Beskrivelse af udbuddet
1) Baggrund og formål:
Ordregiver ønsker at digitalisere særakterne som et led i digitaliseringen af justitsvæsenet. Arbejdet med særakter foregår i dag ved, at særakterne og de tilhørende personlige oplysninger indsamles og distribueres papirbaseret. Ordregiver ønsker at digitalisere særakterne, således at særakter kan rekvireres via en digital blanket. Særakten fremsendes efterfølgende digitalt. Digitaliseringen af særakterne skal centraliseres under Politiets Administrative Center (PAC) i Holstebro som et særaktkontor i tilknytning til Kriminalregisteret.
Ordregiver idriftsætter i 2018 et ESDH system baseret på Workzone, og løsningen til håndtering af digitale særakter, skal baseres på ordregivers ESDH system. Ordregiver vil således placere en kopi af ESDH systemet i en særskilt silo med henblik på, at de fremtidige løsning til digital håndtering af særakterne skal være kompatibelt med denne kopi.
Ordregiver varetager selv drift af leverandørtest-, kundetest- og driftsmiljø.
2) Ydelser:
Kontrakten omfatter følgende hovedydelser, som vil blive uddybet nærmere i udbudsmaterialet:
A. Udvikling og etablering af løsningen:
Leverandøren skal udvikle og etablere løsningen med fokus på brugervenlighed og sikkerhed. Løsningen skal være kompatibel med en kopi af Kundens ESDH system.
2.1) Udvikling af en løsning med følgende elementer:
(a) Konfigureret brugergrænseflade så sagsbehandling understøttes,
(b) Indlæsning af scannet PDF fil så filnavn vises i en oversigt,
(c) Modtage data fra egenudviklede digitale formularer og vise informationen i oversigt,
(d) Modtage PDF filer vedhæftet egenudviklede digitale formularer og vise filer i oversigt,
(e) Samle PDF filer i én PDF fil sorteret og med indholdsfortegnelse,
(f) Placeret samlet PDF fil i en folderstruktur,
(g) Sende samlet PDF som krypteret mail til ekstern mailadresse,
(h) Slette filer efter et defineret tidsrum,
(i) Sende autogenerede mails til interne og eksterne mailadresser.
B. Vedligeholdelse og support:
Leverandøren skal levere vedligeholdelse og support af løsningen, som udvikles af leverandøren. Dette vil bl.a. omfatte opdatering af programmel, overholdelse af sikkerhedskrav mv. Leverandøren skal varetage den support bestående af 3. level support samt telefonisk støtte til 2. level support. 1. og 2. level support (med telefonisk støtte fra leverandøren) varetages af ordregiver selv. Vedligeholdelse og support vil ikke omfatte den kopi af ESDH-systemet, som Løsningen er baseret på.
C. Videreudvikling:
Leverandøren skal løbende og i takt med den teknologiske udvikling videreudvikle løsningen bl.a. som følge af ændrede og nye lovgivningskrav, herunder ændrede og nye krav til ordregivers behandling af persondata, ændringer i trusselsbilledet samt ændringer nødvendiggjort i forhold til understøttelse af det forretningsmæssige behov, såsom fx videreudvikling af løsning til en portalløsning eller ændringer i procedurerne for ordregivers sagsbehandling, herunder automatisering af manuelle arbejdsgange, eller ændrede tekniske forhold hos ordregiver, herunder integrationer til Kundens øvrige løsninger.
D. Konsulent- og ophørsydelser bistand:
Leverandøren skal til levere konsulentydelser, herunder uddannelse, samt ophørsydelser ved ophør, herunder ved hjemtagelse eller overdragelse til en ny leverandør.