk. 2. Klage over udbud eller beslutninger omfattet af udbudslovens afsnit II eller III eller forsyningsvirksomhedsdirektivet, som ikke er omfattet af stk. 1, skal være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden:

1) 45 kalenderdage efter at ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt. Fristen regnes fra dagen efter den dag, hvor bekendtgørelsen er blevet offentliggjort;

2) 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte tilbudsgivere om, at en kontrakt baseret på en rammeaftale med genåbning af konkurrencen eller et dynamisk indkøbssystem er indgået, hvis underretningen har angivet en begrundelse for beslutningen;

3) 6 måneder efter at ordregiveren har indgået en rammeaftale regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har underrettet de berørte ansøgere og tilbudsgivere, jf. § 2, stk. 2, eller udbudslovens § 171, stk.4;

4) 20 kalenderdage regnet fra dagen efter at ordregiveren har meddelt sin beslutning, jf. udbudslovens § 185, stk. 2, 2. pkt. § 7, stk. 3. Har en ordregiver fulgt proceduren i § 4, skal en klage over, at ordregiveren i strid med Udbudsdirektivet eller forsyningsvirksomhedsdirektivet har indgået en kontrakt uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende, være indgivet til Klagenævnet for Udbud inden 30 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har offentliggjort en bekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende om, at ordregiveren har indgået en kontrakt, forudsat at bekendtgørelsen indeholder begrundelsen for ordregiverens beslutning om at tildele kontrakten uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i Den Europæiske Unions Tidende.

Senest samtidig med, at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. lovens § 3, stk. 1. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i standstill perioden, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning af klagen, jf. lovens § 12, stk. 1.

Klagenævnet for Udbuds egen klagevejledning kan findes på klfu.dk

§ 6, stk. 4. Senest samtidig med at en klage indgives til Klagenævnet for Udbud, skal klageren skriftligt underrette ordregiveren om, at klage indgives til Klagenævnet for Udbud, og om, hvorvidt klagen er indgivet i standstill perioden, jf. § 3, stk. 1 eller 2, eller i den periode på 10 kalenderdage, som er fastsat i § 4, stk. 1, nr. 2. I tilfælde, hvor klagen ikke er indgivet i de nævnte perioder, skal klageren tillige angive, hvorvidt der begæres opsættende virkning, jf. § 12, stk. 1.

Tjeneste, hvorfra der kan indhentes oplysninger om klageproceduren
Navn: Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen
Postadresse: Carl Jacobsens Vej 35
Postby: Valby
Postnummer: 2500
Telefon: +45 41715000 📞
E-mail: kfst@kfst.dk 📧
Internetadresse: http://www.kfst.dk 🌏
Kilde: OJS 2018/S 214-490600 (2018-11-05)

Bekendtgørelse om indgåede kontrakter (2019-01-09)
Objekt
Omfanget af udbuddet
Den samlede værdi af udbuddet: 4 750 000 DKK 💰
Bekendtgørelsens metadata
Dokumenttype: Bekendtgørelse om indgåede kontrakter

Procedure
Bud-type: Finder ikke anvendelse

Reference
Datoer
Afsendelsesdato: 2019-01-09 📅
Offentliggørelsesdato: 2019-01-14 📅
Identifikatorer
Bekendtgørelsesnummer: 2019/S 009-016788
Henviser til bekendtgørelse: 2018/S 214-490600
EUT-S-nummer: 9

Objekt
Sted for udførelsen
Hovedsted eller sted for udførelsen: Aalborg

Tildeling af kontrakt
Dato for kontraktindgåelse: 2019-01-07 📅
Navn: Willis Towers Watson
Nationalt registreringsnummer: 13180695
Postadresse: Rundforbivej 303
Postby: Nærum
Postnummer: 2850
Land: Danmark 🇩🇰
Danmark 🏙️
Den samlede værdi af udbuddet: 4 750 000 DKK 💰
Oplysninger om udbud
Antal modtagne bud: 2
Kilde: OJS 2019/S 009-016788 (2019-01-09)

Nye indkøb inden for beslægtede kategorier 🆕

Finansielle tjenester og forsikringstjenester (12 nye indkøb)

Tjenesteydelser i forbindelse med forsikring og pension (8)

Forsikringstjenester (8)

Forsikringstegning og assurandørvirksomhed